《檔案著錄規(guī)則》（GB/T18—1999）的對(duì)比研究和修訂建議

孫洋洋

摘要：檔案著錄規(guī)則是推動(dòng)檔案著錄工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展和檔案事業(yè)全面發(fā)展的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是彰顯檔案信息資源價(jià)值的重要前提。本文從我國(guó)現(xiàn)行檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》的發(fā)展脈絡(luò)和內(nèi)容介紹切入，在對(duì)國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)概況進(jìn)行簡(jiǎn)介的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)比研究的方式，從邏輯起點(diǎn)、理論原則和著錄項(xiàng)目三方面查找《規(guī)則》存在的不足，并提出有針對(duì)性的修訂建議。

關(guān)鍵詞：檔案著錄 規(guī)則 差異 修訂建議

標(biāo)準(zhǔn)化是各項(xiàng)工作獲得良好秩序和提質(zhì)增效的重要過(guò)程，而標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施則是工作標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，標(biāo)準(zhǔn)的重要性因此可見(jiàn)一斑。檔案著錄工作中的主要標(biāo)準(zhǔn)是著錄規(guī)則，不僅直接關(guān)乎檔案著錄工作開(kāi)展，對(duì)檔案的保管、檢索、共享和開(kāi)發(fā)活動(dòng)等也有重要影響。我國(guó)的《檔案著錄規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱“規(guī)則”）自實(shí)施以來(lái)，有力推動(dòng)了我國(guó)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作和檔案事業(yè)的發(fā)展，但也暴露出許多問(wèn)題，加之迄今未經(jīng)修訂，呈現(xiàn)出正向效益遞減的現(xiàn)象，表現(xiàn)出較于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的差異性以及與實(shí)踐要求的不適應(yīng)性。為此，對(duì)《規(guī)則》的現(xiàn)存問(wèn)題和修訂建議進(jìn)行研究十分具有價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

一、《規(guī)則》發(fā)展概況

（一）《規(guī)則》發(fā)展脈絡(luò)

改革開(kāi)放之后，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展迅速，各行業(yè)對(duì)檔案的查詢利用需求不斷加大，與當(dāng)時(shí)檔案檢索效率較低、手段滯后的客觀情況形成鮮明矛盾。1979年國(guó)務(wù)院頒布實(shí)施《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》，國(guó)家檔案局于當(dāng)年12月提出檔案檢索標(biāo)準(zhǔn)化的建議，后于1982年成立全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)檔案著錄小組研究制定《檔案著錄規(guī)則》。1985年5月國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局批準(zhǔn)發(fā)布《中華人民共和國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)（GB/T3792.5—85）》，可謂檔案著錄工作標(biāo)準(zhǔn)化的開(kāi)端。[1]該標(biāo)準(zhǔn)以《文獻(xiàn)著錄總則》為原則依據(jù)，內(nèi)容包含引言、名詞術(shù)語(yǔ)、著錄項(xiàng)目、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄格式等，著錄項(xiàng)目含有10個(gè)大項(xiàng)和若干小項(xiàng)，有效提高了檔案檢索的規(guī)范性和實(shí)用性。

經(jīng)過(guò)十幾年的推廣應(yīng)用，我國(guó)檔案著錄工作標(biāo)準(zhǔn)化程度明顯提高，但一些問(wèn)題也加速凸顯。因此，國(guó)家檔案局結(jié)合已有的工作實(shí)踐，參考引用國(guó)內(nèi)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中的條文，吸收借鑒國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《國(guó)際檔案著錄總則（ISAD）》的部分內(nèi)容，對(duì)GB/T3792.5—85進(jìn)行了修訂，并于1999年以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)形式發(fā)布《中華人民共和國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)》第二版即為GB/T18—1999并沿用至今，對(duì)于檔案工作的推進(jìn)具有重要意義。

（二）《規(guī)則》的內(nèi)容構(gòu)成

從整體的內(nèi)容構(gòu)成來(lái)講，現(xiàn)行《規(guī)則》可劃分為三個(gè)模塊。第一模塊是導(dǎo)引性內(nèi)容，包含范圍、引用標(biāo)準(zhǔn)、定義，對(duì)《規(guī)則》的適用范圍、功能定位、參考標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)術(shù)語(yǔ)定義進(jìn)行了介紹。第二模塊是框架性內(nèi)容，包含著錄項(xiàng)目、著錄格式、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄用文字、著錄信息源，從宏觀上對(duì)著錄工作主體要素的構(gòu)成、用法和限制性規(guī)定進(jìn)行了介紹。第三模塊是闡釋性內(nèi)容，包含著錄項(xiàng)目細(xì)則和附錄（示例），從微觀上對(duì)著錄項(xiàng)目（7大項(xiàng)和21小項(xiàng)）的定義、功能和規(guī)則進(jìn)行了細(xì)致明確的介紹，并搭配生動(dòng)案例以便于理解。[2]

相較于GB/T3792.5—85，新版《規(guī)則》更具實(shí)用性和科學(xué)性，主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是在對(duì)象范圍上更加注重組合形式，明確了適用于以文件組合和案卷組合為單元的著錄。二是在著錄項(xiàng)目上更加注重合并優(yōu)化，如將第一責(zé)任者和其他責(zé)任者合并至題名與責(zé)任者說(shuō)明項(xiàng)的責(zé)任者項(xiàng)著錄單元，將稿本與文種項(xiàng)合并為文本項(xiàng)，將附注項(xiàng)與提要項(xiàng)合并為附注與提要項(xiàng)，將原“題名與責(zé)任者項(xiàng)”下的載體類(lèi)型標(biāo)識(shí)移至載體形態(tài)項(xiàng)。[3]三是在著錄格式上更加注重規(guī)范統(tǒng)一，如將段落符號(hào)式條目格式中每段落所含項(xiàng)目的順序、位置以及與標(biāo)識(shí)符的搭配方式加以固化且注重齊頭著錄，將文件級(jí)與案卷級(jí)段落符號(hào)式條目格式合并為統(tǒng)一格式，規(guī)定著錄所用漢字須為簡(jiǎn)化漢字。四是在著錄內(nèi)容上更加適應(yīng)工作發(fā)展需要，如增加了電子文檔號(hào)，注意采用計(jì)算機(jī)鍵盤(pán)符號(hào)作為表識(shí)符，將密級(jí)劃分為6個(gè)等級(jí)并給出列表和代碼。五是在著錄方式上更加注重用戶利用需要，如規(guī)定機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡(jiǎn)稱，在附注項(xiàng)增設(shè)“各著錄項(xiàng)目中需要說(shuō)明的事項(xiàng)”以及“著錄項(xiàng)目以外需要注明的事項(xiàng)”。

二、國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)介

國(guó)際檔案著錄體系代表了檔案著錄工作領(lǐng)域的前沿，是國(guó)際范圍內(nèi)檔案著錄實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和研究成果的集中概括，對(duì)于各國(guó)著錄工作的開(kāi)展具有普遍指導(dǎo)意義和借鑒意義。

就國(guó)際層面的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)而言，國(guó)際檔案理事會(huì)迄今共發(fā)布了四項(xiàng)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，分別是《國(guó)際檔案著錄總則（ISAD（G）》[4]《國(guó)際檔案主體文件標(biāo)準(zhǔn)——公司、個(gè)人和家庭（ISAAR（CPF）》[5]《國(guó)際檔案職能著錄標(biāo)準(zhǔn)（ISDF）》[6]和《國(guó)際檔案保管機(jī)構(gòu)著錄標(biāo)準(zhǔn)（ISDIAH）》[7]，發(fā)布時(shí)間跨度為1994年至2008年。此外，為了適應(yīng)信息技術(shù)應(yīng)用環(huán)境和電子文件管理需要，檔案置標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)運(yùn)而生，較為典型的有《檔案編碼著錄標(biāo)準(zhǔn)（EAD）》《檔案背景信息編碼著錄規(guī)則（EAC）》以及《檔案保管機(jī)構(gòu)指南置標(biāo)著錄（EAG）》，發(fā)布時(shí)間跨度為1998年至2008年[8]。

上述四個(gè)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)相互關(guān)聯(lián)，以三種密切關(guān)系共同推動(dòng)國(guó)際檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建。一是衍生關(guān)系，ISAD發(fā)布時(shí)間最早，對(duì)其它標(biāo)準(zhǔn)有引領(lǐng)作用，其著錄單元和項(xiàng)目基本涵蓋了對(duì)于檔案的全程、多級(jí)、全要素著錄，而ISAAR、ISDF、ISDIAH均參照ISDR的制定規(guī)則，在內(nèi)容上側(cè)重背景信息單元的著錄，如形成者實(shí)體信息、形成者職能信息以及檔案保存機(jī)構(gòu)信息。二是補(bǔ)充關(guān)系，ISAAR、ISDF、ISDIAH從文件形成者、職能活動(dòng)和保管機(jī)構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)著錄，是對(duì)ISDR背景信息單元的補(bǔ)充完善，增加了檢索點(diǎn)，使得信息描述更為準(zhǔn)確。[9]三是映射關(guān)系，EAD基于ISDR建立，前者是后者在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的結(jié)構(gòu)化和形式化表達(dá)，提供了可供計(jì)算機(jī)讀取、存儲(chǔ)和交換的目錄信息檢索工具。相應(yīng)地，EAC與ISAAR存在映射關(guān)系，EAG與IS？ DIH存在映射關(guān)系?？梢?jiàn)，在上述關(guān)系脈絡(luò)中，ISDR居于引領(lǐng)地位，也是當(dāng)前應(yīng)用最廣的著錄標(biāo)準(zhǔn)，因此筆者在微觀層面將其作為與《規(guī)則》進(jìn)行對(duì)比研究的主要對(duì)象。

三、《規(guī)則》與國(guó)際檔案著作標(biāo)準(zhǔn)的差異

（一）邏輯起點(diǎn)

對(duì)“著錄”的理解是檔案著錄工作實(shí)踐和研究的起點(diǎn)，ISDA在“術(shù)語(yǔ)”部分對(duì)“著錄”的定義是“通過(guò)捕獲、分析、組織和記錄用于識(shí)別、管理、定位和說(shuō)明檔案本身、背景以及信息源系統(tǒng)的信息，以形成能夠準(zhǔn)確描述（檔案）的著錄單元或分項(xiàng)”，在“引言”部分說(shuō)明檔案著錄旨在通過(guò)識(shí)別和說(shuō)明檔案背景和內(nèi)容來(lái)增強(qiáng)其可獲取性，方式是以預(yù)定模型在文件生命周期內(nèi)組織相關(guān)信息對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確、合適的描述，從而通過(guò)可靠的、真實(shí)的、有意義的、可檢索的描述信息對(duì)檔案進(jìn)行智力控制。而《規(guī)則》僅在“術(shù)語(yǔ)”部分將“著錄”定義為“在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程?！笨梢?jiàn)，我國(guó)對(duì)檔案的理解較為狹隘，在著錄范圍方面僅局限于檔案本身而忽略了其背景和來(lái)源信息，在時(shí)間跨度上局限于歸檔以后即文件生命周期后端而忽略了文件運(yùn)動(dòng)全程的連續(xù)性，在行為方式上局限于被動(dòng)的后控式操作而缺乏前控式操作如“捕獲”，在行為目的上局限于編制檔案目錄而非把檔案作為智力資源進(jìn)行控制。

（二）原則共識(shí)

在制定檔案著錄規(guī)則的過(guò)程中，具有共識(shí)性的原則既是理論指南也是基本遵循。以綜合性較強(qiáng)的IS？ DR和EDR為例，主要體現(xiàn)了以下原則：一是尊重全宗原則，即把一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案作為一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行組織和管理，反映在檔案著錄工作中就是從整體到部分（從一般到個(gè)別）的多級(jí)著錄原則，表現(xiàn)為全宗—（分全宗）—類(lèi)別—（分類(lèi)別）—案卷—文件的描述層級(jí)。二是來(lái)源原則。該原則發(fā)端于全宗理論，目的在于充分反映檔案的積累過(guò)程和原始秩序，以其來(lái)源可溯性確保原始性和可靠性，反映在檔案著錄工作中主要是對(duì)其背景信息（如信息來(lái)源、物理/邏輯環(huán)境、形成累積過(guò)程等）的著錄。[10]三是動(dòng)態(tài)更新原則，ISDR強(qiáng)調(diào)著錄信息可以在每一個(gè)文件生命周期的每一個(gè)階段得以識(shí)別和創(chuàng)建，并且可能會(huì)由于文件內(nèi)容或背景信息的豐富化而更改。四是與時(shí)俱進(jìn)原則。ISDR發(fā)布以后，側(cè)重于背景信息著錄的配套標(biāo)準(zhǔn)ISAAR和相應(yīng)的檢索工具編碼規(guī)則EAD先后發(fā)布，在使用過(guò)程中也根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及時(shí)修訂，以避免標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)踐需求難以匹配的矛盾。反觀《規(guī)則》，只能進(jìn)行文件級(jí)和卷宗級(jí)的兩級(jí)著錄，且著錄項(xiàng)目多限于內(nèi)容和形式方面，結(jié)構(gòu)背景信息較少，難以體現(xiàn)檔案資源的層級(jí)結(jié)構(gòu)、有機(jī)聯(lián)系和潛在價(jià)值。此外，《規(guī)則》自1999年發(fā)布，迄今尚未修訂，難以適應(yīng)電子文件管理需要，且與之配套的《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》中的字段也未能體現(xiàn)檔案的層級(jí)屬性。

（三）著錄項(xiàng)目

1.著錄單元

ISDR共含7個(gè)著錄單元，即特征說(shuō)明項(xiàng)、背景信息項(xiàng)、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)項(xiàng)、檢索和利用條件項(xiàng)、相關(guān)檔案項(xiàng)、著錄控制以及附注項(xiàng)；[11]ISAAR包含4個(gè)著錄單元，即特征說(shuō)明項(xiàng)、描述項(xiàng)、關(guān)系項(xiàng)和控制項(xiàng)；[12]ISDF共含4個(gè)著錄單元，即特征說(shuō)明項(xiàng)、背景信息項(xiàng)、關(guān)系項(xiàng)和控制項(xiàng)；[13]ISIAH共含6個(gè)著錄單元，即特征說(shuō)明項(xiàng)、聯(lián)系方式項(xiàng)、描述項(xiàng)、利用項(xiàng)、服務(wù)項(xiàng)和控制項(xiàng)。[14]《規(guī)則》共含7個(gè)著錄單元，即題名與責(zé)任者說(shuō)明項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)。[15]橫向?qū)Ρ葋?lái)看，可以發(fā)現(xiàn)，每個(gè)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)雖側(cè)重點(diǎn)不同，但著錄信息都涵蓋了內(nèi)容、背景、關(guān)聯(lián)實(shí)體和利用條件信息幾方面，不僅描述較為規(guī)范、準(zhǔn)確和全面，而且提供了多層級(jí)、多維度的檢索點(diǎn)，有利于檔案信息的查找、利用和共享。而《規(guī)則》只設(shè)置了對(duì)檔案內(nèi)容和少量背景進(jìn)行描述的信息，造成描述功能較弱、檢索路徑單一且利用效率較低，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的智力控制。

2.著錄細(xì)則（與ISDR對(duì)比）

要素完備性。ISDR針對(duì)7大單元的26個(gè)元素都制定了著錄細(xì)則，包含著錄元素名稱以及該元素的著錄目標(biāo)、適用規(guī)定、相應(yīng)示例，便于理解和應(yīng)用。其次，ISDR對(duì)于每個(gè)元素要包含的構(gòu)成內(nèi)容提供了較為詳細(xì)的說(shuō)明，如特征識(shí)別單元的題名著錄細(xì)則，明確規(guī)定了附加標(biāo)題在較高層級(jí)需要包含形成者的名稱，在較低層級(jí)需包含文件負(fù)責(zé)人信息、術(shù)語(yǔ)以及能夠反映職能、機(jī)構(gòu)、主題、地址的短語(yǔ)。[16]而《規(guī)則》中的著錄細(xì)則強(qiáng)調(diào)著錄元素的釋義、著錄方法、與標(biāo)識(shí)符的搭配方式和相應(yīng)示例，沒(méi)有針對(duì)元素構(gòu)成給出較為明晰的規(guī)定，增加了能否表達(dá)檔案中心內(nèi)容和形式特征的不確定性。

信息共享性。ISDR在引言部分指出為了著錄信息的國(guó)際交流需要，有一些著錄元素需要參照指定的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，如參考代碼、日期和文件層級(jí)等元素.以參考代碼為例，規(guī)定其作為檔案的唯一標(biāo)識(shí)符需要必須包含三個(gè)要素，即參照ISO3166的國(guó)家名稱代碼、參照國(guó)內(nèi)檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)代碼規(guī)定的存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)代碼以及獨(dú)特的本地參考代碼、控制編號(hào)或其它特殊標(biāo)識(shí)。[17]而《規(guī)則》在編號(hào)項(xiàng)缺少國(guó)家代碼，對(duì)檔號(hào)和電子文檔號(hào)的規(guī)定是“一組（符號(hào)）代碼”而沒(méi)有明確其構(gòu)成，在信息讀取、交流和共享方面容易造成障礙。

深度分析性。在ISDR的背景信息單元，組織/個(gè)人歷史沿革元素著錄細(xì)則中明確規(guī)定要參照ISAAF進(jìn)行較為具體的著錄，如個(gè)人或者家族的全稱、出生和逝世的時(shí)間地點(diǎn)、重要住所、活動(dòng)、職業(yè)/公司、別名以及重大成就等，檔案歷史沿革元素著錄細(xì)則規(guī)定要包含所有權(quán)轉(zhuǎn)讓信息、責(zé)任者信息以及有助于呈現(xiàn)其當(dāng)前組織結(jié)構(gòu)的檔案整理活動(dòng)、檢索工具、數(shù)據(jù)遷移等信息。這些信息從縱向上反映了檔案的行程背景信息，體現(xiàn)了檔案著錄過(guò)概念中的分析過(guò)程，不僅有利于確保著錄對(duì)象的真實(shí)性和可靠性，也有利于用戶對(duì)檔案進(jìn)行深度挖掘和充分利用。而《規(guī)則》未涉及對(duì)元素的縱深性描述，導(dǎo)致相關(guān)檔案信息資源的關(guān)聯(lián)性、可訪問(wèn)度和利用程度較低。

資源關(guān)聯(lián)性。在ISDR的相關(guān)檔案單元設(shè)有四條細(xì)則，對(duì)著錄元素規(guī)定如下：原件的現(xiàn)存狀況、獲取地址和控制編號(hào)，復(fù)制件的現(xiàn)存狀況、獲取地址和控制編號(hào)，與之有同源或其它聯(lián)系的檔案資源的檢索信息（含簡(jiǎn)單介紹和關(guān)系描述），以之為基礎(chǔ)進(jìn)行使用、學(xué)習(xí)和分析而產(chǎn)生的出版物（含副本或手稿）的信息。這些相關(guān)檔案資源從橫向上提高了著錄對(duì)象的信息資源豐富程度，拓寬了用戶的檢索維度和利用渠道。而《規(guī)則》僅要求在“文本項(xiàng)”表明著錄對(duì)象的稿本和文種，對(duì)其關(guān)聯(lián)資源不做描述，導(dǎo)致檔案內(nèi)容呈現(xiàn)較為單薄，查找利用途徑較為單一。

工作前瞻性。在ISDR的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)單元中，增量元素相關(guān)細(xì)則規(guī)定對(duì)可預(yù)期的增量進(jìn)行著錄并盡量給出增量規(guī)?；蝾l次；鑒定、銷(xiāo)毀和調(diào)度信息相關(guān)細(xì)則規(guī)定對(duì)計(jì)劃開(kāi)展的檔案鑒定、銷(xiāo)毀和調(diào)度活動(dòng)進(jìn)行著錄。在ISDR的檢索和利用條件單元的政府性檢索條件相關(guān)細(xì)則中，要求對(duì)檔案的禁用期限以及未來(lái)可開(kāi)放的時(shí)間進(jìn)行著錄。通過(guò)這些內(nèi)容，用戶可以清晰地了解檢索對(duì)象的可檢索程度以及預(yù)期可利用空間，能有效提高查找利用效率。而《規(guī)則》只提供了保管期限和密級(jí)，導(dǎo)致用戶局限于現(xiàn)有的檔案資源，不能充分根據(jù)檔案資源的預(yù)期變動(dòng)合理安排自己的利用活動(dòng)。

網(wǎng)絡(luò)適應(yīng)性。就ISDR來(lái)講，其大量著錄元素都涉及保證電子文件真實(shí)性、可靠性和可用性所必須的結(jié)構(gòu)、背景和信息系統(tǒng)項(xiàng)，如層級(jí)結(jié)構(gòu)、形成者和檔案歷史沿革、獲取或移交的直接來(lái)源、組織體系以及相關(guān)版本和檔案信息等著錄元素，[18]其中，組織體系著錄細(xì)則中明確規(guī)定，對(duì)于電子文件，需要記錄相關(guān)系統(tǒng)設(shè)計(jì)信息。而《規(guī)則》鮮少體現(xiàn)檔案的結(jié)構(gòu)和背景信息，很難反映電子文件的構(gòu)成特征如信息生成系統(tǒng)、邏輯格式、文本類(lèi)型、語(yǔ)言版本信息等，難以實(shí)現(xiàn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，不利于檔案信息資源的共享、開(kāi)發(fā)和利用。

四、對(duì)《規(guī)則》的修訂建議

（一）以檔案學(xué)基本理論為先導(dǎo)。理論是行動(dòng)的先導(dǎo)。不管時(shí)代如何發(fā)展，做好檔案管理工作必須要以檔案學(xué)基本理論為指南，著錄工作也不例外。首先要以全宗理論為基礎(chǔ)改善著錄結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。全宗理論是來(lái)源原則的起源，而來(lái)源原則又包含尊重來(lái)源、尊重全宗的完整性、尊重全宗內(nèi)的原始秩序三點(diǎn)。[19]以此理論為基礎(chǔ)可從兩方面對(duì)《規(guī)則》進(jìn)行改善：一方面從結(jié)構(gòu)上實(shí)現(xiàn)從全宗到文件的多級(jí)著錄，體現(xiàn)檔案間的層級(jí)結(jié)構(gòu)和有機(jī)聯(lián)系；另一方面是從內(nèi)容上體現(xiàn)其實(shí)體來(lái)源和概念來(lái)源，即通過(guò)著錄其背景信息揭示檔案的形成者、形成過(guò)程和關(guān)聯(lián)資源等。其次，以文件生命周期理論為牽引強(qiáng)化著錄控制。文件生命周期理論主要強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)的時(shí)間跨度，闡明文件從生成到最終銷(xiāo)毀或永久保存的整體過(guò)程?；诖死碚?，檔案著錄應(yīng)注重文件運(yùn)動(dòng)全程描述信息的捕獲、分析、組織和保存，尤其是針對(duì)現(xiàn)代文件的前端控制，實(shí)現(xiàn)檔案著錄全程性和動(dòng)態(tài)性的統(tǒng)一。再者，以檔案鑒定理論為依托優(yōu)化著錄要素設(shè)置。檔案鑒定是鑒別和判定檔案價(jià)值的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案鑒定理論的發(fā)展呈現(xiàn)出從片面到全面、從具體到抽象的特點(diǎn)，鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要涉及來(lái)源、內(nèi)容、形式特征、相對(duì)價(jià)值和效益等方面。而著錄本身就是檔案價(jià)值與用戶利用需求匹配的直觀呈現(xiàn)，著錄元素的設(shè)置邏輯與價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置邏輯存在內(nèi)在一致性，因此可以檔案價(jià)值的呈現(xiàn)為導(dǎo)向來(lái)保障設(shè)置要素的全面性。

（二）以國(guó)際專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為參照。如前文所述，以IS？ DR為典型的國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)在專業(yè)領(lǐng)域的研究和實(shí)踐中長(zhǎng)期處于引領(lǐng)地位，是各國(guó)制定或修訂檔案著錄規(guī)則的重要參照。于《規(guī)則》而言，主要應(yīng)借鑒三方面內(nèi)容。一是細(xì)化著錄項(xiàng)目的設(shè)置。根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)增設(shè)著錄項(xiàng)目并進(jìn)行科學(xué)劃分，如形成者歷史沿革、檔案運(yùn)動(dòng)過(guò)程、查閱利用條件、整理體系、檢索工具和相關(guān)檔案等，不僅要體現(xiàn)檔案的內(nèi)容和特征信息，還要能反映其真實(shí)性、可靠性及可用性，并有利于提供多渠道、多維度的檢索途徑。二是推動(dòng)形成檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系。標(biāo)準(zhǔn)體系是內(nèi)在關(guān)聯(lián)、結(jié)構(gòu)合理、功能齊全并且能夠有效協(xié)同的標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一體。[20]現(xiàn)有的國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)以衍生、補(bǔ)充和映射三種關(guān)系共同推動(dòng)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建和著錄工作的發(fā)展，《規(guī)則》的修訂工作也應(yīng)注重配套標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則的制定，在健全著錄項(xiàng)目的同時(shí)完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案著錄信息的形式化和結(jié)構(gòu)化表達(dá)。[21]三是堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)。動(dòng)態(tài)做好《規(guī)則》的修訂工作，及時(shí)根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求和工作實(shí)踐需求對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)。

（三）以工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)。實(shí)踐推動(dòng)認(rèn)識(shí)的發(fā)生并使認(rèn)識(shí)成為現(xiàn)實(shí)，《規(guī)則》的有效改進(jìn)必須立足于工作實(shí)踐，從以下兩方面發(fā)力。一方面要充分匹配檔案著錄實(shí)踐需求。首先要匹配用戶的查找利用需求，強(qiáng)化《規(guī)則》制定目標(biāo)的利用導(dǎo)向，通過(guò)優(yōu)化著錄單元、增設(shè)著錄元素，從縱向和橫向上為用戶提供更多有效的檢索點(diǎn)，并幫助用戶對(duì)檢索對(duì)象進(jìn)行深度分析和充分利用。其次要匹配檔案工作者的工作需求，注重著錄元素的規(guī)范構(gòu)成和表達(dá)形式對(duì)自動(dòng)化設(shè)備的適用性，從而有效減少人力投入、提升工作效率。再者要匹配檔案信息資源的價(jià)值需求，科學(xué)設(shè)置國(guó)際性識(shí)別代碼和著錄格式，以數(shù)據(jù)信息的廣泛交流彰顯檔案信息資源的價(jià)值。另一方面，要堅(jiān)持一般和個(gè)別的統(tǒng)一?！兑?guī)則》主要應(yīng)用于我國(guó)，還是要立足于我國(guó)國(guó)情和行業(yè)發(fā)展概況，將國(guó)際著錄標(biāo)準(zhǔn)中的元素著錄細(xì)則轉(zhuǎn)化為適用于我國(guó)檔案工作需要的條文或標(biāo)識(shí)，同時(shí)也要考慮到《規(guī)則》應(yīng)用于其它特殊載體檔案的特殊性。

（四）以相關(guān)領(lǐng)域發(fā)展前沿為方向。標(biāo)準(zhǔn)的滯后性是其不適用的主要原因，而其科學(xué)性往往體現(xiàn)于前瞻性，因此《規(guī)則》的修訂必須關(guān)注和關(guān)聯(lián)相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展前沿。就檔案著錄規(guī)則而言，國(guó)際檔案理事會(huì)（ICA）計(jì)劃委員會(huì)在2012年組建了檔案描述專家組（EGAD），負(fù)責(zé)在ISAD、ISAAR、ISDF、SDIAH四個(gè)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)、集合并構(gòu)建一個(gè)綜合的描述性標(biāo)準(zhǔn)（RECORDSINCONTEXTS—ACONCEPTUAL MODEL FOR ARCHIVAL DESCRIPTION，簡(jiǎn)稱RIC），目前可查詢到的是于2016年發(fā)布的草稿版。該標(biāo)準(zhǔn)由概念模型（RiC-CM）和本體模型（RiC-O）兩部分構(gòu)成。前者通過(guò)識(shí)別與記錄相關(guān)的實(shí)體（人/記錄/相關(guān)業(yè)務(wù)），它們的屬性以及它們之間的關(guān)系提供檔案描述的通用視圖；RiC-O基于一種正式的Web本體語(yǔ)言（OWL），以實(shí)用性，靈活性，功能性和可擴(kuò)展性為原則，使符合RiC要求的元數(shù)據(jù)存檔技術(shù)成為可能，也將使檔案著錄信息在互聯(lián)的開(kāi)放的在線域中完全可見(jiàn)。《規(guī)則》可在適用性和繼承性的基礎(chǔ)上，以此標(biāo)準(zhǔn)為方向進(jìn)行修訂，有利于在概念構(gòu)造和編碼規(guī)則方面與國(guó)際接軌，推動(dòng)我國(guó)檔案著錄工作大幅發(fā)展，并在可預(yù)見(jiàn)的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)得以適用。[22]

五、結(jié)語(yǔ)

檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)是檔案著錄工作標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是檔案事業(yè)發(fā)展的題中之義，也是激發(fā)檔案信息資源豐富價(jià)值的重要前提。但我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，其發(fā)展是理論和實(shí)踐相結(jié)合的過(guò)程，是在摸索中不斷前進(jìn)的過(guò)程。我們應(yīng)在積極適應(yīng)信息化發(fā)展潮流的同時(shí)不偏離檔案學(xué)基本理論，在積極與國(guó)際接軌的同時(shí)不偏離本國(guó)實(shí)際，在積極走在前列的同時(shí)不偏離做好檔案收管存用這些基礎(chǔ)性工作的初衷，從而在相關(guān)的實(shí)踐和研究中不斷推動(dòng)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的完善、檔案著錄工作的進(jìn)步以及檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

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作者單位：《求是》雜志社辦公室秘書(shū)處