關(guān)于國有企業(yè)人事檔案精細(xì)化管理的實(shí)踐探索

王榮

中圖分類號(hào)：D630.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）05-109-02

摘 要 經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了國家各項(xiàng)事業(yè)穩(wěn)步向前，隨著建筑行業(yè)市場(chǎng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，基建類國有企業(yè)之間市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力也日趨激烈，所以需要加強(qiáng)對(duì)于國有企業(yè)內(nèi)部的人事檔案的日常管理。檔案數(shù)量增加，管理難度加大，存儲(chǔ)方式增多，對(duì)人事檔案管理的方法和模式提出了挑戰(zhàn)。鑒于此，本文將主要圍繞國有企業(yè)人事檔案精細(xì)化管理的實(shí)踐探索為中心進(jìn)行研究，并結(jié)合實(shí)際情況給出一些合理化的建議。

關(guān)鍵詞 國有企業(yè) 人事檔案精細(xì)化管理

國有企業(yè)內(nèi)部的人事檔案主要是指對(duì)于國企工作人員的個(gè)人身份和學(xué)歷以及工作年限等進(jìn)行據(jù)實(shí)記錄的制度文件。當(dāng)前，部分國有企業(yè)人事檔案管理不到位，致使關(guān)鍵崗位人員信息無法核實(shí)，人員使用的不確定性增加，對(duì)國有企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展造成了很大的阻礙。所以說，必須對(duì)于目前出現(xiàn)的國企內(nèi)部人事檔案管理不到位的問題進(jìn)行改進(jìn)和完善。鑒于國企內(nèi)部人事檔案管理的關(guān)鍵性，對(duì)此必須引起有關(guān)人員的高度重視。

一、加強(qiáng)國企在人事檔案管理方面的工作力度，從而健全檔案管理制度

目前有些地區(qū)的國有企業(yè)將人事檔案的作用幾乎忽略不計(jì)，完全沒有將人事檔案管理的工作提上日程，在日常的工作中對(duì)于檔案管理基本沒有采取任何有效的措施，并且認(rèn)為這方面的管理工作說明不了什么，不能給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，甚至認(rèn)為“檔案無用”，將注意力更多地集中在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和擴(kuò)大規(guī)模上，在人事檔案管理制度的制定方面，許多國有企業(yè)也沒有建立相應(yīng)的科學(xué)制定體系，對(duì)于檔案管理場(chǎng)所和管路人員的配備也沒有進(jìn)行完善的處理，許多新入職員工的信息并沒有進(jìn)行及時(shí)的入檔，導(dǎo)致許多員工得不到合理的使用，導(dǎo)致人才流失，人員失職，甚至?xí)霈F(xiàn)信息泄露等問題，產(chǎn)生不必要的麻煩和糾紛[1]。鑒于此，出現(xiàn)問題的國有企業(yè)應(yīng)該將人事檔案的管理工作進(jìn)行高度重視，并采取有效的措施加強(qiáng)日常的管理工作，明確具體的管理職責(zé)，將各項(xiàng)人事檔案的管理工作列入企業(yè)一級(jí)待辦事項(xiàng)中，加大管理力度，促進(jìn)國企的穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

例如，首先國有企業(yè)應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部從基層工作人員到高層管理人員之間形成重視檔案管理工作的良好風(fēng)氣，從各方面采取有效的措施，對(duì)于存放場(chǎng)所、人員以及管理設(shè)備進(jìn)行一一落實(shí)。如果覺得一時(shí)無從下手，可以攜手第三方機(jī)構(gòu)，聘請(qǐng)檔案管理專家對(duì)企業(yè)的人事檔案管理情況做一個(gè)全面而具體的了解和分析，結(jié)合具體的存在問題進(jìn)行有效建議的提出，從而使國企人事檔案管理工作能夠順利地開展。比如，企業(yè)可以派遣檔案管理人員到管理體系健全的其他企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)，借鑒其檔案管理方面的成功經(jīng)驗(yàn)、有效方法和管理制度，同時(shí)還應(yīng)該考慮到自身企業(yè)的特殊情況，建立健全相應(yīng)的人事檔案科學(xué)管理體系，使得檔案管理工作能夠深入人心，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效化。本人所在企業(yè)的人事檔案在管理初期，也是比較混亂，通常會(huì)出現(xiàn)國企高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案疏于管理的情況，從而使得人事檔案管理的工作比較滯后，存在檔案管理人員不充足和檔案保存不當(dāng)?shù)膯栴}，整個(gè)國企內(nèi)部人事檔案的管理處于比較分散的狀態(tài)。目前隨著領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的工作力度不斷增強(qiáng)，企業(yè)內(nèi)對(duì)于人事檔案的整體管理也逐漸有了起色，人事檔案在對(duì)于工作人員的調(diào)動(dòng)和培養(yǎng)方面也起到了重要的作用。同時(shí)應(yīng)該進(jìn)行企業(yè)規(guī)章管理制度的建立健全，如《檔案室管理制度》《人事檔案管理辦法》《人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》，從外部機(jī)構(gòu)聘請(qǐng)檔案管理機(jī)構(gòu)，從而實(shí)現(xiàn)幫助分類整理員工人事檔案等一系列的工作，很好地實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。特別在領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍建設(shè)中，人事檔案更是體現(xiàn)了堅(jiān)持黨要管黨、全面從嚴(yán)治黨，對(duì)此，必須在干部任用考察的過程中，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用，應(yīng)該對(duì)于干部進(jìn)行嚴(yán)格化的管理，除了通過常規(guī)的公開無記名投票選舉的方式，還應(yīng)該充分查閱其相關(guān)的人事檔案，了解其德、能、勤、績(jī)、廉等各方面的表現(xiàn)，充分做好“凡提四必”工作。

二、加強(qiáng)國企對(duì)于檔案管理人員結(jié)構(gòu)的管理，促進(jìn)檔案管理的有序精細(xì)

目前企業(yè)的人事檔案都具有專業(yè)性和機(jī)密性的特征，這就要求檔案管理人員要具備相應(yīng)的管理能力和專業(yè)素質(zhì)。但是，絕大部分的國有企業(yè)都缺乏人事檔案管理的專業(yè)人員，基本是人事組織部門兼職管理，由于企業(yè)內(nèi)部工作復(fù)雜的原因，導(dǎo)致了其管理人員經(jīng)常性的調(diào)動(dòng)，難以對(duì)于檔案管理形成穩(wěn)定的工作小組，在進(jìn)行工作交接的時(shí)候難免會(huì)由于疏忽錯(cuò)漏導(dǎo)致相應(yīng)問題的出現(xiàn)，這就對(duì)企業(yè)產(chǎn)生了較大的影響，降低了管理效率[2]。對(duì)此，國有企業(yè)要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理人員的重要性，檔案管理人員的整體素質(zhì)如何，將會(huì)直接影響企業(yè)的檔案管理工作。對(duì)此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能的培訓(xùn)，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員之間的互相監(jiān)督和互相制約的效果，每一位檔案管理人員都有權(quán)利進(jìn)行工作問題的檢舉，一旦經(jīng)由管理部門審核確認(rèn)后，應(yīng)該及時(shí)地予以問題的解決和改正，并給予檢舉者一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先考慮年度評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)的資格，促進(jìn)檔案管理工作的高效有序開展，只有這樣才能充分提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下國有企業(yè)檔案管理工作專業(yè)化。

國有企業(yè)作為實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化的主力軍，要在各方面做表率，當(dāng)好“領(lǐng)頭羊”。在對(duì)于人事檔案進(jìn)行管理的過程中，要求相應(yīng)的管理人員具有相當(dāng)?shù)恼斡X悟和思想境界，同時(shí)還需要有檔案管理專業(yè)的學(xué)歷背景，才能夠勝任這項(xiàng)工作，其主要職責(zé)包括日常對(duì)于檔案進(jìn)行收歸分配，還需要對(duì)于已經(jīng)入檔管理的檔案進(jìn)行完整性的保存，并且對(duì)于借閱人員要進(jìn)行相應(yīng)的檢查，保證檔案管理的科學(xué)性。國有企業(yè)可以增加資金投入力度，通過內(nèi)部調(diào)配或外部招聘的方式，在內(nèi)部組建一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。通過系統(tǒng)和專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)管理技能，讓其熟悉國家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)，熟悉上級(jí)檔案管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己的業(yè)務(wù)范圍和崗位職責(zé)，在開展檔案管理工作中保持公正客觀和專業(yè)的態(tài)度，樹立全心全意為檔案事業(yè)服務(wù)的理念，避免因利益而出現(xiàn)私自篡改、損毀檔案的行為。在另一方面，對(duì)于檔案管理人員還應(yīng)該采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于本年度內(nèi)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行一定程度的獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先進(jìn)行評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)的選拔。對(duì)于在日常的檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)失誤的人員，應(yīng)該對(duì)于其進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并采取扣除年終獎(jiǎng)金的形式，以起到警示作用。同時(shí)，為了提高檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，企業(yè)可以為其制定相應(yīng)的職業(yè)規(guī)劃，科學(xué)設(shè)置崗位、合理配備人員、實(shí)現(xiàn)合理流動(dòng)等，建立有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制。

我所在企業(yè)的人事檔案管理工作歸口組織人事部門，檔案管理是組織干部管理工作的一部分，干部管理人員同時(shí)也是檔案管理人員，具備良好的政治、道德素養(yǎng)，能夠客觀的保存人事檔案，科學(xué)的對(duì)員工進(jìn)行觀察。同時(shí)，積極落實(shí)組織部全國干部人事檔案工作會(huì)議精神及國資委干部人事檔案培訓(xùn)工作要求，不定期組織人事檔案管理工作專項(xiàng)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員政策業(yè)務(wù)水平。人事檔案也在組織人事管理工作中起到重要作用，為人才選拔和干部調(diào)動(dòng)提供依據(jù)，促進(jìn)人力資源配置和提高人力資源管理水平，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案的精細(xì)化管理。

三、加強(qiáng)國企對(duì)于檔案的信息化管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)庫的健全

人事檔案記錄著國企內(nèi)部所有工作人員的工作調(diào)動(dòng)和相關(guān)的信息，同時(shí)具有隨時(shí)間變化的特點(diǎn)，并且需要進(jìn)行科學(xué)化的保存和管理，從而在人員調(diào)動(dòng)的方面充分發(fā)揮其借鑒參考的作用[3]。目前，絕大部分國有企業(yè)對(duì)于人事檔案的記錄只停留在員工的基本信息上，不利于全面反映員工的社會(huì)經(jīng)歷和德才表現(xiàn)。同時(shí)沒有將人事檔案隨著時(shí)間的流動(dòng)而進(jìn)行更新，只是停留在單純的記錄原始數(shù)據(jù)的水平，沒有根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新，這對(duì)于人事檔案反映工作人員的多方面實(shí)時(shí)信息具有不利的作用。對(duì)此，由于國有企業(yè)具有人員流動(dòng)大的特點(diǎn)，這就需要采用先進(jìn)的信息化管理方法，將眾多工作人員的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化保存，建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

為了更好地促進(jìn)人事檔案的科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門工作人員檔案的信息共享，從而使得整個(gè)國企內(nèi)部的工作人員之間能夠通過人事檔案進(jìn)行有效的管理和聯(lián)系，對(duì)此，應(yīng)該在國企內(nèi)部的各個(gè)工作部門之間建立相應(yīng)的企業(yè)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行信息化的數(shù)據(jù)檔案共享，能夠有效地保護(hù)紙質(zhì)檔案的完整性，同時(shí)還能夠進(jìn)行隨時(shí)的查閱，方便了人事檔案在人員選拔和調(diào)動(dòng)方面的作用的發(fā)揮。同時(shí)還能夠在干部選拔任用、調(diào)整配備和組織交流工作中，利用人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)的運(yùn)算功能可以生成各類干部基本信息，大大提高了工作效率。

例如，應(yīng)該利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于國企內(nèi)部的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，將文字有效地轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的保存。對(duì)此，可以利用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，給每一個(gè)部門相應(yīng)的內(nèi)網(wǎng)登錄接口，并配備相應(yīng)的登錄賬號(hào)和密碼，并且還應(yīng)該規(guī)定相應(yīng)的登錄設(shè)備，如某一部門規(guī)定只能使用某一臺(tái)檔案管理計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)的登錄和查閱，從而使檔案信息數(shù)據(jù)化，實(shí)現(xiàn)檔案查借閱、保存、統(tǒng)計(jì)動(dòng)態(tài)化管理和無紙化操作，達(dá)到長(zhǎng)久保存使用的目的。本人所在的國企在人事檔案的信息化管理方面目前就做得很好，在對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)干部的任用以及選聘方面充分發(fā)揮了人事檔案的作用，將人力資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理，促進(jìn)了國企內(nèi)部人員的調(diào)動(dòng)和交流，對(duì)于促進(jìn)國企員工的工作積極性，加強(qiáng)國企的生產(chǎn)服務(wù)效率具有十分重要的意義。

目前，絕大部分國有企業(yè)依舊保存、使用紙質(zhì)的人事檔案，檔案管理工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力還不討好，大大降低了管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，有時(shí)還會(huì)產(chǎn)生紙質(zhì)檔丟失的情況，對(duì)個(gè)人和企業(yè)造成不必要的麻煩和困擾。目前我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展十分迅速，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，將人事檔案的管理工作和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相結(jié)合是大勢(shì)所趨，有助于國企內(nèi)部對(duì)于人事檔案的有效化管理。鑒于此，目前存在問題的部分國企應(yīng)該徹底擺脫傳統(tǒng)的檔案管理觀念，學(xué)習(xí)采取先進(jìn)的信息化檔案管理辦法，促進(jìn)檔案管理工作的高效有序。

四、結(jié)語

綜上所述，為了解決目前國企內(nèi)部存在的各種人事檔案管理的問題，更好地促進(jìn)國企的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)對(duì)于人才調(diào)動(dòng)和管理的科學(xué)化。對(duì)此，應(yīng)該從加強(qiáng)國企在人事檔案管理方面的工作力度、加強(qiáng)國企對(duì)于檔案管理人員結(jié)構(gòu)的管理、加強(qiáng)國企對(duì)于檔案的信息化管理三方面入手，采取切實(shí)可行的措施，促進(jìn)國企內(nèi)部人事檔案管理的高效有序。

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