淺談數(shù)字檔案館對企事業(yè)單位檔案管理的影響

王清濤 何磊

【摘 要】當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)科學(xué)不斷進(jìn)步與發(fā)展，特別多檔案管理工作也開始朝著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展。比如現(xiàn)代的數(shù)字化檔案管理建設(shè)工作就是一項(xiàng)檔案管理以及互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合的發(fā)展成果。針對數(shù)字檔案館的建設(shè)來說，對于企業(yè)事業(yè)單位檔案管理究竟有哪些方面的影響，存在什么樣的管理問題，帶來了哪些方面的促進(jìn)作用？本文主要就數(shù)字檔案館的建設(shè)存在的問題以及對于檔案管理的影響進(jìn)行討論與分析。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館;檔案管理;影響

引言：

數(shù)字檔案館的建設(shè)主要是在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展背景之下產(chǎn)生的一種新鮮產(chǎn)物，建立在傳統(tǒng)檔案館基礎(chǔ)之上，存在著傳承與區(qū)別，這是傳統(tǒng)檔案館建設(shè)的一大發(fā)展成果。在信息化的快速發(fā)展背景之下，數(shù)字檔案館建設(shè)工作如火如荼，這也是新時(shí)期檔案管理的一大特點(diǎn)。數(shù)字檔案館建設(shè)對于傳統(tǒng)企事業(yè)單位的檔案資料管理帶來一定的影響，同時(shí)也面臨著巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

一、數(shù)字檔案館的建設(shè)發(fā)展過程

傳統(tǒng)的檔案管理采用的是紙質(zhì)的文件進(jìn)行檔案儲存和管理工作，在信息化發(fā)展的今天，更多檔案館的建設(shè)工作朝著數(shù)字化模式去發(fā)展已經(jīng)成為了一大必然趨勢，同時(shí)也是新時(shí)期檔案管理的發(fā)展一個(gè)方向。數(shù)字檔案館建設(shè)相對來說是將信息的儲存模式以及查詢模式朝著信息互聯(lián)網(wǎng)方式去發(fā)展。同時(shí)也繼承了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，具備檢索和查詢功能，除此之外，利用信息多媒體技術(shù)進(jìn)行發(fā)展，形成超大型的儲存空間，做好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐下的數(shù)據(jù)查詢以及檔案資料的開發(fā)利用。

總體來說，數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)虛擬建設(shè)的過程，相對來說結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢之處，使得檔案資料管理更安全，更便捷。整個(gè)數(shù)字檔案館的建設(shè)發(fā)展過程比較復(fù)雜，也面臨一定的難題與挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案館建設(shè)與傳統(tǒng)檔案館存在一個(gè)區(qū)別是需要培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)更高的技術(shù)人才，在進(jìn)行信息處理儲存的時(shí)候，需要做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，同時(shí)對于資料的二次開發(fā)利用，需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)。在使用檔案的時(shí)候也需要保障檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，后期做好技術(shù)系統(tǒng)的維護(hù)和升級，跟上時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，確保檔案管理工作的安全，有效性，促進(jìn)檔案管理行業(yè)的快速發(fā)展。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)對企事業(yè)單位檔案管理影響

隨著現(xiàn)代數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目越來越多，數(shù)字檔案館已經(jīng)成為檔案管理的一大發(fā)展趨勢。當(dāng)然，數(shù)字檔案館的建設(shè)工作確實(shí)也會給企事業(yè)單位檔案管理帶來一定的影響。本文主要針對影響這個(gè)角度進(jìn)行分析。

（一）促進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理體制改變

數(shù)字檔案館的建設(shè)工作對于檔案管理來說，一大影響是企事業(yè)單位管理體制發(fā)生了改變。傳統(tǒng)的檔案管理制度重點(diǎn)在保護(hù)檔案不受到損害，數(shù)字化的檔案建設(shè)工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)之上進(jìn)行升級，不僅是停留在檔案的安全性管理上，更多的是在檔案的使用，檔案的服務(wù)，檔案的開發(fā)利用上。要求企事業(yè)單位需要建設(shè)更多數(shù)字化綜合性人才。

在這樣的背景之下，這樣的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)管理模式，相對來說提升了檔案管理的價(jià)值，也提高了檔案管理的安全性能，能有效保障檔案得到開發(fā)利用的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的多元化發(fā)展。除此之外，數(shù)字檔案館建設(shè)本身采用了先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，也產(chǎn)生了自己的效果，使得檔案資料的多樣性得到體現(xiàn)，改變了企事業(yè)單位現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)管理體系。讓檔案管理工作真正的服務(wù)于人民，能夠加強(qiáng)各部門之間的交流，促進(jìn)整體的工作效率提升。

（二）對企事業(yè)單位檔案管理有了更高要求

數(shù)字檔案館的建設(shè)打破了傳統(tǒng)的管理模式，解決更多傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，解決檔案管理的局限性，在獲取檔案資料，維護(hù)和管理上也有了更高的要求與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化的檔案管理模式相對來說減少人力物力的投入。所有的資料都是直接儲存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，節(jié)省了大量的儲存空間，而且可以針對不同當(dāng)按不同類型進(jìn)行有效分類，在后期檔案信息檢索的時(shí)候比較方便，后期維護(hù)統(tǒng)計(jì)也比較容易。

當(dāng)然，對于企事業(yè)單位檔案管理工作來說，在進(jìn)行數(shù)字檔案管理的時(shí)候，必須要將安全性放在第一位，培養(yǎng)更多安全人才，投入更多管理資金，因?yàn)楝F(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)使用安全仍然存在問題。提高專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，在工作的時(shí)候，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)問題，做好安全隱患的管理工作，真正的提高自己的專業(yè)技能，才能夠在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。這是目前整體對于檔案管理帶來的一大影響，對檔案管理人員提出了更高的工作要求，工作標(biāo)準(zhǔn)。

（三）完善了企事業(yè)單位管理體系建設(shè)工作

數(shù)字檔案館的建設(shè)相比于傳統(tǒng)檔案管理工作來說，完善了檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)了多角度監(jiān)控，這樣的方式對于檔案管理工作來說也起到了促進(jìn)作用，能夠真正體現(xiàn)檔案管理工作的使用價(jià)值。打破傳統(tǒng)模式的限制，為使用者提供更好的個(gè)性化服務(wù)，能夠清楚分析出使用者對于檔案信息的需求，方便各個(gè)部門進(jìn)行信息交流，體現(xiàn)檔案管理的職能改革。

數(shù)字檔案管理不管是針對事業(yè)單位還是企業(yè)單位來說，都能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)部門相互配合，共同合作管理先進(jìn)化管理模式。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)支持，圍繞檔案管理過程中的相關(guān)問題，作出檔案管理重要改革。目前的發(fā)展階段來看，檔案管理體制受到數(shù)字化檔案館建設(shè)的相關(guān)影響，并且在這樣的背景之下，檔案管理工作不斷完善與發(fā)展，建設(shè)出屬于檔案管理的獨(dú)特管理體系。

三、提高企事業(yè)單位檔案管理的有效策略分析

（一）加強(qiáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)工作

數(shù)字檔案館的建設(shè)工作對于整個(gè)檔案管理來說都有著積極的促進(jìn)作用，為了提高檔案管理的有效性，就應(yīng)該加強(qiáng)素質(zhì)館的建設(shè)工作，清楚數(shù)字館建設(shè)對于檔案管理帶來的優(yōu)勢。相關(guān)的建設(shè)人員也需要給予重視，提高專業(yè)人員的思想意識，在技術(shù)水平提升的同時(shí)，重點(diǎn)提高整體的檔案管理，辦事效率。

數(shù)字管檔案的建設(shè)在一定的職能體現(xiàn)上也能夠?qū)n案資料更容易開發(fā)利用，發(fā)揮其管理的重要意義，加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)工作，完善檔案管理體系。給予適當(dāng)?shù)馁Y金支持，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理行業(yè)的快速發(fā)展，做到檔案資料信息共享，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式、管理現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)檔案資料社會功能。

（二）針對數(shù)字檔案館建設(shè)存在問題加強(qiáng)管理

在數(shù)字檔案館建設(shè)的同時(shí)，數(shù)字檔案館也會存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)問題，比如網(wǎng)絡(luò)使用的安全問題。針對這一系列的問題，就應(yīng)該加強(qiáng)日常的管理工作，轉(zhuǎn)變思想，提高專業(yè)人員對于數(shù)字檔案管理工作的意識，落實(shí)責(zé)任制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)使用的安全管理，在信息技術(shù)發(fā)展的同時(shí)也不可忽略。

檔案管理也會存在一些黑客攻擊，因?yàn)闄n案管理存放的是個(gè)人重要信息，如果被非法分子盜取容易帶來經(jīng)濟(jì)損失。因此在做好數(shù)字檔案管理工作，提高效率的時(shí)候，也需要把安全性放在首位。加大資金投入，培養(yǎng)專業(yè)人才，提高檔案管理的現(xiàn)代化手段，研究新的管理系統(tǒng)管理技術(shù)，克服技術(shù)難題。完善數(shù)字化檔案建設(shè)工作專業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制。這樣才能夠使得數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)一步推動(dòng)，并且為數(shù)字化檔案管理建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。

四、結(jié)束語

總的來說，隨著當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案館的建設(shè)工作逐漸火熱。在數(shù)字檔案館建設(shè)的同時(shí)也需要清楚數(shù)字檔案館對于企事業(yè)單位檔案管理中的影響，根據(jù)影響找準(zhǔn)未來發(fā)展方向，找準(zhǔn)解決策略，以此提高檔案管理的有效性。

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