信息時(shí)代對(duì)檔案管理的思考

孫迪

摘 要：隨著時(shí)代信息化的逐漸加快，許多行業(yè)開始通過信息技術(shù)等手段對(duì)企業(yè)的工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而提高整體的運(yùn)行速度與工作效率。檔案管理領(lǐng)域的工作是眾多工作崗位中較為依賴信息技術(shù)的一種工作模式，檔案管理在信息化發(fā)展如此快速的時(shí)代下，也涵蓋了多個(gè)檔案管理領(lǐng)域，本文便從信息時(shí)代背景下的文書檔案管理、電子檔案管理以及辦公室檔案管理這三大方面進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;辦公室檔案

一、信息時(shí)代下的文書檔案管理

現(xiàn)如今，信息化的普及促使著我國各個(gè)領(lǐng)域的模式發(fā)展，對(duì)于檔案管理方式中發(fā)展較早的文書檔案管理領(lǐng)域來說，其技術(shù)的創(chuàng)新、模式的轉(zhuǎn)變、理念的提升等方面，都需要工作人員對(duì)其進(jìn)行不斷探究和商討，只有這樣，才能夠促使文書檔案管理的工作能夠緊隨信息時(shí)代的潮流變化而逐漸繁榮。

從根本上說，文書檔案管理工作在信息化背景下的發(fā)展是具備一定競(jìng)爭(zhēng)力的，因?yàn)槲臅鴻n案管理的信息資源和發(fā)展空間較大，其不僅能夠?qū)ΜF(xiàn)有的檔案管理資源進(jìn)行整合，還能夠?qū)n案資源進(jìn)行有效共享，這也在一定程度上標(biāo)志著我國的文書檔案管理工作能夠適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的腳步，并且在此基礎(chǔ)上不斷提高了自身的管理價(jià)值，追求更高、更優(yōu)秀的技術(shù)管理能力[1]。這為文書檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展提供了一定生存契機(jī)，也是其發(fā)展過程中的一個(gè)重要轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

為了能夠有效促進(jìn)文書檔案管理工作的有效提升和轉(zhuǎn)變，我們必須要遵循以下幾點(diǎn)轉(zhuǎn)變方式：

（1）提升文書檔案管理工作的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)能力。文書檔案的基礎(chǔ)管理工作是其日常工作中的重中之重，想要提高文書檔案管理的有效工作率，使其緊跟時(shí)代的步伐，首先便要抓好文書檔案的基礎(chǔ)管理工作，比如信息的收集、整理、存放、搜索等環(huán)節(jié)，不能馬虎在任何一個(gè)基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，做好檔案的分類與排版錄入工作，在保證基礎(chǔ)工作沒有失誤的情況下，加快信息錄入等工作的速度，為檔案管理工作打好地基。

（2）從根本上促進(jìn)信息資源的整合與利用。文書檔案工作的信息資源利用率相對(duì)于其他方面來說，稍有不足，原因是文書檔案工作所需要的環(huán)節(jié)較多，其工作流程也較為復(fù)雜，所以無暇顧及對(duì)信息資源的開發(fā)與挖掘。在日常的基本管理業(yè)務(wù)中，工作人員在保證基礎(chǔ)信息流程穩(wěn)定的同時(shí)，有針對(duì)性地對(duì)文書檔案信息資源進(jìn)行合理開發(fā)和共享，這樣不僅能夠積累一定的信息管理資源，還能夠提高自身的服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)文書檔案管理工作的有效開展。

（3）增強(qiáng)工作人員的自身管理素質(zhì)與意識(shí)。無論是信息時(shí)代下還是傳統(tǒng)的管理工作中，工作人員的自身素質(zhì)與管理意識(shí)是不變的服務(wù)宗旨，檔案管理人員不僅要提高自身的工作理念和工作意識(shí)，還要不斷完善自身的缺點(diǎn)，掌握基本信息技術(shù)理念，只有這樣才能夠從本質(zhì)上促進(jìn)文書檔案工作領(lǐng)域的發(fā)展與繁榮[2]。

二、信息時(shí)代下的電子檔案管理

現(xiàn)如今的信息化發(fā)展已經(jīng)成為了我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式中的一種必然趨勢(shì)，在此時(shí)代背景下，檔案管理領(lǐng)域在開展工作時(shí)便要逐漸適應(yīng)時(shí)代背景的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案管理進(jìn)行自動(dòng)化改革。電子檔案管理便是在科技發(fā)展如此繁榮的社會(huì)背景下所產(chǎn)生的，人們可以利用電子檔案管理對(duì)信息進(jìn)行有效提取，從而提高檔案管理工作中的效率。

（一）檔案管理的重要性

檔案管理的重要性不言而喻，其不僅能夠收集大量的信息資源，還能夠錄入基本的檔案信息，并對(duì)其進(jìn)行分析，用在企業(yè)的發(fā)展決策管理之中。信息技術(shù)的快速發(fā)展已經(jīng)滲透到了我國不同種類的行業(yè)中，檔案管理在對(duì)信息技術(shù)的融合過程中，能夠通過自身的基礎(chǔ)信息與其結(jié)合，并對(duì)信息資源進(jìn)行有效利用，提高檔案管理中的工作實(shí)踐水平，以保證電子檔案管理在日后的發(fā)展中體現(xiàn)出應(yīng)有價(jià)值。

（二）電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

電子檔案相對(duì)于我國其他的檔案管理方式來說，是具備一定優(yōu)勢(shì)的，比如電子檔案能夠在信息錄入平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建立，并且電子檔案能夠容納大量的檔案管理信息，且在提取與查詢的過程中較為方便，不需要太多繁瑣的工作流程。電子檔案數(shù)據(jù)庫能夠提高工作人員的工作效率，提高檔案整體的管理效率，降低工作人員的操作難度[3]。電子檔案還能夠恢復(fù)一些不小心刪除的數(shù)據(jù)，在檔案信息遭到破壞或是丟失的情況下，電子檔案會(huì)存有備份，不會(huì)出現(xiàn)信息泄露或是遺失等問題的出現(xiàn)。

（三）信息時(shí)代電子檔案管理工作存在的問題與解決方式

從如今我國的電子檔案管理工作環(huán)境來說，很多企業(yè)的電子檔案管理方式相對(duì)欠缺，其操作人員對(duì)于檔案管理工作的重要程度不夠，并沒有以一個(gè)正確的態(tài)度對(duì)待電子信息管理工作，導(dǎo)致了其發(fā)展過程中出現(xiàn)了很多不妥之處。所以各企業(yè)要對(duì)電子檔案管理工作給予相應(yīng)關(guān)注，并把其放在一個(gè)重要的發(fā)展位置，不能夠按照傳統(tǒng)的檔案管理模式去運(yùn)營，而是要深刻認(rèn)識(shí)到電子檔案管理在工作中的便捷度，并加以利用，以此來改善現(xiàn)如今我國檔案管理中存在的不足。

三、信息時(shí)代下的辦公室檔案管理

檔案工作的發(fā)展歷程是較為曲折的，因?yàn)楣ぷ鞯木窒扌詫?dǎo)致了檔案管理工作一直沒有受到相應(yīng)重視，管理工作也很難實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的目標(biāo)，下面作者便主要探討辦公室檔案管理在信息時(shí)代下的發(fā)展方式及其發(fā)展問題。

（一）辦公室檔案管理工作存在的問題

現(xiàn)如今我國的辦公室檔案管理體系并不完善，且在實(shí)踐的過程中會(huì)出現(xiàn)下面幾種問題：

（1）辦公室檔案管理規(guī)劃不全面

辦公室檔案管理在實(shí)施的過程中，要按照具體的管理規(guī)劃進(jìn)行，然而現(xiàn)如今的辦公室檔案管理規(guī)劃體系并不完善，從而導(dǎo)致了信息規(guī)劃中會(huì)出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，且辦公室檔案管理這一領(lǐng)域相對(duì)于其他領(lǐng)域來說局限性較大，這種具有一定地域性和空間性的管理空間，會(huì)受到資金與管理方面的限制，從而導(dǎo)致了檔案管理工作很難有效展開。

（2）缺乏信息化管理理念

目前，我國的辦公室檔案管理體系無法正確的發(fā)揮其原有價(jià)值，在實(shí)際的操作過程中很難得到相應(yīng)的信息管理資源，且工作人員缺乏相關(guān)的管理理念，在后續(xù)的管理過程中便會(huì)流于形式，很難得到正確的管理規(guī)劃。

（3）管理方式落后

傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作是通過工作人員的實(shí)際操作進(jìn)行的，這種人工方式存在著效率慢、出錯(cuò)率高等問題，操作人員無法及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行錄入與歸納，并且查找相關(guān)檔案信息的過程較慢，這種傳統(tǒng)陳舊的管理方式也在進(jìn)一步局限著辦公室檔案管理的發(fā)展。

（二）解決途徑

在實(shí)施辦公室檔案管理的工作流程中，要不斷給操作人員灌輸一個(gè)統(tǒng)一思想，那便是高效率、低出錯(cuò)、高素質(zhì)，在此基礎(chǔ)上，通過對(duì)管理環(huán)節(jié)的優(yōu)化與提升，摒棄傳統(tǒng)辦公室檔案管理中的固有思想，突破傳統(tǒng)管理局限，緊跟信息時(shí)代背景下的步伐，更好地滿足新時(shí)代背景下的檔案管理工作需要。另外，檔案管理工作效率的提高是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與制度化的基礎(chǔ)條件，也就是要以高效的工作實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理及歸檔。為此，檔案管理工作的信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效開展的基礎(chǔ)條件，也是實(shí)現(xiàn)制度化的保障。

四、結(jié)語

在檔案信息化管理過程中，隨著信息化發(fā)展的趨勢(shì)和要求，必然會(huì)在實(shí)際工作中出現(xiàn)各種新情況、新問題，這就需要在解決這些實(shí)際問題中不斷推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。所以，要給予檔案信息建設(shè)一定關(guān)注，要具有針對(duì)性的對(duì)檔案管理進(jìn)行全面剖析，以適應(yīng)如今的信息化時(shí)代發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

[1]楊靖梅.信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].中國管理信息化，2020（8）：192-193.

[2]王丹.信息時(shí)代背景下辦公室檔案管理工作[J].智庫時(shí)代，2019（22）：130-133.

[3]傅艷華.信息時(shí)代背景下電子檔案管理探討[J].中國管理信息化，2019（1）：155-156.

（作者單位：濰坊市軍隊(duì)離退休干部服務(wù)中心，山東 濰坊 261000）