對(duì)于新時(shí)期檔案管理工作的建議

趙振國(guó)

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理工作取得了很大進(jìn)步，新時(shí)代要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展，就必須不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。本文就目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題逐一說(shuō)明，并針對(duì)思想意識(shí)、管理方式、服務(wù)方式等方面提出一些可行性建議。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;檔案管理;創(chuàng)新

檔案的主要作用是服務(wù)于建設(shè)和經(jīng)濟(jì)，既然服務(wù)于建設(shè)和經(jīng)濟(jì)，其內(nèi)容必定具備多樣化。檔案管理不能簡(jiǎn)單理解為與效益和經(jīng)濟(jì)收入成正比。因?yàn)闄n案存在的目的并非獲得利益，而是為了更好地記載重要信息，方便查閱重要記錄，為社會(huì)和人類的不斷進(jìn)步和發(fā)展創(chuàng)造條件。在如今飛速發(fā)展的時(shí)代，盡管信息技術(shù)帶來(lái)了許多便利，但是也要認(rèn)識(shí)到，信息技術(shù)的使用使得社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，如果相關(guān)的事業(yè)單位想更好發(fā)展，必須進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，以往傳統(tǒng)的檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足事業(yè)單位日常工作的需要，常常找一份檔案需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，所以必須進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)工作效率的提高，更好地服務(wù)相關(guān)人員。

一、檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠。在許多人看來(lái)，檔案管理僅僅是分類、整合、歸檔等步驟，并沒(méi)有將檔案管理放在心上，但是，這些都是十分狹隘的看法，嚴(yán)重低估檔案管理工作。同時(shí)，多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作無(wú)關(guān)緊要，對(duì)于單位發(fā)展沒(méi)有什么作用，也不能給單位帶來(lái)實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益，沒(méi)有發(fā)展的必要。但檔案管理往往是單位工作中最重要的一環(huán)，缺了檔案難以進(jìn)行。

（二）檔案管理制度不健全。當(dāng)前的檔案管理制度不完善，存在著很多問(wèn)題。很多單位在檔案管理制度上仍有欠缺，以致檔案管理工作在實(shí)際操作中受到局限，特別是檔案材料的收集、整理、利用等方面的制度不到位，導(dǎo)致出現(xiàn)工作人員工作散漫、責(zé)任心不強(qiáng)等現(xiàn)象。對(duì)于檔案的保護(hù)和借閱沒(méi)有詳細(xì)的規(guī)定，造成很多檔案的破損和流失。就目前我市檔案利用情況來(lái)看，服務(wù)對(duì)象主要是機(jī)關(guān)工作人員，絕大多數(shù)公民沒(méi)有這個(gè)意識(shí)，這也說(shuō)明我們的宣傳工作做得不到位，且服務(wù)方式單一，這也局限了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高，檔案利用率低。目前很多單位基本上是數(shù)字化的檔案管理模式，對(duì)管理人員有更高的要求，需要管理人員既懂管理業(yè)務(wù)，又要將其與數(shù)字化的技術(shù)結(jié)合起來(lái)，共同作用于檔案管理。但是，就事業(yè)單位的情況來(lái)看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現(xiàn)在很多工作人員沒(méi)有將兩者兼顧起來(lái)，有的工作人員除了管理檔案之外，還要負(fù)責(zé)其他的工作業(yè)務(wù)，沒(méi)有對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行研究和仔細(xì)謀劃。加之有的單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，工作人員對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理比較了解，但是由于對(duì)數(shù)字化技術(shù)了解不夠深入，以至于在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)顯得不夠到位。

（四）辦公條件及設(shè)施不符合檔案管理的要求。目前大部分單位的檔案辦公條件及設(shè)施離檔案規(guī)范要求還有很大的差距。有的單位沒(méi)有專門的庫(kù)房，有的單位沒(méi)有專門的閱覽室，很多單位的檔案存放還是在鐵皮柜里，沒(méi)有專用的密集柜，個(gè)別單位沒(méi)有獨(dú)立的檔案室。

（五）檔案的信息化發(fā)展相對(duì)滯后。新時(shí)代是大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的時(shí)代，信息化手段已融入各行各業(yè)，國(guó)家級(jí)綜合檔案館以及很多大型企業(yè)檔案室都引入信息化技術(shù)，大幅提高收、管、用等方面的效率。但很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于檔案工作并不是本單位的前沿工作，單位不重視，相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備配備不到位，使得檔案工作仍停留在傳統(tǒng)手工階段。

二、新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作的建議

在新的歷史時(shí)期，檔案工作想要長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，還有許多地方待提高和改進(jìn)，具體有以下幾點(diǎn)建議：

（一）思維認(rèn)知的提高和創(chuàng)新。思想是一切行動(dòng)的先導(dǎo)，它直接影響了實(shí)際工作中創(chuàng)新方法及效果，檔案管理工作要始終把創(chuàng)新思維貫穿其中。首先，強(qiáng)化工作人員的思想認(rèn)識(shí)，把檔案工作納入各個(gè)單位年度考核，有明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制，避免工作人員消極怠工、工作散漫，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和榮譽(yù)感，樹立良好的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)及樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神。其次，采取多種形式加強(qiáng)檔案人員的再教育，尤其是專業(yè)技術(shù)方面的培訓(xùn)，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作人員要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，摒棄傳統(tǒng)方法和陳舊思想，把現(xiàn)代化手段引入檔案管理工作當(dāng)中，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案管理工作的目標(biāo)，遇到問(wèn)題，適時(shí)做一些改變和變通，勤于思考，敢于創(chuàng)新，在工作中不斷尋求新方法，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念，改變傳統(tǒng)的管理思維模式，使得檔案工作逐步程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

（二）建立并完善科學(xué)的管理體系。在事業(yè)單位未來(lái)的檔案管理中，數(shù)字化的應(yīng)用以及與紙質(zhì)、電子等各種形態(tài)檔案的有機(jī)融合是主要的發(fā)展方向。鑒于此，為了更好地運(yùn)用信息技術(shù)，事業(yè)單位要致力于打造并完善科學(xué)的檔案管理工作體系，在工作體系中，將數(shù)字化作為其中的靈魂和工作的動(dòng)力，不斷提高管理的科學(xué)技術(shù)含量。為了能夠達(dá)到這樣的工作效果，事業(yè)單位要采取一些必要的措施和管理策略，例如要對(duì)不同性質(zhì)、不同類別的檔案資料采取不同的管理方式;設(shè)置具體的檔案管理科學(xué)權(quán)限，要明確并細(xì)化具體的工作負(fù)責(zé)人和工作職能，將管理的責(zé)任落到實(shí)處;采用最新的、正版的檔案管理工作軟件，并正確地使用管理軟件，對(duì)工作系統(tǒng)進(jìn)行有效維護(hù)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題的苗頭，就要立刻采取科學(xué)的辦法來(lái)解決相應(yīng)的問(wèn)題。

（三）培養(yǎng)相關(guān)的專業(yè)人才。工作都是人在做，檔案管理工作人員的素質(zhì)水平和檔案管理的質(zhì)量有著密切的聯(lián)系。所以，我們要進(jìn)行培訓(xùn)改革，主要可以通過(guò)這樣幾個(gè)方面：首先，我們?cè)谶x擇檔案管理的人員時(shí)，要在選拔關(guān)引起足夠的重視。在錄取和任命的時(shí)候，要考慮好他們的素質(zhì)專業(yè)性，選擇出真正優(yōu)秀的檔案管理人員。其次，在錄取結(jié)束后，我們要對(duì)這些新職員進(jìn)行入職培訓(xùn)，讓他們根據(jù)現(xiàn)在社會(huì)上對(duì)于檔案管理的基本要求，進(jìn)行分析探討，提高他們的專業(yè)知識(shí)能力和技術(shù)水平能力。最后，在入職之后進(jìn)行抽調(diào)測(cè)試?？梢栽谒麄児ぷ髦螅匀辉谝粋€(gè)周期內(nèi)進(jìn)行專業(yè)性考試，讓他們的思維活躍起來(lái)，同時(shí)保持隨時(shí)學(xué)習(xí)新鮮事物的心態(tài)，讓他們對(duì)工作充滿熱情和信心。

（四）完善設(shè)施，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)。在硬件方面，要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購(gòu)置密集柜，要有防盜門窗，滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)等必要的安全設(shè)施;在軟件方面，要加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)。首先，要有相應(yīng)的信息化設(shè)備來(lái)對(duì)文件材料進(jìn)行掃描錄入，以備將來(lái)進(jìn)行信息化建設(shè)。其次，要有國(guó)家檔案局或者省檔案局統(tǒng)一開發(fā)的檔案管理軟件，從而使檔案的管理更加統(tǒng)一化、科學(xué)化，檔案的利用也更加高效化。

（五）加大信息化管理檔案的力度。進(jìn)入信息化時(shí)代，電子信息技術(shù)滲入到各行各業(yè)中，跟隨信息化的腳步，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化改革勢(shì)在必行，各單位檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立相應(yīng)的電子信息系統(tǒng)，并將單位的檔案材料全部錄入軟件中;構(gòu)建單位內(nèi)部的共享局域網(wǎng)絡(luò)，使檔案管理更高效，更快捷，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的電子化、信息化，將傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)化為脫離紙張的無(wú)紙辦公化及現(xiàn)代化管理體制。

（六）注重檔案資源的開發(fā)，更好地服務(wù)社會(huì)。檔案管理的目的在于更好地服務(wù)單位，服務(wù)社會(huì)。檔案部門要圍繞機(jī)關(guān)工作，積極挖掘檔案信息，在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)機(jī)關(guān)、指導(dǎo)基層、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)上下功夫，把檔案變成可利用的信息資源，通過(guò)對(duì)檔案資料的充分利用，使檔案的價(jià)值得到充分體現(xiàn)。

（七）不斷提高檔案利用效率。檔案服務(wù)是檔案工作的中心，同時(shí)也關(guān)系著利用者的切身利益，檔案工作通過(guò)服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，才能使檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，才能體現(xiàn)出檔案行政管理部門存在的意義。首先，公民持有效證件可以免費(fèi)查閱檔案。其次，各級(jí)黨委和政府要加強(qiáng)檔案依法行政，向市民公示服務(wù)的內(nèi)容程序，努力提供一站式服務(wù)，做到便民利民，有條件的地方還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享。最后，檔案館可以充分利用自己的館藏資源，將檔案信息資源轉(zhuǎn)變成檔案宣傳展覽，讓我們的檔案走出庫(kù)房，走向?qū)W校、社區(qū)、醫(yī)院、部隊(duì)等，讓廣大民眾了解檔案，了解政府的各項(xiàng)政策，了解我們祖國(guó)所取得的輝煌成就。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)信息化程度的不斷提高，新時(shí)期的檔案管理要進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立正確的檔案管理意識(shí)，不斷吸收先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理理論與新技術(shù)，在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新，更好地為社會(huì)服務(wù)。