論文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的意義

劉丹

摘 要：隨著社會的發(fā)展，文書檔案管理在事業(yè)單位檔案管理工作中的位置越來越重要。本文基于文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展進行簡單了解，根據其重要意義，針對其檔案整理人員的專業(yè)性、信息管理水平、檔案整理制度中存在的問題，提出提高人員素質能力、應用新型信息技術、規(guī)范檔案整理等有效措施，為我國事業(yè)單位效能化發(fā)展奠定良好基礎。

關鍵詞：檔案整理;事業(yè)單位;優(yōu)化措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 18-0-02

一、引言

隨著我國科技的發(fā)展和社會的進步，文書檔案管理在事業(yè)單位檔案管理工作中占據著越來越重要的位置，為事業(yè)單位的整體發(fā)展提供了有效依據，其本身具有客觀記錄事業(yè)發(fā)展歷程的特性，對事業(yè)單位效能化發(fā)展發(fā)揮著重要作用，因此，事業(yè)單位必須做好提升自身文書檔案管理水平工作。

二、文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

（一）是檔案業(yè)務建設核心

文書檔案整理能夠有效將檔案進行綜合管理，按照一定順序編碼，信息內容進行整理歸類，在整個檔案管理系統(tǒng)中起著承上啟下的重要作用，而且還是檔案業(yè)務建設過程中的中心環(huán)節(jié)，對于事業(yè)單位來說，檔案管理的完整化、系統(tǒng)化對其效能化發(fā)展具有重要意義，因此，必須保證檔案業(yè)務整體系統(tǒng)的完整性[1]。

在檔案管理工作開展過程中，檔案文件首先要以專門的形式傳遞到檔案管理機構，在機構內部進行綜合整理，繼而按照一定條件進行分類編碼，如果在這過程中存在問題，則需要重新對文件進行退回直至合格。文書檔案整理工作是保證檔案資料完整的前提，只有做好相應的前期整理工作，才能對檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化起到一定保障作用，從而有效提高對檔案的合理化利用。與此同時，還需要對其進行嚴格篩選偵查工作，對檔案收集管理工作起到一定的監(jiān)督作用，通過對檔案的比較和鑒定突出檔案整理工作的價值，確保檔案業(yè)務整體工作的穩(wěn)定性。

（二）是利用檔案信息資源的必要條件

文書檔案管理是事業(yè)檔案管理整體工作中的重要組成部分之一，其根本實質就是使信息資源能夠在一定情況下增加利用效率。在對檔案資料進行歸納整理的同時，也是對其資料進行保護的另一種表現(xiàn)形式。事業(yè)單位通過高效率的文書檔案整理，能夠有效高度保持重要文件的完整程度，還能夠對其進行及時的調取采用，極大地提升了事業(yè)單位文件檔案的利用價值，提高其重復使用效率，因此，檔案的整體工作不僅是事業(yè)檔案管理體系的重要前提，還是利用檔案信息資源的必要條件。

一般事業(yè)單位接收文件資料時，遞交上來的文件資料一般都呈現(xiàn)出零散的狀態(tài)，這種狀態(tài)下不利于對文件及時的利用和查找，同時這些資料也無法對真實情況進行充分表達和展示，從而影響檔案效果有效發(fā)揮和重復使用，因此，需要不斷加強文檔之間的有效聯(lián)系，對整體檔案管理系統(tǒng)進行科學有效的整理和劃分，加強對檔案管理工作的重視，同時對檔案的內容和成分進行正確揭示，不僅為檔案創(chuàng)造了必要性優(yōu)勢，在將檔案完整規(guī)范保存下來的基礎上，促進事業(yè)單位的成長和發(fā)展。

（三）有利于促進檔案工作持續(xù)運行發(fā)展

文書檔案整理的根本含義就是將分散且無規(guī)律可循的文件進行收集整理，并根據先后順序進行編號排列，為日后重復使用奠定有效基礎。檔案整理工作的科學化、合理化、有效化能夠在一定程度上提升文書檔案整理工作的效率和質量，從而確保了檔案管理體系的系統(tǒng)性和完整性，進一步為文書檔案管理工作的優(yōu)化運轉提供有效保障。

在進行文書檔案管理工作實時開展中，需要在一定基礎上，對檔案進行相應的系統(tǒng)化整合，以及基礎目標編寫樣目表等操作整理流程，在經過多樣化的操作流程后，更容易發(fā)現(xiàn)文書中存在的價值，在建立事業(yè)單位效能化管理體系的同時，省去繁瑣的前期準備工作，這些都為全面鑒定文書檔案的價值提供了有效契機，同時又奠定了實踐基礎，為文書檔案的多元化檢索提供了參考數(shù)據，在檔案的完整性與安全性之間構建溝通橋梁，同時也是開發(fā)文檔信息資源價值的重要保障，進一步促進檔案整理工作持續(xù)運行發(fā)展。

三、事業(yè)單位文書檔案整理中存在的具體問題

文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義，但是其中存在著人員專業(yè)性有待提高、信息管理水平比較落后、文書檔案整理不規(guī)范三方面問題。

（1） 相關文書檔案整理人員的專業(yè)素質和能力還有待提高。由于事業(yè)單位每年都會有一批“新鮮血液”注入其中，所以對于這些新的文書檔案管理員來說，相關業(yè)務流程還不夠熟悉，而且掌握方法的速率也比較慢，技能方面存在欠缺。而且在傳統(tǒng)觀念的影響下，沒有對文書檔案整理工作有一定的重視和認識，工作態(tài)度也比較散漫，沒有保持積極熱情的工作心態(tài)，因此極易出現(xiàn)失誤現(xiàn)象。

（2） 文書檔案整理信息化管理水平仍處于落后階段。在現(xiàn)代信息化技術飛速發(fā)展的時代，事業(yè)單位文書檔案整理工作應緊跟時代的步伐，由紙質管理逐漸向電子信息技術管理過渡，這就表明，可以將信息技術產物也保存到文書檔案之中，比如照片、視頻、錄音等電子產品，其也成為文書檔案整理工作中的重要組成部分，但是為了以防萬一，還是要做好紙質和電子信息整理工作的雙重保險[2]。

（3） 如今文書檔案整理與傳統(tǒng)模式相比，雖然取得了很大的進步，但是其整體系統(tǒng)的管理還是沒有達到規(guī)范化標準，比如在文件的收取和發(fā)送方面，都存在一定程度的延遲性，同時無法對文件的完整性和準確性進行有效保障，在對信息進行有效處理和查詢后，歸檔過程顯示出隨意性，沒有按照國家標準進行嚴格管控，為后期對檔案的調閱和使用造成了一定程度的影響。這種工作態(tài)度下極易出現(xiàn)檔案變質破損現(xiàn)象，嚴重阻礙了事業(yè)單位效能化的發(fā)展進程。

四、強化事業(yè)單位文書檔案整理工作的優(yōu)化措施

（一）提高人員素質能力

文書檔案整理人員的專業(yè)化素質能力直接關系到事業(yè)單位效能化發(fā)展的程度，因此，事業(yè)單位必須做到加強對相關整理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能的有效提升。首先，事業(yè)單位要定期對新入人員進行業(yè)務培訓活動，同時需要確?；顒觾热莸呢S富性和種類形式的多樣性，使新入員工能夠對文書檔案整理相關的理論知識進行一定掌握的條件下，進一步提升其知識文化素養(yǎng)和實踐操作技能，對文書檔案的歸類方法和流程步驟進行梳理和了解，在了解內涵的同時，將其潛移默化的在腦中形成深刻印象;其次，新進人員要對事業(yè)單位的文書檔案整理的行為規(guī)范和規(guī)章制度進行深入掌握，在工作過程中要保持嚴格的工作態(tài)度，確保在工作過程中減少失誤概率;再次，管理人員要對新入人員進行一定程度的思想教育工作，使其充分認識到文書檔案整理工作的重要意義;最后，新入人員可以充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極主動的通過平時鍛煉不斷提高自身的業(yè)務水平，從而有效提高事業(yè)單位文書檔案整理水平。

（二）應用新型信息技術

傳統(tǒng)文書檔案整理工作已經不能跟上時代的潮流，所以需要在其基礎上，不斷融入科技信息化技術，這樣才能實現(xiàn)推動事業(yè)單位效能化發(fā)展。經濟是實現(xiàn)發(fā)展的基礎動力，所以想要實現(xiàn)文書檔案整理工作與信息技術的高效融合，事業(yè)單位就必須加大資金的投入，購買新型設備儀器，多方面共同建立網絡平臺，實現(xiàn)信息技術共同促進技術交流，改變原有的文件人工或物流的傳遞方式，實現(xiàn)事業(yè)單位科技化、便捷化發(fā)展[3]。不斷完善相應的法律法規(guī)，進一步有效實現(xiàn)電子檔案規(guī)范管理，進一步消除雙向檔案無縫銜接的弊端，繼而實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案整理工作的有效推動。

（三）加強整理規(guī)范程度

提高文書檔案整理的規(guī)范程度，能夠提高檔案整理人員對文書檔案整理的精準程度，確保文件處理的及時性和準確性，同時在文件進行調閱和收發(fā)時，相關工作人員需要做好借調記錄并進行有效登記，確保文件的行為規(guī)范，以及對文件的來源和回收進行及時有效調查，擬定規(guī)范的、合理的文書檔案格式，能夠為文書整理創(chuàng)造便利條件。

在保管文書過程中，需要做好一切防止事故出現(xiàn)的預防措施，如防火、防潮、防蟲等。需要對相關文書檔案進行定期的檢查工作，針對其中存在的問題進行有效整理，全面性的預防文書檔案出現(xiàn)變質、潮濕、損壞等現(xiàn)象，從而進一步推動事業(yè)單位效能化順利發(fā)展。

五、結論

綜上所述，文書檔案整理工作能夠有效客觀記錄事業(yè)單位會議中的重要資料，并將其進行綜合性匯總分類，經過積累構成一個海量數(shù)據庫，能夠對事業(yè)單位的發(fā)展歷程和決策服務提供真實有效的依據，不斷將其與現(xiàn)代化網絡科技相結合，進一步有效促進文書檔案管理工作實現(xiàn)科學化發(fā)展。

參考文獻：

[1]邵寧寧.文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義探討[J].中外企業(yè)家，2019（32）：103.

[2]溫麗麗.文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義[J].蘭臺內外，2018（06）：73-74.

[3]馮治霞.文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義探討[J].中國管理信息化，2018，21（15）：148-149.