開展高質(zhì)量檔案管理工作的策略探析

黃青松

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）05-101-02

摘 要 在長(zhǎng)期檔案管理工作中，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位雖然形成了較為成熟的檔案管理模式，擁有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但在檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)的沖擊下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作遭遇了新的挑戰(zhàn)?；诖耍斜匾獜奶岣邫n案管理工作質(zhì)量角度出發(fā)尋求新的檔案管理思路和方法。文章在分析基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展中面臨的挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，就開展高質(zhì)量檔案管理工作的策略進(jìn)行實(shí)踐性的探析，以提高檔案管理工作開展的效果。

關(guān)鍵詞 檔案管理 數(shù)字化 高質(zhì)量 基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位

檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中的基礎(chǔ)性內(nèi)容，事關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人力資源管理活動(dòng)開展效率和效果，且對(duì)單位職能效用的發(fā)揮有著較大的影響。在當(dāng)前各行各業(yè)普遍推進(jìn)檔案管理信息化的背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位只有主動(dòng)、有序、規(guī)范地開展檔案管理工作改革與創(chuàng)新，才能夠?qū)有袠I(yè)和社會(huì)發(fā)展中的檔案管理趨勢(shì)和要求。然而，受傳統(tǒng)檔案管理思想和模式的影響，機(jī)關(guān)事業(yè)單位尤其是基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開展的學(xué)習(xí)與實(shí)踐方面表現(xiàn)出了明顯的不足?；诖耍鶎訖C(jī)關(guān)事業(yè)單位有必要結(jié)合檔案管理工作開展的形勢(shì)和現(xiàn)狀，探索高質(zhì)量的檔案管理工作開展思路和方法，使檔案管理的實(shí)效性逐步得到提升。

一、基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展面臨的挑戰(zhàn)

雖然基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位目前開展的檔案管理工作能夠基本滿足人力資源管理的需要，但在檔案管理整體趨于數(shù)字化、信息化的情況下，現(xiàn)有的檔案管理工作開展面臨的實(shí)際性困難和挑戰(zhàn)越來(lái)越多[1]。綜合來(lái)看，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展中面臨的挑戰(zhàn)主要有以下三方面。

（一）檔案管理體系不健全

檔案管理體系是從如何開展檔案管理工作的角度出發(fā)構(gòu)建的一整套檔案管理的制度和形成的一種活動(dòng)方式[2]。目前，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位雖然能夠按照既定的管理流程開展常態(tài)化的檔案管理工作，但在管理體系方面存在明顯的不健全之處。首先，檔案管理工作職責(zé)不明確。雖然現(xiàn)有的檔案管理制度對(duì)檔案管理人員檔案管理的內(nèi)容、方法和承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行了較為明確的說(shuō)明，但管理人員并沒有充分理解自己的檔案管理職責(zé)，將原本承擔(dān)的多項(xiàng)管理職責(zé)簡(jiǎn)化為負(fù)責(zé)日常檔案資料的管理。顯然，這種職責(zé)不明確的問題限制了檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理新知識(shí)、新方法的主動(dòng)性，使其長(zhǎng)期沉陷于工作的舒適區(qū)。其次，檔案管理制度落實(shí)不到位。雖然檔案管理部門會(huì)定期開展檔案管理制度培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，宣講內(nèi)部檔案管理的新思想、新方法，但這些制度內(nèi)容大部分僅僅停留在潛層次的文字、口號(hào)上，并沒有轉(zhuǎn)化為檔案管理人員自身的思想和行為習(xí)慣。制度落實(shí)不到位造成的后果是檔案管理人員的檔案管理活動(dòng)開展過于主觀隨意，制度的界限經(jīng)常被打破[3]。

（二）檔案管理方式滯后

檔案管理的數(shù)字化發(fā)展要求檔案管理活動(dòng)中的檔案信息要以文字、圖片、影像等數(shù)字化的形式錄入、管理和傳遞。顯然，這種檔案管理方式要求檔案管理人員不僅能夠使用各種終端準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地輸入檔案的信息內(nèi)容，還要通過信息化系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，而這對(duì)于長(zhǎng)期從事紙質(zhì)檔案管理的人員來(lái)說(shuō)挑戰(zhàn)性比較大[4]。同時(shí)，基層事業(yè)單位在檔案管理方式方面的要求不明確，使得檔案管理人員在檔案管理新方式的學(xué)習(xí)、使用方面存在明顯的隨意性，不能按照數(shù)字化檔案管理的要求嚴(yán)格進(jìn)行檔案信息的錄入、管理和傳遞。

（三）檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低

人員素質(zhì)偏低是限制基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率和效果提高的突出性因素，也是亟待解決的管理類問題。首先，檔案管理人員的知識(shí)水平偏低。為降低檔案管理的人力資源成本投入，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往通過招聘或者熟人介紹的方式引進(jìn)低學(xué)歷人員來(lái)負(fù)責(zé)日常檔案信息的管理工作，雖然這些人員通過培訓(xùn)以后能夠基本勝任日常檔案的調(diào)閱、歸檔等工作，但對(duì)數(shù)字化檔案管理知識(shí)的掌握程度十分有限，在信息化系統(tǒng)操作等方面的學(xué)習(xí)能力和效果欠佳，這較大程度上限制了檔案管理工作方式的改革。其次，檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低。雖然檔案管理部門內(nèi)部會(huì)經(jīng)常組織集體性的討論、學(xué)習(xí)，分析日常檔案管理工作中存在的問題和不足，提出解決辦法，但對(duì)檔案管理問題解決的進(jìn)度和效果，以及一些涉及數(shù)字化檔案管理的新技能的培訓(xùn)、推廣等方面的工作缺乏足夠的關(guān)注和嚴(yán)格的開展，導(dǎo)致部門整體檔案管理素質(zhì)偏低。

二、基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展高質(zhì)量檔案管理工作的策略

開展高質(zhì)量檔案管理工作，既是檔案管理數(shù)字化發(fā)現(xiàn)背景下基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展面臨的新要求，也是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案管理工作與外部檔案管理工作有效對(duì)接的科學(xué)策略[5]。針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作開展中面臨的新挑戰(zhàn)，基層事業(yè)單位要通過以下幾方面的有關(guān)策略來(lái)提高檔案管理的質(zhì)量，使檔案管理的效益得以明顯提升。

（一）完善檔案管理體系

首先，細(xì)化檔案管理制度內(nèi)容。在當(dāng)前檔案管理工作由紙質(zhì)媒介向數(shù)字化媒介過渡的特殊階段，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)明確自身檔案管理工作改革的方向，并結(jié)合檔案管理工作開展的實(shí)際情況，制定詳細(xì)、可行的檔案管理改革制度，明確有關(guān)部門、有關(guān)人員檔案管理工作開展的流程和需要承擔(dān)的責(zé)任，確保檔案管理職責(zé)分工合理、明確。同時(shí)，事業(yè)單位要經(jīng)常性地對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度落實(shí)中存在的典型性問題進(jìn)行調(diào)查分析，對(duì)制度中不合理、不明確的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充、細(xì)化，使制度內(nèi)容符合檔案管理工作開展的實(shí)際。

其次，強(qiáng)化檔案管理制度落實(shí)。在檔案管理制度制定環(huán)節(jié)，制度制定主體要對(duì)制度實(shí)施的過程和結(jié)果進(jìn)行模擬推演，對(duì)制度落實(shí)中可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況和問題進(jìn)行及時(shí)地掌握，并通過制度內(nèi)容的優(yōu)化調(diào)整和補(bǔ)充完善來(lái)加以提前防范、控制，使制度的執(zhí)行更加現(xiàn)實(shí)、可行。在新的制度內(nèi)容出臺(tái)以后，成立專門的制度落實(shí)督導(dǎo)組，負(fù)責(zé)新制度內(nèi)容的培訓(xùn)和落實(shí)情況的檢查矯正，并對(duì)制度落實(shí)中暴露出的問題進(jìn)行搜集、分析和解決，掃除制度落實(shí)中的一切障礙。當(dāng)然，對(duì)于制度落實(shí)過程中存在的不確定性的內(nèi)容，要通過集體協(xié)商、討論的方式確定大家普遍認(rèn)同的制度落實(shí)方法。

（二）優(yōu)化檔案管理方式

首先，深化數(shù)字化檔案管理方式應(yīng)用。數(shù)字化管理是檔案管理發(fā)展的方向和趨勢(shì)，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加大數(shù)字化檔案管理方式的推廣與應(yīng)用，使數(shù)字化的檔案管理方式應(yīng)用到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中[6]。例如，單位在開發(fā)檔案管理信息化系統(tǒng)的同時(shí)，要為檔案管理人員配備相應(yīng)的信息采集設(shè)備，使管理人員能夠借助便捷的設(shè)備輕松地開展檔案管理工作。

其次，改革檔案分類、分級(jí)管理辦法。檔案分類、分級(jí)管理是精細(xì)化檔案管理方式和效果的具體體現(xiàn)，也是數(shù)字化檔案管理的硬性標(biāo)準(zhǔn)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門要結(jié)合檔案管理實(shí)際情況，細(xì)化、調(diào)整檔案分類、分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息在條目、規(guī)則等方面保持統(tǒng)一、銜接，便于檔案管理工作的有序、高效開展。

第三，豐富檔案管理實(shí)踐性。檔案管理是一項(xiàng)實(shí)踐性比較強(qiáng)的工作，其要求檔案管理人員要能夠?qū)⒆约赫莆盏臋n案管理知識(shí)、能力通過動(dòng)手操作轉(zhuǎn)化為實(shí)踐成果。在實(shí)際的檔案管理工作開展中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部要開展檔案管理工作互評(píng)工作，借助管理人員與管理人員互評(píng)、管理人員與部門互評(píng)等方式了解檔案管理人員、檔案管理部門在檔案管理實(shí)踐中表現(xiàn)出的良好做法和不良表現(xiàn)，對(duì)良好做法進(jìn)行成功的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對(duì)不良表現(xiàn)進(jìn)行深入的原因剖析，并提出相應(yīng)的問題解決策略，以促進(jìn)檔案管理實(shí)踐性的逐步提高。例如，檔案管理內(nèi)部可以定期面向檔案管理人員征求關(guān)于檔案管理信息系統(tǒng)使用的體驗(yàn)度調(diào)查，借助調(diào)查來(lái)掌握檔案管理信息化系統(tǒng)使用中存在的問題，為系統(tǒng)的功能優(yōu)化調(diào)整提供指導(dǎo)。

（三）提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

首先，強(qiáng)化檔案人員數(shù)字化檔案管理知識(shí)和技能培訓(xùn)?；鶎訖C(jī)關(guān)事業(yè)單位要明確年度、季度和月度的檔案管理人員數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)計(jì)劃，并通過調(diào)查、訪談等方式了解檔案管理人員數(shù)字化檔案管理知識(shí)和技能掌握的程度，及需要重點(diǎn)強(qiáng)化的檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容，以此為導(dǎo)向來(lái)開展針對(duì)性強(qiáng)、內(nèi)容實(shí)用的檔案管理內(nèi)容，為檔案管理人員數(shù)字化檔案管理綜合素養(yǎng)的提高提供支持。同時(shí)，單位和部門要制定內(nèi)部培訓(xùn)學(xué)習(xí)規(guī)范，明確有關(guān)人員接受培訓(xùn)和考核的責(zé)任與義務(wù)，督促檔案管理人員保質(zhì)保量地參與相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)。再者，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以組織檔案管理人員到一些數(shù)字化檔案管理工作開展比較好的單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，借助新的管理理念和方式來(lái)督促檔案管理人員積極學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，提高檔案管理的實(shí)際能力和效果。

其次，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)?；鶎訖C(jī)關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)檔案管理工作開展的情況下，制定面向各崗位的績(jī)效考核方案，將檔案管理知識(shí)、技能和態(tài)度等關(guān)鍵指標(biāo)轉(zhuǎn)化為績(jī)效考核要素，并對(duì)連續(xù)考核不達(dá)標(biāo)的人員進(jìn)行相應(yīng)的降職、辭退等處理，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的優(yōu)勝劣汰。同時(shí)，要細(xì)化檔案管理工作級(jí)別，借助管理考評(píng)升級(jí)的方式來(lái)激發(fā)有關(guān)人員積極學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能的心理，使檔案管理隊(duì)伍保持常態(tài)化、持續(xù)化的素質(zhì)提高。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理作為基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中的基礎(chǔ)內(nèi)容，是單位對(duì)接國(guó)家和社會(huì)發(fā)展的重要方式。鑒于當(dāng)前數(shù)字化檔案管理趨勢(shì)的不斷發(fā)展與深化，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位要在準(zhǔn)確把握檔案管理工作開展面臨的挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，通過完善檔案管理體系、優(yōu)化檔案管理方式和提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)等策略來(lái)切實(shí)提高檔案管理的質(zhì)量，使檔案管理的能力和效果真正滿足基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的需要。

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