加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的幾點方法

張全慧

摘要：檔案管理是事業(yè)單位整個管理體系不可或缺的組成部分，檔案是事業(yè)單位擁有的資源之一，具有隱性特征，能夠服務(wù)于管理與決策。隨著信息技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方法嚴(yán)重滯后，與新時期事業(yè)單位對信息資源的需求不相適應(yīng)，這也是檔案管理創(chuàng)新的根本原因。基于此，要將信息化作為檔案管理發(fā)展的方向，以期更好地服務(wù)于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時代;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位中的檔案管理已經(jīng)進(jìn)入到信息化建設(shè)的時代。在新形勢下開展檔案管理工作，具有重要的意義。對于檔案管理人員來說，要按照信息化建設(shè)的要求采取扎實的措施加以推進(jìn)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化問題

（一）改革機(jī)制問題

目前部分事業(yè)單位依舊遵循傳統(tǒng)檔案信息化管理要求及問題，統(tǒng)一調(diào)整和安排檔案管理系統(tǒng)，隨后從其他路徑入手改良和完善事業(yè)單位管理內(nèi)容，最終研究出一種新型檔案管理模式。但是對于檔案管理機(jī)制而言，其漏洞還是非常多的，盡管檔案機(jī)制已開始創(chuàng)新，然而效果卻不明顯。基于信息化背景下，事業(yè)單位非常重視信息資源，特別是檔案管理，而電子信息是部門管理的核心對象，盡管管理活動靈敏性強(qiáng)，但其改革機(jī)制落后問題還是非常明顯的，很多工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理工作效率不高。

（二）技術(shù)欠缺

對于事業(yè)單位檔案管理而言，科學(xué)應(yīng)用信息化技術(shù)是提高檔案管理工作質(zhì)量的前提基礎(chǔ)。然而面對事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理現(xiàn)狀來講，在使用信息化技術(shù)方法上依舊存在問題，在檢閱比較重要的檔案資料時沒有使用信息化手段，而是慣性的使用紙質(zhì)材料加以保存，這樣不但存儲時間短，還不利于后期查找。對此，為了突出檔案完好性，事業(yè)單位應(yīng)將信息化技術(shù)手段融入其中。

（三）建設(shè)細(xì)節(jié)不合理

信息化建設(shè)落后是事業(yè)單位檔案管理的突出問題之一，不夠統(tǒng)一?；谑聵I(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境下，相關(guān)軟件沒有做到妥善安排，編制、持續(xù)性非常弱，一些信息資源無法進(jìn)行共享?？偟膩碇v，管理軟件是不能協(xié)助檔案管理來查閱資料和文件的，加之檔案管理內(nèi)容雜亂，增加了信息化建設(shè)難度。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的幾點方法

（一）組建融檔案管理能力與信息素養(yǎng)為一體的復(fù)合型人才隊伍

在檔案管理實踐中，管理人員的作用不容忽視，其直接影響事業(yè)單位檔案管理水平的高低。應(yīng)高度重視這一問題，全面加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，積極改善人員結(jié)構(gòu)，摒棄傳統(tǒng)的兼職檔案管理方式;重視開展行業(yè)內(nèi)技術(shù)交流，及時傳遞最新的檔案管理知識，促使管理人員明確信息技術(shù)的理論發(fā)展現(xiàn)狀以及應(yīng)用趨勢，為創(chuàng)新與發(fā)展提供可靠的參考;積極開展專業(yè)性培訓(xùn)與教育，提升人員信息化檔案管理軟件應(yīng)用能力，增強(qiáng)信息素養(yǎng)，有效發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，推動事業(yè)單位檔案管理向著規(guī)范化與信息化的方向發(fā)展;人員招聘方面，在注重專業(yè)能力的同時，考量其工作態(tài)度，引導(dǎo)其對檔案管理流程與制度進(jìn)行規(guī)范，構(gòu)建與檔案管理制度相適應(yīng)的崗位管理制度;制定科學(xué)的激勵機(jī)制，尤其是在檔案管理創(chuàng)新中表現(xiàn)優(yōu)異的員工，樹立榜樣，激發(fā)全員創(chuàng)新的積極性。

（二）增強(qiáng)檔案信息化管理思維，應(yīng)用信息化管理模式

從目的角度分析，事業(yè)單位檔案管理的目的是為科學(xué)決策提供價值性信息支持，促使自身發(fā)展與時代具有同步性。面對信息管理思維的薄弱，一方面，深入理解檔案管理信息化的價值，掌握信息化思維的真諦，將其有效貫穿于管理實踐全過程，以求實現(xiàn)最大程度的信息共享，提升資源利用率，防止信息滯后。應(yīng)結(jié)合信息需求方向，將信息化建設(shè)作為檔案管理的新趨勢。

（三）建立完善工作的制度體系

信息化建設(shè)下加強(qiáng)檔案管理，要不斷地建立健全工作制度，使制度成為檔案管理的重要保障。在建立檔案管理的工作制度時，首先，要明確工作制度的內(nèi)容，要對制度的各項條款加以明確，并征求事業(yè)單位相關(guān)部門對該項制度的意見，使得檔案管理的制度得到不斷的完善，并最終加以實施。其次，要認(rèn)真貫徹落實工作制度。檔案管理部門要將制度的執(zhí)行以及管理進(jìn)行細(xì)化，制度中的內(nèi)容按照部門的權(quán)限進(jìn)行落實，共同將信息化建設(shè)落實到底。最后，對檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度落實情況進(jìn)行檢查。要認(rèn)真檢查制度的貫徹情況，如果存在落實不到位的情況，要進(jìn)行及時的整改，確保各項制度能夠執(zhí)行到位。

（四）提高檔案管理信息化建設(shè)意識

現(xiàn)如今，信息技術(shù)的高速發(fā)展，給人們的生產(chǎn)生活提供了強(qiáng)大的便利。很多新興的檔案管理工具層出不窮，給人們提供了更多的選擇。在新環(huán)境下，檔案管理人員要學(xué)習(xí)較為先進(jìn)的管理理念，熟悉掌握和運用信息化的檔案管理工具，由此才能指導(dǎo)和引領(lǐng)檔案管理工作的發(fā)展。信息化技術(shù)背景下，對于檔案管理工作人員的計算機(jī)技術(shù)水平需求更高，為了提高事業(yè)單位檔案信息化管理的信息化水平，為單位節(jié)省更多的人力、物力和資金，較為重要的一點就是要重點提高檔案管理工作人員的計算機(jī)技術(shù)，使之成為一個掌握現(xiàn)代化技術(shù)的、專業(yè)的檔案管理人才。檔案管理層要定期組織和安排全體的檔案管理工作人員學(xué)習(xí)，熟練運用各種新型的檔案管理技術(shù)軟件，有效提高檔案管理工作人員專業(yè)化的技術(shù)水平，從而可以及時應(yīng)對和處理工作中遇到的各種難題，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作效率。除此之外，事業(yè)單位的檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)豐富完善自己的知識體系，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，努力提高自己的綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮個人價值，以飽滿熱情的態(tài)度投入到檔案管理工作中。為此，為了全面推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)工作，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)信息化的管理人才，提高檔案管理信息化建設(shè)意識。

三、結(jié)束語

綜上，在各個領(lǐng)域都能看到信息化的影子，其建設(shè)逐漸成為時代的潮流。將信息化應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中去，從而推動其發(fā)展，實現(xiàn)信息化、數(shù)字化目標(biāo)。為此，工作人員需了解信息化知識，優(yōu)化相關(guān)制度和檔案管理手段，促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

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