淺談藝術(shù)檔案的整理與利用

【摘 ?要】檔案是指民間組織或個(gè)人在工作中以文字、繪畫(huà)、攝影、錄音錄像等方式寫(xiě)成的、畫(huà)成的、拍成的、記錄的、保存下來(lái)供日后參考的原始資料。藝術(shù)檔案是指反映各類(lèi)藝術(shù)實(shí)體和藝術(shù)家藝術(shù)實(shí)踐活動(dòng)和成果的歷史文獻(xiàn)。根據(jù)文化部、中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局《藝術(shù)檔案管理暫行辦法》規(guī)定，藝術(shù)檔案分為藝術(shù)生產(chǎn)檔案、藝術(shù)教育檔案、藝術(shù)研究檔案、專(zhuān)業(yè)表演藝術(shù)檔案和個(gè)人藝術(shù)檔案等16類(lèi)。藝術(shù)檔案一般具有形象性、統(tǒng)一性和多樣性的特點(diǎn)。藝術(shù)品檔案管理是指對(duì)經(jīng)過(guò)加工處理并具有保存價(jià)值的各種文件和藝術(shù)品信息進(jìn)行收集、分類(lèi)、評(píng)估、保存、加工和利用等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)。

【關(guān)鍵詞】藝術(shù)檔案;整理與利用

引言

在海量數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)使人們能夠從文字和數(shù)據(jù)中提取有效信息，記錄社會(huì)發(fā)展和人類(lèi)活動(dòng)，為社會(huì)發(fā)展提供有效建議?？梢哉f(shuō)，信息是見(jiàn)證人類(lèi)經(jīng)濟(jì)、文化、政治發(fā)展的手段，也是反映人類(lèi)社會(huì)文明存在的文獻(xiàn)，是歷史長(zhǎng)河中不可缺少的一部分。在所有信息來(lái)源中，文化藝術(shù)檔案記錄了人們的精神文化活動(dòng)和對(duì)美的體驗(yàn)，是群眾文化建設(shè)的重要證據(jù)。文化藝術(shù)檔案由文化機(jī)構(gòu)和藝術(shù)家通過(guò)藝術(shù)創(chuàng)作、演出、培訓(xùn)、研究、文化交流等活動(dòng)建立。收集的內(nèi)容包括在藝術(shù)活動(dòng)框架內(nèi)制作的文字、音頻、圖像、視頻和物品等材料。文化藝術(shù)檔案館應(yīng)積極組織人員收集與歷史文化活動(dòng)有關(guān)的資料，以及正在進(jìn)行的文化活動(dòng)中產(chǎn)生的資料。要樹(shù)立 "質(zhì)量 "意識(shí)，確保文化藝術(shù)檔案的質(zhì)量，明確檔案利用者的需求，加強(qiáng)檔案管理，充分認(rèn)識(shí)到文化藝術(shù)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的公益性。

1.文化藝術(shù)檔案的概述

在物質(zhì)豐富的今天，人們對(duì)精神層面的探尋越來(lái)越感興趣，這種探尋促進(jìn)了文化藝術(shù)的發(fā)展，使藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)表演、教育研究、文化交流等藝術(shù)活動(dòng)更加豐富多彩，這些由文化藝術(shù)單位和藝術(shù)家開(kāi)展的活動(dòng)，會(huì)留下各種記錄，包括一些文字、音頻、圖像、視頻和有價(jià)值的物品，這些物品可以作為歷史記錄而存在，被記錄在文化藝術(shù)檔案中，從而成為記錄群眾文化藝術(shù)發(fā)展的載體。

通過(guò)文化藝術(shù)檔案，我們可以了解不同形式的群眾文化藝術(shù)的起源和發(fā)展過(guò)程，使這種群眾文化和藝術(shù)結(jié)晶得以傳承和保存。因此，做好文化藝術(shù)檔案的收集、開(kāi)發(fā)和利用工作，對(duì)今后的文化藝術(shù)建設(shè)具有重要意義。社會(huì)藝術(shù)活動(dòng)涉及到更多的藝術(shù)單位和藝術(shù)家，所以要想把這些資料和數(shù)據(jù)收集齊全，保證這項(xiàng)工作能夠有效的進(jìn)行，需要制定一些合理的規(guī)章制度，對(duì)這項(xiàng)工作給予充分的重視，在政治上給予支持，在財(cái)力和物力上給予幫助，保證檔案資料的完整。為下一步的檔案開(kāi)發(fā)利用工作奠定基礎(chǔ)。

2.藝術(shù)檔案收集與整理

在收集檔案時(shí)必須保證檔案的完整性。藝術(shù)檔案資料的處置要符合藝術(shù)作品的來(lái)源權(quán)，保持藝術(shù)作品之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。文藝檔案的組織原則是保持藝術(shù)生產(chǎn)資料的完整性和齊全性，以達(dá)到實(shí)際利用和長(zhǎng)期保存的目的。藝術(shù)檔案的具體組織工作分為分類(lèi)、庫(kù)房的組織與布局、編目三個(gè)部分。

2.1分類(lèi)

分類(lèi)應(yīng)盡可能保持不同活動(dòng)載體的材料在來(lái)源、訓(xùn)練時(shí)間、內(nèi)容等方面的關(guān)系。例如，對(duì)于表演藝術(shù)單位，可分為院團(tuán)主體類(lèi)（團(tuán)體）、作品類(lèi)（歌曲、節(jié)慶）和個(gè)人類(lèi);對(duì)于群眾文化單位，可分為博物館主體類(lèi)（季節(jié)）、活動(dòng)類(lèi)和個(gè)人類(lèi)。

演藝單位和群眾文化單位的藝術(shù)檔案第一大類(lèi)，可包含以下材料：與單位業(yè)務(wù)有關(guān)的文件和信件、工作計(jì)劃和總結(jié)、考試和評(píng)比?？己朔矫娴脑u(píng)價(jià)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)材料;工作交流和培訓(xùn)材料;群眾對(duì)本單位的總體評(píng)價(jià)材料;與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)的其他材料。第二大類(lèi)藝術(shù)表演單位和文化群眾單位的藝術(shù)檔案，要包括各單位主要文化藝術(shù)活動(dòng)中培訓(xùn)的全部材料。各藝術(shù)表演單位可以根據(jù)戲曲演出（季節(jié)）建立一類(lèi)作品（歌曲、節(jié)慶），即為每項(xiàng)創(chuàng)作演出活動(dòng)建立一個(gè)流派，凡是與某項(xiàng)演出活動(dòng)有關(guān)的間接材料，都必須列入這個(gè)流派。有些藝術(shù)表現(xiàn)單位（如歌舞、戲曲、雜技等）不能以整個(gè)演出活動(dòng)為基礎(chǔ)建立一個(gè)流派，但可以直接以劇目和節(jié)目中的創(chuàng)作活動(dòng)為基礎(chǔ)建立一個(gè)流派甚至一個(gè)小類(lèi)。在此分類(lèi)中必須確定相應(yīng)的類(lèi)別，才能記錄整個(gè)舞臺(tái)的演出活動(dòng)。

2.2保管單位的組織和排列

除部分檔案文件（如錄音帶和錄像帶）外，所有丟失的檔案文件（如紙張、照片、樂(lè)譜等）均視為檔案文件。在對(duì)藝術(shù)檔案進(jìn)行整理時(shí)，可以充分打破類(lèi)別和子類(lèi)別的區(qū)分，以便合理、恰當(dāng)?shù)乩脵n案。

2.3編目

藝術(shù)品藏品編目的內(nèi)容可分為以下幾個(gè)方面：編制賬號(hào);編制藏品中的藏品（件）序號(hào);編制藏品序號(hào);編制藏品目錄和筆記本;編制藏品信封;編制散頁(yè)目錄簿。

3.藝術(shù)檔案的利用

藝術(shù)檔案的使用要有嚴(yán)格的規(guī)定。首先，用戶需要攜帶身份證或用人單位的推薦信等相關(guān)證件和證明，并填寫(xiě)檔案租賃申請(qǐng)表。一般情況下，只提供重復(fù)件。租用美術(shù)檔案原件或孤本檔案時(shí)，應(yīng)考慮所租檔案的價(jià)值。

檔案（一般檔案、孤本檔案、珍貴檔案）須經(jīng)有關(guān)監(jiān)督部門(mén)批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)后方可出借。二是藝術(shù)檔案和借閱文件必須在一定期限內(nèi)全部歸還，在期限內(nèi)不歸還者將按有關(guān)規(guī)定處理。需要續(xù)貸的，必須辦理續(xù)貸手續(xù)，不得擅自拖延歸還期限。最后，使用者必須保證檔案和借閱資料的保存（實(shí)物），一旦發(fā)生損壞，必須根據(jù)具體情況要求責(zé)任人給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)補(bǔ)償，甚至承擔(dān)法律責(zé)任。此外，藝術(shù)檔案館員工在使用藝術(shù)檔案時(shí)，必須按照使用程序，填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，并由負(fù)責(zé)人簽字后方可使用。使用后必須及時(shí)歸還。博物館職工未經(jīng)本館允許，不得借閱復(fù)制、傳播、出版、撕毀、出售檔案資料，發(fā)現(xiàn)后將給予紀(jì)律處分。如果使用檔案藝術(shù)資料，使用者必須根據(jù)使用情況承擔(dān)相應(yīng)的管理和服務(wù)費(fèi)用。凡是復(fù)印、影印或抄錄檔案藝術(shù)資料的，將收取相應(yīng)的費(fèi)用補(bǔ)充。

4.結(jié)語(yǔ)

檔案是連接歷史與現(xiàn)代的橋梁，藝術(shù)是社會(huì)的信息源，是國(guó)家的寶貴資源。文化藝術(shù)檔案是國(guó)家檔案館的組成部分。綜上所述，藝術(shù)檔案的整理和利用應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)和重要性進(jìn)行規(guī)范和考慮。藝術(shù)檔案的有效整理和利用，不僅可以保存過(guò)去的藝術(shù)瞬間，保證藝術(shù)檔案的完整性，而且可以使藝術(shù)活動(dòng)的歷史在時(shí)間的照耀下熠熠生輝，豐富人們的藝術(shù)文化生活。合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建設(shè)藝術(shù)信息收集、歸檔、整理、分析、研究和處理的綜合平臺(tái)，確保藝術(shù)檔案的完整性。更加切實(shí)有效地對(duì)文化藝術(shù)檔案進(jìn)行研究分析，不斷提出新的信息開(kāi)發(fā)利用方式，使文化藝術(shù)檔案信息更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：楊茜（1983.11-）女，漢族，四川安岳人，助理館員，研究方向?yàn)闄n案管理。