事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策分析

李振國

【摘要】信息化時(shí)代來臨后，各個(gè)領(lǐng)域都進(jìn)入了高速發(fā)展的階段。事業(yè)單位作為最重要的國家形式之一，在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下發(fā)揮的作用越來越大。檔案管理是事業(yè)單位最基礎(chǔ)的管理工作，如何有效利用檔案提高事業(yè)單位業(yè)務(wù)水平，已經(jīng)成為了事業(yè)單位的首要工作目標(biāo)。事業(yè)單位應(yīng)該牢牢抓住信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的契機(jī)，積極推動(dòng)檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)，促進(jìn)自身檔案管理水平不斷提高，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供全方位的支持。本文主要就事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀和對(duì)策進(jìn)行了簡單闡述和分析。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;事業(yè)單位;檔案管理

檔案管理作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分之一，主要發(fā)揮著組織協(xié)調(diào)事業(yè)單位內(nèi)部工作的積極作用。電子信息技術(shù)的發(fā)展，為事業(yè)單位檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展指明了方向。雖然事業(yè)單位工作人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)查詢、閱讀檔案工作的效率得到了顯著提高，但是因?yàn)槭艿礁鞣N外部因素的影響，事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理仍然存在著很多急需解決的問題。因此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)影響檔案管理工作高效開展的因素，并以此為基礎(chǔ)采取積極有效的應(yīng)對(duì)措施，才能確保事業(yè)單位的長期可持續(xù)發(fā)展不受影響。

一、檔案數(shù)字化概述

所謂檔案數(shù)字化實(shí)際上就是合理利用不同形式的信息采集設(shè)備轉(zhuǎn)化檔案的一個(gè)過程。檔案管理人員在將紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理時(shí)，主要是使用掃描設(shè)備采集信息，將紙質(zhì)檔案元件陣式中的信息元素分解出來，轉(zhuǎn)化為電信號(hào)，然后輸入至計(jì)算機(jī)內(nèi)部，最終將檔案以圖像文件的形式呈現(xiàn)出來。目前，常見的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為以計(jì)算機(jī)處理的數(shù)字化格式檔案方法主要有以下幾種：（1）掃描紙質(zhì)檔案并將其以圖像方式進(jìn)行存儲(chǔ)，或者通過OCR字符識(shí)別的方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為文本文件形式。（2）合理運(yùn)用縮微膠片影像或者數(shù)碼相機(jī)拍攝的方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案。由于直接掃描紙質(zhì)檔案將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的方式具有便捷形態(tài)與經(jīng)濟(jì)性的優(yōu)勢(shì)，檔案管理人員應(yīng)該在完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理后，及時(shí)地進(jìn)行圖像文件的儲(chǔ)存，才能確保信息數(shù)據(jù)庫檔案資料建立工作的順利完成，為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)信息的快速檢索和引用做好充分準(zhǔn)備。這就要求事業(yè)單位必須緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，增加檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的投入，提高事業(yè)單位檔案信息化管理的水平，充分發(fā)揮事業(yè)單位在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的積極作用。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理環(huán)境的優(yōu)化對(duì)檔案管理人員的專業(yè)理論知識(shí)提出的要求也隨之提高。雖然檔案管理工作人員的理念在信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下發(fā)生了改變，但是人們?cè)诳吹綑n案管理工作成績的同時(shí)，還應(yīng)充分重視事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理中存在的問題。

（一）工作標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)有效性。當(dāng)前雖然越來越多的事業(yè)單位都認(rèn)識(shí)到了數(shù)字化檔案體系建設(shè)工作的重要性，但是并沒有認(rèn)真、仔細(xì)且全面地分析和研究事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理發(fā)展的程度以及數(shù)字化檔案管理應(yīng)該達(dá)到的目標(biāo)。再加上事業(yè)單位沒有制定出明確的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，造成事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理在編號(hào)、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)都出現(xiàn)問題。

（二）檔案數(shù)字化管理安全意識(shí)不到位。雖然借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案數(shù)字化管理有助于檔案管理工作成效的提升，但是互聯(lián)網(wǎng)安全問題卻是業(yè)界長期以來始終關(guān)注的焦點(diǎn)問題。如果以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)遭受黑客攻擊或者感染病毒，都會(huì)影響到檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。再加上很多事業(yè)單位的檔案管理人員并非專業(yè)的檔案管理人員且缺乏必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)，未能真正地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，最終增加了檔案數(shù)字化管理工作過程中信息泄漏風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的幾率。

（三）檔案數(shù)字化管理人員綜合素質(zhì)有待提高。高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才是保證事業(yè)單位檔案管理工作高效開展的基礎(chǔ)。由于專業(yè)人才是支撐數(shù)字化檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，事業(yè)單位應(yīng)該嚴(yán)格地按照數(shù)字化檔案管理工作的要求，加大管理人員專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)的力度，建立一支高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍，才能滿足數(shù)字化檔案管理工作的要求。然而就目前而言，由于事業(yè)單位受到機(jī)構(gòu)編制等外部因素的影響，很多事業(yè)單位在大力推動(dòng)檔案數(shù)字化管理工作的過程中，都出現(xiàn)了管理人員更新嚴(yán)重滯后、檔案管理人員專業(yè)技能較低等問題，這些問題已經(jīng)對(duì)我國事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的開展產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。

（四）檢索效率偏低。經(jīng)過深入調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化檢索時(shí)，仍然是以人工檢索的方式為主，并未全面地推行計(jì)算機(jī)檢索處理方式。這一現(xiàn)象不僅導(dǎo)致事業(yè)單位的信息檢索出現(xiàn)了速度慢、精度差的問題，同時(shí)也增加了信息檢索的工作量，嚴(yán)重影響和制約了事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量的有效提升。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）建立健全檔案數(shù)字化管理制度。事業(yè)單位在開展檔案數(shù)字化管理工作時(shí)，必須根據(jù)單位自身發(fā)展的實(shí)際情況，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立完善的檔案數(shù)字化管理制度，才能真正做到與事業(yè)單位檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。嚴(yán)格地按照檔案收集、整理、歸檔以及錄入等各個(gè)環(huán)節(jié)操作規(guī)范的要求，做好檔案管理的統(tǒng)一管理和把關(guān)工作，確保檔案管理工作的有序開展。在調(diào)閱檔案時(shí)應(yīng)該根據(jù)相關(guān)制度的規(guī)范和要求，降低檔案信息泄漏、遺失等問題發(fā)生的幾率。事業(yè)單位在制定數(shù)字化檔案管理制度時(shí)，必須嚴(yán)格地按照事業(yè)單位發(fā)展的要求，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，才能促進(jìn)自身檔案管理水平的不斷提高。另外，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)文件集成檔案一體化建設(shè)工作的力度，將信息資源安全作為檔案數(shù)字化管理工作開展的基礎(chǔ)，充分發(fā)揮軟件和硬件的功效，提高檔案管理工作的效率。

（二）加大資金投入，更新辦公設(shè)備。檔案數(shù)字化體系的建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，必須投入大量的人力、物力以及財(cái)力支撐，才能確保后續(xù)檔案數(shù)字化管理工作的有序開展。這就要求，事業(yè)單位必須根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，深入分析和研究數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用方面存在的不足，并以此為基礎(chǔ)編制完善的檔案數(shù)字化管理實(shí)施方案，同時(shí)加大先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)引進(jìn)的力度，為檔案數(shù)字化管理工作的開展提供全面的支持。目前，我國事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中應(yīng)用的專業(yè)設(shè)備主要分為軟件設(shè)備和硬件設(shè)備兩部分，對(duì)于軟件設(shè)備來說，相關(guān)部門在開展軟件設(shè)備的研發(fā)工作時(shí)，應(yīng)該將系統(tǒng)兼容性問題作為首要考慮的問題。而針對(duì)硬件設(shè)備應(yīng)該在加大設(shè)備更新投入資金的基礎(chǔ)上，做好現(xiàn)有設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作，才能在延長設(shè)備使用壽命的前提下，促進(jìn)檔案管理工作效率和水平的有效提升。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想觀念，樹立數(shù)字化的檔案管理意識(shí)，同時(shí)積極學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和技能，才能迅速地適應(yīng)檔案數(shù)字化管理工作的節(jié)奏，確保檔案數(shù)字化管理工作的順利開展。事業(yè)單位在開展檔案數(shù)字化體系的建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)該將檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的提高作為首要工作目標(biāo)，首先，加大檔案管理人員培訓(xùn)工作的力度，合理運(yùn)用多樣化檔案管理人員培訓(xùn)方式的優(yōu)勢(shì)，確保檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容的全面性與實(shí)用性。比如，通過會(huì)議、視頻、學(xué)習(xí)手冊(cè)等方式向檔案管理人員普及檔案數(shù)字化管理的理論、技巧以及必須注意的事項(xiàng)，同時(shí)在檔案管理人員培訓(xùn)過程中加入信息化技術(shù)應(yīng)用技能培訓(xùn)的內(nèi)容，通過定期開展檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能。其次，加大高素質(zhì)檔案管理人才引進(jìn)工作的力度，促進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)文化水平的有效提升。事業(yè)單位在積極推動(dòng)檔案數(shù)字化管理工作時(shí)，應(yīng)該制定完善的檔案管理人員考核機(jī)制，定期進(jìn)行檔案管理人員專業(yè)技能的評(píng)估和考核，才能在促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)穩(wěn)步提升的基礎(chǔ)上，為檔案數(shù)字化管理工作的高效開展提供全方位的支持。

（四）完善檔案管理安全保密制度。數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位檔案數(shù)字化檔案管理工作中的應(yīng)用雖然為工作人員帶來了巨大的便利，但是檔案管理人員還應(yīng)充分重視檔案數(shù)字化管理工作中存在的安全問題。數(shù)字檔案實(shí)際上就是合理利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等存儲(chǔ)和管理檔案資料的一種手段。檔案管理人員應(yīng)該采取積極有效的措施確保數(shù)字化檔案的安全性，否則一旦數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)遭到黑客攻擊和病毒入侵，必然會(huì)給事業(yè)單位后期工作的開展造成無法挽回的影響。所以，事業(yè)單位必須根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)入口安全管理工作的力度，采取安裝殺毒軟件、設(shè)置防火墻以及限制訪問權(quán)限等方式，確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。另外，事業(yè)單位應(yīng)該通過定期開展數(shù)字檔案管理軟硬件檢查和維護(hù)工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須立即更新，才能促進(jìn)檔案利用率與安全性的有效提升。

（五）合理進(jìn)行辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的銜接。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，應(yīng)該切實(shí)做好辦公系統(tǒng)與檔案管理的連接工作，通過在檔案管理設(shè)計(jì)方案中增加資料查詢功能的方式，優(yōu)化和完善資源管理模式。事業(yè)單位在積極開展檔案數(shù)字化管理工作時(shí)，必須根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，從歸檔制度、文檔一體工作制度、數(shù)字檔案鑒定制度、文件保密制度、網(wǎng)絡(luò)化安全管理制度等方面著手，提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率。另外，由于事業(yè)單位的檔案資源具有保密性、特殊性等各方面要求，事業(yè)單位在開展數(shù)字檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該采取積極有效的措施加強(qiáng)資源保護(hù)和管理工作的力度，才能充分發(fā)揮出檔案資源管理的價(jià)值。另外，事業(yè)單位在建設(shè)數(shù)字檔案管理體系時(shí)，應(yīng)該充分重視密碼管理、權(quán)限管理策略等對(duì)于檔案管理工作的重要性，才能確保檔案數(shù)據(jù)的安全性與完整性，促進(jìn)檔案管理工作水平和效率的有效提升。

四、結(jié)語

總之，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理在資料保存、信息篩選、查閱等各方面都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。事業(yè)單位應(yīng)該充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加大檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)投入的力度。同時(shí)深入分析當(dāng)前檔案數(shù)字化管理工作中存在的問題，并以此為基礎(chǔ)制定切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)策略，才能在有效提升檔案管理和利用效率的前提下，充分發(fā)揮出事業(yè)單位在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的重要作用。

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