用好周報制度，勿忘“三板斧，九字訣”

李海燕

關于周報，不得不說這么一個小小的管理工具，卻大有門道。

上一期，筆者和大家溝通了什么是好周報。即使再好的管理工具，也只有用起來，你才能真正體會其魅力所在。正如筆者每寫一次周報，都會有新的感知和收獲。

同時，我也在看團隊每一位伙伴的提交情況。從推行周報機制到現(xiàn)在寫文章時為止，已經(jīng)10多期了。既然說21次才能形成習慣，那么大家已經(jīng)熬過了最不適應的時候。于是，我近日給公司管理干部又一次分享并復盤了周報的推行及內(nèi)容，以期每個人可以注入心力，讓周報真正助力公司業(yè)務發(fā)展，并能讓員工進入“十分”狀態(tài)。

如果你的公司剛開始推行周報，那么到底要注意什么？有什么要訣？在此，筆者本期與大家分享一下周報推行的“三板斧、九字決”，相信周報的內(nèi)涵及推行要點便一目了然了。

一板斧：時必督

為使周報更有價值，我們確定了周報提交的時間，即員工周六提交，管理者周日提交。為什么這樣規(guī)定？其核心目的是為了讓管理者可以先了解下屬的工作狀態(tài)、完成情況，以及需要的關注點等方面。

在初期推行此事時，我發(fā)現(xiàn)大家往往不記得何時提交周報。這時，監(jiān)督提醒變得尤為重要，先解決從0到1的問題。因此，做還是不做是推行周報的第一步。

于是，我們一般通過曬周報及系統(tǒng)提醒“雙輪驅(qū)動”的方式來施行周報制度。要想做好周報，應用信息系統(tǒng)將使這項工作更智能化。

曬周報即在公司的管理干部群里，曬每個部門所有成員周報提交的情況。比如，xx部門人數(shù)：xx人;按時提交：xx人;未按時提交：xx人。

以這種群里通曬的方式來督促周報的按時提交率。還有一種方式，即在信息系統(tǒng)中，可以實時清楚下屬的周報提交情況，沒有按時提交周報的員工，則會被提醒（如系統(tǒng)提醒、郵件提醒、短信提醒等）。提醒之路無處不在，只為大家按時提交。

這看似小事，但堅持起來卻并不容易。并且，這也是周報推行過程中的首要一步，千萬不可小視。

二板斧：收必評

各位試想，如果你提交的事項得不到反饋，將會是什么感受？人在發(fā)出一個信息后，接下來的就是期待有一個反饋。

反饋有兩種方式，即一級反饋及二級反饋。一級反饋，是指收到員工的周報以后，只反饋評價結果，即好或不好，但并不說明具體原因;而二級反饋，是指不僅明確評價結果，同時還要寫出好與不好的原因到底是什么。

比如，某個員工將所有的工作均明確出了工作的成果，但沒有總結與反思，周報呈現(xiàn)的是以下內(nèi)容。

招聘：本周面試42人，初試通過11人，復試通過5人，發(fā)offer2人——設計師1人、數(shù)據(jù)專員1人……

你看出來，這有什么問題嗎？與“優(yōu)秀周報”做一下對比，想必你一定會找到問題點。而作為直接領導，你將會怎么做呢？你可以回復“收到、加油”，也可以進行有意義和價值的點評。

有一位管理者，對周報進行了明確的二級反饋，即從周報的表達中幫助員工嘗試突破，從講事實到講目標、講結果、講路徑和講收獲。

到了提交新一期周報時，此員工將周報修改為：

“本周目標：數(shù)據(jù)支持1-2周內(nèi)到崗，設計師、客戶經(jīng)理持續(xù)補員;策略：數(shù)據(jù)支持調(diào)整為第一需求，重新盤點崗位技能要求后調(diào)整面試內(nèi)容;結果：本周面試31人，初試通過9人，復試通過5人;發(fā)offer3人——數(shù)據(jù)支持1人，室內(nèi)設計師1人，客戶經(jīng)理1人;到崗2人——數(shù)據(jù)支持1人，室內(nèi)設計師1人。

“總結：招聘結果不好時，及時深入了解招聘需求、技能、崗位等詳細信息。很多時候，招聘效果不好是方向有問題，調(diào)整后可更好地解決問題?！?/p>

因此，大家可以比較一下有反饋與沒反饋的區(qū)別，以及一級反饋與二級反饋的區(qū)別。管理者用短短幾句話對于下屬的反饋，將會成為下屬成長過程中的關鍵點。

周報制度的優(yōu)勢是什么？一是所有人寫周報時不再糊弄，因為開會時所有部門同仁都會看到;二是周報內(nèi)容將作為工作評價的基礎，于是需要字斟句酌、認真考量;三是白紙黑字確定的事項，未來可查

從改進后的這段工作總結中，你有沒有發(fā)現(xiàn)這樣的周報很有價值，即：找到了招聘的突破口，并進行了反思、沉淀與描述。不僅如此，管理者還會看出員工的成長。同時，從管理者的反饋中，也可以反映出管理者的認知、能力與水平。只做一級反饋的管理者，看不到員工出現(xiàn)問題的核心點，則無法提出，也無法幫助員工成長; 而能給出二級反饋的管理，也通常是一位合格的管理者。

三板斧：會必議

對于一個組織來講，僅通過考核推進工作無疑過于被動，因此過程管理與結果考核就顯得尤為重要。而過程管理常用的一個工具，就是開例會。很多企業(yè)都是開周例會的，筆者也是如此。每個部門在開周例會的同時，均要先講一講上周的總結與本周的計劃。各位有沒有發(fā)現(xiàn)，這和我們推行的周報又是一脈相承的。

但在企業(yè)發(fā)展過程中，經(jīng)常出現(xiàn)“兩張皮”的現(xiàn)象，即說的是A、做的是B、考核是C，這也是我的親身經(jīng)歷。于是，我常想一些企業(yè)在這么“不靠譜”的前提下，還能取得不錯的業(yè)績，如果真正能夠做到3A，即說的是A、做的是A、考核是A，那么這家企業(yè)得有多牛??！

而周報就是這樣的一個神奇的工具，可以幫助我們實現(xiàn)3A。

具體怎么做？筆者給大家推薦一個“三字訣”。過去，來溝通工作進展、問題和對策，都要做會議紀要，現(xiàn)在就不用了。因為在周報的系統(tǒng)上，均明確寫著大家的總結與計劃。在開會的過程中，只要認真地對應周報內(nèi)容來匯報、討論、復盤、推進就可以了。

試想，這樣做的最大好處是什么？一是所有人寫周報時不再糊弄，因為開會時所有部門同仁都會看到;二是周報內(nèi)容將作為評價的基礎，于是需要字斟句酌、認真考量;三是白紙黑字確定的事項，未來可查。于是，大家會變得更加認真高效。同時，這也成為彼此學習的機會，每個人都會看到別人的周報，當所有的事從桌下搬到桌面上的時候，往往會減少許多職業(yè)倦怠感與懶惰。這豈不是一舉兩得？組織、個人都受益。

可見，小小的周報對組織大有作用，但若沒有耐心、恒心、毅力，也不可能成功。所謂“念念不忘，必有回響”，就讓我們靜待花開。

（本文作者系愛空間科技副總裁、資深人力資源從業(yè)者）

責任編輯：莊文靜