淺談火電工程檔案質(zhì)量全過程控制

韓靜

摘 要：火電建設(shè)項目是一個涉及面廣、建設(shè)周期長、工序復雜、作業(yè)難度大的系統(tǒng)工程。檔案管理貫穿于項目建設(shè)活動的全過程。加強檔案管理全過程控制，對提高項目檔案質(zhì)量有著重要意義。本文從檔案管理全過程控制的人員、制度、形成、收集和驗收等環(huán)節(jié)出發(fā)，淺談對檔案管理全過程控制的方法與途徑。

火電工程檔案是火電建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的全過程的真實歷史記錄，是建設(shè)過程中直接形成的第一手材料。它反映了工程質(zhì)量的全貌，是全面鑒定工程質(zhì)量的見證和支撐，是項目竣工驗收、機組達標投產(chǎn)考核和工程創(chuàng)優(yōu)的不可或缺的組成部分，更是機組安全運行的保障，以后進行檢修、改造和改擴建的重要參考和依據(jù)。

一、火電工程檔案的特點

火電工程檔案的特點，將會決定火電工程檔案全過程管理中采取什么樣應的措施。那么火電工程檔案有哪些特點呢？

一是項目檔案形成周期長。項目從醞釀、決策、跑辦到開工建設(shè)，再到建成投產(chǎn)，時間跨度往往會長達幾年甚至十幾年時間。這種情況會給檔案管理帶來很多不利因素，如經(jīng)辦人員變動，文件材料未能及時移交歸檔;保管不善，導致文件材料缺失不全等。

二是項目檔案產(chǎn)生涉及單位多。火電建設(shè)項目系統(tǒng)龐大、專業(yè)多樣、涉及面廣，因而在整個建設(shè)過程中，大體要涉及到國家或地方行政部門、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理（監(jiān)造）、設(shè)備廠家等眾多單位或部門，而它們又分屬不同的系統(tǒng)。但是它們都要產(chǎn)生與項目相關(guān)的文件材料，都是項目檔案的重要組成部分，這就為項目文件材料的收集帶來了困難，也為項目檔案的統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理帶來了困難。

三是項目檔案數(shù)量龐大。以新建2×600MW火電建設(shè)項目為例，包括立項文件、設(shè)計文件、招投標文件、合同文件、項目管理（資金、進度、安全、質(zhì)量）文件、土建施工文件、安裝施工文件、調(diào)試文件、監(jiān)理（監(jiān)造）文件、竣工驗收文件、竣工圖、設(shè)備文件、生產(chǎn)準備文件、試生產(chǎn)文件等，根據(jù)文件的形成規(guī)律和成套性特點，以及建設(shè)單位對檔案組卷的不同要求和習慣，會形成7000∽10000檔案案卷。

四是產(chǎn)生與保管使用單位分離。火電建設(shè)項目竣工后，項目參建單位應將產(chǎn)生的與工程相關(guān)的全部文件材料，進行收集整理組卷，最后向項目建設(shè)單位移交歸檔，由建設(shè)單位進行保存和使用。產(chǎn)生與保管使用檔案的這種分離，也容易造成參建單位不重視建設(shè)過程中科技文件材料的形成和積累。

二、檔案全過程管理重采取的必要措施

由于火電工程檔案的唯一性和不可復制性，因此在工程建設(shè)中必須同步做好項目檔案管理，而對項目檔案的全過程控制是實現(xiàn)工程檔案齊全、完整、準確極為重要的環(huán)節(jié)。如何做好項目檔案的全過程管理，我認為應該在保持火電工程檔案管理通常做法的情況下，還應重點做好以下工作：

一是項目前期指定專人負責文件管理。在項目前期跑辦過程中，面臨工作人員變動大，辦公場所不固定，外來文件比重大等特點，指定專人負責項目立項文件管理很重要。這樣就可以及時對收到的文件進行收集、登記;在項目工作人員變動時，及時與離職人員辦理文件交接;平時在提供利用時以復印件為主，保證了前期文件的齊全、完整、原件不受損壞。

二是提前介入項目招投標和合同管理。合同具有法律賦予的約束力。檔案部門應參與項目招投標工作，將檔案管理要求列入招標文件中，在合同條款中明確各參建單位、設(shè)備廠家的職責，以及竣工檔案的歸檔范圍、編制質(zhì)量、移交時間、套數(shù)、歸檔與違約責任等。合同就是參建各方參與項目檔案管理的最根本的依據(jù)。

三是統(tǒng)一檔案標準，推行檔案交底。工程開工準備階段就應該對項目檔案工作統(tǒng)籌布局，及早明確各級檔案管理職責，結(jié)合國家、行業(yè)標準結(jié)合項目實際情況編制完善的檔案制度體系，明確各項管理要求。并且，在工程整體開工前、單項工程開工前、單位工程開工前，都要采用檔案交底的形式，將檔案管理要求傳達給各參建單位和參加工程建設(shè)的技術(shù)人員、檔案人員，使他們都清楚在工程建設(shè)過程中都應該遵守哪些檔案規(guī)定。從源頭上把握檔案管理質(zhì)量關(guān)，確保項目檔案的完整、準確和系統(tǒng)。

四是實現(xiàn)檔案超前控制，做好工程文件管理。俗話說“巧婦難為無米之炊”，工程文件就是檔案人員“烹飪”的原材料。工程文件的質(zhì)量直接影響著竣工檔案的質(zhì)量。項目施工階段是項目文件材料形成、積累的關(guān)鍵階段，因此也是我們進行檔案管控的重要階段。首先要保證工程文件格式符合技術(shù)標準的要求，明確文件編號規(guī)則，保證編號的唯一性;其次加強工程文件流轉(zhuǎn)，各參建單位專業(yè)技術(shù)人員保證文件中數(shù)據(jù)真實有效、圖實相符、簽署完備;最后，各參建方檔案人員做好工程文件的收集和積累，符合工程文件形成規(guī)律和質(zhì)量監(jiān)督部門檢查的要求。過程中發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，將問題消滅在萌芽狀態(tài)。

五是開展立示范卷活動。在工程建設(shè)進入尾聲，土建、安裝單位工程多數(shù)已完工，則進入檔案整理和預立卷階段，重點要抓好組卷的合理性問題，更需要嚴格控制，只有這樣才能保證紙質(zhì)文件材料的形成規(guī)律和系統(tǒng)聯(lián)系。為使整個項目竣工檔案做到整齊劃一，案卷題名規(guī)范、編目準確和卷內(nèi)文件排列合理，可在每個參建單位找一個單位工程作為立卷編目的樣板，作為“標準器”進行學習參考，既保證統(tǒng)一規(guī)范，又有直觀了解，效果顯著。

六是將檔案部門納入工程款和質(zhì)保金審核程序。通過經(jīng)濟制約手段，建設(shè)單位檔案部門可以根據(jù)參建單位在項目建設(shè)過程中是否做到檔案管理“五同步”，是否及時認真地完成工程文件材料的積累、整理和歸檔，竣工檔案質(zhì)量是否符合標準要求，是否滿足合同中檔案條款等情況，來決定支付工程進度款、尾款和質(zhì)保金等。避免出現(xiàn)工程款等已支付，導致檔案部門多次向參建單位催要應歸檔案卷，或雖然移交但檔案質(zhì)量不符合要求的情況。

七是嚴格進行檔案移交審查?？⒐n案驗收移交是檔案部門控制項目檔案質(zhì)量的最后一道關(guān)口。重點對移交的項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、有效性及案卷質(zhì)量進行審查。建設(shè)單位應組織監(jiān)理單位、施工單位的人員，從不同的角度，分別對項目檔案進行全面的、逐卷逐頁的檔案審查和技術(shù)審查，共同對檔案案卷質(zhì)量把關(guān)。如果發(fā)現(xiàn)問題，責令限期進行整改，直至符合規(guī)范要求，才能進行移交。

總之，火電工程檔案管理是項目管理的重要組成部分，檔案質(zhì)量也是工程質(zhì)量的重要組成部分。必須要對檔案管理的全過程進行控制，不斷完善檔案質(zhì)量控制和檔案監(jiān)督機制，切實提高火電工程檔案的質(zhì)量。雖然過程較為復雜和繁瑣，涉及的時間周期較長，涉及的單位較多，涉及的范圍較廣，但是通過采取必要的措施和手段，加強檔案管理，必將得到完美的結(jié)果。

參考文獻：

[1]《論如何做好檔案管理過程控制》、馬蓬華、《蘭臺世界 》2014

[2]《電力工程檔案質(zhì)量管理控制要點探析》 張淑婷 《中國高新技術(shù)企業(yè)》2015