論財務(wù)檔案管理中信息失真預(yù)防及控制措施

王瑩

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）05-111-02

摘 要 當(dāng)今社會，評價企業(yè)的主要標(biāo)準(zhǔn)是其生產(chǎn)能力和經(jīng)濟實力，為此大多數(shù)企業(yè)將工作的核心集中在增加企業(yè)經(jīng)濟效益方面而忽略了財務(wù)管理。本文針對企業(yè)中普遍存在的財務(wù)檔案信息失真現(xiàn)象分析其原因，并就每個原因提出一些合理化建議，包括：提高財務(wù)人員的整體素質(zhì)、控制財務(wù)造假現(xiàn)象、加強新技術(shù)控制能力，以期為有關(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞 財務(wù) 檔案管理 信息失真

財務(wù)檔案信息是企業(yè)經(jīng)營管理者經(jīng)營企業(yè)的重要參考依據(jù)，因此確保財務(wù)信息真實有效是財務(wù)管理的重點內(nèi)容。但是在實際工作中由于企業(yè)的疏忽，財務(wù)信息失真現(xiàn)象普遍存在，主要表現(xiàn)在為謀取團體利益或個人利益財務(wù)人員虛假做賬。為了減少此類現(xiàn)象的發(fā)生，需要相關(guān)工作者加強管理措施，提高財務(wù)檔案管理水平。

一、財務(wù)檔案管理信息失真的原因

（一）財務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)不高

在經(jīng)營管理者的觀念里，公司的經(jīng)濟效益是一切工作的重點，而財務(wù)管理對于公司經(jīng)濟效益的增長并未起到直接作用，因此，將財務(wù)工作劃分為行政工作領(lǐng)域，而忽略其重要性。甚至有些單位的經(jīng)營管理者認(rèn)為財務(wù)工作內(nèi)容簡單，無需專業(yè)技術(shù)較高的人員操作，因此導(dǎo)致一些財務(wù)工作者沒有經(jīng)過系統(tǒng)的訓(xùn)練，專業(yè)水平不高，對于財務(wù)工作中的科目、賬簿與報表之間的關(guān)系含混不清，只能做一些簡單的日常出納工作，對于技術(shù)要求較高的工作只能蒙混過關(guān)，給企業(yè)產(chǎn)生負(fù)面影響；有些財務(wù)人員雖然財務(wù)相關(guān)知識掌握得很好，但是其職業(yè)道德素質(zhì)很低，在實際工作中不按照規(guī)定辦事，做事不夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，導(dǎo)致財務(wù)工作效率低下，最終引發(fā)財務(wù)檔案管理中信息失真的情況發(fā)生。

（二）追求利益蓄意造假

在一些企業(yè)中，為了貪圖利益而做假賬的現(xiàn)象普遍存在，主要表現(xiàn)在：為了掩蓋公司的實際業(yè)績，財務(wù)故意虛報公司的收益情況，從而掩人耳目達(dá)到偷稅逃稅的目的；有些單位不按照相關(guān)規(guī)定進行財務(wù)工作，導(dǎo)致公司的賬目混亂，經(jīng)營管理無據(jù)可依；更有甚者，財務(wù)工作人員利用職務(wù)之便將公司財產(chǎn)納為己有等等。以上造假行為都是引起財務(wù)檔案失真的重要原因[1]。

（三）疏于新技術(shù)控制

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用與財務(wù)電算化系統(tǒng)已成為普遍趨勢。很多單位僅僅將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入財務(wù)電算化處理工作中，對于其中的控制能力并未作出具體分析。財務(wù)工作者計算機應(yīng)用技術(shù)較低，企業(yè)內(nèi)部對新技術(shù)的重要性認(rèn)識不足，從而導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)未能真正達(dá)到預(yù)期效果，財務(wù)檔案失真并未得到有效控制。

二、預(yù)防財務(wù)檔案管理信息失真的有效措施

（一）提高財務(wù)人員的整體素質(zhì)

財務(wù)人員的整體素質(zhì)主要包括兩個層面：職業(yè)道德素質(zhì)和專業(yè)水平素質(zhì)。

在職業(yè)道德素質(zhì)方面，首先，企業(yè)要進行持續(xù)而深入的教育，注意道德素質(zhì)教育不可以流于形式，要認(rèn)真落實，在具體實踐中可以將有教育意義的實例引入其中，通過對案例的分析，財務(wù)人員能夠擺脫枯燥的灌輸式學(xué)習(xí)，引起學(xué)習(xí)興趣；為了達(dá)到教育的持續(xù)性，可以利用新媒體技術(shù)在財務(wù)部播放道德教育宣傳片，經(jīng)過長期的耳濡目染，財務(wù)人員能夠?qū)⒅R內(nèi)化為自身的精神品質(zhì)，從而起到很好的教育效果。其次要將建立單位內(nèi)部人員信用檔案工作提上日程，對于誠實守信、道德品質(zhì)良好員工給予獎勵，而對于道德水平較低，失信于人的員工給予嚴(yán)厲批評，所有的獎懲都記錄在檔案中，以此綜合評定員工的道德素質(zhì)高低，在競爭和比較中，鼓勵員工堅持誠實守信的良好作風(fēng)。最后，充分利用社會輿論作用，通過媒體宣傳將誠實守信觀念根植于財務(wù)人員內(nèi)心，使其樹立正確的價值觀念，提升道德水平。

在專業(yè)水平素質(zhì)方面，一方面，企業(yè)進行招聘時要適當(dāng)提高招聘條件，綜合考量應(yīng)聘者的專業(yè)水平和道德素質(zhì)，最基礎(chǔ)的要求包括經(jīng)過相關(guān)專業(yè)技能培訓(xùn)、獲得會計從業(yè)資格證書等，在此基礎(chǔ)上盡量多了解應(yīng)聘者在校期間的檔案，對于在校期間表現(xiàn)良好，誠實守信的應(yīng)聘者優(yōu)先錄用。另一方面，對于企業(yè)內(nèi)部的從業(yè)人員要定期組織相關(guān)知識的培訓(xùn)，比如開展知識講座，研討會等，在培訓(xùn)期間可以準(zhǔn)備一些零食，為了活躍氣氛，可以增加一些融入專業(yè)知識的小游戲，對于勝出者給予獎勵；培訓(xùn)要有適當(dāng)?shù)莫剳痛胧┡c之配套，即每次培訓(xùn)過后要對員工進行考核，對成績較好的員工進行經(jīng)濟上的獎勵，對成績較差的員工予以懲罰，以此激勵員工不斷學(xué)習(xí)和提高[2]。

（二）控制財務(wù)造假現(xiàn)象

財務(wù)造假現(xiàn)象普遍存在于企業(yè)管理中，在國家層面上，此行為嚴(yán)重影響了國家稅收，不利于國家發(fā)展；在個人層面上，道德敗壞，阻礙個人今后的發(fā)展。因此控制財務(wù)造假刻不容緩。

1.加強監(jiān)督，制定有效管理制度。加強監(jiān)督是防止財務(wù)造假現(xiàn)象發(fā)生的有效手段，領(lǐng)導(dǎo)部門不定期對財務(wù)檔案展開核查，確保能夠盡早發(fā)現(xiàn)有關(guān)問題，對于嚴(yán)重問題責(zé)令相關(guān)工作人員及早解決并追查責(zé)任相關(guān)人員，必要時可以介入法定程序解決問題，務(wù)必嚴(yán)查到底。同時員工之間也應(yīng)該建立監(jiān)督小組，財務(wù)工作要公開透明，防止小動作出現(xiàn)，對發(fā)現(xiàn)的不道德行為要及時提出指正，財務(wù)工作是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，一切財?wù)活動都服務(wù)于公司的整體利益，財務(wù)工作中避免出現(xiàn)礙于情面瞞報和包庇的行為，一旦遇到上述行為要嚴(yán)厲批評并追究連帶責(zé)任；財務(wù)關(guān)系到公司的整體利益，因此，財務(wù)監(jiān)督不應(yīng)局限于財務(wù)部門的員工之間，其他部門的人員也可以恰當(dāng)?shù)貙ω攧?wù)工作進行監(jiān)督，比如采購部門采購?fù)戤叴蚩顚徟鷨谓唤o財務(wù)之前要將上級領(lǐng)導(dǎo)簽過字的審批單以照片的形式發(fā)送給供貨商，供貨商確認(rèn)之后方可打款，以防止出現(xiàn)不必要的麻煩，打款過程中要實時跟蹤打款進程，保證款項及時到賬，既建立了良好的信譽，又能對財務(wù)工作起到一定的監(jiān)督作用。

除了企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督以外，社會監(jiān)督同樣非常有效，其時具有公開和廣泛的特征。社會監(jiān)督的主體是有關(guān)行政單位，監(jiān)督中要求相關(guān)行政人員經(jīng)常性地來訪調(diào)查，實時監(jiān)控企業(yè)內(nèi)部財務(wù)情況，要確保監(jiān)督力度，對于企業(yè)造假現(xiàn)象要嚴(yán)懲，切勿姑息縱容，嚴(yán)防監(jiān)督人員收受賄賂的現(xiàn)象出現(xiàn)。

為了有效防止財務(wù)檔案中信息失真應(yīng)該制定并完善相關(guān)管理制度。一方面加強人事部門對財務(wù)考勤的管理，保證財務(wù)人員能夠保持積極端正的工作姿態(tài)；另一方面加強日常工作的規(guī)范化管理以及考核管理，日常工作規(guī)范化管理要求財務(wù)人員按照規(guī)定進行會計工作，以減少財務(wù)檔案信息人為操控的可能性，考核管理能夠幫助財務(wù)人員及時認(rèn)識到自己工作中存在的不足，積極改進，提升自身專業(yè)和道德水平，解決財務(wù)管理中存在的諸多問題。當(dāng)然，有效的管理制度還能使財務(wù)人員真正認(rèn)識到自己的職責(zé)所在，加強責(zé)任意識，進一步保證財務(wù)檔案的真實性。

此外，財務(wù)部門的內(nèi)部管理也十分有必要，建立良好的上下級管理，上級管理要履行好自己的職責(zé)，在做好財務(wù)部門的宏觀把控基礎(chǔ)上，加強對事務(wù)細(xì)節(jié)的管理，確保財務(wù)工作的每個環(huán)節(jié)都能得到保證；除了上下級管理，財務(wù)人員要切實做好對于本職工作的管理，施行責(zé)任制，即每個員工都要把自己的工作當(dāng)成職責(zé)認(rèn)真履行，以減少工作中每一環(huán)節(jié)的失誤[3]。

2.建立健全相關(guān)法規(guī)。法律能夠以嚴(yán)格有效的方式控制財務(wù)人員的行為，以強制方式確保財務(wù)工的合法性。為此，有關(guān)部門要建立切實有效的法律規(guī)定，將企業(yè)內(nèi)部財務(wù)人員行為規(guī)范上升到法律層面，在制定完法規(guī)以后要不斷通過實踐檢驗其實際效果，并在日后的工作中不斷改進和完善。我國的法律法規(guī)要從實際出發(fā)，與時俱進，保證大多數(shù)人的合法權(quán)益。

企業(yè)中一旦出現(xiàn)觸犯法律的行為出現(xiàn)，一定要運用法律手段進行及時而嚴(yán)格的處理，在進行處罰的時候，不可草率處理，一定要細(xì)化問題的輕重程度，按責(zé)予以懲罰，以此保證法律的合理性，在法律的管控下，企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)檔案管理工作將會得以保障。

3.落實會計委派制。會計委派制賦予財務(wù)工作者一定的職能權(quán)利，財務(wù)人員可以憑借政府或者企業(yè)產(chǎn)權(quán)所有者的身份對企業(yè)財務(wù)情況進行監(jiān)督。在此制度下，會計人員的組織關(guān)系、人事關(guān)系以及薪資福利等都由政府部門或者產(chǎn)權(quán)所有者負(fù)責(zé)，因此財務(wù)人員可以充分借助其優(yōu)勢條件實行有力的監(jiān)督。會計委派制度可以最大限度地減少企業(yè)內(nèi)部的浪費情況，同時也能更好地解決會計檔案資料失真的問題。

落實會計委派制需要企業(yè)方面的大力支持與協(xié)助，需要對財務(wù)管理的重要性給予充分的肯定與認(rèn)可，以此讓財務(wù)人員增加工作熱情，對所管轄事務(wù)真正負(fù)起責(zé)任。同時企業(yè)方面要對工作中表現(xiàn)突出的財務(wù)人員進行資金上的獎勵，擴大其權(quán)利，促進會計委派制度的落實。

（三）加強新技術(shù)控制能力

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于財務(wù)工作中不僅能夠提高工作效率還能通過對其控制實現(xiàn)財務(wù)工作的安全性和透明性。

1.加強執(zhí)行主體的控制。會計電算化系統(tǒng)中，執(zhí)行主體是計算機系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要通過軟件和硬件實現(xiàn)運行工作。硬件主要指計算機的一些內(nèi)部結(jié)構(gòu)組成，軟件便是計算機系統(tǒng)工作中的工具，因此加大軟件研發(fā)力度就能實現(xiàn)財務(wù)工作的高效運行和管控。

2.加強系統(tǒng)操作控制。財務(wù)工作需要借助計算機進行數(shù)據(jù)的輸入、計算和輸出等工作。要實現(xiàn)計算機系統(tǒng)的正確運行就需要對計算機的整個數(shù)據(jù)處理流程進行控制。經(jīng)過精細(xì)的研發(fā)和反復(fù)試驗，使計算機操作系統(tǒng)能夠高效準(zhǔn)確地運行，為財務(wù)工作帶來技術(shù)上的優(yōu)勢，減少財務(wù)檔案信息的失真[4]。

3.提高計算機操作水平。為了實現(xiàn)計算機有效運用于財務(wù)管理工作，企業(yè)可根據(jù)實際情況開展計算機操作方面的培訓(xùn)，提高財務(wù)人員的計算機操作水平，實現(xiàn)公司現(xiàn)代化辦公。其中培訓(xùn)項目包括計算機的基本操作，軟件學(xué)習(xí)等，有興趣的員工企業(yè)可以為其提供條件幫助其考級，財務(wù)人員需要在工作中多練習(xí)，多通過計算機開展工作，最終達(dá)到熟練操作的目的。

三、結(jié)語

有效控制財務(wù)檔案管理中信息失真需要企業(yè)各方面加強監(jiān)督，制定有效的管理制度，提高財務(wù)人員的專業(yè)水平和道德素質(zhì)，政府相關(guān)部門要加強監(jiān)督管理，建立健全法律法規(guī)。此外，信息技術(shù)的高速發(fā)展促進財務(wù)管理的高效性，因此要充分重視新技術(shù)控制管理。在今后的工作實踐中希望企業(yè)不斷完善自身財務(wù)管理，使財務(wù)信息真實可靠，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]李潔.淺談財務(wù)檔案管理中信息失真預(yù)防及控制措施[J].山東檔案，2020（01）：54-55.

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[3]樊珊珊.財務(wù)檔案管理信息失真的管理與控制[J].今日財富，2019（5）：132-133.

[4]劉詩詩.淺談會計信息失真的原因及對策[J].商情，2019（016）：9.