職業(yè)學(xué)校干部培訓(xùn)檔案的特點(diǎn)構(gòu)成與管理方法

廖薇

摘要：《關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》（下文簡稱《決定》）有關(guān)條例被頒布后，我國的職業(yè)教育領(lǐng)域進(jìn)入了空前的發(fā)展階段，現(xiàn)階段我國職業(yè)學(xué)校干部培訓(xùn)的大體方式為“兩條腿走路”，一條腿是職業(yè)學(xué)校干部培訓(xùn)學(xué)校自身對職業(yè)培訓(xùn)工作的重視程度，另一條腿是國家有關(guān)部門對其的關(guān)注。本文將簡述我國現(xiàn)階段職業(yè)學(xué)校干部培訓(xùn)檔案的特點(diǎn)構(gòu)成，并分析其管理方法。

關(guān)鍵詞：干部培訓(xùn)檔案;構(gòu)成特點(diǎn);管理方法

中圖分類號：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-0-01

在職業(yè)學(xué)校建立培訓(xùn)中心是為了培訓(xùn)環(huán)保部門各級人員，提升他們的工作、監(jiān)管水平，為環(huán)保事業(yè)的發(fā)展提供有利條件。正因如此，職業(yè)學(xué)校開始逐漸加強(qiáng)對職業(yè)學(xué)校干部培訓(xùn)檔案的管理工作，也只有這樣，才能使職業(yè)學(xué)校更好、更快地發(fā)展。職業(yè)學(xué)校需要對教學(xué)過程、干部檔案做好收集工作并及時整理歸檔，整理歸檔步驟要求我們不僅要嚴(yán)格按照國家對檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定，還需要考慮到職業(yè)學(xué)校自身的檔案特點(diǎn)，只有這樣才能使職業(yè)學(xué)校更好、更快地發(fā)展起來。

一、職業(yè)學(xué)校干部培訓(xùn)檔案的特點(diǎn)

1.系統(tǒng)性

干部培訓(xùn)形式有線上培訓(xùn)、線下培訓(xùn)、現(xiàn)場教學(xué)等，因此職業(yè)學(xué)校的培訓(xùn)教學(xué)工作是一個具有完整過程的工作，因此它具有系統(tǒng)性。

2.專業(yè)性

干部培訓(xùn)的專業(yè)各不相同，這就要求職業(yè)學(xué)校在進(jìn)行培訓(xùn)教學(xué)時需要根據(jù)不同的干部選擇不同的課程設(shè)置，改變課程結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化課堂教學(xué)，只有這樣才能凸顯出不同行業(yè)的不同特點(diǎn)，因此它具有專業(yè)性。

3.更替性

由于干部的崗位職責(zé)不同，每年辦培訓(xùn)班數(shù)達(dá)到60余期，檔案文件更新快，在此過程中難免會產(chǎn)生相當(dāng)多的教學(xué)設(shè)置、計劃等，在這些檔案文件的共同作用下，一批一批的檔案相互交替，構(gòu)成了職業(yè)學(xué)校培訓(xùn)檔案體系的更替性。

根據(jù)以上三點(diǎn)特性我們不難發(fā)現(xiàn)，職業(yè)學(xué)校干部培訓(xùn)檔案存在自己的特性，因此我們在對檔案進(jìn)行管理的過程時，必須要適應(yīng)其特點(diǎn)，對癥下藥才能實現(xiàn)高效統(tǒng)一管理。

二、職業(yè)學(xué)校干部培訓(xùn)檔案管理方法

1.嚴(yán)格把控檔案形成過程，確保前期文件的質(zhì)量

通常情況下，檔案文件形成的過程決定了檔案文件的質(zhì)量。正因如此，檔案管理工作人員不僅需要嚴(yán)格把關(guān)檔案形成過程，更應(yīng)該從檔案源頭做好管理工作，實現(xiàn)形成過程的提前預(yù)知與控制。在職業(yè)學(xué)校干部培訓(xùn)教學(xué)過程中，一要做到對早期培訓(xùn)教學(xué)過程中已經(jīng)產(chǎn)生的檔案文件，進(jìn)行及時的收集歸檔。二要做到對部分重要活動沒有形成檔案或檔案不完整的，如培訓(xùn)成績匯總、教師教學(xué)報告、評估等，要及時進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、補(bǔ)全，盡可能地恢復(fù)檔案的完整性，保證檔案的準(zhǔn)確性。所以當(dāng)突發(fā)事故發(fā)生時，檔案管理工作人員有權(quán)利也有義務(wù)向有關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)負(fù)責(zé)部門及時反映檔案存檔情況，適當(dāng)時還可以提出意見，共同解決檔案質(zhì)量問題，保證檔案的質(zhì)量[1]。

2.提升檔案管理地位，維護(hù)檔案完整齊全

培訓(xùn)中心檔案的管理、培訓(xùn)水平是否到位，可以在干部培訓(xùn)檔案管理水平中體現(xiàn)出來。檔案管理工作是職業(yè)學(xué)校教學(xué)工作的關(guān)鍵組成部分，它從全方面體現(xiàn)出了一個職業(yè)學(xué)校的監(jiān)管水平、進(jìn)化路徑、知識底蘊(yùn)、教學(xué)特點(diǎn)。為了提升檔案管理的地位，職業(yè)學(xué)校一要做到“三納入”，即把檔案管理工作納入本校工作計劃、納入專業(yè)培訓(xùn)日常管理工作，納入教育人員的工作職責(zé)中。二要做到“三同步”，即將檔案管理工作與職業(yè)教學(xué)研發(fā)課程的審批、建立項目等工作目標(biāo)同步，與職業(yè)教學(xué)研發(fā)課程的評審工作同步，與職業(yè)教學(xué)研發(fā)課程的鑒定工作同步。在此基礎(chǔ)之上，高職學(xué)院還需要將專業(yè)技能培訓(xùn)工作的教學(xué)活動、教研活動以及教學(xué)培訓(xùn)成就等檔案的管理工作合并到職業(yè)學(xué)校的評估工作中。借助評估工作的實施，有關(guān)評估工作人員就可以對評估工作所提供的文件檔案進(jìn)行評估，例如：培訓(xùn)教學(xué)提綱、教學(xué)安排、考試題目及其分析、干部結(jié)構(gòu)、學(xué)歷、身份等，其中干部籍貫尤為重要，培訓(xùn)中心面向全國各地，很多時候我們需要統(tǒng)計干部基本情況，根據(jù)對應(yīng)省份的政策要求更改教學(xué)模式，因此本文建議針對這一類檔案采用“雙份存檔”模式，即一份檔案以培訓(xùn)班為單位，做基本信息儲存，另一份則以省份為單位，方便出現(xiàn)政策變動時及時地尋找到所有該省份干部。這里需要指出的是，通過將檔案管理工作納入評估體系，一能有效地提升專業(yè)技能的培訓(xùn)教育綜合水平;二能保證檔案的正確性、真實性;三能完善缺損檔案，提升檔案文件的管理質(zhì)量，方便有關(guān)人員提取、調(diào)查、監(jiān)管檔案文件，進(jìn)而進(jìn)化成為一個具有循環(huán)性的自我完善體系，為檔案日常監(jiān)管工作提供高效的監(jiān)管體系，促進(jìn)檔案管理體系的健康發(fā)展。

3.順應(yīng)檔案形成規(guī)律，保證檔案間的有機(jī)聯(lián)系

我們在對檔案進(jìn)行管理時必須嚴(yán)格順應(yīng)文件檔案的形成規(guī)律，保持檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系。在對干部培訓(xùn)檔案進(jìn)行收集、整理的過程中，我們可以以班級為基本元素進(jìn)行分類收集、整理。例如：把永久和十年以上的干部培訓(xùn)的教學(xué)大綱、課程安排、干部信息等一個班級內(nèi)的教學(xué)檔案整合在一起，進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔管理，實施長期嚴(yán)格管理;把十年及以下的干部培訓(xùn)的教學(xué)大綱、課程安排、干部信息等一個班級內(nèi)的教學(xué)情況進(jìn)行統(tǒng)一整理，并進(jìn)行歸檔工作，實現(xiàn)各檔案文件的有機(jī)聯(lián)系。這樣一來，既有利于有關(guān)工作人員對檔案的查找，又便于識別不同時間段的專業(yè)技能培訓(xùn)的教學(xué)內(nèi)容、要求、干部名單等信息情況，還有利于及時地取消過期檔案，防止因落后經(jīng)驗影響新階段教學(xué)，為職業(yè)學(xué)校將來的干部培訓(xùn)工作奠定良好的基礎(chǔ)[2]。隨著我國專業(yè)職業(yè)教學(xué)工作的進(jìn)一步發(fā)展，我國對于專業(yè)職業(yè)培訓(xùn)檔案的管理體系逐漸被建立并完善起來，經(jīng)過各教育機(jī)構(gòu)的不斷實踐、反復(fù)摸索，我國專業(yè)培訓(xùn)檔案的管理工作會更加完善。

結(jié)語

干部培訓(xùn)是為各級機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位，提供覆蓋全行業(yè)的崗前、在崗提升培訓(xùn)，以及高校畢業(yè)生的技能培訓(xùn)，對于很多專業(yè)人員來說，它的建立是一大福音。要想真正使得職業(yè)學(xué)校發(fā)揮其社會作用，實現(xiàn)其教學(xué)目標(biāo)，就要合理管理其檔案，但如何能將職業(yè)學(xué)校干部培訓(xùn)檔案進(jìn)行合理的存儲保管，是現(xiàn)階段的一大難題。本文從檔案特點(diǎn)構(gòu)成出發(fā)，分析并給出了相應(yīng)的管理策略，期待對職業(yè)學(xué)校干部培訓(xùn)工作的長遠(yuǎn)發(fā)展有所幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]張彩虹.職業(yè)學(xué)校干部檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：153.

[2]趙德燕.試論職業(yè)學(xué)校檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（24）：146.