大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的影響和發(fā)展方向

唐靈輝

【摘 要】檔案管理對國家的發(fā)展，社會群眾的生活提升都有著重大的影響力。社會工作者通過對檔案的學(xué)習(xí)，不斷鞏固專業(yè)水平并創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)國家經(jīng)濟水平和群眾生活水平的提升。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理隨之進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，享受技術(shù)帶來的管理便捷的同時也暴露了存在的問題。本文通過介紹大數(shù)據(jù)、提出存在的問題來討論大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理未來發(fā)展的方向。

1.檔案管理的目的

檔案的形式多樣，以文字、圖像、音頻、影視和表格數(shù)據(jù)等記錄下來，提供給政府部門、事業(yè)單位和公務(wù)人員查閱學(xué)習(xí)，為城市建設(shè)、城市發(fā)展和社會群眾服務(wù)。隨著國家發(fā)展進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時代，用戶逐漸由線下轉(zhuǎn)移到線上，檔案管理部門也逐漸對社會開放，供各個行業(yè)的從業(yè)者借閱。他們通過對以往項目方法進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷推陳出新，創(chuàng)新發(fā)展為社會進(jìn)步做貢獻(xiàn)。

2.大數(shù)據(jù)和大數(shù)據(jù)的思維變革

大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)涵量大、種類多種多樣、反映速度快、可利用價值低等四個特點。大數(shù)據(jù)的重要性因智能技術(shù)的發(fā)展而逐漸提升，也打破了人類的傳統(tǒng)思維，迫使人類形成新的思維方式：一是大樣本思維，人類的實驗和論證不再受小樣本數(shù)據(jù)的限制，通過對大體量大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析可以減少小樣本數(shù)據(jù)帶來的不確定性;二是多樣性，即不再追求精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，而是接受數(shù)據(jù)的的多樣性;三是關(guān)聯(lián)思維，科學(xué)工作者更加注重數(shù)據(jù)之間相互影響關(guān)系而不是著重發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的因果關(guān)系;四是智能思維，“智能”“智慧”是大數(shù)據(jù)的基本特征，人類需要不斷提升信息處理能力和智能化水平。而檔案數(shù)據(jù)資源是天然的大數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)類型多種多樣，從文字、圖像到音頻、數(shù)字等，覆蓋各行各業(yè)。隨著我國進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時代。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足指數(shù)式爆炸增長的檔案數(shù)據(jù)資源，暴露出檔案管理的諸多問題。

3.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理面對的挑戰(zhàn)

3.1 存儲挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)背景下，館藏檔案數(shù)據(jù)來源更廣、內(nèi)容更豐富且收集方式多樣，檔案不再缺，而是泛。傳統(tǒng)的檔案管理模式是通過紙質(zhì)，利用文字記錄下來，也有一部分檔案轉(zhuǎn)化成電子版供給有需求的人在檔案管理室通過電腦查閱。但在數(shù)據(jù)資源呈現(xiàn)爆發(fā)式增長的大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理暴露出成本高、難查閱、難管理的缺點。同時檔案管理室信息化建設(shè)落后，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)庫儲存空間不足、訪問速度慢，查閱者無法閱覽最新的檔案數(shù)據(jù)資源。

3.2 安全挑戰(zhàn)

大涵量數(shù)據(jù)為運行維護(hù)帶來了巨大的挑戰(zhàn)。首先，檔案數(shù)據(jù)形式多樣，音頻檔案要遠(yuǎn)離磁場，光盤要防磨損，硬盤要防整，電腦要保持電源穩(wěn)定，長期保存風(fēng)險大、成本高。其次，檔案管理室缺乏高新技術(shù)人才，無法通過部室員工來開發(fā)設(shè)計檔案管理云軟件，只能通過購買第三方開發(fā)的軟件。這種合作模式下的網(wǎng)絡(luò)安全和安全管理由第三方的技術(shù)能力決定。數(shù)據(jù)資源從來源、傳播、存儲、歸檔到維護(hù)的各個環(huán)節(jié)都有可能存在漏洞被黑客攻擊的可能。再者，數(shù)據(jù)庫越龐大、軟件越復(fù)雜，數(shù)據(jù)丟失、隱私泄露和網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)的概率就越高。

3.3 價值挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)庫中單獨的數(shù)據(jù)是沒有價值的，基于大數(shù)據(jù)提供對檔案工作者提供的服務(wù)才有利用價值。但數(shù)據(jù)中的冗余和錯誤可能會嚴(yán)重誤導(dǎo)決策，當(dāng)檔案管理服務(wù)無法對大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地分類、處理和分析時，資源需求者獲得所需數(shù)據(jù)的難度加大。再者，大多數(shù)檔案需求者不再只局限于獲取數(shù)據(jù)，而是希望得到數(shù)據(jù)背后可利用的信息。但檔案需求者往往受到地域和權(quán)限限制，無法獲得有效數(shù)據(jù)，更無法從海量數(shù)據(jù)中挖掘有用信息。

4.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的建設(shè)方向

4.1 加大檔案管理信息化建設(shè)

加大檔案管理信息化建設(shè)主要著重于兩個方面。第一個是硬提升，由于檔案管理部門不受政府重視，缺少財政資金，導(dǎo)致檔案管理室信息化硬件落后，檔案數(shù)據(jù)無法及時儲存。但檔案服務(wù)對社會發(fā)展的重要性不容忽視。國家應(yīng)資助檔案管理部門投入檔案數(shù)據(jù)機房，增加對海量數(shù)據(jù)的存儲空間，做到新增數(shù)據(jù)實時上傳、及時備份和用戶隨時訪問。第二個是軟提升，保障檔案管理部門的福利待遇，培養(yǎng)高素質(zhì)、高技術(shù)人才。按時對原有的檔案管理工作人員進(jìn)行知識和軟件操作培訓(xùn)，同時加強對檔案管理工作人員應(yīng)急能力的提升，在出現(xiàn)重要數(shù)據(jù)丟失的情況下能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。

4.2構(gòu)建檔案管理安全體系

為保障數(shù)據(jù)安全、隱私安全，檔案管理部門要建立起物理防護(hù)、人防戰(zhàn)略、技術(shù)防護(hù)三位一體的檔案管理安全體系。物理防護(hù)主要是通過來推進(jìn)檔案管理室的安全建設(shè)、提升管內(nèi)保管的物理環(huán)境來增強檔案管理室的保護(hù)級別。避免將檔案管理室建設(shè)在易發(fā)地震和洪澇的危險地帶，保證管理室的建設(shè)質(zhì)量，完善設(shè)備規(guī)范。其次館內(nèi)要按照嚴(yán)格安全標(biāo)準(zhǔn)來建設(shè)，如：安裝電子監(jiān)控、自動報警、自動滅火、溫濕度自控系統(tǒng)，保證檔案存放管理的安全。人防戰(zhàn)略對檔案管理工作者的工作能力和知識素養(yǎng)提出了更高的要求，除了要求檔案管理工作者有著豐富的檔案管理實踐能力，還要求工作者能夠掌握一定的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠在檔案管理軟件出現(xiàn)漏洞和危機時第一時間修復(fù)，保證檔案管理的運行安全和數(shù)據(jù)安全。技術(shù)防御手段要求檔案管理室盡可能的自行做好檔案管理數(shù)字化建設(shè)，如果技術(shù)條件不足，可以選擇第三方開發(fā)建設(shè)，但是需要嚴(yán)格把控第三方公司的資質(zhì)能力和技術(shù)水平達(dá)到安全標(biāo)準(zhǔn)，防止檔案數(shù)據(jù)的丟失和個人信息的泄露。其次，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的儲存能力對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，提高檔案管理的利用效率。

4.3 提升檔案管理的利用價值

對于網(wǎng)上多樣的信息和數(shù)據(jù)，檔案管理室所呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)對公眾更具有公信力、可信力。因此，在公共服務(wù)理論的引導(dǎo)下并利用信息技術(shù)，檔案管理室應(yīng)提高檔案的收集編研能力，為大眾提供更便捷有價值的信息。第一，檔案管理室在符合信息安全規(guī)范的情況下，為異地的檔案需求者提供數(shù)據(jù)訪問權(quán)限并提供豐富的數(shù)據(jù)資源，通過大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)對比和高價值數(shù)據(jù)深度挖掘，方便檔案需求者進(jìn)行科研的同時也實現(xiàn)了檔案管理的增值服務(wù)。第二，檔案管理部門可以吸收社會力量轉(zhuǎn)變單一職能，從單一的檔案服務(wù)提供者到與檔案學(xué)會、檔案學(xué)術(shù)交流機構(gòu)等協(xié)同合作，推動與檔案有關(guān)的教育服務(wù)業(yè)、信息開發(fā)業(yè)及檔案用品制造業(yè)等的發(fā)展。通過參與檔案事務(wù)活動，開展社會宣傳服務(wù)，檔案管理部門既能提高社會知名度也能樹立行政的權(quán)威性。第三，檔案管理室應(yīng)積極與技術(shù)開發(fā)商，數(shù)據(jù)服務(wù)商開展數(shù)字化合作，通過優(yōu)秀的科技人才、科學(xué)技術(shù)和數(shù)字化軟件幫助檔案管理室從海量資源中篩選出高價值的信息，高效便捷的對電子檔案進(jìn)行整合、分類管理。

5.總結(jié)

大數(shù)據(jù)進(jìn)程下，人類的思維漸漸受到改變，從傳統(tǒng)的思維方式轉(zhuǎn)變到大樣本思維、多樣性思維、關(guān)聯(lián)思維和智能思維。檔案管理在時代發(fā)展下同樣受到大數(shù)據(jù)的影響，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理到紙質(zhì)和電子多維管理形式，而檔案數(shù)據(jù)本身就是天然大數(shù)據(jù)庫。在檔案管理享受著海量豐富數(shù)據(jù)的同時，也存在許多亟待解決的矛盾。檔案管理信息化建設(shè)落后、安全防御體系低、數(shù)據(jù)利用價值有限等都削減了檔案管理服務(wù)對社會發(fā)展的有利影響。因此，政府應(yīng)加大對檔案管理室技術(shù)資產(chǎn)的投入，同時提高檔案工作者的專業(yè)水平。在安全管理方面采取物理防護(hù)、人防戰(zhàn)略、技術(shù)防護(hù)三位一體的檔案管理安全體系，保證每一個檔案數(shù)據(jù)能夠長期保存。通過合作和宣傳，檔案管理室可以提高自身的影響力和擴大服務(wù)的范圍，使每一個社會大眾都能享受檔案管理帶來的便捷服務(wù)。