對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討

劉曉欣

摘 要：如今，隨著社會(huì)進(jìn)城不斷加快，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理形成系統(tǒng)化管理模式能夠起到鋪墊和基礎(chǔ)性作用。結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的制度和模式，以科技化信息收集和整理手段進(jìn)行新檔案管理工作，不僅能夠加快管理效率，而且能夠提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;意義;問(wèn)題;創(chuàng)新

1.前言

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平不斷提高，新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展也面臨新的市場(chǎng)挑戰(zhàn)形勢(shì)。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，有助于全面推動(dòng)檔案信息資源的有效轉(zhuǎn)化，進(jìn)而不斷夯實(shí)事業(yè)單位改革發(fā)展基礎(chǔ)，提高科學(xué)化管理水平。

2.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)檔案管理工作是重要的基礎(chǔ)工作，新時(shí)期隨著事業(yè)單位改革進(jìn)程的有序推進(jìn)，事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理形勢(shì)也更為復(fù)雜。各類檔案信息等不斷變化，規(guī)模也在不斷提高，所以加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，是新形勢(shì)下適應(yīng)事業(yè)單位改革發(fā)展的必然選擇。加強(qiáng)檔案管理，一方面，可以有效推動(dòng)事業(yè)單位各個(gè)領(lǐng)域的工作有序開(kāi)展，進(jìn)而為工作的開(kāi)展提供重要的原始資料支撐，夯實(shí)發(fā)展基礎(chǔ)，提高科學(xué)決策水平。另一方面，可以更好地推動(dòng)部門之間有效協(xié)同，針對(duì)各個(gè)方面的情況進(jìn)行不斷溝通，強(qiáng)化資源共享，從而最大限度提高工作效率，減少?zèng)_突和矛盾。此外事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新也有助于提高管理者的科學(xué)化管理水平。通過(guò)對(duì)各類檔案信息等進(jìn)行了解，進(jìn)而對(duì)下屬等方面的情況進(jìn)行全面掌握，更好地為人才招聘、人員使用與管理等提供有力的說(shuō)明，也可以根據(jù)檔案信息的變化情況等開(kāi)展人才選拔，加強(qiáng)績(jī)效管理與薪酬管理，營(yíng)造公平有序的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，提高事業(yè)單位人力資源綜合管理效能。

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，并不是漫無(wú)目的地隨意進(jìn)行模仿，而是應(yīng)當(dāng)把握基本的創(chuàng)新原則。一是要堅(jiān)持動(dòng)態(tài)結(jié)合的原則，也就是說(shuō)事業(yè)單位檔案管理信息并不是一成不變的，是隨著時(shí)間的推移和形勢(shì)的變化不斷進(jìn)行變化的，所以需要檔案管理工作也要及時(shí)進(jìn)行信息的更新，并且對(duì)相關(guān)的檔案管理制度予以完善，從而切實(shí)提高檔案管理的規(guī)范性。二是要堅(jiān)持權(quán)責(zé)利明確的原則。要對(duì)涉及檔案管理的各方明確具體的責(zé)任與權(quán)力，從而確保他們?cè)谧陨淼膷徫簧下男泻米陨淼穆毮埽玫靥岣吆戏?quán)利應(yīng)用水平。三是要堅(jiān)持規(guī)范性與靈活性的原則。規(guī)范性體現(xiàn)在必須要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)的政策要求以及行業(yè)規(guī)范、事業(yè)單位自身工作實(shí)際等加強(qiáng)檔案管理，確保符合統(tǒng)一的要求。同時(shí)要結(jié)合事業(yè)單位的具體情況及發(fā)展戰(zhàn)略等，動(dòng)態(tài)進(jìn)行檔案管理內(nèi)容框架和管理方式等調(diào)整，從而確保檔案管理工作靈活有序開(kāi)展。

3.淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題

3.1檔案管理混亂，相關(guān)工作人員沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)

就是集中于檔案管理的工作人員，對(duì)于檔案管理的工作職責(zé)不熟悉，造成了檔案管理混亂的現(xiàn)象。根據(jù)調(diào)查。很多的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作過(guò)于輕視，導(dǎo)致在信息收集和整理的時(shí)候非常凌亂，招聘的檔案管理人員一般沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有對(duì)崗位的工作有系統(tǒng)的培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，不是僅僅的書(shū)籍文件的整理排放，在檔案整理過(guò)程中，也同樣需要建立包括保管，編制，歸檔，借檔等具體流程。在管理人員上崗之前，需要在檔案室對(duì)以上工作的職責(zé)內(nèi)容完全熟悉。另外，現(xiàn)如今，很多的事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始形成電子的檔案信息管理模式，因此，在檔案管理人員選擇時(shí)，也需要多吸收新鮮血液，以年輕人為領(lǐng)頭的檔案管理團(tuán)隊(duì)的意識(shí)形成需要被更多人發(fā)現(xiàn)和重視。

3.2檔案管理方式老舊，效率質(zhì)量低下

檔案管理方式老舊，導(dǎo)致檔案管理的效率和質(zhì)量低下。以傳統(tǒng)的檔案管理線下模式為主，以人力為主進(jìn)行檔案信息的篩查和選擇，在時(shí)間上，會(huì)大大加長(zhǎng)工作時(shí)間，在質(zhì)量上，人工檢查，整理文字，圖表等信息很容易存在紕漏和問(wèn)題。而且檔案管理人員年齡和資歷比較大，他們對(duì)于檔案管理的新鮮途徑會(huì)存在一定排斥，對(duì)于事業(yè)單位而言，短期內(nèi)無(wú)法快速排查檔案管理人工問(wèn)題。此外，檔案庫(kù)形式需要一定的空間進(jìn)行放置檔案，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，所需放置空間也逐漸增加，因此，老舊管理模式和途徑給事業(yè)單位造成了滯留現(xiàn)狀的壓力。

3.3檔案管理不符合事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，信息更新緩慢

對(duì)于事業(yè)單位的市場(chǎng)化發(fā)展而言，隨著市場(chǎng)動(dòng)向的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)和相關(guān)策略也會(huì)隨之改變，相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)信息也會(huì)變化，但從事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，很多的檔案信息尚未更新，檔案信息庫(kù)過(guò)于陳舊，相關(guān)的市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)態(tài)在檔案信息庫(kù)中沒(méi)有體現(xiàn)。很多的事業(yè)單位并不重視檔案信息庫(kù)更新，導(dǎo)致在很多關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)沒(méi)有相關(guān)的對(duì)應(yīng)檔案信息進(jìn)行對(duì)照，包括檔案的借檔和歸檔信息都要在檔案信息庫(kù)中體現(xiàn)，信息更新止步不前對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有一定的阻礙作用。

4.檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

4.1認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性

檔案管理工作水平會(huì)對(duì)事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看仍然會(huì)產(chǎn)生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒(méi)有體現(xiàn)在表面，使得大量事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部都認(rèn)識(shí)不到重視檔案管理工作的積極價(jià)值，因此使檔案管理流于形式。對(duì)檔案工作的創(chuàng)新，必須首先想方設(shè)法改變領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)，使其能夠深刻認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，并使其能夠?qū)n案管理工作從行政管理部門中分割出來(lái)，成立獨(dú)立工作部門，為單位配備專業(yè)的管理人員，并對(duì)獎(jiǎng)懲措施進(jìn)行落實(shí)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而激發(fā)工作人員的積極性，從而確保檔案工作的高效運(yùn)行。

4.2提高管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理具有較強(qiáng)的實(shí)用性和專業(yè)性，檔案管理水平是由管理團(tuán)隊(duì)的綜合素養(yǎng)決定的。管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，會(huì)導(dǎo)致管理工作遇到很多困難，難以滿足檔案收集、利用和管理的要求。為適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作，檔案管理人員需要對(duì)管理思維進(jìn)行轉(zhuǎn)化，并對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)和接受能力進(jìn)行提高，從而優(yōu)化檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理流程，不斷提高信息化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，掌握檔案管理業(yè)務(wù)流程、手段和方法，從而滿足信息化檔案管理的需求。

4.3更新設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理信息化

單位需要加大對(duì)管理經(jīng)費(fèi)的投入，只有經(jīng)費(fèi)充足才能保證基礎(chǔ)設(shè)施的合理建設(shè)。在購(gòu)買基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，單位需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需要和實(shí)際情況，將不符合檔案管理需求的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更換，為信息化檔案管理奠定良好硬件基礎(chǔ)。同時(shí)，還需要推動(dòng)檔案管理的信息化，將信息化與檔案管理有效結(jié)合在一起。檔案管理的信息化能解決傳統(tǒng)管理分類不完善、效率低的問(wèn)題，可以提高檔案應(yīng)用于管理的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的資源共享和有效管理。

4.4對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行完善

為確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要根據(jù)單位的實(shí)際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并確保規(guī)章制度的合理性和科學(xué)性。檔案管理的規(guī)章制度需要具備良好的可操作性、實(shí)用性與可行性，才能更好的引導(dǎo)和規(guī)范檔案管理工作。針對(duì)檔案管理制定科學(xué)的規(guī)章制度，不僅要對(duì)管理工作者進(jìn)行約束，還要對(duì)機(jī)制主導(dǎo)人員進(jìn)行約束，并確保制度體系的嚴(yán)肅性和公正性，從而實(shí)現(xiàn)管理工作的高效性、靈活性和科學(xué)性。

5.結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作。由于單位沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，從而導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)多種問(wèn)題。新形勢(shì)下的檔案管理對(duì)管理工作有著更高要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，改變領(lǐng)導(dǎo)者的思維，培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人才，對(duì)管理制度和流程進(jìn)行完善，并及時(shí)更新設(shè)施設(shè)備，推動(dòng)檔案管理與信息化技術(shù)的有效結(jié)合。

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