基于信息系統(tǒng)建立業(yè)務(wù)憑據(jù)管控體系

劉樂樂 吳凡 李燦 賀湘峻 楊哲

摘 ?要：隨著信息化水平的不斷提升，無紙化應(yīng)用已經(jīng)成為發(fā)展趨勢。國網(wǎng)公司結(jié)合自身發(fā)展需求，積極推動業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化的建設(shè)工作。從業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)的建設(shè)背景、必要性出發(fā)，重點闡述了系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)方案，實踐證明，系統(tǒng)取得了顯著的應(yīng)用成效，達到了提高效率、規(guī)范管理的目的。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)憑據(jù);電子化;國網(wǎng)公司

中圖分類號：F230 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：2095-2945（2020）25-0189-02

Abstract： With the continuous improvement of the level of information technology， paperless application has become a development trend. According to its own needs for development， the State Grid Corporation actively promotes the construction of electronic business credentials. Starting from the construction background and necessity of the electronic business credential system， this paper focuses on the design and implementation scheme of the system. Practice has proved that the system has achieved remarkable application results and achieved the purpose of improving efficiency and standardizing management.

Keywords： business credentials; electronic; State Grid Corporation

1 項目背景

2016年1月施行的《會計檔案管理辦法》認可了電子會計檔案的法律效力，極大地推動了電子憑據(jù)的發(fā)展與應(yīng)用。國網(wǎng)公司面對經(jīng)營發(fā)展的新要求和新挑戰(zhàn)，逐步推進無紙化辦公、智能化分析等先進的管理方式，夯實業(yè)務(wù)憑據(jù)數(shù)字化管理。在財務(wù)信息化建設(shè)規(guī)劃中，提出“應(yīng)用原始憑證電子化數(shù)據(jù)中心影像信息存儲功能，通過掃描等方式將原始憑證納入系統(tǒng)，實施電子化管理的工作要求”。為持續(xù)推動公司集約化創(chuàng)新發(fā)展，有效支撐財務(wù)業(yè)務(wù)服務(wù)管理水平，因此提出了業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化的建設(shè)需求[1]。

2 建設(shè)業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)的必要性

原始單據(jù)在管理方面存在很多的問題。單據(jù)形式多樣，且廣泛分布于采購、財務(wù)、報銷等業(yè)務(wù)處理前段，無法在線審核和追溯。傳統(tǒng)的手工錄入報賬單據(jù)模式，使得員工在整理原始業(yè)務(wù)單據(jù)和填報信息時產(chǎn)生大量工作，而紙質(zhì)憑證在傳遞過程中也容易破損、難以保存。

同時，因業(yè)務(wù)單據(jù)沒有按照管理稽核要求提交導(dǎo)致退單率增加，無形之中增加了審核工作量，造成了管理上稽查審計和分析困難。

業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化的發(fā)展趨勢符合“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展要求，建設(shè)業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)具有現(xiàn)實必要性，既是有效應(yīng)對公司發(fā)展所面臨的管理挑戰(zhàn)的需要，也是建設(shè)財務(wù)實時管控體系的需要。項目以業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化為手段，通過統(tǒng)一前端憑據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、加強過程監(jiān)督與管控，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)憑據(jù)可視化影像信息查詢，拓寬了在線審核維度，為事前引導(dǎo)、事中控制、事后稽核打下堅實基礎(chǔ)[2]。

3 業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)架構(gòu)

業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)主要通過與SAP系統(tǒng)、財務(wù)管控、員工報銷等系統(tǒng)集成，將影像采集等功能通過系統(tǒng)集成的方式部署在現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)處理全流程業(yè)務(wù)憑據(jù)的影像采集、傳輸、編輯、查看、統(tǒng)計及合同主數(shù)據(jù)管理等功能。系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

3.2 系統(tǒng)功能

系統(tǒng)應(yīng)用包括影像采集、影像處理、影像傳輸?shù)榷喾N功能，業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)將客戶端采集的影像信息通過插件編碼等方式傳輸至服務(wù)端，服務(wù)端通過影像識別組件分類存儲數(shù)據(jù)，提供客戶端的調(diào)閱和查詢。主要功能有以下幾種。

3.2.1 影像工作臺

包括影像采集、影像刪除、影像編輯、影像查看等功能，支持掃描儀、高拍儀、合并采集以及本地導(dǎo)入四種采集方式，支持多種格式的電子文檔。

3.2.2 綜合查詢

支持數(shù)據(jù)多維度查詢，可以通過影像編號、合同編號、業(yè)務(wù)編號等多條件組合查詢影像文件，實現(xiàn)集成業(yè)務(wù)單據(jù)影像跨系統(tǒng)查詢、合同信息、發(fā)票信息、影像檔案查詢等。

3.2.3 規(guī)范配置

通過實施配置、系統(tǒng)配置等模塊，可以實現(xiàn)影像權(quán)限、業(yè)務(wù)分類、單據(jù)分類、業(yè)務(wù)與單據(jù)關(guān)聯(lián)配置、影像結(jié)構(gòu)化信息配置等功能。

3.2.4 系統(tǒng)校驗

通過指紋審核校驗、發(fā)票影像重復(fù)校驗、業(yè)務(wù)系統(tǒng)單據(jù)必輸影像校驗、影像結(jié)構(gòu)化字段完整性校驗等功能，從前端規(guī)范用戶操作。

3.2.5 結(jié)構(gòu)化字段識別、填單

用戶在業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)掃描發(fā)票等可模板化單據(jù)時，系統(tǒng)采集電子影像并自動提取結(jié)構(gòu)化字段，通過與業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的集成，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動填單，用戶審核后即可發(fā)起審批流程，大大提升了辦公效率。

3.2.6 電子簽章

用戶在業(yè)務(wù)系統(tǒng)審核環(huán)節(jié)中進行審批時，通過電子簽章技術(shù)，將各部門的電子簽章嵌入至虛擬打印單據(jù)中，下一環(huán)節(jié)審批人查看虛擬打印單據(jù)時可顯示各部門的電子簽章。

3.2.7 指紋與電子簽名聯(lián)合應(yīng)用

在發(fā)起報銷業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)審批、財務(wù)復(fù)核、財務(wù)結(jié)算、財務(wù)制證全流程中，通過錄入指紋進行審批，系統(tǒng)進行指紋身份的認證，然后自動匹配簽名庫里的簽名，調(diào)出對應(yīng)的簽名信息顯示在相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)中。

3.3 業(yè)務(wù)應(yīng)用模式

業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)的應(yīng)用滲透到業(yè)務(wù)流程各個環(huán)節(jié)中，業(yè)務(wù)范圍涵蓋收入業(yè)務(wù)、成本費用業(yè)務(wù)、工程業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、借款及備用金、款項收付、薪酬福利等。通過運用技術(shù)手段在源頭監(jiān)管業(yè)務(wù)單據(jù)的合規(guī)性，以業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)為數(shù)據(jù)紐帶，實現(xiàn)業(yè)務(wù)全流程中的原始單據(jù)在線查看與審批，確保線上業(yè)務(wù)流程的貫通性、準(zhǔn)確性。

由業(yè)務(wù)前端進行影像采集，業(yè)務(wù)管理層通過影像稽核進行實時管控，財務(wù)稽核崗負責(zé)審核影像信息與紙質(zhì)單據(jù)的一致性，財務(wù)審核崗依據(jù)影像信息進行財務(wù)監(jiān)管，財務(wù)歸檔人員對影像信息及紙質(zhì)單據(jù)核對整理，統(tǒng)一進行憑證歸檔處理。具體應(yīng)用模式如圖2所示。

4 應(yīng)用成效

業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)以嵌入式按鈕的方式展示在其他集成系統(tǒng)中，減少了跨系統(tǒng)操作，同時利用OCR識別技術(shù)，實現(xiàn)了影像流程的自動化以及影像的便捷查看，從源頭上規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，大大提升辦公效率和用戶滿意度，為有效提升財務(wù)業(yè)務(wù)服務(wù)管理水平提供了重要支持。

一是簡化了操作。系統(tǒng)可以自動生成的影像文件無需打印提交，減少了紙質(zhì)文檔提交數(shù)量，減少了紙質(zhì)憑據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。

二是審閱更快速。打破了傳遞紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)的地域、時間限制，實現(xiàn)了費用報銷等業(yè)務(wù)的在線審批，解決了異地報銷等問題，提高了審閱效率。

三是降低了風(fēng)險。對于重要業(yè)務(wù)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)憑據(jù)影像通過系統(tǒng)進行控制，使得用戶在提交業(yè)務(wù)憑據(jù)時即可獲知清晰要求，杜絕人為因素干預(yù)，規(guī)范前端業(yè)務(wù)操作和資金支付審批流程，減少了信息不暢或規(guī)范不統(tǒng)一造成的單據(jù)駁回反復(fù)溝通，避免了前端業(yè)務(wù)中的違規(guī)行為和風(fēng)險漏洞。

四是縮短了財務(wù)支付周期。財務(wù)稽核、制證、付款憑電子影像進行，加快適應(yīng)對業(yè)務(wù)支持的靈活性、及時性需求。

五是促進了信息共享互通。之前報銷原件提交財務(wù)后，業(yè)務(wù)部門如需留檔則要復(fù)印，應(yīng)用業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)后業(yè)務(wù)、財務(wù)用戶都可以實時在線查看，無需復(fù)印[3]。

5 結(jié)束語

綜上所述，為全面支撐國網(wǎng)財務(wù)集約化管理體系構(gòu)建，推動財務(wù)、業(yè)務(wù)工作朝著一體化和自動化的方向發(fā)展，業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)成為必然趨勢。因此，國網(wǎng)公司各單位應(yīng)該結(jié)合系統(tǒng)建設(shè)情況和實際業(yè)務(wù)需求，充分考慮各系統(tǒng)之間的集成關(guān)系，針對差異進行適應(yīng)性調(diào)整，不斷提升系統(tǒng)的靈活性和實用性，從而達到精益管理、持續(xù)發(fā)展的目的。

參考文獻：

[1]郭駿，張靖，張功營，等.我國電力單位憑證電子化的實施[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（23）：257.

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[3]陳雪瑩.以原始憑證電子化為核心構(gòu)建會計憑證全過程管控體系[J].全國流通經(jīng)濟，2017（32）：66-67.