探討如何提高文書(shū)檔案的管理效率

隨著云計(jì)算和云存儲(chǔ)技術(shù)服務(wù)模式的成熟，文書(shū)檔案數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)滿(mǎn)足高效、多樣化、專(zhuān)業(yè)化的要求。因此，在文書(shū)檔案信息化背景下，結(jié)合實(shí)際文書(shū)檔案管理工作，研究政務(wù)服務(wù)中心文書(shū)檔案管理體系構(gòu)建與實(shí)踐具有重要的意義。

1.文書(shū)檔案信息化建設(shè)背景下文書(shū)檔案管理前提

先進(jìn)的文書(shū)檔案管理理念。文書(shū)檔案管理要引進(jìn)高科技的系統(tǒng)，改革原來(lái)傳統(tǒng)的低效的模式，可以促進(jìn)整個(gè)政務(wù)服務(wù)中心的發(fā)展。在這一過(guò)程中也要注重對(duì)工作人員的引領(lǐng)，完善他們的工作機(jī)制，政務(wù)服務(wù)中心要及時(shí)更新管理的觀念，讓自己能夠在大環(huán)境下的競(jìng)爭(zhēng)中不斷的進(jìn)步，可以實(shí)現(xiàn)達(dá)到更高的水平。相信如果在這個(gè)信息化的時(shí)代，許多政務(wù)服務(wù)中心可以趁這一特殊的時(shí)機(jī)抓住機(jī)會(huì)，產(chǎn)生更多的更好的政務(wù)服務(wù)中心效益，能夠在競(jìng)爭(zhēng)中更有主動(dòng)權(quán)。^[1]

建立完善的內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)。如果想要整個(gè)政務(wù)服務(wù)中心的文書(shū)檔案管理更加的科學(xué)，那我們從組織上去優(yōu)化它。在建設(shè)背景項(xiàng)目下，我們的政務(wù)服務(wù)中心應(yīng)該趁著這個(gè)機(jī)會(huì)加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的改革。沒(méi)有健全科學(xué)的內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。因此，從政務(wù)服務(wù)中心文書(shū)檔案內(nèi)部管理改革入手。政務(wù)服務(wù)中心的文書(shū)檔案管理的最終目標(biāo)是應(yīng)該用這個(gè)作為最基本的手段，最后將促進(jìn)整個(gè)政務(wù)服務(wù)中心的全面制度更新。^[2]

2.構(gòu)建現(xiàn)代政務(wù)服務(wù)中心文書(shū)檔案管理體系

文書(shū)檔案數(shù)據(jù)作為重要的信息管理，應(yīng)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和應(yīng)用?；谖臅?shū)檔案信息化建設(shè)背景，政務(wù)服務(wù)中心的文書(shū)檔案管理人員應(yīng)該從當(dāng)前文書(shū)檔案信息管理的現(xiàn)狀出發(fā)，進(jìn)行數(shù)據(jù)管理內(nèi)部建設(shè)和體系構(gòu)建。目前的文書(shū)檔案管理是利用現(xiàn)代技術(shù)手段，以文書(shū)檔案信息管理整合為目的。文書(shū)檔案信息化建設(shè)背景下，政務(wù)服務(wù)中心文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面：

進(jìn)行信息化數(shù)據(jù)總量的擴(kuò)充和延伸。在文書(shū)檔案信息化建設(shè)背景下，數(shù)據(jù)是取勝的關(guān)鍵。擁有大數(shù)據(jù)的政務(wù)服務(wù)中心將占據(jù)優(yōu)勢(shì)。政務(wù)服務(wù)中心文書(shū)檔案管理體系構(gòu)建應(yīng)樹(shù)立新的管理觀，通過(guò)擴(kuò)大和拓寬數(shù)據(jù)總量，構(gòu)建文書(shū)檔案管理體系。首先，我們將重點(diǎn)構(gòu)建物理數(shù)據(jù)管理。要解放思想，打破傳統(tǒng)文書(shū)檔案結(jié)構(gòu)和時(shí)間限制，從社會(huì)需求和管理收集價(jià)值兩方面整合數(shù)據(jù)，增加管理總量。二是做好管理分類(lèi)工作，集中精力收集豐富的管理，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)。第三是政務(wù)服務(wù)中心關(guān)注的實(shí)體化建設(shè)數(shù)字文書(shū)檔案館信息管理、數(shù)字管理的整合是當(dāng)前文件的關(guān)鍵管理體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃和管理，利用管理的物理管理，平衡用戶(hù)需求的分類(lèi)特征，可滿(mǎn)足不同部門(mén)的需要和廣泛的應(yīng)用。政務(wù)服務(wù)中心文書(shū)檔案的獨(dú)特和不可替代的價(jià)值早已得到人們的認(rèn)可。同樣，人們也很清楚，保護(hù)和管理文書(shū)檔案需要準(zhǔn)確和詳細(xì)的信息。^[3]

積極建立開(kāi)放式文件數(shù)據(jù)服務(wù)。促進(jìn)文書(shū)檔案的開(kāi)放過(guò)程中的信息，動(dòng)態(tài)管理應(yīng)該從信息披露的角度進(jìn)行用戶(hù)的知情權(quán)和機(jī)密信息，這不僅有利于利用用戶(hù)的文書(shū)檔案信息，同時(shí)也有效地保護(hù)用戶(hù)的隱私，促進(jìn)政務(wù)服務(wù)中心文書(shū)檔案管理的價(jià)值。數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)泛濫具有深遠(yuǎn)的影響：商業(yè)和國(guó)家之間的關(guān)系;以及社會(huì)學(xué)想象的本質(zhì)。迄今為止，關(guān)于這些問(wèn)題的討論大多集中在大型復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)中保存的“事務(wù)性”數(shù)據(jù)上。這種強(qiáng)調(diào)是可以理解的——這種事務(wù)性數(shù)據(jù)確實(shí)構(gòu)成了正在出現(xiàn)的信息基礎(chǔ)設(shè)施的關(guān)鍵部分。然而，近年來(lái)，新的數(shù)據(jù)來(lái)源已成為可利用的，具有相當(dāng)不同的特點(diǎn)。這是在文化領(lǐng)域產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，不僅是與各種數(shù)字媒體進(jìn)行日常交易的結(jié)果，也是一些人希望看到的由所謂的反消費(fèi)過(guò)程主導(dǎo)的大眾文化形式轉(zhuǎn)變的結(jié)果。積極建立開(kāi)放式文件數(shù)據(jù)服務(wù)，這也是當(dāng)代的消費(fèi)實(shí)踐、數(shù)字技術(shù)、數(shù)據(jù)的公共生活的生命力。[4]

注意管理的整合與共享。在文書(shū)檔案信息化背景下，政務(wù)服務(wù)中心有必要建立一個(gè)科學(xué)的文書(shū)檔案管理的空間布局和內(nèi)部結(jié)構(gòu)，并加強(qiáng)統(tǒng)一規(guī)劃的社會(huì)化文書(shū)檔案和電子文書(shū)檔案分享文書(shū)檔案管理，以及文書(shū)檔案管理和各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)集成。加強(qiáng)數(shù)字的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)，尤其是高質(zhì)量的文書(shū)檔案數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化的有效方法是避免分散管理建設(shè)的前提和有效保障。例如建立從數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)交換格式和到電子文檔分類(lèi)的方法.

用文書(shū)檔案信息化方面的機(jī)制改革推動(dòng)整個(gè)的傳統(tǒng)機(jī)制革新，這樣可以讓政務(wù)服務(wù)中心的發(fā)展更加有活力，政務(wù)服務(wù)中心的管理變得更加高效，形成一套機(jī)制創(chuàng)新、改革完善、質(zhì)量?jī)?yōu)良的內(nèi)部文書(shū)檔案管理結(jié)構(gòu)體系。

參考文獻(xiàn)

[1]劉蓓.試論信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)文書(shū)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（10）：31-32.

[2]汪子璇，王芹.我國(guó)文書(shū)歸檔制度變遷及其規(guī)律研究（1949—2019）[J].文書(shū)檔案學(xué)研究，2020（01）：14-18.

[3]解華波.開(kāi)闊文書(shū)檔案人員國(guó)際視野? 學(xué)習(xí)文書(shū)檔案工作先進(jìn)理念——陜西省文書(shū)檔案館赴日本、韓國(guó)訪問(wèn)交流[J].陜西文書(shū)檔案，2020（01）：12-13.

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