國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

郭利娟

[摘 要] 在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)展與落實(shí)過(guò)程中，存在著利用價(jià)值極高且數(shù)量巨大，并將隨著項(xiàng)目推進(jìn)而不斷擴(kuò)張的重要檔案。這些檔案在包括了文件、圖像、音視頻等多種類(lèi)型，不僅對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收、審計(jì)、使用與維護(hù)以及檢查追責(zé)等工作具有重要參考價(jià)值，從某種程度上將更對(duì)國(guó)家與社會(huì)的發(fā)展有著重要意義，加強(qiáng)對(duì)國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理重要性可見(jiàn)一斑。文章闡述了目前國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上分析了確保國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平提升的有效措施。

[關(guān)鍵詞] 國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；問(wèn)題；措施

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案包含了從立項(xiàng)到設(shè)計(jì)到施工再到驗(yàn)收等所有環(huán)節(jié)的原始記錄，是用于評(píng)價(jià)項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的重要依據(jù)，是項(xiàng)目投入使用、進(jìn)行改造、維護(hù)管理的重要憑證，同時(shí)可作為建設(shè)問(wèn)題追責(zé)及處罰的重要標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)這些項(xiàng)目檔案的管理至關(guān)重要。在現(xiàn)代國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中，普遍具有投資更大、施工周期更長(zhǎng)、涉及單位更多的特點(diǎn)，在新技術(shù)廣泛運(yùn)用于建設(shè)項(xiàng)目的情況下，檔案的管理難度更大、工作更為復(fù)雜，對(duì)檔案管理的有效運(yùn)行帶來(lái)了更大的難題，加強(qiáng)對(duì)國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理有效方式的探索至關(guān)重要。

一、國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的不同之處

（一）檔案的數(shù)量更加龐大

投資大、規(guī)模大、周期長(zhǎng)、工種多是國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的主要特征，這也意味著在整個(gè)項(xiàng)目完成的階段會(huì)產(chǎn)生各種類(lèi)型的數(shù)量龐大的檔案資料。在建設(shè)項(xiàng)目正式施工前，就會(huì)產(chǎn)生很多有管理價(jià)值的檔案資料，如前期調(diào)查研究、前期設(shè)計(jì)等，都會(huì)在一定程度上造成檔案數(shù)量的增加。在項(xiàng)目的施工過(guò)程中，會(huì)隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而產(chǎn)生更多的施工管理資料、設(shè)備運(yùn)行資料等多種類(lèi)型的資料。信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，還會(huì)導(dǎo)致檔案格式類(lèi)型的增加。在建設(shè)項(xiàng)目竣工之后，同樣會(huì)隨著驗(yàn)收工作的開(kāi)展產(chǎn)生竣工檔案，包含了自項(xiàng)目啟動(dòng)到項(xiàng)目驗(yàn)收全過(guò)程的檔案資料[1]。

（二）在收集整理上的難度更大

國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目因?yàn)樗婕暗墓しN較多，所以需要多種對(duì)應(yīng)的單位參與建設(shè)與施工，參加單位的增加，會(huì)為檔案資料的收集與整理等一系列檔案管理工作帶來(lái)更大的挑戰(zhàn)。檔案管理人員往往需要跟隨整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目直至施工尾期，需要隨時(shí)了解施工進(jìn)度，并隨時(shí)對(duì)項(xiàng)目推進(jìn)所產(chǎn)生的資料檔案進(jìn)行收集和整理，只有這樣才能保障建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的完整性，才能保障整個(gè)檔案管理工作的有效性，其工作難度與工作量之大可見(jiàn)一斑。

（三）檔案內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)度更高

國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目對(duì)國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展具有重要推動(dòng)作用，建設(shè)項(xiàng)目中所涉及和包含的學(xué)科領(lǐng)域非常廣泛，涉及的專(zhuān)業(yè)知識(shí)也更豐富。因此，國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案具有更強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)度特征。這就意味著對(duì)參與國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員的各方面專(zhuān)業(yè)知識(shí)都有著更高的要求，必須在具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上掌握并能夠熟練運(yùn)用于檔案管理過(guò)程中，只有這樣才能確保國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的有效性與準(zhǔn)確性。可見(jiàn)，國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作具有專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，對(duì)管理人員專(zhuān)業(yè)要求高的特點(diǎn)[2]。

二、現(xiàn)階段國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

（一）項(xiàng)目文件質(zhì)量得不到保障

國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目具有參建單位眾多、人員流動(dòng)率大的特點(diǎn)，在很多項(xiàng)目的施工中都具有質(zhì)量無(wú)法保證等問(wèn)題。施工文件作為反映項(xiàng)目建設(shè)歷史情況、項(xiàng)目施工質(zhì)量的重要文件，是項(xiàng)目正常開(kāi)展及維護(hù)的重要參考，是項(xiàng)目檔案中的重要組成部分。近年來(lái)，施工文件的重要性得到了普遍重視，很多建設(shè)項(xiàng)目中也具備針對(duì)施工文件的管理制度，如合同管理、保證金管理制度等，對(duì)于加強(qiáng)施工文件管理具有重要作用。但不可否認(rèn)的是，因?yàn)槿藛T流動(dòng)性大，在施工文件交接管理工作中有很多不到位的地方，不同的人對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)也不同，這也導(dǎo)致了施工文件管理的完整性存在一定問(wèn)題。此外，受專(zhuān)業(yè)性等多方面因素的影響，一些施工文件具有內(nèi)容混亂、規(guī)范性不足等問(wèn)題，也為施工文件的管理與利用等工作帶來(lái)了一定影響。在歸檔過(guò)程中，還存在著每一按照要求進(jìn)行藍(lán)圖歸檔，導(dǎo)致破舊、內(nèi)容不完整問(wèn)題的出現(xiàn)[3]。

（二）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不足

檔案管理人員是檔案管理工作有序進(jìn)行的基礎(chǔ)與根本，但目前的大部分國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員在檔案管理工作上，普遍采用的還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，沒(méi)有現(xiàn)代信息技術(shù)相關(guān)的知識(shí)，更沒(méi)有能夠利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行高效管理的能力。雖然近年來(lái)針對(duì)國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目配置了專(zhuān)業(yè)性更高的檔案管理人員，但他們的專(zhuān)業(yè)性更多體現(xiàn)于項(xiàng)目資料及檔案的收集、整理與管理等方面，對(duì)項(xiàng)目工程施工中涉及的多種工程建設(shè)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)等方面的專(zhuān)業(yè)性就稍顯薄弱了，導(dǎo)致在很多項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中無(wú)法準(zhǔn)確確定檔案的實(shí)用性及管理價(jià)值，可能會(huì)導(dǎo)致很多重要檔案資料的缺失，讓檔案管理工作的開(kāi)展陷入困境[4]。

三、國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理改善的措施

（一）建立有效機(jī)制保障施工文件質(zhì)量

施工文件作為的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要內(nèi)容，做好對(duì)施工文件質(zhì)量的把控，是奠定良好檔案管理質(zhì)量的重要前提和基礎(chǔ)。因此，要改善國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理效果，首先需要解決根源問(wèn)題，即采取有效措施確保施工文件的質(zhì)量。首先，需要做好崗前培訓(xùn)，既要包括檔案管理人員崗前培訓(xùn)，也要包括施工人員的崗前培訓(xùn)，保障檔案管理人員管理效果，同時(shí)也確保所有施工人員具備檔案收集的意識(shí)，確保人員流動(dòng)對(duì)文件的完整性影響最小化。要提高崗前培訓(xùn)的效果，需要將它作為施工單位及監(jiān)理單位相關(guān)人員上崗的第一要?jiǎng)?wù)，并在人員檔案中做好是否參與培訓(xùn)及培訓(xùn)是否合格的記錄。還可以通過(guò)開(kāi)展一對(duì)一的管理培訓(xùn)，將實(shí)際施工過(guò)程中的檔案管理問(wèn)題與實(shí)際業(yè)務(wù)相結(jié)合，進(jìn)一步保障檔案的收集、整理與管理效果。其次，應(yīng)將檔案的收集度、完整度、管理效果與相關(guān)人員的工作考核聯(lián)系在一起，督促相關(guān)人員的檔案收集與管理工作的有效開(kāi)展。最后，應(yīng)在招標(biāo)合同中補(bǔ)充檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)在與施工單位的合同簽訂與監(jiān)理單位的合同簽訂中，都應(yīng)明確施工文件與重要檔案的收集與管理要求，將文件與檔案的管理質(zhì)量作為對(duì)施工單位及監(jiān)理單位工作質(zhì)量的考核標(biāo)準(zhǔn)之一，進(jìn)一步保障國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目施工文件及檔案管理的質(zhì)量[5]。

（二）明確管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案的整理是提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)工作，也是保障使用效率的關(guān)鍵，因此在檔案的整理過(guò)程中，要做到對(duì)檔案產(chǎn)生時(shí)間與形成材料之間的協(xié)調(diào)，保障編目的清晰明了，確保檔案在查找與使用上的便利。例如在項(xiàng)目開(kāi)展之前的檔案管理中，需要從項(xiàng)目建議書(shū)到可行性研究報(bào)告、到地形等勘察資料，再到設(shè)計(jì)、評(píng)估等工作開(kāi)展的先后順序進(jìn)行立卷，保障檔案的有序性[6]。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理專(zhuān)業(yè)度

檔案管理人員作為檔案管理工作的直接參與者，他們的管理水平在很大程度上決定了檔案管理工作的開(kāi)展效果，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性是促進(jìn)檔案管理效果改善的重要方式。在信息化不斷發(fā)展的過(guò)程中，國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理勢(shì)必會(huì)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與設(shè)備，而一直以來(lái)沿用傳統(tǒng)管理模式的管理人員如果不加以有效培訓(xùn)是無(wú)法勝任信息技術(shù)支持下的檔案管理工作的。因此，管理人員專(zhuān)業(yè)度的提升，首先需要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)運(yùn)用等方面的培訓(xùn)，要結(jié)合現(xiàn)階段普遍使用的管理設(shè)備與技術(shù)針對(duì)性地開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，以此來(lái)提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平；其次，為了適應(yīng)國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理工作對(duì)工程建設(shè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的要求，還需要加強(qiáng)對(duì)管理人員在工程建設(shè)各領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，降低因?qū)I(yè)知識(shí)不足導(dǎo)致檔案資料遺漏等問(wèn)題的出現(xiàn)概率[7]。

四、結(jié)語(yǔ)

國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目是關(guān)乎國(guó)家與社會(huì)發(fā)展的重要項(xiàng)目，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，為項(xiàng)目的順利推進(jìn)提供保障。在國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理中，應(yīng)做好對(duì)施工文件等重要檔案資料質(zhì)量的把控，以此確保檔案管理的有效性，確保各個(gè)參加單位在檔案收集與管理上的質(zhì)量，同時(shí)需做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定工作，確保檔案使用與查找的便利。最重要的是要加強(qiáng)對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)性培訓(xùn)，包括信息管理設(shè)備及工程建設(shè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，切實(shí)保障檔案管理質(zhì)量。

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[7]慈云力，丁秀菊.責(zé)無(wú)旁貸地做好國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理[J].黑龍江檔案，2003（6）：19.