提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法

陳淑鋒

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的進(jìn)程中，事業(yè)單位的發(fā)展得到了顯著促進(jìn)。檔案管理在事業(yè)單位管理中是不可或缺的重要工作內(nèi)容，并且需要管理的檔案資料數(shù)量龐大，種類(lèi)繁多，傳統(tǒng)的管理方式與事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展需求并不相符，因此，為了提高檔案管理效率，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段提高檔案管理效果。基于此，本文對(duì)事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行了闡述，并分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中面臨的問(wèn)題，進(jìn)而提出提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性措施，以期為事業(yè)單位提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

事業(yè)單位的檔案資料可將其發(fā)展歷程進(jìn)行真實(shí)體現(xiàn)，也可通過(guò)事業(yè)單位的發(fā)展而判斷經(jīng)濟(jì)及社會(huì)發(fā)展的過(guò)程。同時(shí)，檔案信息可為事業(yè)單位各項(xiàng)政策的制定提供相應(yīng)的參考。事業(yè)單位具有社會(huì)服務(wù)職能，因此其檔案管理工作面臨著較大的壓力。在信息時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然，可使檔案管理工作的開(kāi)展更加規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

一、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）可實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存。傳統(tǒng)檔案管理是以紙張作為檔案資料的載體，然而因其易受到自然災(zāi)害、氣候條件的影響，極易受潮或損毀。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理后，可進(jìn)行電子檔案資料的存儲(chǔ)，可使檔案的保存更加安全長(zhǎng)久，甚至可實(shí)現(xiàn)永久性的資料存儲(chǔ)，可對(duì)事業(yè)單位的檔案資料利用率進(jìn)行有效提升。

（二）檔案資料的檢索效率更高。事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化以后，只需輸入關(guān)鍵詞即可快速檢索到所需信息，可使檔案的查閱效率得以進(jìn)一步提升。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理中紙質(zhì)材料的攜帶不方便，檔案利用率難以有效提升。實(shí)現(xiàn)信息化管理后，可在網(wǎng)絡(luò)上快速進(jìn)行檔案資料的傳輸，可使檔案資料的利用效率得以快速提高，可為事業(yè)單位的發(fā)展奠定穩(wěn)固的基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中面臨的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理信息化的重視程度不足。部分事業(yè)單位并未意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，因此缺乏對(duì)此工作的重視，這不利于事業(yè)單位的高速發(fā)展。同時(shí)，檔案管理工作人員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不足，檔案管理過(guò)程中未嚴(yán)格遵循信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)合理分類(lèi)檔案資料，致使檔案利用效率難以提升，信息化建設(shè)效果出受到了影響。此外，在檔案管理信息化開(kāi)展過(guò)程中，未意識(shí)到其在檔案管理成本方面的重要價(jià)值，致使部分單位仍采用傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案管理，產(chǎn)生了極大的成本浪費(fèi)，阻礙了檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。

（二）檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃的合理性有待提升。部分事業(yè)單位所制定的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃缺乏合理性，因此，影響了檔案管理信息化建設(shè)的效果。部分事業(yè)單位未以自身的發(fā)展戰(zhàn)略為依據(jù)而進(jìn)行信息化建設(shè)的規(guī)劃，并且規(guī)劃設(shè)計(jì)中并未體現(xiàn)出檔案管理信息化的實(shí)效性，影響了檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展，因此事業(yè)單位難以規(guī)范化與科學(xué)化的開(kāi)展檔案管理工作。

（三）信息化人才的專(zhuān)業(yè)性尚需加強(qiáng)。檔案管理人才的信息化技術(shù)能力是否充足是事業(yè)單位檔案管理工作能否高效開(kāi)展的關(guān)鍵，也是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。然而部分事業(yè)單位的檔案管理人員由于自身的信息化技術(shù)應(yīng)用能力并不高，對(duì)檔案管理工作的高效與優(yōu)質(zhì)開(kāi)展產(chǎn)生了一定的阻礙。同時(shí)，部分單位存在檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)老齡化的問(wèn)題，部分人員缺乏信息化意識(shí)，未能主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，這對(duì)檔案管理的信息化發(fā)展極為不利。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化的可行性措施

（一）提高對(duì)檔案管理信息化的重視。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)重視檔案管理信息化工作，并從資金及政策等多個(gè)層面為信息化建設(shè)工作的開(kāi)展提供支持，同時(shí)還要做好檔案管理的安全保障工作。建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，并對(duì)其門(mén)窗進(jìn)行加固，以此保障檔案資料的安全。

（二）引入先進(jìn)的信息技術(shù)。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益發(fā)展下，信息技術(shù)的發(fā)展日臻成熟，為檔案管理的信息化建設(shè)奠定了良好的技術(shù)基礎(chǔ)。事業(yè)單位可建立電子檔案，可對(duì)圖像資料以及音視頻資料進(jìn)行有效存儲(chǔ)，豐富了檔案信息的記錄方式，并提高了檔案資料的可視性。在現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的支持下，電子資料的收集、存儲(chǔ)、管理及利用等各個(gè)環(huán)節(jié)得以有效銜接，可對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確性與安全性進(jìn)行有效提升。

（三）制定與實(shí)施電子檔案?jìng)浞葜贫?。檔案管理過(guò)程中由于自然災(zāi)害或意外事故的發(fā)生會(huì)使電子檔案資料出現(xiàn)損毀現(xiàn)象，也存在人為刪改電子資料的隱患，因此，事業(yè)單位應(yīng)建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，以避免此?lèi)問(wèn)題的發(fā)生。首先，檔案管理人員應(yīng)將所有紙質(zhì)檔案資料利用掃描設(shè)備制作成電子文件，并根據(jù)其類(lèi)別合理進(jìn)行歸檔與存儲(chǔ)，也要對(duì)原始資料進(jìn)行有效保存，將電子檔案作為紙質(zhì)檔案的副本進(jìn)行管理。同時(shí)，由于電子檔案的制作、傳輸?shù)冗^(guò)程存在安全隱患，檔案的存儲(chǔ)與利用應(yīng)以原始檔案為主，必須同時(shí)歸檔與管理電子檔案與原始檔案。

（四）建立完善的檔案管理系統(tǒng)。事業(yè)單位應(yīng)開(kāi)發(fā)與引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，確?？杉皶r(shí)進(jìn)行電子文件的收集與存儲(chǔ)，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一一對(duì)應(yīng)與同步完善。由于電了檔案的生成與管理都需依賴(lài)于計(jì)算機(jī)進(jìn)行，因此必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理，做好系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，以此減少信息數(shù)據(jù)的人為干預(yù)，確保檔案資料的安全性與準(zhǔn)確性。

（五）及時(shí)升級(jí)與開(kāi)發(fā)檔案管理軟件。事業(yè)單位應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，并結(jié)合檔案工作開(kāi)展?fàn)顩r及時(shí)進(jìn)行軟件的升級(jí)與新管理軟件的開(kāi)發(fā)。

（1）做好原始系統(tǒng)及原始硬件設(shè)備的保存。由于系統(tǒng)升級(jí)后與原來(lái)系統(tǒng)的兼容性會(huì)發(fā)生改變，在系統(tǒng)升級(jí)之前必須對(duì)原始系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存，以免出現(xiàn)檔案資料丟失的情況。同時(shí)，在硬件設(shè)備更新時(shí)，也應(yīng)對(duì)原始硬件設(shè)備進(jìn)行良好保存，以便于新設(shè)備無(wú)法讀取以前存儲(chǔ)的檔案資料。在升級(jí)與維護(hù)過(guò)程中要對(duì)系統(tǒng)中的原始資料進(jìn)行備份，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的有效存儲(chǔ)，避免出現(xiàn)信息丟失或損毀的情況。

（2）應(yīng)用防寫(xiě)及加密技術(shù)提高安全防護(hù)效果。對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移時(shí)，應(yīng)利用仿寫(xiě)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的保護(hù)，避免在遷移時(shí)遭到攻擊而使數(shù)據(jù)被篡改，進(jìn)而影響檔案資料的可靠性。同時(shí)，還應(yīng)使用加密技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行加密，以免檔案資料信息數(shù)據(jù)被黑客惡意盜取或刪改。

（3）做好病毒入侵及非法訪(fǎng)問(wèn)的安全防護(hù)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，可在計(jì)算機(jī)中安裝防火墻及病毒查殺軟件，并對(duì)用戶(hù)的登錄權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，在身份認(rèn)證技術(shù)的支持下對(duì)非法訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行有效控制，以免檔資資料被惡意修改，以此提高檔案資料的安全管理效果。

（六）加強(qiáng)檔案管理信息化人才建設(shè)。事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理信息化人才的培養(yǎng)，在專(zhuān)業(yè)信息化人才的輔助下提升自身檔案管理信息化建設(shè)的速度。事業(yè)單位應(yīng)定期針對(duì)檔案管理人才進(jìn)行信息技能培訓(xùn)，并對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才進(jìn)行吸納，以此實(shí)現(xiàn)信息化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的有效優(yōu)化。

結(jié) 語(yǔ)

檔案管理作為事業(yè)單位管理中關(guān)鍵性的管理工作，與事業(yè)單位的發(fā)展有著直接的關(guān)系，因此，事業(yè)單位應(yīng)積極開(kāi)展檔案管理的信息化建設(shè)工作，提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度、引入先進(jìn)的信息技術(shù)、制定與實(shí)施電子檔案?jìng)浞葜贫取⒔⑼晟频臋n案管理系統(tǒng)、及時(shí)升級(jí)與開(kāi)發(fā)檔案管理軟件、加強(qiáng)檔案管理信息化人才建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化。

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