發(fā)揮人事檔案在選才任能工作中的作用

王進(jìn)

摘 要：在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，企業(yè)人事制度正在逐步變革，積極建立新的用人機(jī)制，這促使人才從以往的“單位人”逐步轉(zhuǎn)向?yàn)椤吧鐣?huì)人”，在這種變化下，為人事檔案工作帶來(lái)了新的生機(jī)。為此，本文先闡述了人事檔案的特點(diǎn)，而后分析了人事檔案在選才任能工作中的作用、人事檔案管理中存在的問(wèn)題，最后提出了加強(qiáng)人事檔案管理的具體措施和手段。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人才運(yùn)用;作用;運(yùn)用方法

中圖分類(lèi)號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-3866（2020）10-0-02

在職業(yè)技術(shù)院校中，人事檔案記錄著教師以及校內(nèi)工作人員學(xué)歷、薪資、政治面貌、社會(huì)關(guān)系等信息，是個(gè)人最為原始的記錄。學(xué)校在教師管理工作中，可以將人事檔案作為教師轉(zhuǎn)正定級(jí)、薪資調(diào)整、職稱(chēng)評(píng)審、退休審核等多方面工作的主要參考依據(jù)，由此可見(jiàn)，人事檔案管理在教師培養(yǎng)、選拔、任用等工作中扮演者重要的角色，所以，應(yīng)嚴(yán)格做好人事檔案管理工作，發(fā)揮出人事檔案在選才任能工作中的作用。

一、人事檔案特點(diǎn)

（一）真實(shí)客觀(guān)性

從本質(zhì)上講，正是因?yàn)槿耸聶n案中記錄的個(gè)人信息具有真實(shí)客觀(guān)性，才使得其在人事管理中發(fā)揮相應(yīng)的作用，如果記錄的信息不夠真實(shí)、來(lái)源不明，則無(wú)法納入人事檔案中。因此，要求人事檔案中所記錄的內(nèi)容要保證真實(shí)有效，可以通過(guò)檔案獲取個(gè)人過(guò)去真實(shí)情況。

（二）機(jī)密性

人事檔案屬于公民隱私的一部分，其中涉及個(gè)人成長(zhǎng)歷程及家庭情況和工作變動(dòng)等重大事項(xiàng)。所以人事檔案屬于保密性文件，具有一定的機(jī)密性，不能沒(méi)有規(guī)定約束的隨意對(duì)外開(kāi)放。并且，我國(guó)在人事檔案管理工作也明確了相應(yīng)的使用以及管理制度，給個(gè)人隱私、國(guó)家機(jī)密等提供了重要保障。

（三）動(dòng)態(tài)性

當(dāng)人員流動(dòng)時(shí)，對(duì)應(yīng)的個(gè)人人事檔案也會(huì)隨之變動(dòng)，所以在此過(guò)程中，容易出現(xiàn)人與檔案分離的情況。此種情況不利于新的用人單位對(duì)人員的了解。特別是要杜絕有檔案沒(méi)人、有人沒(méi)檔案的情況，會(huì)給正常的人事檔案管理工作造成影響。所以，從人事檔案直到移交之前都處于一種動(dòng)態(tài)的情況。

二、人事檔案在選才任能工作中的作用

（一）有利于了解人員全面情況

在人事檔案中主要從中學(xué)開(kāi)始進(jìn)行記錄，從個(gè)人學(xué)歷、政治面貌、健康體檢、親屬關(guān)系等內(nèi)容，隨著個(gè)人經(jīng)歷的增多，其檔案內(nèi)容也會(huì)逐漸增多，一直延伸到其退休或死亡。在人事檔案中可以全面找到個(gè)人的經(jīng)歷、生活、學(xué)習(xí)等相關(guān)的記錄和佐證。而教師的人事檔案是隨著教師的執(zhí)教歷程，其業(yè)績(jī)表現(xiàn)、工資及社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容不斷在發(fā)生變化的，可以從中體現(xiàn)出教師的才干、能力、收入水平等。當(dāng)相關(guān)部門(mén)查閱人事檔案記錄時(shí)，可以全面了解人員情況，有利于對(duì)教師形成一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。

（二）有利于正確評(píng)價(jià)人員

在人事檔案中，涉及了教師在學(xué)習(xí)和工作中形成的各種考核、評(píng)價(jià)、審查、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等，能夠真實(shí)地反映出個(gè)人不同方面的表現(xiàn)，此種記錄真實(shí)地反映了當(dāng)事人不同時(shí)期的客觀(guān)評(píng)價(jià)，所以人事檔案有利于學(xué)校作出正確和客觀(guān)的評(píng)價(jià)。

（三）有利于人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案對(duì)教師長(zhǎng)期、綜合、全面、客觀(guān)的記錄，可以幫助學(xué)校全面了解和正確評(píng)價(jià)教師，從而輔助學(xué)校有方向、有目的地對(duì)教師進(jìn)行培養(yǎng)，合理規(guī)劃和實(shí)施，從而利用最短的時(shí)間、經(jīng)費(fèi)，培養(yǎng)出高質(zhì)量的人才，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，也為國(guó)家的建設(shè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。此外，對(duì)教師的了解和評(píng)價(jià)也可以幫助學(xué)校組建合適的隊(duì)伍，推動(dòng)學(xué)校進(jìn)一步發(fā)展。

（四）是人員合理任用的參考依據(jù)

在人力資源管理中，人盡其才、知人善用是較高境界和層次。但若想發(fā)揮人才價(jià)值，前提就是了解人，而通過(guò)人事檔案提供給學(xué)校的資料，正是一個(gè)人長(zhǎng)期、綜合、客觀(guān)的記錄[3]，通過(guò)這些記錄可以幫助學(xué)校了解、甄別教師綜合情況，有利于對(duì)教師的公平選拔和合理任用。

（五）有利于輔助人員的監(jiān)督和管理

對(duì)于教師的監(jiān)督和管理，需要較長(zhǎng)的時(shí)間，還需從多方面、多層次開(kāi)展工作。不僅包含了教師的工作、生活和學(xué)習(xí)，還涉及了教師的成長(zhǎng)經(jīng)歷、道德品質(zhì)等方面。所以，通過(guò)人事檔案記錄的相關(guān)信息，有利于對(duì)教師進(jìn)行監(jiān)督管理。

三、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視

目前部分教師認(rèn)為人事檔案是一種無(wú)關(guān)緊的記錄，甚至學(xué)校部分領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為人事檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，只是受到人事管理制度約束需要完成的一項(xiàng)工作，并不能與人事管理中其他工作相比較，不會(huì)影響學(xué)校正常運(yùn)營(yíng)。所以，無(wú)論是教師還是領(lǐng)導(dǎo)都缺乏對(duì)人事檔案的重視度，此種情況使得學(xué)校缺乏完善的相關(guān)配套設(shè)施，并且相應(yīng)的人事檔案管理制度也落實(shí)不到位，使人事檔案管理的工作難以開(kāi)展。

（二）部分檔案缺乏完整性

由于缺乏對(duì)人事檔案的重視，很多人員并不清楚人事檔案資料的完整度，所以缺失后也沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充和處理。還有部分人員在填寫(xiě)檔案時(shí)，信息書(shū)寫(xiě)不認(rèn)真，字跡不工整，導(dǎo)致后期出現(xiàn)檔案材料部分信息對(duì)應(yīng)不上，這給用人單位管理工作造成了嚴(yán)重影響。

（三）人事檔案管理方式陳舊

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，很多學(xué)校的人事檔案依然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)版材料，并且需要通過(guò)手動(dòng)進(jìn)行收集和歸檔，同時(shí)，在查閱上也需要依靠人工完成。此種管理方式，導(dǎo)致人事檔案管理工作非常繁瑣，并且非常容易出現(xiàn)重復(fù)工作，導(dǎo)致工作效率不高。再有，紙質(zhì)材料非常容易出現(xiàn)霉變，也容易失火，影響材料完整性，對(duì)人事檔案管理工作造成危害。

四、加強(qiáng)人事檔案的管理的具體措施和手段

（一）管理層需提高重視度

作為人事管理工作中的重要組成部分，人事檔案管理可以對(duì)開(kāi)展教師轉(zhuǎn)正定級(jí)、工資調(diào)整、職稱(chēng)評(píng)審、退休審核等工作提供重要依據(jù)，所以，學(xué)校需要提高對(duì)人事檔案管理的重視度，進(jìn)而為學(xué)校人事管理工作提供重要基礎(chǔ)保障，學(xué)校管理層應(yīng)當(dāng)從思想層面提高對(duì)教師人事檔案工作的重視，從具體的管理制度以及實(shí)行方法上不斷強(qiáng)化和完善，同時(shí)在設(shè)備以及人員上，要做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備，充分發(fā)揮人事檔案在教師管理中應(yīng)有的作用[1]。

（二）保證人事檔案完整規(guī)范

對(duì)于教師自身的工資待遇以及其他有關(guān)切身利益的情況，人事檔案都是其重要的憑證，可以直接影響到學(xué)校對(duì)教師的管理、提拔和任用等工作方面。因此，學(xué)校在實(shí)際管理人事檔案時(shí)需要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，提高各個(gè)環(huán)節(jié)的審查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行妥善解決，進(jìn)一步保證教師人事檔案完整性、規(guī)范性，從而更好地為學(xué)校開(kāi)展其他工作做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

（三）實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理

隨著信息技術(shù)的不斷提升，現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展呈現(xiàn)出信息化發(fā)展趨勢(shì)，電子化信息也突出了極大的優(yōu)勢(shì)，相比于紙質(zhì)材料，更有利于保存、運(yùn)輸、存儲(chǔ)，以電子化方式進(jìn)行交流，有利于保證資料的完整性，并且不容易流失，同時(shí)在實(shí)際使用時(shí)更容易查詢(xún)。而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，有利于檔案生成后即時(shí)歸檔，促使學(xué)校各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)信息共享。此外，通過(guò)電子檔案查詢(xún)內(nèi)容，可以更加全面、快速、準(zhǔn)確，有利于提高工作效率。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，對(duì)于職業(yè)技術(shù)院校而言，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，有利于學(xué)校選賢任能，從而進(jìn)一步推動(dòng)學(xué)校發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]湯煜華.人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源管理的意義和作用探究[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2020（2）.