醫(yī)院檔案管理存在的問題與措施分析

秦婷?李松強(qiáng)

【摘要】醫(yī)院檔案是對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療資源、臨床醫(yī)療實(shí)踐（病歷資料）、醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、財(cái)務(wù)及人力資源管理等重要信息的原始記錄和文字資料。每一份檔案都可能對(duì)醫(yī)院的后續(xù)管理和臨床醫(yī)學(xué)診斷、臨床醫(yī)學(xué)研究提供重要的借鑒和幫助，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院的全面建設(shè)和發(fā)展具有重要的意義。本文就目前醫(yī)院檔案管理存在的問題及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行分析，旨在為提升醫(yī)院檔案管理水平提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;問題;改進(jìn)措施

檔案是醫(yī)院寶貴的資源和財(cái)富，醫(yī)院檔案既包括臨床醫(yī)學(xué)診斷、治療和護(hù)理資料（病例），也包括醫(yī)院的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、醫(yī)療設(shè)備、財(cái)務(wù)及人力資源管理等重要的原始資料信息，對(duì)醫(yī)院的管理和發(fā)展具有不可或缺的重要作用，尤其是病歷檔案資料，可對(duì)后續(xù)的臨床診斷、治療及護(hù)理方式方法的研究提供重要的參考和借鑒。在信息技術(shù)快速發(fā)展的條件下，醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了快速發(fā)展，對(duì)提高醫(yī)院管理水平、推動(dòng)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展，發(fā)揮了重要作用。但是目前醫(yī)院檔案管理還存在著檔案管理制度不健全、檔案管理人員素質(zhì)不高、信息化建設(shè)程度低等問題。本文對(duì)此進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的對(duì)策措施，以此推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的健康發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作規(guī)章制度不健全。制度建設(shè)是加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的重要前提，只有健全和完善檔案管理規(guī)章制度，才能確保醫(yī)院檔案管理工作全面有效開展，發(fā)揮檔案在臨床醫(yī)療及醫(yī)院管理工作中的重要作用。但是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理制度不健全、不完善的現(xiàn)象比較普遍，主要表現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理的形式化比較嚴(yán)重，以應(yīng)付有關(guān)部門的檢查評(píng)比為目的。有些醫(yī)院沒有建立檔案管理制度，來設(shè)置檔案管理部門，各種檔案主要依靠相關(guān)科室和部門進(jìn)行管理。而有些醫(yī)院雖然設(shè)立了檔案管理機(jī)構(gòu)，但是缺乏有效的規(guī)章制度和管理手段，實(shí)用性不強(qiáng)。醫(yī)院檔案管理缺乏完善的管理制度，直接導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理混亂、利用率比較低、檔案質(zhì)量下降、甚至出現(xiàn)嚴(yán)重的醫(yī)患和護(hù)患糾紛，使醫(yī)院的檔案管理無法滿足醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展需求。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，檔案管理人員素質(zhì)不高。醫(yī)院的檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員既要有專業(yè)技術(shù)知識(shí)，也要具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感，但是目前醫(yī)院的檔案管理工作并沒有引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，視檔案管理為附屬工作，將不具備檔案管理專業(yè)技術(shù)知識(shí)的年老體弱人員安排到檔案管理崗位，造成檔案管理工作滯后，阻礙了醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。檔案管理人員缺乏管理知識(shí)，素質(zhì)較低，責(zé)任心不強(qiáng)，無法對(duì)醫(yī)院的檔案實(shí)施科學(xué)和有效的管理，導(dǎo)致檔案管理混亂和丟失。在檔案管理工作中敷衍了事、不如實(shí)認(rèn)真填寫檔案信息資料、檔案信息不完整、借閱手續(xù)不健全、借閱檔案不按時(shí)歸還等現(xiàn)象比較普遍，有時(shí)甚至?xí)斐蓹n案缺損或丟失，致使檔案信息資料不全、檔案資料缺乏連續(xù)性和權(quán)威性，使醫(yī)院各職能管理部門、醫(yī)務(wù)人員以及患者無法調(diào)閱或查詢完整的檔案資料，這是造成當(dāng)前醫(yī)患糾紛、護(hù)患糾紛的主要因素。同時(shí)，檔案管理人員的素質(zhì)不高還體現(xiàn)在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理方面。近年來，各級(jí)各類醫(yī)院普遍開展了檔案管理的信息化建設(shè)，但由于管理人員不具備應(yīng)有的專業(yè)技能及必備的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和實(shí)際應(yīng)用能力，檔案的信息化管理作用無法得到有效發(fā)揮。

（三）檔案管理的信息化建設(shè)不完善。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也基本實(shí)現(xiàn)了信息化，但是就目前總體發(fā)展水平而言，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)還不夠完善，其主要原因是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)的重視程度不夠，片面地認(rèn)為各部門和崗位配備上電腦，使用電腦辦公并將各種信息資料存儲(chǔ)于電腦之中即完成了檔案的信息化管理，殊不知這是一種對(duì)檔案信息化管理的誤解，致使醫(yī)院的檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程緩慢，硬件設(shè)施落后，無法適應(yīng)現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)需求，檔案管理的重要作用也無法得到充分和有效的發(fā)揮。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不完善的另一種表現(xiàn)在于各科室的臨床診斷、治療和護(hù)理治療以及患者的病例治療不能及時(shí)上傳到檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理，有時(shí)發(fā)生計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障造成檔案資料丟失現(xiàn)象。同時(shí)，檔案管理人員的年齡偏大、檔案管理專業(yè)技術(shù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能缺乏也無法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和管理的需求。

二、強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的對(duì)策措施

（一）建立和完善醫(yī)院檔案管理工作制度。制度是執(zhí)行各項(xiàng)工作的重要保證，建立和完善檔案管理制度是醫(yī)院開展檔案管理工作的前提，只有制定完善的檔案管理規(guī)章制度并認(rèn)真遵守，才能確保檔案管理職能的有效發(fā)揮，促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。第一，應(yīng)以《檔案法》為依據(jù)，建立適合本醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度，主要包括：檔案管理員崗位責(zé)任制，檔案歸集、整理、保管、借（查）閱制度，檔案保密級(jí)別鑒定、審批借（查）閱權(quán)限限制等項(xiàng)檔案管理和使用的規(guī)章制度。第二，隨著醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的重要組成部分，電子檔案具有特殊性，因此應(yīng)制定專門的有針對(duì)性的管理制度，確保電子檔案管理的有效性。檔案管理制度不僅要全面系統(tǒng)，覆蓋檔案管理工作全過程，同時(shí)要具有實(shí)用性和可操作性，對(duì)檔案管理發(fā)揮重要的指導(dǎo)作用，而最重要的是要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，任何人不得超越。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)是醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵，因此要全面提高檔案管理人員的政治素質(zhì)、思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案管理的有效性。第一，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念，將檔案管理列為醫(yī)院的主要科室（部門）之一，將檔案管理作為醫(yī)院的一項(xiàng)重要工作全面抓好落實(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。第二，全面提高檔案管理人員的政治素質(zhì)、思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其熱愛檔案管理工作，通過自我學(xué)習(xí)和組織培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理水平和管理能力，尤其是通過學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和應(yīng)用技術(shù)，提高信息技術(shù)條件下檔案管理和應(yīng)用能力。第三，創(chuàng)新檔案管理理念，增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任感、使命感和服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理工作服務(wù)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的能力。

（三）強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，做好信息技術(shù)條件下的檔案管理工作。第一，強(qiáng)化檔案管理平臺(tái)建設(shè)，目前各級(jí)各類醫(yī)院基本實(shí)現(xiàn)了幫工系統(tǒng)和數(shù)據(jù)傳輸?shù)淖詣?dòng)化，各科室、各部門所形成的數(shù)字化檔案資料實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)傳送，因此應(yīng)建立和完善數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，對(duì)各種數(shù)字檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)采集和歸檔管理，保持?jǐn)?shù)字化檔案連續(xù)性和完整性。第二，定期對(duì)檔案管理的硬件設(shè)備進(jìn)行技術(shù)升級(jí)，保證檔案管理信息化建設(shè)硬件技術(shù)的先進(jìn)性、管理的有效性和硬件設(shè)施的可擴(kuò)充性。第三，合理設(shè)置數(shù)字化檔案的借（查）閱審批和訪問權(quán)限，登錄和訪問密碼按照“機(jī)密”級(jí)別進(jìn)行管理，強(qiáng)化安全管理措施，確保數(shù)字化檔案的安全。第四，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和應(yīng)用技能等方面的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)處理能力，有效提升數(shù)字化檔案的利用效率。第五，做好數(shù)字檔案的備份管理，定期對(duì)備份檔案的保存情況進(jìn)行檢查，保證數(shù)字檔案的有效性。在保管好數(shù)字檔案的同時(shí)，要及時(shí)收集紙質(zhì)檔案并做好歸檔工作，實(shí)施紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的并行管理。

（四）做好檔案的轉(zhuǎn)化工作。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在臨床醫(yī)療和管理工作中形成的寶貴資料，應(yīng)做永久性保存。對(duì)過去所形成的紙質(zhì)檔案，在檔案信息技術(shù)管理系統(tǒng)建成之后，要有計(jì)劃、有步驟地將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，以便于保管、查閱和開發(fā)利用。

三、結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院全面管理工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，全面加強(qiáng)檔案管理，對(duì)檔案資源進(jìn)行合理開發(fā)和有效利用，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義。在檔案管理工作中，既要有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，又要有各部門、各單位的大力支持和積極配合，同時(shí)也要有檔案管理人員的積極努力和認(rèn)真負(fù)責(zé)，以此促進(jìn)檔案管理與各項(xiàng)管理工作的協(xié)同發(fā)展。

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