新形勢下辦公室工作崗位職能研究

李虎

摘 要：在新形勢下，辦公室的管理工作也應(yīng)相應(yīng)調(diào)整，緊跟時代的步伐，采取各種措施解決出現(xiàn)的問題，努力使管理工作與時俱進(jìn)。對此，分析和研究新形勢下辦公室工作崗位職能具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：辦公室;工作;崗位職能

1新形勢下辦公室工作存在的問題

1.1信息與溝通不足，對市場形勢和科研生產(chǎn)問題反應(yīng)遲緩。未建立系統(tǒng)、有效的信息傳遞與溝通機(jī)制，信息傳遞的及時性和準(zhǔn)確性受限，尤其是對用戶、上級、競爭對手的相關(guān)動態(tài)掌握不足，未在領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行足夠的信息分享，致使對市場反應(yīng)速度慢。各項(xiàng)目隊(duì)伍間信息傳遞不及時、不暢通，同類質(zhì)量、進(jìn)度等問題反復(fù)發(fā)生。各部門間溝通不足，切斷了各項(xiàng)工作間的內(nèi)在聯(lián)系，政出多門，為一線增加了負(fù)擔(dān)。

1.2決策支持不足，對關(guān)系研究所發(fā)展的重大事項(xiàng)缺乏專業(yè)建議。在領(lǐng)導(dǎo)層對關(guān)系研究所發(fā)展的重大事項(xiàng)或關(guān)系員工切身利益的事項(xiàng)進(jìn)行決策時，受限于業(yè)務(wù)分工和專業(yè)能力，不能為領(lǐng)導(dǎo)提供足夠的專業(yè)建議，致使所領(lǐng)導(dǎo)不得不將大量的時間用于決策前的討論，或不得不接受機(jī)關(guān)的建議，即造成了時間的浪費(fèi)，也可能會為和諧穩(wěn)定大局埋下隱患。

1.3督促檢查不足，待辦事項(xiàng)督辦困難且考核不閉環(huán)。重要會議或領(lǐng)導(dǎo)交辦的待辦事項(xiàng)難以推動甚至無法落實(shí)現(xiàn)象時有出現(xiàn)，不但影響了所級會議決定和領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威性和公信力，更阻礙了待辦事項(xiàng)的推進(jìn)落實(shí)。同時因級別所限并缺乏必要的考核獎懲權(quán)限，面對消極甚至拒絕落實(shí)待辦事項(xiàng)的現(xiàn)象經(jīng)常無能為力。

2事業(yè)單位辦公室管理職能的重要性

2.1緩解單位內(nèi)部矛盾。單位各項(xiàng)工作大多并行推進(jìn)，涉及到的人員也較為復(fù)雜，需要服務(wù)意識較高的工作人員來進(jìn)行單位的管理協(xié)調(diào)，保證行政事務(wù)穩(wěn)定發(fā)展，改善部門的摩擦問題，實(shí)現(xiàn)各個部門的有效溝通，進(jìn)而提升單位的整體工作效率。

2.2保證單位外部關(guān)系環(huán)境穩(wěn)定。市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，單位之間的競爭也愈發(fā)強(qiáng)烈，因此構(gòu)建和諧穩(wěn)定的外部關(guān)系也成為了各單位穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。辦公室人員的服務(wù)意識是創(chuàng)建外部和諧關(guān)系的基礎(chǔ)，管理人員應(yīng)該充分發(fā)揮上傳下達(dá)的作用，維持好各個單位之間的關(guān)系，平衡利益損失，合理調(diào)整外協(xié)策略，保證單位之間可持續(xù)的協(xié)調(diào)合作。

2.3提高辦公室內(nèi)部的整體效率。辦公室作為基礎(chǔ)的管理協(xié)調(diào)部門，應(yīng)該以協(xié)調(diào)服務(wù)為主，管理人員要充分了解公司的未來發(fā)展方向，統(tǒng)一目標(biāo)，提高整體工作效率，順利推進(jìn)工作。要盡量減少和化解內(nèi)部矛盾，配合運(yùn)轉(zhuǎn)部門和監(jiān)管部門及時疏導(dǎo)，確保內(nèi)部穩(wěn)定運(yùn)行。

3新形勢下提高事業(yè)單位辦公室水平的相應(yīng)措施

3.1激發(fā)員工學(xué)習(xí)積極性，提升員工業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)水平。在單位的發(fā)展過程中，一定要加強(qiáng)辦公室工作人員對政治理論等方面知識的學(xué)習(xí)，從而有效提升工作人員對于政治的敏感度。單位可以組織相關(guān)工作人員進(jìn)行定期學(xué)習(xí)，從而促進(jìn)員工對習(xí)近平總書記重要思想以及國家政策的認(rèn)識，黨的十八大以來，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，把市場在資源配置中的“基礎(chǔ)性作用”修改為“決定性作用”，重視每一位員工的切實(shí)利益，從根本上保障辦公室員工能夠用先進(jìn)的知識以及思想武裝頭腦，對于自身存在的不足努力開發(fā)新方法，有效完善自身的不足之處，在實(shí)際的工作過程中將黨的重要方針、思想、路線以及政策更好地與工作相結(jié)合，實(shí)時關(guān)注政策的改變，判斷國家發(fā)展形勢以及方向并且有效地結(jié)合自身工作，從而促進(jìn)單位更好發(fā)展。

3.2轉(zhuǎn)變相關(guān)工作人員的服務(wù)意識。在單位的實(shí)際發(fā)展過程中，一定要重視員工工作意識的轉(zhuǎn)變，在一個單位的發(fā)展中，想要提升員工的工作水平就一定要促進(jìn)員工意識的轉(zhuǎn)變，可以說意識的轉(zhuǎn)變是工作水平提高的前提條件之一，如果想要提升辦公室員工的服務(wù)意識可以從以下三方面進(jìn)行：1.相關(guān)工作人員應(yīng)該樹立大局意識。著眼于整個單位的整體利益，有效防范個體利益的出現(xiàn)，避免出現(xiàn)部門本位主義，對于單位的工作一定要認(rèn)真準(zhǔn)確完成，為單位大局服務(wù)，有效保障各項(xiàng)工作有序高效進(jìn)行，促進(jìn)單位快速運(yùn)轉(zhuǎn)。2.相關(guān)工作人員應(yīng)該不斷樹立自身的創(chuàng)新意識，從而有效對自身的工作方式以及手段進(jìn)行創(chuàng)新，對于那些陳舊的規(guī)則以及思維要敢于摒棄，勇于打破舊模式的束縛，創(chuàng)新自身的思想，用新的思想以及方式去開展工作，進(jìn)而有效提升自身的工作效率，促進(jìn)單位的發(fā)展。3.相關(guān)工作人員應(yīng)該不斷提升自身的工作效率。對于上級布置的任務(wù)以及工作一定要快速保質(zhì)保量完成，今日的事情今日完成，杜絕辦事拖拉的現(xiàn)象出現(xiàn)，有效提升自身的工作效率。

3.3梳理標(biāo)準(zhǔn)化流程，使員工成長更快。制度是基礎(chǔ)，流程是體系。優(yōu)化的工作流程能夠讓我們對日常工作有更好的掌控能力，減少我們思考的時間，簡化我們的行動步驟，讓我們更有效率。在辦公室工作中，工作人員每天都要完成一些日常工作任務(wù)，這些任務(wù)大多是相似的、重復(fù)的，且有一定標(biāo)準(zhǔn)流程的。在日復(fù)一日的工作中，工作人員越來越熟悉自己的工作內(nèi)容，也掌握了越來越實(shí)用的工作技巧。但在實(shí)際工作中，卻或多或少的存在著對同一工作反復(fù)確認(rèn)如何做的情況。在這種情況下，若能發(fā)揮精細(xì)化理念的優(yōu)勢，從細(xì)節(jié)抓起，重復(fù)性的工作能夠總結(jié)提煉出標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，使辦公室工作人員養(yǎng)成系統(tǒng)化、規(guī)范化的工作習(xí)慣，增強(qiáng)工作人員獨(dú)立完成工作任務(wù)的信心，將會產(chǎn)生事半功倍的效果。首先，作為辦公室工作中的前輩，事業(yè)單位的老人對待工作要更加精細(xì)認(rèn)真，要為單位辦公室內(nèi)的新人樹立榜樣，嚴(yán)于律己、以身作則，將精細(xì)化理念轉(zhuǎn)化為實(shí)際行動，將自身的經(jīng)驗(yàn)和閱歷總結(jié)傳授給年輕的辦公室工作者，使他們早日成長為能夠獨(dú)當(dāng)一面的辦公室工作人才。其次，要將精細(xì)化理念應(yīng)用到工作流程的細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)上，以具有豐富辦公室工作經(jīng)驗(yàn)的人員為主體，以辦公室工作中資歷尚淺的年輕人為力量，在考慮到每一個工作細(xì)節(jié)的前提下，制定一份標(biāo)準(zhǔn)化的辦公室工作流程圖，供全體辦公室工作人員參考，為辦公室工作效果由數(shù)量到質(zhì)量的轉(zhuǎn)變奠定基礎(chǔ)。

3.4綜合利用新技術(shù)提高效率。信息化不斷發(fā)展，高效率是辦公室服務(wù)人員的重要評價標(biāo)準(zhǔn)之一。在激烈的競爭環(huán)境下，辦公室職員不僅要增強(qiáng)信息的傳遞質(zhì)量，更要從速度入手，達(dá)到快節(jié)奏辦理各項(xiàng)事務(wù)，分清各個工作的輕重緩急，保證多項(xiàng)工作有效快速推進(jìn)，貫徹到底，靈活反饋。在單位辦公室的正常運(yùn)行過程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用環(huán)節(jié)較多，可以為單位人員信息更新、崗位調(diào)動以及數(shù)據(jù)處理等環(huán)節(jié)提供幫助，幫助單位辦公室更好地進(jìn)行人員或工作信息的整合，管理協(xié)調(diào)單位運(yùn)行工作，并提高信息傳輸?shù)乃俣群蜏?zhǔn)確性，提高單位運(yùn)營效率，更好地發(fā)揮單位辦公室管理協(xié)調(diào)職能。

4結(jié)語

辦公室作為一個基礎(chǔ)性的協(xié)調(diào)服務(wù)部門，是單位溝通的橋梁和樞紐。因此辦公室管理者應(yīng)該不斷增強(qiáng)服務(wù)意識，主動協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和職員之間的關(guān)系，不斷緩和各個部門之間的矛盾。牢固樹立服務(wù)企業(yè)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層的理念，從高處入手，從細(xì)節(jié)做起，做好各個方面的服務(wù)工作，融入現(xiàn)代化的信息設(shè)備，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，保證單位信息有效交流和各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)。

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