關于企業(yè)檔案管理信息化建設的思考

宋佳

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）05-105-02

摘 要 隨著互聯(lián)網時代的到來，企業(yè)檔案管理信息化成為必然，信息化管理有助于企業(yè)提高自身競爭能力，更好地服務社會。目前我國關于企業(yè)檔案管理信息化建設依舊存在難點。本文通過闡述企業(yè)檔案信息化建設的必要性，發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題，并提出思考。

關鍵詞 企業(yè) 檔案 管理 信息化 建設

隨著互聯(lián)網行業(yè)的快速發(fā)展，信息化建設已經成為社會發(fā)展大潮。企業(yè)檔案管理是一個企業(yè)工作中較為復雜的一環(huán)，同時也是重要的一環(huán)，信息化管理具有快速高效的優(yōu)點，所以企業(yè)檔案管理信息化是必然趨勢。企業(yè)檔案管理信息化是指通過互聯(lián)網手段，對企業(yè)檔案進行收集、歸納、整理，再通過企業(yè)內部局域網輸出、使用，是將信息載體由紙質轉向數(shù)字，以方便企業(yè)的管理、使用。企業(yè)檔案管理信息化有助于提高企業(yè)檔案管理效率，促進企業(yè)經濟發(fā)展等優(yōu)點。為了使企業(yè)更加適應社會發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化是必然的，企業(yè)須盡快完成企業(yè)檔案管理信息化建設。

一、傳統(tǒng)檔案管理的不足

（一）基礎資料存在流失風險

現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)活動日益增多，資料內容數(shù)量增長迅速。這其中就有一部分需要經常使用到的基礎資料，這類資料流動量大，利用率高，具有較高的保存價值。由于這類基礎資料數(shù)量大，在企業(yè)資料庫中以紙質文檔保存存在許多問題，如存放位置問題、資料查找問題等，可以說在企業(yè)資料庫中長期保存是不切實際的，所以企業(yè)檔案管理中收集的往往是重要的結果性檔案，少有基礎性檔案。而無法得到妥善管理的基礎資料檔案存在極大的流失風險，這類看起來并不重要的資料流失后，往往會給企業(yè)發(fā)展帶來不可逆轉的損失。

（二）傳統(tǒng)檔案管理無法滿足社會發(fā)展需求

互聯(lián)網行業(yè)的高速發(fā)展，給企業(yè)帶來了許多新的機遇，信息技術在企業(yè)工作中無處不在，也促進了企業(yè)的發(fā)展。如果企業(yè)不進行企業(yè)檔案管理信息化則根本無法滿足企業(yè)日常工作需求，無法想象企業(yè)員工運用互聯(lián)網飛快地完成工作，在最后調取資料文件的過程中耗時良久，在浩瀚紙質資料庫中的尋找所需資料。隨著信息技術的發(fā)展，許多資料正以極快的速度轉向數(shù)字化，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足現(xiàn)代人的工作需求，嚴重阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

（三）傳統(tǒng)檔案管理所需投入大

傳統(tǒng)檔案管理往往是紙質檔案。保存紙質檔案需要極多的人力，將其進行整合、收集、分類，就需要人工進行定期維護，人力消耗極大。且紙質檔案所需保存空間要求較高，企業(yè)需為其單獨設立單位保存，紙張本身造價也需進行計算，雖然企業(yè)檔案管理信息化前期也存在資金投入，但對比傳統(tǒng)檔案持續(xù)的投入，信息化檔案管理明顯具有投入小收獲大的優(yōu)點[1]。

二、企業(yè)檔案管理信息化的必要性

（一）社會發(fā)展需要

當今社會是信息化的社會，高效快速地獲取信息是順應社會發(fā)展的必要條件。高質量、高效率的信息管理是一個企業(yè)能否跟緊時代腳步發(fā)展的表現(xiàn)。企業(yè)檔案部門是一個企業(yè)的核心，企業(yè)檔案管理信息化可以加強企業(yè)檔案部門的管理力度，減輕檔案管理的人力物力投入，有助于提高企業(yè)經濟效益。企業(yè)檔案管理信息化建設是大勢所趨，是社會發(fā)展的需要。

（二）企業(yè)管理需要

檔案作為企業(yè)的核心內容，其收集、整理及使用向來是十分重要的。早年我國企業(yè)檔案管理模式混亂，主要原因是檔案類型多，分類條例不夠清晰等，可以說早年時，企業(yè)檔案部門常常是“吃力不討好”的典型，由于工作量大，出錯可能性就比較大，企業(yè)檔案部門工作人員常常處于邊緣化，根據社會發(fā)展趨勢來看，一個企業(yè)如果沒有良好的檔案管理，就無法做好對企業(yè)的有效掌控，所以說企業(yè)檔案管理信息化建設是企業(yè)管理的需要[2]。

（三）檔案事業(yè)需要

我國檔案事業(yè)是近年來的新式產業(yè)，但要究其歷史又頗為久遠。企業(yè)檔案管理信息化作為社會發(fā)展潮流之一，企業(yè)要應積極跟進，企業(yè)信息化的第一步就是企業(yè)檔案管理信息化。積極推動企業(yè)檔案管理信息化建設是促進企業(yè)信息化發(fā)展的必要條件，同時推動企業(yè)檔案管理信息化建設也是推動我國檔案事業(yè)發(fā)展，改變我國目前檔案事業(yè)管理混亂的難題。所以，推動企業(yè)檔案管理信息化是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必經之路。

三、企業(yè)檔案管理信息化中存在的問題

（一）對企業(yè)檔案管理信息化建設缺乏認知

由于目前企業(yè)檔案管理人員對企業(yè)檔案管理信息化建設缺乏認識，企業(yè)檔案數(shù)字化建設在管理人員看來僅僅是將企業(yè)資料輸入互聯(lián)網，并在需要使用企業(yè)資料時可以提取運用。但這樣片面的認知往往會導致數(shù)字化企業(yè)檔案內容存在格式上的不同，以及質量上的漏洞。企業(yè)檔案管理人員盲目追求信息化帶來的便捷，忽視了信息化建設所需要做出的管理，導致數(shù)字化企業(yè)檔案資料成為無用數(shù)據，浪費人力物力資源[3]。

（二）對企業(yè)檔案管理信息化建設缺乏規(guī)劃

目前，許多企業(yè)對于檔案管理信息化建設沒有足夠的認知，所以，在信息化建設過程中沒有進行相應的規(guī)劃，企業(yè)為了追求快速發(fā)展或者快速信息化，出現(xiàn)了部分企業(yè)只顧眼前利益，忽視了企業(yè)長遠的發(fā)展規(guī)劃，企業(yè)在全面發(fā)展方面缺乏相應的考慮，從而對企業(yè)檔案管理信息化相對忽略。目前，企業(yè)檔案管理信息化又是大勢所趨，許多企業(yè)在未對自身的檔案管理信息化建設進行相應的規(guī)劃，就盲目開始檔案管理信息化建設。同時，企業(yè)檔案管理信息化并不像企業(yè)其他部門一樣，會為企業(yè)帶來直接效益，所以許多企業(yè)高層并不重視，這也造成了對檔案信息化建設缺乏相應的規(guī)劃。

（三）對企業(yè)檔案管理信息化建設缺乏對接

由于許多企業(yè)中的企業(yè)檔案管理信息化、企業(yè)工作管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)，資金交易系統(tǒng)等是由不同軟件開發(fā)公司設計，這就導致不同軟件間無法做到資源共享。在企業(yè)前期建設時，有效的整合和充分的利用所擁有的各種資源非常重要。在信息化建設準備期間，一些企業(yè)為了短時的方便，會將信息化的建設分包給不同的軟件開發(fā)公司，這就導致了后期各大信息系統(tǒng)對接方面的問題。企業(yè)各系統(tǒng)間無法很好地完成資源提取與對接，往往會給企業(yè)的信息流通帶來障礙，很大程度上降低了企業(yè)運行效率，影響企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性。

（四）對企業(yè)檔案管理信息化建設缺乏針對性

我國企業(yè)中對信息化了解的高層管理數(shù)量較少，企業(yè)缺乏信息化建設研究，這一點在中小型企業(yè)中尤為明顯。社會發(fā)展促使企業(yè)進行檔案管理信息化建設，但企業(yè)沒有針對自身部門的特點和資源進行分析，大部分企業(yè)直接將檔案管理信息化建設外包給軟件開發(fā)公司，軟件開發(fā)公司對原公司特點和資源缺乏相應的了解，同時軟件開發(fā)公司為減少時間成本和提高經濟效益，采取“照搬”套路，不分企業(yè)種類，不管企業(yè)特點，統(tǒng)一建設相同的數(shù)字化平臺。這樣的平臺往往不符合企業(yè)本身特點，在運行過程中失去二次開發(fā)潛力，造成企業(yè)檔案管理信息化建設失去針對性，也造成軟件實用性的下降，對企業(yè)的長遠發(fā)展埋下隱患。

（五）企業(yè)檔案管理信息化缺乏資源

傳統(tǒng)的檔案管理模式極其消耗人力物力資源，信息化檔案建設所需資源數(shù)量較少，但對人力物力資源的質量要求要遠遠高于傳統(tǒng)檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案管理模式當中，管理人員只需要對紙質檔案進行收集整理，進行日常維護，并在需要使用時在檔案庫中及時找到所需資料，這類工作的管理人員并不需要擁有多強的自身能力，但企業(yè)檔案管理信息化需要工作人員熟練掌握計算機的相關技能。就目前來看，具有檔案管理知識又同時具有信息化管理知識的人才較少。同時，在企業(yè)檔案管理信息化建設的前期，還需要投入資金購買計算機、掃描儀、復印設備、系統(tǒng)軟件等，如果在前期資金投入中沒有購買到合適的設備，也會對后期工作造成不良影響[4]。

四、改善企業(yè)檔案管理信息化措施

企業(yè)檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，建設企業(yè)檔案管理信息化是企業(yè)信息化進程中的重要一步。企業(yè)檔案管理信息化所需改善的問題還有許多，這需要企業(yè)自身不斷地完善，也需要企業(yè)各部門之間的互幫互助，從實際應用角度出發(fā)，推進企業(yè)檔案管理信息化建設的全面發(fā)展。

（一）加強認識增強管理

檔案管理信息化是一個長期工程，在這個過程中，企業(yè)領導班子需對企業(yè)檔案管理信息化有較強認知。只有領導階級對企業(yè)檔案管理信息化有了足夠認知，在后期的人力物力投入過程中才不會因為資源缺失而造成錯誤。在企業(yè)檔案管理信息化建設完成后，要加強管理，對檔案收集系統(tǒng)進行定期維護檢查，這需要專業(yè)的人才進行相關工作，所以要加強專業(yè)方面人才培養(yǎng)。

（二）實用原則為導向

企業(yè)檔案管理信息化建設要遵循實用性原則為導向，在信息化建設過程中要逐步落實實用性原則。只有堅持實用性原則為導向，才能讓企業(yè)的檔案管理信息化建設更具有高效率和良好的發(fā)展基礎。只有建設高效率的信息化檔案管理結構，才能在日常的檔案管理中滿足企業(yè)的需求，確保企業(yè)中的各種檔案和信息能夠安全、有效的使用。另外，在信息化建設過程中逐步落實實用性原則是一個比較耗時且復雜的工程。所以，在檔案管理信息化建設中，要分階段、分任務、分計劃的進行建設，所以要設定好每個階段的小目標，并且嚴格執(zhí)行最終落實。

（三）充分落實基礎性工作

進行企業(yè)檔案管理信息化建設之前的基石就是基礎性工作，在建設前期充分落實好各類信息的采集、分析、歸類、整理等流程，才能確保信息化建設后的檔案管理真實、有效以及未來的發(fā)展。在前期的工作過程中，企業(yè)的相關信息資料等進行采集、分析等，要確保重要檔案和資料的保密性、安全性，防止出現(xiàn)重要資料的丟失、泄密、被盜等情況。有目的性的建設企業(yè)信息化檔案信息庫，提前做好與企業(yè)其他部門的對接，并且針對相關部門和業(yè)務提前做好相關檔案、信息的分類、歸檔。

（四）健全管理規(guī)范制定

在企業(yè)檔案管理信息化建設完成后，要完善數(shù)字化管理規(guī)章制度、使用制度、查閱制度、監(jiān)督制度、系統(tǒng)使用制度、保密制度、網絡安全制度、備份制度等相關制度，建立相關數(shù)字化檔案管理部門，對檔案進行統(tǒng)一管理核查。設立相關崗位方便企業(yè)員工調用相關資料。對不同等級資料要進行針對性分級處理。如企業(yè)發(fā)生大規(guī)模人員流動，可安排離職人員簽署保密協(xié)議等保護企業(yè)檔案，避免企業(yè)檔案內容外露，造成企業(yè)損失。同時，相關部門工作人員應對所收錄檔案要進行更改、統(tǒng)一格式等操作，方便工作人員使用。

（五）增加技術培訓

一般情況下，企業(yè)在建設檔案管理信息化后并不能及時在企業(yè)原有工作人員中挑選出可以勝任檔案管理信息化職位的人員，這是由于在建設企業(yè)檔案信息化前，企業(yè)工作人員往往沒有機會接觸企業(yè)檔案管理，對信息化檔案管理沒有相應的工作經驗，所以在企業(yè)檔案管理信息化建設完成后，要安排檔案管理工作人員的進行相關的培訓。在培訓結束后挑選合適員工任職檔案管理部門。另外，也可以與地方院校合作，爭取人才定向培養(yǎng)，增加企業(yè)在人才領域的競爭力。同時，要將企業(yè)檔案管理信息化列入工作考核中，發(fā)揮員工主觀能動性，全面推動員工專業(yè)技能發(fā)展。

五、結語

企業(yè)檔案管理信息化是社會發(fā)展的潮流之一，改變傳統(tǒng)檔案管理模式是檔案管理領域發(fā)展的必經之路。建立數(shù)字化、信息化的檔案管理模式，不但能節(jié)省人力物力資源問題，也能改善傳統(tǒng)檔案管理模式中檔案整理難、查找難等問題，從而提高企業(yè)運行效率，確保企業(yè)發(fā)展的效率和穩(wěn)定性。加快完成企業(yè)檔案管理信息化建設，有利于提高企業(yè)效益，促進企業(yè)發(fā)展。

參考文獻：

[1]楊淑芳.公司企業(yè)檔案管理信息化建設思考[J].辦公室業(yè)務，2019（10）：89.

[2]張海英.關于企業(yè)檔案管理信息化建設的思考[J].辦公自動化，2015（06）：43-44+31.

[3]李岱.企業(yè)檔案管理信息化建設思考[J].城建檔案，2014（11）：137-139.

[4]靳秀華.關于企業(yè)檔案管理信息化建設的思考[J].蘭臺世界，2014（S1）：72-73.