關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理問(wèn)題的思考

宋光軍

[摘 要] 近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，我國(guó)越來(lái)越重視檔案管理工作，期望能夠提高檔案資料的利用率，使其能夠產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。而數(shù)碼照片是檔案管理中的重要部分，需要采取先進(jìn)的技術(shù)方法對(duì)其進(jìn)行管理，以此提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量，提供更加可靠的檔案信息服務(wù)。為推進(jìn)數(shù)碼照片的檔案管理，文章針對(duì)數(shù)碼照片檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，探究數(shù)碼照片檔案管理的改進(jìn)措施，希望能為數(shù)碼照片檔案管理的發(fā)展提供有益借鑒。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)碼照片；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

數(shù)碼照片是企事業(yè)單位及各類(lèi)組織發(fā)展過(guò)程中形成的檔案資料，能夠?qū)⑵渥鳛閭€(gè)人及組織發(fā)展的參考依據(jù)，所以要采取有效的技術(shù)方法對(duì)其進(jìn)行管理，以便能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效利用，使檔案管理的功能得以充分發(fā)揮。雖然我國(guó)數(shù)碼照片檔案管理已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但是在許多方面依舊存在一些問(wèn)題。比如，數(shù)碼照片的歸檔意識(shí)不足、數(shù)碼照片檔案管理制度不夠完善、數(shù)碼照片檔案管理不夠規(guī)范、缺乏檔案安全管理的意識(shí)，這些都影響到數(shù)碼照片檔案管理的效果，給檔案使用帶來(lái)一定隱患。因此，有必要深入分析數(shù)碼照片檔案管理存在的問(wèn)題，并提出一些科學(xué)合理的措施，促進(jìn)數(shù)碼照片檔案管理不斷發(fā)展。

一、數(shù)碼照片檔案管理存在的問(wèn)題分析

（一）數(shù)碼照片歸檔意識(shí)不足

根據(jù)以往數(shù)碼照片檔案管理情況來(lái)看，部分檔案工作人員都是以兼職的身份進(jìn)行數(shù)碼照片的拍攝，但是這些工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)及技術(shù)能力，且數(shù)碼照片歸檔意識(shí)較弱，難以保證數(shù)碼照片的整體質(zhì)量，給數(shù)碼照片檔案管理帶來(lái)較大挑戰(zhàn)。由于工作人員缺乏良好的數(shù)碼照片歸檔意識(shí)，對(duì)數(shù)碼照片的收集不夠及時(shí)，也無(wú)法保證數(shù)碼照片的全面性，甚至將數(shù)碼照片散亂的存放在各個(gè)部門(mén)，嚴(yán)重影響到數(shù)碼照片檔案管理的效率及質(zhì)量[1]。

（二）數(shù)碼照片檔案管理制度不夠完善

完善的管理制度是促進(jìn)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，能夠?yàn)闄n案管理人員提供可靠的指導(dǎo)依據(jù)。但是就實(shí)際情況來(lái)看，部分單位對(duì)數(shù)碼照片檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠全面，在數(shù)碼照片檔案管理制度建設(shè)方面存在一定疏忽，未能明確各個(gè)工作人員的指責(zé)，在數(shù)碼照片的拍攝方面存在分工不明確的情況，導(dǎo)致數(shù)碼照片的拍攝質(zhì)量無(wú)法得到保障。比如，數(shù)碼照片的清晰度不足、數(shù)碼照片的拍攝風(fēng)格不同，給數(shù)碼照片歸檔工作帶來(lái)較多隱患。

（三）數(shù)碼照片檔案管理不夠規(guī)范

在進(jìn)行數(shù)碼照片檔案管理的時(shí)候，常常出現(xiàn)數(shù)碼照片信息不完整的情況，這主要是因?yàn)閿?shù)碼照片的整理缺乏系統(tǒng)性，導(dǎo)致數(shù)碼照片檔案資料的使用價(jià)值比較有限。同時(shí)，拍攝人員在進(jìn)行數(shù)碼照片的分類(lèi)整理時(shí)，針對(duì)數(shù)碼照片的分類(lèi)和文字說(shuō)明缺乏規(guī)范性，其歸檔格式和分辨率無(wú)法達(dá)到規(guī)定的要求，使得數(shù)碼照片的規(guī)范性及完整性受到較大影響。比如，在數(shù)碼照片拍攝完成之后，僅僅填寫(xiě)了數(shù)碼照片內(nèi)容，對(duì)數(shù)碼照片的背景信息缺乏重視性，導(dǎo)致數(shù)碼照片的信息不夠完整，無(wú)法對(duì)其進(jìn)行有效利用[2]。

（四）數(shù)碼照片安全管理存在問(wèn)題

隨著數(shù)碼照片的數(shù)量不斷增加，數(shù)碼照片檔案管理對(duì)軟硬件設(shè)備設(shè)施的需求不斷提高，需要利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤(pán)及硬盤(pán)等等來(lái)進(jìn)行數(shù)碼照片的保存和管理。但是在數(shù)碼照片的保存和管理過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的數(shù)碼照片檔案安全問(wèn)題，導(dǎo)致數(shù)碼照片的完整性無(wú)法得到保障，甚至出現(xiàn)數(shù)碼照片丟失及泄漏等不良狀況。比如，在出現(xiàn)計(jì)算機(jī)設(shè)備運(yùn)行故障的時(shí)候，難以對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行有效利用，再加上網(wǎng)絡(luò)病毒種類(lèi)越來(lái)越多，使得數(shù)碼照片面臨著更多的安全風(fēng)險(xiǎn)，這就需要采取有效的措施對(duì)其進(jìn)行安全管理，使數(shù)碼照片檔案資料的安全性得到保障，促進(jìn)數(shù)碼照片檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

二、數(shù)碼照片檔案管理的改進(jìn)措施分析

（一）強(qiáng)化數(shù)碼照片歸檔意識(shí)

在進(jìn)行數(shù)碼照片檔案管理的時(shí)候，檔案管理工作人員的思想意識(shí)直接決定了整個(gè)檔案管理工作的效率及質(zhì)量，對(duì)數(shù)碼照片檔案資料的完整性有著較為重要的影響作用。因此，想要保證數(shù)碼照片檔案管理的有效性，首先就要做好宣傳工作，強(qiáng)化數(shù)碼照片歸檔意識(shí)，使檔案管理人員能夠及時(shí)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行處理，使其能夠成為可用的檔案資料。具體來(lái)講，可以組織開(kāi)展一些有關(guān)數(shù)碼照片的展覽活動(dòng)。比如，知識(shí)比賽、技術(shù)競(jìng)賽、職工活動(dòng)等數(shù)碼照片的展覽，以此增強(qiáng)各個(gè)工作人員的歸檔意識(shí)，及時(shí)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行收集、處理和保管。同時(shí)，需要做好相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和拍攝技術(shù)的培訓(xùn)工作，從源頭上提高數(shù)碼照片的質(zhì)量，確保數(shù)碼照片的清晰度達(dá)到要求，及時(shí)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行整理，使數(shù)碼照片歸檔工作得以順利完成。最后，需要對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)的使用情況進(jìn)行了解，確保數(shù)碼照片檔案資料的整體質(zhì)量，為數(shù)碼照片檔案管理的開(kāi)展提供有利基礎(chǔ)[3]。

（二）完善數(shù)碼照片檔案管理制度

1.數(shù)碼照片歸檔制度的優(yōu)化。將《文書(shū)檔案歸檔范圍和保管期限》的具體內(nèi)容作為參考，依據(jù)數(shù)碼照片的價(jià)值對(duì)數(shù)碼照片歸檔制度進(jìn)行優(yōu)化，確定數(shù)碼照片歸檔工作的具體范圍及保管期限。由檔案部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)數(shù)碼照片歸檔的要求、時(shí)間和責(zé)任進(jìn)行設(shè)置，并加強(qiáng)與各個(gè)部門(mén)的溝通，便于及時(shí)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行整理和移交，使檔案管理部門(mén)能夠及時(shí)完成數(shù)碼照片歸檔工作。

2.完善數(shù)碼檔案管理辦法。在進(jìn)行數(shù)碼照片檔案管理時(shí)，需要針對(duì)不同的情況采取不同的管理辦法，以此提高檔案管理水平，使數(shù)碼照片檔案管理質(zhì)量得到保障。因此，需要根據(jù)自身的實(shí)際情況對(duì)數(shù)碼照片檔案管理辦法進(jìn)行優(yōu)化，為數(shù)碼照片檔案管理工作提供可靠的指導(dǎo)依據(jù)。同時(shí)，需要明確各個(gè)工作人員的職責(zé)，重視數(shù)碼照片檔案管理監(jiān)督機(jī)制的構(gòu)建，將數(shù)碼照片檔案管理制度落實(shí)到底[4]。

（三）提供數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)范性

1.數(shù)碼照片的全面收集。對(duì)科研科教、工會(huì)活動(dòng)、黨政活動(dòng)、創(chuàng)新成果等具有使用價(jià)值的數(shù)碼照片進(jìn)行歸檔，保證數(shù)碼照片能夠反映某個(gè)事件的全過(guò)程，并確定數(shù)碼照片的產(chǎn)生源，明確各個(gè)人員的工作責(zé)任。在進(jìn)行數(shù)碼照片的移交過(guò)程，必須將相關(guān)文字材料一同移交，由宣傳科對(duì)其進(jìn)行篩選和整理，之后將其移交給檔案管理部門(mén)。

2.數(shù)碼照片質(zhì)量檢查。仔細(xì)檢查數(shù)碼照片是否存在修改、信息不全、清晰度不足等情況，按照要求對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，對(duì)于數(shù)碼照片存儲(chǔ)載體的質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)及保存格式也要加以重視，使數(shù)碼照片的完整性及真實(shí)性得到保障。

3.數(shù)碼照片分類(lèi)整理。在保證照片信息不丟失的基礎(chǔ)上，確定數(shù)碼照片的統(tǒng)一格式，按照不同時(shí)期、不同的保存期限對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行分類(lèi)整理，比如將其分類(lèi)到不同的文件夾，且文件夾命名要包括數(shù)碼照片的主要信息及其組號(hào)等等。

4.數(shù)碼照片數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建。利用現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建完善的數(shù)碼照片數(shù)據(jù)庫(kù)，便于對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行快速的查詢(xún)和利用，使數(shù)碼照片檔案管理的工作效率得以有效提升。在構(gòu)建數(shù)碼照片數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，需要包括數(shù)碼照片的文件名、拍攝者、拍攝時(shí)間、照片組號(hào)、形成部門(mén)、年度、保管期限、文字說(shuō)明等等，為數(shù)碼照片檔案利用提供更多便利[5]。

（四）做好數(shù)碼照片安全管理

1.數(shù)碼照片檔案保存過(guò)程的安全管理。在利用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行保存的時(shí)候，也要選擇硬盤(pán)、光盤(pán)等進(jìn)行數(shù)碼照片的備份，避免因計(jì)算機(jī)故障問(wèn)題造成數(shù)碼照片檔案丟失等情況。同時(shí)，在利用光盤(pán)進(jìn)行數(shù)碼照片備份工作的時(shí)候，需要按照不同年度對(duì)其進(jìn)行保存，并制定數(shù)碼照片檔案光盤(pán)目錄，便于對(duì)其進(jìn)行查詢(xún)和利用，使數(shù)碼照片檔案安全得到保障。

2.數(shù)碼照片存儲(chǔ)環(huán)境的安全管理。對(duì)于存儲(chǔ)數(shù)碼照片的計(jì)算機(jī)設(shè)備，需要做好計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)工作，降低空氣濕度、空氣溫度、灰塵等環(huán)境因素對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備運(yùn)行安全的影響，避免因計(jì)算機(jī)設(shè)備造成檔案丟失等問(wèn)題。對(duì)于存儲(chǔ)在光盤(pán)、硬盤(pán)等介質(zhì)的數(shù)碼照片，需要將其存放到環(huán)境適合的地方，不能接觸紫外線(xiàn)或過(guò)強(qiáng)的磁場(chǎng)，不能與周邊物體產(chǎn)生碰撞，以此保證數(shù)碼照片檔案資料的安全性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)數(shù)碼照片檔案管理存在諸多問(wèn)題，這需要充分了解數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀及相關(guān)問(wèn)題，強(qiáng)化數(shù)碼照片歸檔意識(shí)、完善數(shù)碼照片檔案管理制度、提高數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)范性、做好數(shù)碼照片安全管理，通過(guò)各種措施提高數(shù)碼照片檔案管理水平，進(jìn)而提供更加可靠的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]和興蘭.關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理問(wèn)題的研究[J].北京檔案，2020（04）：36-38.

[2]艾濤.新時(shí)代數(shù)碼照片檔案科學(xué)管理探究[J].機(jī)電兵船檔案，2020（02）：71-73.

[3]徐微.關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（22）：21-22.

[4]張寧.數(shù)碼照片檔案的創(chuàng)新管理探析[J].檔案天地，2018（12）：52-53.

[5]楊俊莉.數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理芻議[J].檔案，2017（11）：59-62.