新時(shí)期基層檔案管理信息化建設(shè)的思考

宋淑兵

【摘要】在信息技術(shù)的推動(dòng)下，基層檔案管理工作進(jìn)入新的探索時(shí)期?；鶎訖n案管理信息化建設(shè)的達(dá)成將能夠在較大程度上提升管理效率，提升服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案資料的互聯(lián)、共享。本文就新時(shí)期基層部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)的意義予以闡述，并就當(dāng)前基層部門(mén)數(shù)字檔案資料建設(shè)和管理中的問(wèn)題及其成因進(jìn)行了分析。在此基礎(chǔ)上，從完善體系、增加投入、人才建設(shè)、服務(wù)拓展四個(gè)維度就提高基層部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)成效提出了實(shí)踐路徑，將為信息化、科學(xué)化、規(guī)范化的檔案建設(shè)提供一定參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;建設(shè)

信息化在各行業(yè)的滲透成就了行業(yè)發(fā)展新模式、新業(yè)態(tài)。這一變革成為時(shí)代發(fā)展的必然要求。在基層管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理方式呈現(xiàn)出了一定的滯后性，已較難滿(mǎn)足基層單位在信息化發(fā)展背景下的要求。同時(shí)，隨著基層數(shù)字化檔案資料的日益豐富，基層檔案資料的介質(zhì)也發(fā)生了重大的變化。這些數(shù)字檔案占比的不斷增加也在不斷地推動(dòng)基層檔案管理的信息化改革進(jìn)程。當(dāng)前，各基層部門(mén)已將檔案管理的信息化建設(shè)作為基層部門(mén)服務(wù)改革的基本內(nèi)容之一，展開(kāi)了技術(shù)、人員等多方面的探索。從一定意義上講，檔案管理信息化的達(dá)成在推動(dòng)基層檔案管理能力提升的同時(shí)，也對(duì)促進(jìn)基層部門(mén)在服務(wù)能力等方面的發(fā)展具有重大的意義。

一、新時(shí)期基層部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息互聯(lián)。新時(shí)期以來(lái)，我國(guó)為推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化、數(shù)字化進(jìn)程，先后頒布并實(shí)施了《檔案法》及《全國(guó)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施綱要》等，從立法等角度統(tǒng)籌促進(jìn)檔案管理水平的提升?；鶎訖n案管理的信息化建設(shè)首先能夠?qū)崿F(xiàn)在檔案資料上的信息互聯(lián)，能夠有效地改觀之前以空間和地域相割裂的碎片化的檔案管理方式。檔案由一種資料完成了向一種資源的變遷。這將在較大程度上改觀基層部門(mén)檔案利用率不足等問(wèn)題。同時(shí)，各種終端設(shè)備的普及，檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)的調(diào)閱、維護(hù)、分析等管理行為也在信息技術(shù)的助推下打破了時(shí)間和空間的限制。而這一變革也在較大程度上為基層檔案資料的信息化應(yīng)用提供了新的路徑。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的技術(shù)支撐下，通過(guò)PC、手機(jī)等設(shè)備隨著隨地地查閱和使用檔案資源也成為了可能。

（二）有利于提升檔案管理的安全能力。傳統(tǒng)的檔案管理架構(gòu)下的基層檔案工作對(duì)于檔案信息安全的關(guān)注度不夠。對(duì)于檔案資料的保管、整理及利用多是依靠人工作業(yè)的方式來(lái)完成，這就導(dǎo)致基層檔案管理工作不僅強(qiáng)度很大，也未能很好地形成檔案管理的閉環(huán)，導(dǎo)致檔案管理工作中疏漏不斷，同時(shí)檔案管理的效率也備受質(zhì)疑。采用以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主的方式進(jìn)行基層的檔案管理，還有另一個(gè)重要的弊端就是它的后期管理問(wèn)題，泄密風(fēng)險(xiǎn)大、存儲(chǔ)時(shí)限和環(huán)境要求高等問(wèn)題一直在管理中受到詬病?；鶎硬块T(mén)檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，在提升基層檔案管理的規(guī)范性、嚴(yán)密性的同時(shí)，也在極大程度上豐富了基層部門(mén)檔案管理的保密手段。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，這一管理方式的安全性獲得了較大的提升，依托互聯(lián)網(wǎng)的“云盤(pán)”等數(shù)據(jù)資源中心構(gòu)建起的數(shù)字檔案資源庫(kù)，將有效地解決上述問(wèn)題。

二、新時(shí)期基層部門(mén)檔案管理中存在的問(wèn)題及成因分析

（一）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重視不足。信息技術(shù)不僅滲透了生活的各個(gè)方面，也催生了工作內(nèi)容和工作方式的變革。檔案工作需搭乘上信息高速列車(chē)，實(shí)現(xiàn)其在新時(shí)期發(fā)展中的歷史使命和社會(huì)責(zé)任。而就實(shí)際工作的角度而言，在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理者對(duì)基層檔案資料的信息化改革處在一個(gè)“催催動(dòng)動(dòng)，不催不動(dòng)”的被動(dòng)改革意識(shí)形態(tài)。信息化的實(shí)現(xiàn)在某種意義上是基層部門(mén)的裝備、人員持續(xù)性投入的結(jié)果。而在實(shí)際的工作中，多數(shù)基層部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者將檔案信息化建設(shè)的定位稍低，將檔案信息化的建設(shè)與基層辦公自動(dòng)化相等同。從淺表性層面認(rèn)為基層實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，也就實(shí)現(xiàn)了檔案信息化。與此同時(shí)，因基層檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)的不足，沒(méi)能建立起高效、規(guī)范的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息化檔案轉(zhuǎn)化中的部分紙質(zhì)檔案資料流失。

（二）對(duì)檔案管理信息化監(jiān)管責(zé)任不明確。基層檔案中有許多珍貴的資料，這些資料不僅是歷史的忠實(shí)紀(jì)錄，更是檔案管理的信息化管理中需重點(diǎn)挖掘的對(duì)象。不可忽視的是，這些歷史檔案不僅具有唯一性，更具有不可再生性。隨著信息化改革的深入，基層檔案信息化管理的監(jiān)管問(wèn)題開(kāi)始浮出水面。長(zhǎng)期以來(lái)基層檔案管理多歸于辦公室管理的一部分，導(dǎo)致基層檔案管理的主體責(zé)任問(wèn)題未被重視，同時(shí)檔案管理的重要性也未能很好地突出。以信息化建設(shè)中的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為例，基層的檔案管理中的一個(gè)重要內(nèi)容便是對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理轉(zhuǎn)化工作，而這一過(guò)程的檔案遺失或違規(guī)錄入的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，監(jiān)管的失位將導(dǎo)致基層檔案信息資源庫(kù)建設(shè)的質(zhì)量受到影響。

（三）忽視檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)。在相當(dāng)長(zhǎng)的一段實(shí)踐內(nèi)，我國(guó)多數(shù)基層部門(mén)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)滯后，導(dǎo)致基層檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化程度不夠?；鶎訂挝恢袚?dān)任檔案工作的多是機(jī)構(gòu)中的“老人”，而檔案管理的內(nèi)容和能力也是建立在這些“老人”的基礎(chǔ)上?？傮w而言，基層檔案隊(duì)伍的整體水平堪憂(yōu)。信息技術(shù)為基層部門(mén)檔案資料管理帶來(lái)紅利的同時(shí)，也對(duì)崗位人員提出了更高的要求。很多基層的崗位人員在信息化管理能力上的短板隨著基層檔案管理手段的升級(jí)而被不斷地放大。在實(shí)踐中，部分管理人員多是在邊學(xué)習(xí)、邊建設(shè)的情況下實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)程的跟進(jìn)，這一能動(dòng)性的發(fā)揮并未很好地解決人才短缺對(duì)于信息化管理帶來(lái)的制約，在一定程度上滯緩了信息化的發(fā)展進(jìn)程。

（四）基層部門(mén)檔案管理信息化服務(wù)能力拓展不足。檔案管理工作不僅具有文化屬性，更兼具著服務(wù)屬性。在信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下，后者的作用將日趨明顯。而多數(shù)基層檔案信息管理者只意識(shí)到信息化的管理給自身檔案管理工作帶來(lái)的變革，而未能有效地認(rèn)識(shí)到新時(shí)期的信息化檔案工作在資源服務(wù)層面上的作用。這就導(dǎo)致基層的檔案信息化工作僅僅停留在檔案管理辦公自動(dòng)化層面，且將辦公自動(dòng)化與檔案管理信息化等同，在智能化、個(gè)性化的平臺(tái)服務(wù)中未有涉足。

三、提高基層部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)成效的有效途徑

（一）完善信息化檔案管理體系。基層檔案的管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)的重要性，將其放在事關(guān)新時(shí)期各項(xiàng)工作平穩(wěn)發(fā)展的高度，保障檔案管理信息技術(shù)建設(shè)的盡早實(shí)施?；鶎訖n案管理中為確保檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程，應(yīng)首先賦權(quán)檔案管理部門(mén)，提升部門(mén)的地位來(lái)推動(dòng)檔案管理的成效。尤其值得重視的是，在基層檔案信息化管理的前期，應(yīng)建立完善的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化管理辦法，通過(guò)制度化、規(guī)范化的推行實(shí)現(xiàn)對(duì)這一海量資源的數(shù)字存檔。這不僅關(guān)系到基層檔案管理效力的延續(xù)，更關(guān)乎未來(lái)檔案資源開(kāi)發(fā)的集成。

（二）增加檔案信息化管理投入。從一定層面上而言，基層部門(mén)檔案信息化的軟硬件保有水平將直接決定基層部門(mén)檔案信息化管理的成效。基層部門(mén)在人力、物力、財(cái)力等方面的支撐力度將直接決定基層檔案信息管理工作進(jìn)程和高度。信息化的建設(shè)不是一勞永逸的，基層部門(mén)的信息化建設(shè)，在利用政府扶持資金的同時(shí)，也應(yīng)合理預(yù)留部分經(jīng)費(fèi)，確保能夠滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的設(shè)備更新和系統(tǒng)升級(jí)的需求，進(jìn)而為保障信息化的持續(xù)發(fā)展蓄力。

（三）專(zhuān)業(yè)化的人才隊(duì)伍培養(yǎng)。人才是一切事業(yè)得以發(fā)展的重要支點(diǎn)。在信息化建設(shè)的推進(jìn)中，應(yīng)將檔案管理信息化人才建設(shè)放在信息化系統(tǒng)的裝備之前，用人才“軟件”去激發(fā)系統(tǒng)“硬件”的效能。基于當(dāng)前基層檔案管理人員信息化處置能力偏弱的問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)的專(zhuān)項(xiàng)信息化檔案管理培訓(xùn)，提升基層崗位人員檔案資料信息化的管理能力。同時(shí)，基層部門(mén)檔案資料信息化管理的新型管理隊(duì)伍的建設(shè)要以“計(jì)算機(jī)技術(shù)+檔案管理”的復(fù)合型人才招聘為策略，在人才引進(jìn)策略下，達(dá)成基層部門(mén)檔案管理隊(duì)伍整體水平的提升。

（四）推動(dòng)檔案信息服務(wù)進(jìn)程?，F(xiàn)代檔案管理理念與傳統(tǒng)檔案管理理念的最大不同在于對(duì)檔案資源的認(rèn)知和利用上的不同。檔案作為社會(huì)發(fā)展中的重要資源，不能夠停留在館藏的層面，而應(yīng)充分地利用信息技術(shù)打破基層檔案資源在時(shí)間和空間上的壁壘，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)這一重要資源的超時(shí)空利用。因此，基層檔案的管理者應(yīng)積極謀劃信息化的建設(shè)，將信息化建設(shè)中的局域網(wǎng)設(shè)置及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建設(shè)加以推進(jìn)，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)基層檔案資源的共享提供硬件支持。同時(shí)，檔案管理者也應(yīng)積極探索基層檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的路徑，實(shí)現(xiàn)對(duì)自身服務(wù)能力的不斷升級(jí)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期的背景下，基層檔案的信息化建設(shè)成為推動(dòng)基層信息化建設(shè)的重要支點(diǎn)，這一目標(biāo)的達(dá)成不僅有利于提升基層信息化管理的能力，更有助于基層檔案管理實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)涵“質(zhì)”的飛躍。在這一過(guò)程中，基層部門(mén)應(yīng)著力保障檔案信息化管理的設(shè)備人才投入，通過(guò)建立完善管理體系、人才隊(duì)伍培養(yǎng)等策略的全面實(shí)施，助推基層部門(mén)信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)質(zhì)量上的飛躍，進(jìn)而以檔案信息化建設(shè)的成就為新時(shí)期基層各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供支點(diǎn)和保障。

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