人工智能在檔案管理工作中的應用

韓雪

【摘 ?要】近年來，經(jīng)濟的發(fā)展，促進我國科技水平的提升。我國科學技術的飛速發(fā)展和進步，以及人類知識儲備量的大大提高，使人工智能被廣泛應用于各行各業(yè)中。作為互聯(lián)網(wǎng)移動時代的核心基礎，人工智能將成為我國未來科學發(fā)展的重要方向。目前，我國的人工智能已經(jīng)廣泛運用于檔案工作中，但由于檔案工作的特殊性，其應用范圍和服務內(nèi)容必須進行規(guī)范，必須嚴格按照相關要求進行。人工智能技術可以很好地豐富檔案的應用價值，給檔案管理工作提供不同的管理方式，進一步提升檔案管理的效率，打破傳統(tǒng)中檔案管理的局限，實現(xiàn)了檔案管理資源共享的應用價值，給現(xiàn)代檔案管理事業(yè)發(fā)展打下堅實的基礎。本文就人工智能在檔案管理工作中的應用展開探討。

【關鍵詞】人工智能;檔案工作;應用

引言

人工智能技術在各行各業(yè)都已經(jīng)有了廣泛的運用，無論是生產(chǎn)的自動化還是日常辦公的信息化，都是對人工智能技術的一次充分應用。目前更需要考慮如何將人工智能技術廣泛的應用在檔案管理的信息化工作當中，力求保障檔案管理工作的高效性、安全性以及低成本性，使檔案管理人員能夠從繁雜的檔案抄寫和檔案管理工作當中解脫出來。

1.人工智能應用

人工智能是將計算機與智能管理理論、管理方法、應用技術及相關的研發(fā)系統(tǒng)相結合的信息技術學科。人工智能作為信息技術科學的重要組成部分，通過對智能的深入挖掘與擴展，研發(fā)出能夠模仿人類工作，且能夠協(xié)助人類完成相關工作的計算機程序與操作方式。通過智能機器人、自然語言的編輯、圖像的智能識別、語言的智能識別等來實現(xiàn)科學技術及人類各項工作的智能化。從人工智能技術的出發(fā)點及特點上看，人工智能主要是通過研究并模仿人的意識、思維方式等協(xié)助人類開展各項工作。

2.人工智能技術的行業(yè)應用能力

從技術實現(xiàn)角度，人工智能技術應用于智慧檔案管理和服務實際上已經(jīng)具備較強的可行性，尤其我國一些代表性科技發(fā)展企業(yè)在相關產(chǎn)品研發(fā)水平上已經(jīng)達到世界領先水平，在人工智能技術方面逐漸發(fā)展成熟，具備了一定的解決檔案工作實際問題、革新工作效率的能力。2018年12月20日，國際數(shù)據(jù)公司（IDC）與百度AI產(chǎn)業(yè)研究中心（BACC）聯(lián)合發(fā)布《百度大腦領導力白皮書》，預測2019年中國人工智能市場的發(fā)展趨勢及落地實施計劃，指出未來1～3年內(nèi)人工智能將應用到企業(yè)的各項應用程序和業(yè)務場景，包括深度學習廣泛應用于圖像、音頻、文本等非結構化數(shù)據(jù)處理，業(yè)務流程智能化和應用程序高度簡化、人機交互界面趨向智能化等。此外，人工智能技術在機器視覺、語音識別、數(shù)據(jù)挖掘、自動駕駛等應用場景，也接連突破了人們可以接受的心理閾值，實現(xiàn)了與眾多行業(yè)結合的“落地”應用，發(fā)揮并創(chuàng)造出了真正的價值。

3.人工智能在檔案工作中的相關應用

3.1人工智能將檔案中的信息資源共享

人工智能可以將檔案信息進行網(wǎng)絡化、數(shù)字化、社會化，可以讓檔案管理者更快的找到所在檔案的位置。與此同時，也需要根據(jù)我國的檔案分類法中的規(guī)則來進行檔案的分類整理，相關的檔案操作者需要熟悉中國檔案分類法中的細則。同時，基于人工智能技術的智能檢索，進行相關的分類參考，了解其重要性。除此之外，還需要采取個字段加權混合索引的方式，使獲得的排序結果更為準確。檔案管理者可以把最為相關的信息排列在列表前，以此來提高檢索數(shù)據(jù)庫的準確性。除此之外，還可以將人工智能加上自動語言加工系統(tǒng)，允許用戶使用語言提問，根據(jù)語言在存儲的信息庫里找到相應的答案。因此，人工智能改變了傳統(tǒng)的搜索方式，它由環(huán)境、學習系統(tǒng)和執(zhí)行系統(tǒng)三個部分構成。利用相關的環(huán)境，將信息提取到學習系統(tǒng)中，在學習系統(tǒng)中的信息修改執(zhí)行系統(tǒng)的知識庫，根據(jù)知識庫已有的信息進行檢索任務，最終完成反饋信息，實現(xiàn)人們的需求。這樣一來，可以將答案信息更好地進行推送、搜索，進而促進檔案信息的共享。

3.2智能檢索

人工智能的應用在收集電子檔案時，能快速智能檢查其真實性、完整性、可靠性和可用性。檔案管理工作中應用人工智能技術、知識圖譜技術，依托館藏資源將搜索功能智能化，方便用戶更好地查詢自己需要的信息。利用Agent技術，根據(jù)用戶過往的檢索記錄、借閱習慣、愛好等數(shù)據(jù)，與數(shù)據(jù)庫中的信息進行匹配，選取匹配度較高的檔案信息向用戶推薦個性化檔案資源，提升檔案管理工作的智能檢索。

3.3智能安全

對于一些大型的企業(yè)項目和國家機關事業(yè)單位來說，在檔案管理的工作當中，最重視的就是安全性問題。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當中，主要是依靠人力來完成管理工作，這樣一來就存在著很多的不確定性，一旦檔案工作人員自身的思想意志不夠堅定，就非常容易出現(xiàn)以權謀私販賣企業(yè)經(jīng)濟信息，以及泄漏政府核心機密的問題?，F(xiàn)階段，如果可以使用人工智能技術來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人力管理，那么相對來說安全性就得到了保障，人工智能技術可以根據(jù)前期編程員所設置的種種權限，一些不具備權限的人員想要查閱這些檔案是絕對不可能的，而這些檔案也必然會在多重安全密鑰的加密之下，更加穩(wěn)妥的被保管在計算機硬盤當中。但這一切都需要建立在已經(jīng)能夠?qū)n案管理信息化系統(tǒng)的安全性充分保障的基礎之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墻，有效地規(guī)避黑客風險和病毒風險。

3.4智能鑒定

人工智能專家系統(tǒng)是指對數(shù)據(jù)信息的表示、獲取和解釋，這個系統(tǒng)能夠使計算機了解和學習到許多專家的技能，模擬專家解決問題的過程，專家系統(tǒng)的主要技術就是知識的獲取。建立專家系統(tǒng)不僅能自主、快速地對檔案保管期限、保管密級做出判定，還能在錯綜復雜不確定的事件中，提供最佳的解決方案和參考案例。專家系統(tǒng)知識庫與一般數(shù)據(jù)庫不同，知識庫中所含的專業(yè)知識和數(shù)據(jù)，不僅包括基本信息和事實，還包含假設、想法和專家經(jīng)驗，從而系統(tǒng)對輸入的原始數(shù)據(jù)進行推理分析、判斷和決策，真正發(fā)揮專家作用。

3.5推動檔案數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化管理是人工智能檔案管理工作的基石，可以為檔案管理工作奠定基礎。人工智能技術推廣應建立在完善的檔案數(shù)字化技術基礎之上。首先，發(fā)揮人工智能技術的價值，應當建立完善的深度學習體系，通過計算機對使用檔案數(shù)據(jù)的知識與規(guī)律進行識別，積累人工智能檔案管理的基本邏輯關系，從而發(fā)揮人工智能技術對檔案應用者的個性化輔助作用;其次，海量的檔案信息是人工智能檔案管理的必要條件，檔案數(shù)字化與增量電子化能更好的促進檔案人工智能技術發(fā)揮價值。

4.結語

綜上所述，檔案管理工作是一項復雜的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當中，更多的是依靠員工來完成各項工作，耗時耗力，錯誤率較高。目前需要迎接信息化的步伐，跟上信息化的時代，積極地使用人工智能技術，并將其運用在檔案管理的信息化工作當中去，盡可能的實現(xiàn)多項技術的融合，使得檔案管理工作能夠變得更加高效，檔案管理的流程能夠被逐漸的優(yōu)化。

參考文獻

[1]李子林，熊文景.人工智能對檔案管理的影響及發(fā)展建議[J].檔案與建設，2019（06）：10-13+9.

[2]郭小磊.淺談人工智能技術在檔案管理中的應用和加強應用的必要性[J].才智，2019（18）：259-260.

[3]張江華.人工智能技術在企業(yè)檔案管理中的應用[J].檔案時空，2018（06）：32-33.

[4]林凱，鄭慧.國外人工智能在檔案工作中的應用研究及啟示[J].山西檔案，2020（01）：104-111.