基于“釘釘”軟件的高校大學(xué)生管理新途徑探索

孟志剛，吳娟娟

(廈門城市職業(yè)學(xué)院 國際教育學(xué)院，福建 廈門361008)

根據(jù)全國高校思想政治工作會(huì)議精神，高校在開展思政工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持因事而化、因時(shí)而進(jìn)的原則，時(shí)勢而新〔1〕。2017年2月，國務(wù)院出臺(tái)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下高校思想政治工作的意見》，提出樹立“三全育人”的發(fā)展理念，突出育人的全員性、全過程性以及全面性。當(dāng)前，信息化建設(shè)不斷完善，大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷加強(qiáng)應(yīng)用，人類社會(huì)已經(jīng)步入到新媒體時(shí)代，在教育管理領(lǐng)域，信息化建設(shè)也持續(xù)對講，這對高校大學(xué)生管理而言，既有機(jī)遇，又存在挑戰(zhàn)。由于信息技術(shù)水平的不斷提升，大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，使得高校學(xué)生管理有了新的工作途徑。在新的時(shí)代背景下，開展大學(xué)生管理工作時(shí)，如何促進(jìn)新技術(shù)、手段和工作實(shí)際的結(jié)合，加快促進(jìn)工作方法創(chuàng)新，高職院校必須全面了解學(xué)生實(shí)際，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行管理模式探索，提高學(xué)生管理的高效性與規(guī)范性，這一點(diǎn)必須給予足夠的重視。廈門城市職業(yè)學(xué)院國際職業(yè)教育學(xué)院采用“釘釘”軟件探索大學(xué)生管理新途徑。

1 使用“釘釘”軟件的原因分析

1.1 學(xué)生特點(diǎn)分析

對于當(dāng)代大學(xué)生而言，其生活已經(jīng)離不開手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、App了。這部分大學(xué)生群體有著開闊的視野，思維也比較活躍，能夠快速地接受新事物，同時(shí)，他們的網(wǎng)絡(luò)使用時(shí)間較長、使用頻率也很高，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)也成了他們學(xué)習(xí)、交流與娛樂的重要場所。本文以廈門城市職業(yè)學(xué)院國際職業(yè)教育學(xué)院為研究對象，專門選取該學(xué)院2019級商務(wù)英語和商務(wù)日語專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行試行推廣，用戶體驗(yàn)良好，成效顯著。經(jīng)過長達(dá)一學(xué)年的使用，學(xué)生使用頻率高，能夠快速接受，滿意度較高，試行階段取得顯著成果。目前，國際職業(yè)教育學(xué)院正逐步向本學(xué)院其他年級推廣。

1.2 “釘釘”軟件特點(diǎn)分析

釘釘(DingTalk)作為一款能夠免費(fèi)實(shí)現(xiàn)溝通與協(xié)同功能的平臺(tái)軟件，由阿里巴巴傾力打造，包括多個(gè)版本，如PC版、Web版、手機(jī)版，能夠在不同的終端之間共享文件。該軟件是為服務(wù)于中國企業(yè)而誕生的，借助于系統(tǒng)的管理方法與解決方案使得企業(yè)溝通與協(xié)同效率獲得了全面提升。相較于即時(shí)通訊App而言，該軟件也有很多共性，但也存在一些有別于其他App的特性，它主要圍繞工作圈，注重提升團(tuán)隊(duì)各成員之間的協(xié)同溝通能力，而不像其他軟件過于注重聊天或朋友圈。盡管企業(yè)管理是該軟件得到開發(fā)的初衷，但從功能性角度來說，能夠在高校大學(xué)生管理中進(jìn)行有效應(yīng)用。一些功能模式完全能夠勝任高校學(xué)生管理的工作需要，更重要的是，該軟件的使用對信息技術(shù)水平要求不高，這也是保證其在學(xué)生管理中進(jìn)行應(yīng)用的基礎(chǔ)。

1.3 高職院校學(xué)生管理工作現(xiàn)狀分析

在高校大學(xué)生日常管理過程中，主要包括學(xué)習(xí)和生活管理兩項(xiàng)內(nèi)容，涉及到專業(yè)學(xué)習(xí)、生活習(xí)慣、思政教育以及課外活動(dòng)等方面的內(nèi)容。目前高校大學(xué)生管理工作存在信息傳達(dá)滯后，時(shí)效性低，傳息傳輸渠道不通暢導(dǎo)致的問題，學(xué)生各項(xiàng)審批程序停留在紙質(zhì)審批，效率不高，信息不對稱導(dǎo)致數(shù)據(jù)重復(fù)收集等方面也存在問題，同時(shí)新時(shí)代對學(xué)生管理工作精細(xì)化也提出更高要求，因此，新時(shí)期，在學(xué)生管理工作中，必須加強(qiáng)工作方式創(chuàng)新，提升工作效益。之所以要選擇“釘釘”軟件加強(qiáng)學(xué)生日常管理，第一，“釘釘”軟件能夠?yàn)閷W(xué)生管理提供工作平臺(tái)；二是“釘釘”軟件本身的功能模塊能滿足和貼合大學(xué)生日常管理的實(shí)際需求〔2〕。

2 基于“釘釘”軟件的大學(xué)生日常管理模式建構(gòu)和機(jī)制

2.1 建立班級組織架構(gòu)

為保證工作開展順利，必須明確工作對象，確保組織的完整性。目前廈門城市職業(yè)學(xué)院國際職業(yè)教育學(xué)院“釘釘”在日常學(xué)生管理中主要面向2019級學(xué)生，同時(shí)也向2018級和2017級推廣。學(xué)生注冊信息后，就可以按照學(xué)生的專業(yè)、年級以及所在班級開展分類工作，最終在總體架構(gòu)上產(chǎn)生商務(wù)英語和日語專業(yè)組織。在保證組織架構(gòu)清晰的基礎(chǔ)，針對同一年級群再根據(jù)專業(yè)與班級做好管理工作，此外，還可以組建班委小群，也將專業(yè)任課老師、院系領(lǐng)導(dǎo)加入專業(yè)群或相應(yīng)任教班級群。

2.2 明確功能執(zhí)行機(jī)制

“釘釘”軟件功能強(qiáng)大，如簽到功能、DING消息功能提醒、事項(xiàng)審批以及考勤功能，并實(shí)時(shí)掌握反饋信息。這些功能都可以應(yīng)用于高校學(xué)生管理，并以此開發(fā)新的學(xué)生管理模式〔3〕。

(1)考勤和簽到功能。學(xué)生考勤是學(xué)生管理工作的難點(diǎn)，一般高校都是通過教師或?qū)W生干部點(diǎn)名，手工匯總等方式進(jìn)行或高價(jià)購買相關(guān)考勤軟件，這樣花了不少人力和物力，但是效果并不好。廈門城市職業(yè)學(xué)院國際職業(yè)教育學(xué)院通過發(fā)揮“釘釘”簽到功能，將日?？记诠ぷ髀鋵?shí)落細(xì)，日?？记诤灥焦δ軒缀醪皇苋藶橐蛩氐母蓴_，以免出現(xiàn)漏報(bào)或瞞報(bào)的問題，對學(xué)生動(dòng)向予以明確，即便出現(xiàn)問題，也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，為學(xué)生安全提供保障。國際職業(yè)教育學(xué)院學(xué)生考勤簽到功能分為晨點(diǎn)晨練、日常上課、課外活動(dòng)、晚自習(xí)、宿舍晚查房、長假或寒暑假去向確認(rèn)等項(xiàng)目，具體如表1。

表1 國際職業(yè)教育學(xué)院考勤簽到項(xiàng)目一覽表

考勤簽到功能的具體操作是每個(gè)項(xiàng)目由項(xiàng)目發(fā)起人發(fā)起，在規(guī)定時(shí)間和距離內(nèi)進(jìn)行有效簽到，并上傳相應(yīng)佐證材料，這樣大大提高了簽到情況的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，例如宿舍晚查房以前是采用學(xué)生干部或?qū)W生黨員逐間檢查或抽查，這樣浪費(fèi)人力和時(shí)間，采用“釘釘”簽到后，所有宿舍可同時(shí)進(jìn)行晚查房簽到，只需少數(shù)學(xué)生干部進(jìn)行后臺(tái)統(tǒng)計(jì)維護(hù)即可。同時(shí)如果同一個(gè)手機(jī)在一定時(shí)間內(nèi)登錄多個(gè)賬號(hào)，“釘釘”軟件會(huì)自動(dòng)向管理員提醒“多人使用該手機(jī)號(hào)進(jìn)行打卡”，這樣防止人為替簽到的行為發(fā)生，有效落實(shí)學(xué)生的日常管理。此外，根據(jù)設(shè)定時(shí)間，“釘釘”可自動(dòng)生成智能報(bào)表，并及時(shí)推送至相關(guān)人員處，根據(jù)報(bào)表中學(xué)生簽到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確記錄，便于學(xué)生管理工作者及時(shí)掌握考勤情況，并通過這一系列數(shù)據(jù)掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活的動(dòng)態(tài)，以便有針對性進(jìn)行引導(dǎo)和教育。

(2)請假審批功能。一般高校請假均采用紙質(zhì)請假審批，紙質(zhì)請假審批會(huì)出現(xiàn)紙張和人力的浪費(fèi)，同時(shí)還會(huì)伴隨因信息不對稱導(dǎo)致的信息誤傳。對此，在學(xué)生請假上國際職業(yè)教育學(xué)院采用“釘釘”審批，在應(yīng)用過程中“釘釘”請假審批表現(xiàn)出無紙化、無地域限制、時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)“一次也不用跑”的請假審批。國際職業(yè)教育學(xué)院根據(jù)考勤簽到功能對應(yīng)設(shè)置五種類別的請假，分別是晨點(diǎn)晨練、上課、課外活動(dòng)、晚自習(xí)、宿舍晚查房等，每個(gè)類別都包括病假、事假以及公假。由請假人發(fā)起請假審批，填寫相關(guān)請假信息(請假時(shí)間、類型、事由、佐證、抄送對象)后提交至審批人，一旦審批通過，系統(tǒng)會(huì)在第一時(shí)間把審批結(jié)果進(jìn)行抄送，并推送給抄送人。請假審批相關(guān)審批和抄送人如表2所示。

表2 國際職業(yè)教育學(xué)院請假審批信息一覽表

通過“釘釘”請假確保了請假數(shù)據(jù)的完整性，保證了手續(xù)有記錄，多人抄送功能克服了傳統(tǒng)請假條一式多聯(lián)的紙質(zhì)浪費(fèi)和傳輸時(shí)效性，有效減少了信息不對稱現(xiàn)象，管理難度大大降低，采取考勤簽到與請假審批相結(jié)合的方式，能夠讓學(xué)生管理工作者掌握學(xué)生實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，工作效率得到顯著提升。

(3)信息傳輸功能。因高校一般都沒有固定教室，班級概念沒有中小學(xué)那么強(qiáng)烈，在相關(guān)信息通知上經(jīng)常出現(xiàn)不到位的現(xiàn)象，導(dǎo)致高校學(xué)生管理面臨信息傳輸難的問題。原先信息通知一般采用QQ群、微信群通知或班干部通知，但經(jīng)常出現(xiàn)QQ群、微信群被刷屏而導(dǎo)致一些同學(xué)沒有收到相關(guān)信息，班干部人工通知也經(jīng)常出現(xiàn)時(shí)效性和執(zhí)行力問題。如何既快又全地將信息傳輸?shù)较嚓P(guān)學(xué)生，打通信息傳輸和采集的最后一公里？國際職業(yè)教育學(xué)院采用“釘釘”中的班級群聊，“釘釘”群聊除具備微信群中的聊天功能外，還增加了閱讀狀態(tài)顯示，發(fā)布信息者發(fā)布信息后無需大家回復(fù)是否已收到，可通過閱讀狀態(tài)顯示群中哪些人已讀該條信息，哪些人未讀該條信息，對于未讀者可采用“DING一下消息必達(dá)”方式加以提醒。通過這種方式可以準(zhǔn)確將信息傳輸?shù)矫恳晃粚W(xué)生，打通信息傳輸?shù)淖詈笠还铮瑢W(xué)生管理工作落到實(shí)處。

3 “釘釘”軟件在學(xué)生管理事務(wù)中使用的成效體現(xiàn)

3.1 服務(wù)更加便捷化，工作效率得到顯著提升

當(dāng)前，移動(dòng)信息網(wǎng)絡(luò)不斷完善，軟件技術(shù)水平持續(xù)提升，使得管理方式受時(shí)空的限制顯著下降，無紙化辦公逐步實(shí)現(xiàn)，管理成本水平也出現(xiàn)了持續(xù)降低的現(xiàn)象。與此同時(shí)，學(xué)生管理者獲取學(xué)生信息的渠道得到拓寬，管理主動(dòng)性也不斷增強(qiáng)〔4〕。

3.2 為原有教育模式提供補(bǔ)充

在學(xué)生管理工作過程中，輔導(dǎo)員都是依靠各種即時(shí)通訊App進(jìn)行，對于“釘釘”而言，除了具備共性的功能外，其具備的優(yōu)勢與功能能夠?yàn)楦咝W(xué)生管理提供補(bǔ)充〔5〕，同時(shí)“釘釘”也給我們提供了一系列學(xué)生思想動(dòng)態(tài)表現(xiàn)的數(shù)據(jù)，通過對這些數(shù)據(jù)的分析，學(xué)生管理工作者了解到學(xué)生的思想動(dòng)態(tài)的表現(xiàn)，例如通過各種的出勤率數(shù)據(jù)可一定程度體現(xiàn)出學(xué)生近期的積極性和學(xué)習(xí)倦怠情況，輔導(dǎo)員可根據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)合輔導(dǎo)員面對面的談心談話、宿舍走訪等形式有針對性地開展工作，這樣可提高學(xué)生工作的實(shí)效性和針對性。

總之，教育的關(guān)鍵在于立德樹人，作為學(xué)生管理人員，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實(shí)“三全育人”的要求，堅(jiān)持管理和服務(wù)育人的原則，并加強(qiáng)對新技術(shù)的應(yīng)用，以便更好地為學(xué)生提供服務(wù)。學(xué)生管理人員也要明確自身也屬于思想政治工作者，既要加強(qiáng)對學(xué)生的引導(dǎo)與培養(yǎng)，也要利用新技術(shù)手段，提高工作的便利化和人性化程度，保證新技術(shù)優(yōu)勢的有效發(fā)揮，并探索出思政工作的有效途徑。