現(xiàn)代企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及改進措施研究

崔嵐

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理中的重要性的一環(huán)，嚴謹著記錄企業(yè)從成立到壯大，在我國，很多企業(yè)檔案管理仍處在不成熟階段，不重視、不專業(yè)、不規(guī)范，與企業(yè)發(fā)展速度不匹配，不滿足企業(yè)自身發(fā)展的客觀需要。本文從當前企業(yè)檔案管理歷史發(fā)展、現(xiàn)存問題及改進措施等方面進行論述，旨在為企業(yè)檔案管理更加程序化、專業(yè)化、科學化發(fā)展盡一份力。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;改進措施

一、簡述我國企業(yè)管理制度發(fā)展歷程

1.建國后計劃經(jīng)濟時期——檔案體制初現(xiàn)雛形。建國后我國各領(lǐng)域長期處于高度集中下的計劃管理模式，通過集中且管理模式為我國檔案管理奠定地基。宏觀方面表現(xiàn)為全國檔案工作將“集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用”確立為基本原則;微觀方面表現(xiàn)為當時體制環(huán)境下，政府與企業(yè)是上下級關(guān)系，企業(yè)內(nèi)各部門直接與政府對應(yīng)部門對口設(shè)置，檔案管理以歸口管理模式，各部門直接接受政府上級對應(yīng)部門的指導。

計劃經(jīng)濟時期促進了我國企業(yè)檔案體制初現(xiàn)雛形，但歸口管理模式導致企業(yè)各部門檔案管理各自指定，缺乏統(tǒng)一管理，專業(yè)化、科學化有所欠缺。

2.計劃經(jīng)濟轉(zhuǎn)型期——走向規(guī)范化、科學化。經(jīng)過計劃經(jīng)濟第一階段檔案管理宏觀模式的完善，我國企業(yè)檔案管理開始向程序化、專業(yè)化、科學化發(fā)展，這期間企業(yè)普遍業(yè)務(wù)水平、操作能力大幅提升，形成一套較為完善的檔案制度體系。檔案管理主動權(quán)從外部主管機關(guān)向檔案行政管理部門遷移，從“以條為主”向“以塊為主”轉(zhuǎn)化，以因地制宜為指導思想要求各地檔案行政管理部門幫助企業(yè)逐步建立集中統(tǒng)一管理的檔案管理工作體制。

3.社會主義市場經(jīng)濟時期——回歸企業(yè)回歸市場。在全國經(jīng)濟從計劃經(jīng)濟向社會主義經(jīng)濟改革大趨勢下，“國退民進”政府職能部門和企業(yè)的關(guān)系從管理走向監(jiān)管，企業(yè)檔案管理的責任和權(quán)利順理成章的開始回歸企業(yè)，自主權(quán)掌握到了企業(yè)手中。自主不等同于任性，企業(yè)需根據(jù)自身實際情況，在遵守國家檔案相關(guān)法規(guī)、符合所有權(quán)歸屬并結(jié)合自身規(guī)模及管理方式情況下，制定與之對應(yīng)的檔案管理制度。[1]

首先，企業(yè)檔案管理從集中向分散式管理發(fā)展，其次外包模式也逐漸形成，委托社會相關(guān)服務(wù)機構(gòu)進行企業(yè)相關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)。檔案管理正式回歸企業(yè)回歸市場。

二、現(xiàn)今企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在問題分析

1.部分企業(yè)對檔案工作重視程度欠缺。部分企業(yè)盲目注重主營業(yè)務(wù)發(fā)展，忽視企業(yè)檔案管理工作，導致檔案管理的基本配套規(guī)章制度、人員配置以及措施不足，淡化企業(yè)檔案建設(shè)和管理。企業(yè)上層管理人員對企業(yè)檔案管理的淡化和漠視，人力物力欠缺和資金配置嚴重不足，直接導致其企業(yè)內(nèi)部檔案管理員工喪失責任感、工作積極性不強，最終影響了企業(yè)檔案管理的程序化和專業(yè)化。[2]

2.管理秩序混亂。由于重視程度不夠，相當多的企業(yè)檔案管理秩序較為混亂，缺乏專業(yè)、科學、規(guī)范的檔案管理規(guī)章和流程。在實際工作中的具體體現(xiàn)為：第一，在企業(yè)檔案管理工作上考核弱化，信息收集不完整，資源利用率嚴重不足;第二，整理不到位，由于管理崗位人員頻繁變動，未經(jīng)過完整培訓即上崗，導致企業(yè)檔案管理沒有較為穩(wěn)定統(tǒng)一的工作標準，影響了企業(yè)檔案管理的科學性和有效性。[3]

3.管理方式不與時俱進。企業(yè)檔案管理應(yīng)隨著時代發(fā)展不斷改進，緊隨時代不斷改進。在信息化時代的背景下，很多企業(yè)檔案管理還未配置計算機管理，以傳統(tǒng)人工形式進行歸檔和整理，現(xiàn)代化程度不夠。尤其在中小企業(yè)，計算機管理普及更低，嚴重影響了相關(guān)工作效率，更不利于相關(guān)檔案資料全面且高效的查找，形成了檔案現(xiàn)代化普遍不高，未能做到與時俱進。

三、針對企業(yè)檔案現(xiàn)存問題改進探討

1.完善企業(yè)管理檔案制度。把企業(yè)檔案管理工作放到企業(yè)日常管理重要一環(huán)，是改善當前企業(yè)檔案管理的前提。企業(yè)檔案就像一部史書，見證企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)的榮辱史。所以應(yīng)提高將企業(yè)檔案工作完善、細化，制定完整的規(guī)章制度、工作流程以及考核標準，切實的將企業(yè)的檔案管理重視起來。企業(yè)應(yīng)為檔案管理建立領(lǐng)導小組，指定切實可行的年度目標;搭配相關(guān)完整的工作制度、管理要求、督促力度;公司給與充足的資金、設(shè)備、培訓支持。簡而言之，就是公司企業(yè)領(lǐng)導對檔案工作高度重視;檔案管理部門既要爭取人、財、物的支持，更要加強檔案管理的人員管理、行動標準、檢查力度，提高企業(yè)檔案管理整體水平。

2.完善加強企業(yè)檔案管理制度。為使得企業(yè)檔案管理更加高效，企業(yè)應(yīng)當實行可行且嚴謹?shù)臋n案管理制度，并不斷修正完善相關(guān)規(guī)章制度。嚴謹?shù)闹贫葘τ诟纳破髽I(yè)檔案管理現(xiàn)狀及其重要。企業(yè)應(yīng)該以《檔案管理整理規(guī)則》為依據(jù)，制定符合自身實際情況的規(guī)章制度，在實際工作中逐步對已經(jīng)建立的企業(yè)檔案管理制度不斷改進，確保自身企業(yè)檔案檔案管理制度可以做到與時俱進，符合國家標準。同時，根據(jù)國家檔案管理保護相關(guān)規(guī)定和指導意見，企業(yè)要做好檔案設(shè)備配套的資金投入，設(shè)置專門的存放庫房，配備好防盜、防火、防潮、防有害生物等必要設(shè)施尤其對特殊載體檔案采取有效的安全防護措施重點保護。

3.緊跟時代，加強檔案信息化建設(shè)。全球化背景下，信息技術(shù)不斷更新、計算機再檔案管理中起到的作用越發(fā)重要，更成為促進企業(yè)檔案管理工規(guī)范化、現(xiàn)代化的重要途徑，為檔案管理正常開展提供了保障。企業(yè)若想提高企業(yè)檔案管理水平，就應(yīng)緊跟時代，加大資金投入、引進先進的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，開發(fā)相應(yīng)檔案管理信息技術(shù)系統(tǒng)，從而提高檔案管理的專業(yè)性、科學性以及規(guī)范性。

在現(xiàn)代科技的推動下，信息化計算機技術(shù)已經(jīng)逐步普及到企業(yè)檔案管理中。企業(yè)應(yīng)當本著“加強上層建設(shè)、加強制度管理、加強信息建設(shè)”的原則，提升企業(yè)檔案管理在企業(yè)中的地位。具體應(yīng)從管理規(guī)章制定及落實、人才儲蓄和培養(yǎng)、工作模式改良和考核等方案不斷學習改進。只有清楚深刻的認識到企業(yè)檔案管理的重要性的企業(yè)才能更好的推動企業(yè)檔案管理的進步和發(fā)展。

參考文獻：

[1]朱明慧.淺析我國企業(yè)檔案管理體制— —制度發(fā)展歷程[J].機電兵船檔案，2015（04）：30-32.