企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

鐘新貴

◆摘? 要：近年來，隨著我國不斷的發(fā)展迅速，對于企業(yè)來說是機遇也是挑戰(zhàn)，而企業(yè)要想穩(wěn)定地發(fā)展，管理工作是基礎(chǔ)前提，由于企業(yè)在發(fā)展過程中涉及到的內(nèi)容十分復(fù)雜，對于檔案管理工作就造成了一定的壓力。在新時期下，我國信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一定的條件，但在目前企業(yè)檔案信息化管理中還存在一定的問題?；诖耍疚募磳ζ髽I(yè)檔案信息化管理中存在的問題進行分析，并提出相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

◆關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;信息化;建設(shè)

信息技術(shù)手段的不斷開發(fā)和應(yīng)用為企業(yè)檔案信息化管理提供了優(yōu)異的條件。在這一大背景下，信息化管理也將成為企業(yè)未來檔案管理的主要趨勢。為了充分發(fā)揮信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢，就需要大家充分了解信息化技術(shù)的優(yōu)勢和特點，更加重視信息化管理的必要性。與此同時，也需要對管理信息化中存在的一些問題及時的更新和處理，以便檔案管理工作的順利進行。

1企業(yè)檔案信息化管理的必要性

1.1信息化技術(shù)的重要性

由于企業(yè)涉及的檔案范圍比較廣泛，這就導致檔案管理的壓力也不斷增加。傳統(tǒng)企業(yè)的信息交流主要是靠人與人之間的接觸進行傳遞，這就需要建立紙質(zhì)的文檔，不僅保存麻煩查閱起來也是相當?shù)馁M時。隨著科技的不斷進步，信息化開始運用到檔案管理的工作中來，從而有效的解決了時效性不足的問題。在信息技術(shù)的前提下企業(yè)在檔案管理時可以更好地實現(xiàn)所有信息的收集、處理和共享，從而為項目的決策提供更準確的依據(jù)，可以隨時對檔案進行檢查，同時信息技術(shù)還能更有效的儲存公司的信息，為后期公司的管理工作奠定的基礎(chǔ)。由此可以看出企業(yè)檔案信息化管理對企業(yè)發(fā)展的重要性。

2目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

2.1信息化技術(shù)不斷的融入企業(yè)中，但是有些企業(yè)還是不重視檔案管理的重要性，原因是企業(yè)領(lǐng)導對信息化認識不足，沒有認識到信息化的重要性，從而忽略了信息技術(shù)的引進，導致信息化在檔案管理中只走了一個流程，并沒有發(fā)揮它真正的作用。

2.2隨著科技水平的不斷提高，對檔案管理人員的要求也就越來越高，這就需要企業(yè)聘用高水平的工作人員，但是，企業(yè)缺少這樣的人才，這就導致信息化不能發(fā)揮它的作用。管理人員不與時俱進，企業(yè)的檔案管理工作也就沒法順利的進行。有些企業(yè)因為自己的特殊性質(zhì)，在管理人員的選拔上也是相當?shù)牟萋?，使他們?nèi)狈σ欢ǖ呢熑涡?，導致信息化遲遲融入不到企業(yè)檔案管理中來。影響企業(yè)的未來發(fā)展。

2.3規(guī)劃不清晰。企業(yè)檔案管理工作需要長期的開展，這就需要企業(yè)更好地規(guī)劃。企業(yè)對任何一個工作不做規(guī)劃，那管理人員就像無頭蒼蠅一樣，工作人員也沒有責任意識，導致工作效率低下。長久下去公司將面臨種種問題，沒法解決檔案管理中存在的問題，阻礙檔案工作的順利進行。

3促進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

3.1企業(yè)發(fā)展的新階段更需要提高企業(yè)檔案管理信息化的重視度，首先要做的是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，正視信息化在檔案管理中的重要性。企業(yè)的領(lǐng)導和管理層要對信息化有一個充分的認知，做到人力，財力，物力上的大力支持，從而為信息化在檔案管理中的運用提供堅實的基礎(chǔ)。同時需要引進云端和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)。

3.2提升管理人員的綜合素質(zhì)。高素質(zhì)的管理人員在企業(yè)檔案管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，因此，就要求管理人員必須提高自身的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)。首先，管理人員必須掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和信息云端存儲技術(shù)的成熟運用，同時企業(yè)也要不定時的對管理人員組織培訓，從而熟練的掌握專業(yè)知識和技能，也可以實行獎勵制，從而提高他們對工作的積極和認真的態(tài)度，不斷提高整個管理團隊的綜合素質(zhì)和能力。其次，企業(yè)也可以高薪聘請一些工作能力強的檔案管理人員，讓他們來培訓公司檔案管理工作方面的人員，實際操作，傳授經(jīng)驗，不斷提高他們的能力，使企業(yè)在短時間內(nèi)得到更好的發(fā)展。最后，轉(zhuǎn)變管理人員的陳舊觀念，讓他們正確認識檔案管理工作信息化的重要性，提高職員的職業(yè)道德和工作的責任心，在此期間，也需要管理人員對信息化的重要性和必要性進行大力的宣傳，促使企業(yè)穩(wěn)步的發(fā)展。

3.3檔案管理信息化工作的順利進行需要企業(yè)做好科學合理的規(guī)劃，這樣才能保證管理工作的有序進行。首先，需要對管理工作的具體操作和流程予以明確的規(guī)定，落實到具體的操作上，并且能夠在管理人員的培訓中得到體現(xiàn)，讓管理人員在這期間提升自己的工作水平，同時也要對工作流程進行約束，使職員在規(guī)范的工作流程中進行操作。其次，為了防止出現(xiàn)不規(guī)范的流程，就需要對整個操作過程進行監(jiān)督和控制，防止因為操作的不規(guī)范出現(xiàn)信息錄入錯誤和查詢不便的問題，保證整個操作過程的順利進行。最后，檔案管理程序和系統(tǒng)也需要我們進行養(yǎng)護，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息庫的維護和管理，只有保證信息化建設(shè)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備狀態(tài)始終良好，才能保持檔案信息化建設(shè)的持續(xù)有效和檔案管理工作的順利進行。

4結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)的突飛猛進，在這一大背景下，就需要檔案管理人員認識到傳統(tǒng)管理的局限性，意識到信息化技術(shù)帶來的安全性和效率性，通過信息化技術(shù)來提高檔案管理的效率，保障檔案的完整性，為企業(yè)提供完整的檔案資料，促進企業(yè)全面發(fā)展。

參考文獻

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