檔案收集整理的重要意義分析與研究

魏洪濤

摘要：檔案收集整理是我國事業(yè)單位的一項重要工作內(nèi)容，檔案收集整理的過程對工作人員的耐心細(xì)致度有著較高的要求，檔案不僅記錄了事業(yè)單位各大會議的紀(jì)要，也側(cè)面反映出了事業(yè)單位的發(fā)展歷史，是十分珍貴的記錄資料。因此，事業(yè)單位需加強(qiáng)對于檔案收集整理工作的重視度。本文主要分析了檔案收集整理對于事業(yè)單位的重要意義，結(jié)合普遍存在的問題提出了相關(guān)建議舉措。

關(guān)鍵詞：檔案;收集整理;分析與研究

事業(yè)單位檔案詳細(xì)記錄了單位的發(fā)展歷程及各項規(guī)章制度，體現(xiàn)了事業(yè)單位的業(yè)務(wù)工作狀況及完善工作制度的運動軌跡。檔案收集整理可真實反映事業(yè)單位的經(jīng)營狀況，有著尤其重要的資料價值。分析檔案收集整理的意義有助于發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位存在的經(jīng)營問題，規(guī)范檔案收集整理的工作流程，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入于檔案收集整理之中。

一、事業(yè)單位檔案收集整理工作存在的問題

我國事業(yè)單位在開展檔案收集整理的過程中，由于缺乏經(jīng)驗指導(dǎo)，仍然停留在摸索探究階段，因此存在著以下不足之處。

第一，對于檔案收集整理工作缺乏重視。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)由于意識不到文書檔案整理對于相關(guān)工作開展的便捷性，未設(shè)置專門崗位來對檔案進(jìn)行收集整理，用于檔案管理上的經(jīng)費也不夠充足。缺乏專業(yè)人士致使檔案收集整理工作進(jìn)展艱難，工作人員多為其他崗位兼職，他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識與職業(yè)技能，故而在開展檔案整合管理工作時較為敷衍，無法探尋出將檔案收集整理工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)有效融合的多元化途徑，同時也會使得檔案收集與整理的工作效率明顯降低。

第二，缺少科學(xué)完善的檔案管理制度。多數(shù)事業(yè)單位關(guān)于檔案收集整理工作的規(guī)章制度不夠全面化，在開展相關(guān)工作時，例如在事業(yè)單位管理層之間傳閱上級部門下發(fā)重要文件時，由于時間緊湊等原因，未對每一次的檔案傳閱工作進(jìn)行登記記錄，給后期的檔案查詢帶來了較大的難度。

第三，檔案收集整理工作電子化程度較低。隨著現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我國事業(yè)單位的檔案收集整理工作未與信息化技術(shù)進(jìn)行有效融合。事業(yè)單位的檔案工作普遍還是依靠人力來完成，耗費巨大時間及精力，電子化技術(shù)僅能在輸入檔案目錄、檢索檔案上，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案收集整理電子化平臺未能搭建起來。

第四，資金投入不到位。檔案收集整理工作在事業(yè)單位中由于被邊緣化，領(lǐng)導(dǎo)對此項工作未投入充足的資金支持，致使事業(yè)單位的檔案管理室硬件設(shè)備跟不上，辦公環(huán)境面積狹小，達(dá)不到防高溫、防潮、防火等基本要求，極容易造成檔案的損毀。硬件設(shè)施的缺乏，未能給予檔案收集整理工作良好的基礎(chǔ)保障，檔案資料的安全得不到保證，給事業(yè)單位的工作開展埋下了隱患因素。

二、檔案收集整理的重要意義

（一）使得檔案管理工作更加規(guī)范化

檔案收集整理工作可有效促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作，使其更為科學(xué)規(guī)范，以此來適應(yīng)目前市場所需。使得事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理制度更加健全和完善，能夠有效避免檔案記錄缺少登記的現(xiàn)象，事業(yè)單位可針對加急加密文件制定相關(guān)傳閱辦法，加強(qiáng)檔案文件的保管，杜絕檔案文件的丟失，一定程度上可加強(qiáng)機(jī)密文件的安全性。

（二）提升了業(yè)務(wù)人員的能力

檔案的收集和整理為領(lǐng)導(dǎo)層提供基礎(chǔ)材料，方便其做出相關(guān)決策。并在一定程度上可倒逼檔案管理工作人員提升其工作業(yè)務(wù)能力，真正體現(xiàn)出檔案資料的價值，對于檔案管理有了正確的認(rèn)識也會促使領(lǐng)導(dǎo)層任務(wù)和員工加強(qiáng)對于檔案管理的重視程度。檔案管理人員熟悉現(xiàn)有的檔案管理政策制度，強(qiáng)化相關(guān)工作人員正確收集整理檔案的工作流程，避免日常工作中出現(xiàn)不必要的失誤。充分掌握檔案收集整理工作的要點，工作人員才能在日常開展工作時對現(xiàn)有工作辦法進(jìn)行改革與創(chuàng)新。

（三）促使檔案管理的信息化發(fā)展

信息技術(shù)的發(fā)展帶動了檔案管理工作的高效進(jìn)行，這在一定程度上使得工作人員的工作壓力和工作量有所減輕。為適應(yīng)時代發(fā)展所需，增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的工作效率，事業(yè)單位向社會購買線上平臺搭建服務(wù)，由專業(yè)公司設(shè)計檔案網(wǎng)絡(luò)平臺設(shè)置的具體方案，實現(xiàn)不同檔案對不同權(quán)限人員的開放。此外，在搭建檔案信息化平臺時，需加強(qiáng)對于網(wǎng)絡(luò)安全的配置，以免造成機(jī)密檔案的外泄，給事業(yè)單位的工作造成負(fù)面影響。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案收集整理工作的建議

為進(jìn)一步加強(qiáng)我國事業(yè)單位的檔案收集整理工作，可采用以下舉措來實現(xiàn)：

第一，強(qiáng)化檔案收集整理工作的重視度。事業(yè)單位一把手應(yīng)組織召開關(guān)于加強(qiáng)檔案收集整理工作的專題會議報告，使單位員工包括崗位直接負(fù)責(zé)人意識到加強(qiáng)檔案管理的必要性，使領(lǐng)導(dǎo)層意識到檔案對于領(lǐng)導(dǎo)層做決策時提供輔助作用的重要意義。從而加強(qiáng)檔案收集整理崗位工作人員的工作態(tài)度，認(rèn)真細(xì)致的做好紛繁復(fù)雜的檔案收集整理，從工作中總結(jié)出快速查找檔案資料的便捷方法。有關(guān)單位及部門必要時還可以通過招聘的方式進(jìn)行具有專業(yè)知識以及職業(yè)技能的人才吸納，讓專業(yè)進(jìn)行檔案管理的人才來進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理工作。這樣一來，不僅檔案管理的工作效率能夠得到提升，檔案的日常保管以及存放也會變得更加科學(xué)合理。

第二，加大檔案管理工作的資金投入。事業(yè)單位當(dāng)前的檔案室和工作環(huán)境還需要進(jìn)一步改善，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)經(jīng)費在檔案管理工作上的投入程度。給檔案工作人員配備充足的軟硬件設(shè)備，例如空調(diào)、防火器械等，使得檔案資料能夠得到應(yīng)有的保障，不會出現(xiàn)人為因素所造成的侵損，造成珍貴檔案丟失。

第三，監(jiān)督檔案管理工作的開展。為避免檔案損毀造成嚴(yán)重的工作影響，事業(yè)單位相關(guān)工作人員應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查所借閱的檔案是否己及時交還，檔案登記材料是否有缺失等，同時還應(yīng)對檔案收集整理制度不斷進(jìn)行完善，提升檔案收集整理的工作效率，以保障檔案管理工作的有序開展。但這也需要負(fù)責(zé)檔案監(jiān)督管理的有關(guān)工作人員，擁有較高的職業(yè)道德以及職業(yè)操守，確保其在職期間不會利用職務(wù)之便偷竊單位檔案機(jī)密，進(jìn)行任何違法犯罪活動。故而對于進(jìn)行檔案監(jiān)督與管理的工作人員的選拔，應(yīng)當(dāng)格外注意。

第四，進(jìn)行智能化、信息化檔案管理系統(tǒng)的建立。由于社會的發(fā)展，使得信息技術(shù)也在不斷的進(jìn)行發(fā)展與革新。很多企業(yè)與單位為了方便日常的工作與管理，都引起了基于無線傳感而設(shè)置的網(wǎng)絡(luò)平臺與管理系統(tǒng)，來對繁重瑣碎的工作進(jìn)行歸納與管理。在這種狀況下，事業(yè)單位的檔案管理去紙質(zhì)化是聯(lián)結(jié)社會，與其他企業(yè)單位接軌的必行之策，故而在事業(yè)單位的檔案管理部門建立數(shù)據(jù)化的檔案管理系統(tǒng)是很有必要的。它能夠方便檔案數(shù)據(jù)的查詢與更新，也能夠極大的方便檔案遷入與轉(zhuǎn)出的交接工作的進(jìn)行。當(dāng)信息化的檔案管理系統(tǒng)建成后，就不需要經(jīng)常翻動紙質(zhì)檔案來進(jìn)行有關(guān)文件與信息的查找了。但是需要注意的是，由于檔案本身的絕密性，導(dǎo)致其數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)一旦建立，就隨時有被不法分子竊取并破壞的可能。為此，有關(guān)的事業(yè)單位可以選擇使用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)來對電子化檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，降低電子化的檔案信息被他人竊取的可能性。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案的收集整理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展來說具有非常重要的意義。面對其中存在的一些問題，我們應(yīng)該積極采取措施解決。要使檔案管理工作充分發(fā)揮應(yīng)有的價值，更好的為事業(yè)單位服務(wù)。

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