檔案管理工作的重要性分析

周雪春

◆摘? 要：檔案管理是所有企業(yè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，它是企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)工作的保障，但卻很容易被忽視。如今，檔案管理的重要性隨著企業(yè)的不斷發(fā)展而提升，我們必須重新審視檔案管理工作的地位，找準(zhǔn)工作的要點(diǎn)，做好該項(xiàng)工作。本文分析了檔案管理工作的重要性，提出了一些做好檔案管理工作的要點(diǎn)。

◆關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;要點(diǎn)

當(dāng)今，企事業(yè)單位之間產(chǎn)生了競(jìng)爭(zhēng)和進(jìn)一步發(fā)展的需求，而獲得發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，主要在于能否做好關(guān)鍵的基礎(chǔ)性工作。檔案管理在所有基礎(chǔ)性工作中無(wú)疑占據(jù)十分重要的地位，但是它的重要性卻往往不被肯定。分析檔案管理工作的作用，我認(rèn)為它的重要性體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1檔案管理工作的重要性

檔案管理工作包括對(duì)檔案資料的整理、歸類、保存、調(diào)取和查閱。首先，它是保證企業(yè)檔案資料完整性和真實(shí)性的重要工作。在當(dāng)今的信息時(shí)代下，任何資料都是一種無(wú)形的財(cái)富，企業(yè)中的人事檔案和工作檔案都記錄了重要的內(nèi)容，部分甚至為帶有機(jī)密性的文件，檔案管理的整理和保存工作能夠?qū)⑺形募Y料妥善保管，避免重要信息泄露或者遭到篡改，這從某種角度來(lái)說(shuō)也是維護(hù)了企業(yè)的利益。因此，檔案管理盡管不屬于業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的工作，一直被納為后勤工作，但是它對(duì)企業(yè)利益的維護(hù)作用也是不容小覷的。

保存檔案的目的是為了在需要時(shí)調(diào)取、查閱、使用，而這同樣屬于檔案管理工作的范疇內(nèi)。通過(guò)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類和整理，方便后期查找。如今，檔案管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化，能夠快速查詢所需的內(nèi)容，大大提高了資料的利用率，也為其它工作的開(kāi)展提供了重要的支撐。

另外，檔案管理者還能夠設(shè)置檔案查閱的權(quán)限，避免隨意越權(quán)查閱檔案資料，防范資料丟失，保護(hù)了企業(yè)資源的完整性。

由此可見(jiàn)，檔案管理工作的重要性是不容置否的，必須加強(qiáng)檔案管理制度及人才隊(duì)伍建設(shè)，做好這項(xiàng)工作。

2做好檔案管理工作的幾個(gè)要點(diǎn)

2.1提升相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員認(rèn)知

檔案記錄了本單位的各種活動(dòng)，本單位相關(guān)的大量經(jīng)濟(jì)，政治和文化訊息，在對(duì)本單位回憶歷史和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)方面發(fā)揮著必不可少的作用。同時(shí)，檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，干好本單位的檔案管理工作也是非常重要，倘若檔案管理人員沒(méi)能實(shí)時(shí)獲得檔案，將造成某些檔案遺失，造成檔案殘缺和缺失，最后會(huì)對(duì)以后的使用出現(xiàn)困難。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員務(wù)必保持警惕，增強(qiáng)對(duì)檔案管理主要性的理解，并有層有次地對(duì)本單位的檔案數(shù)值實(shí)行管理。

2.2加強(qiáng)常規(guī)業(yè)務(wù)建設(shè)

管理者需一直注意其行為指引和監(jiān)督的任務(wù)，而不是插手具體工作。通常，應(yīng)當(dāng)勤奮學(xué)習(xí)怎樣增強(qiáng)本人的指引藝術(shù)，比如，不妨在網(wǎng)上搜羅相關(guān)檔案管理的一些信息，或者參與網(wǎng)上的一些專業(yè)論壇或帖子欄，然后和大家一塊探討管理方法和管理藝術(shù)來(lái)提升自己管理技能，每年的年終立卷歸檔工作是檔案工作中的平常和根本業(yè)務(wù)工作，做好每年年度立卷工作對(duì)穩(wěn)定檔案工作成果發(fā)揮著關(guān)鍵效用，還是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的前提與基本保障，為了提升管理效能，檔案管理指導(dǎo)員可以為新人員組織短期培訓(xùn)，來(lái)提高他們的專業(yè)能力，降低由于業(yè)務(wù)技術(shù)不熟釀成的錯(cuò)誤。

2.3對(duì)檔案工作業(yè)務(wù)要熟練

管理人員在提升自身業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，他們還必須了解本館的檔案，不僅要提升自己，還不能忽視基本工作的實(shí)施，針對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，有必要根據(jù)國(guó)家和省級(jí)檔案機(jī)關(guān)公布的各種業(yè)務(wù)規(guī)范性文件和方法實(shí)時(shí)提出解決方案，制止平常工作的混亂，影響檔案管理的正常運(yùn)行。對(duì)待不一樣的解析造成的問(wèn)題，比如：有些檔案工作者在理解文書(shū)中“一事一卷”方法中的“一事”時(shí)可能不正確，甚至出現(xiàn)“一文一卷”，對(duì)于這樣的情況，管理人員務(wù)必趕快利用立卷檢查和檔案質(zhì)量檢查等各方面機(jī)會(huì)，做出詳細(xì)合理的解說(shuō)，更正員工的錯(cuò)誤做法。

2.4優(yōu)化檔案管理的基本操作流程

檔案管理流程通常應(yīng)當(dāng)包含搜集各類檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調(diào)取資料等。在目前看來(lái)，為了顯著簡(jiǎn)化現(xiàn)有的檔案管理流程，則需更多引進(jìn)全新的信息化手段。這是由于，建立于信息化手段之上的檔案管理流程具有更加顯著的實(shí)效性與便捷性，并且還能避免某些瑣碎與繁雜的檔案操作流程，進(jìn)而提升了管理工作效率。

2.5建立完整網(wǎng)絡(luò)檔案管理

檔案工作有很多特征，如點(diǎn)多，面積大，線條長(zhǎng)，現(xiàn)在許多檔案室出現(xiàn)人力欠缺和資金缺少問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)檔案管理的成立能在很大程度上緩解這一矛盾。所謂的檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)是創(chuàng)立由檔案管理部門為龍頭的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，有利于檔案工作的順利進(jìn)展，還可以共享兄弟檔案的信息，為后期借鑒經(jīng)驗(yàn)，減少?gòu)澛罚岣吖ぷ餍侍峁┝烁啾憷?，在?chuàng)建電子檔案管理時(shí)，需要選取擁有優(yōu)良網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員，還要成立專門的指導(dǎo)和管理部門，保證可以確切地實(shí)行這項(xiàng)高技術(shù)和繁瑣的工作。

2.6保障檔案信息安全性

檔案資料作為企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，必須保證完整性和真實(shí)性。而在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)的過(guò)程中，很容易遭到惡意竊取，或者由于操作失誤，設(shè)備損壞等因素導(dǎo)致資料丟失，這一點(diǎn)是需要尤其注意的。面對(duì)信息化的當(dāng)前時(shí)期背景，關(guān)于檔案管理有必要更多注重于確保信息安全。檔案信息本身涵蓋了較多層面與領(lǐng)域，因此作為有關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)能夠借助相應(yīng)手段來(lái)全面防控檔案信息遺失。具體針對(duì)查閱檔案資料來(lái)講，應(yīng)當(dāng)設(shè)置必要的檔案加密措施。相關(guān)人員在不具備特定權(quán)限的前提下，則不能夠隨便予以查閱。經(jīng)過(guò)全方位的檔案加密處理，應(yīng)當(dāng)能在根源上消除檔案丟失的隱患。

3結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過(guò)綜合分析，可以得知檔案管理工作本身體現(xiàn)為繁雜與瑣碎的基本特征。但是不應(yīng)被忽視，檔案管理工作對(duì)于全過(guò)程的單位運(yùn)行具有不可忽視的重要價(jià)值。截至目前，很多企事業(yè)單位都已逐漸意識(shí)到有序推行檔案管理對(duì)于提升單位工作效益的必要性，并且也在探求適合于管理本單位各類檔案的舉措。未來(lái)在實(shí)踐中，關(guān)于檔案管理仍然應(yīng)當(dāng)歸納其中的珍貴工作經(jīng)驗(yàn)，據(jù)此服務(wù)于檔案管理綜合效果的優(yōu)化。

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