信息化對(duì)檔案工作的挑戰(zhàn)及對(duì)策分析

王靜

【摘要】進(jìn)入新時(shí)代以后，信息化發(fā)展越來(lái)越迅猛，對(duì)社會(huì)的進(jìn)步產(chǎn)生了深刻的影響。在人們檔案管理工作中，信息化的應(yīng)用也極其普遍，在提高檔案信息化管理效率的同時(shí)也遇到了一些挑戰(zhàn)。本文在分析檔案管理工作特點(diǎn)和重要性的基礎(chǔ)上，針對(duì)信息化對(duì)檔案管理工作的挑戰(zhàn)，提出具有建設(shè)性意義的應(yīng)對(duì)措施。

【關(guān)鍵詞】信息化;檔案管理;挑戰(zhàn);策略

檔案管理工作是指檔案室對(duì)個(gè)人或企業(yè)的信息進(jìn)行歸檔管理并提供相應(yīng)的服務(wù)的總稱。

一、檔案工作的特點(diǎn)

（一）管理性

檔案管理工作主要是對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管、提供利用等一系列活動(dòng)。但是，檔案管理工作不直接生產(chǎn)物質(zhì)性財(cái)富，檔案信息也不歸檔案管理組織和檔案管理工作人員所產(chǎn)生和使用，它主要是專門負(fù)責(zé)管理個(gè)人和企業(yè)各個(gè)部門形成的歷史文件，所以是一項(xiàng)具有管理性的工作。

（二）保密性

檔案中所包含的內(nèi)容大多都涉及個(gè)人隱私信息和相關(guān)組織的認(rèn)定結(jié)果，或者企業(yè)的一些重要文件等，這些內(nèi)容對(duì)個(gè)人或者企業(yè)來(lái)說(shuō)，都具有較強(qiáng)的保密性。檔案工作流程具有嚴(yán)格的規(guī)定，尤其是人事檔案，即使是檔案信息所有人也不能夠隨意調(diào)取、查看其中的內(nèi)容。這些都對(duì)檔案管理工作提出了較高的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）服務(wù)性

檔案管理工作的主要內(nèi)容雖然是整理、研究檔案，但是檔案管理工作的根本目的還是為了更好地服務(wù)于檔案所有人，通過(guò)提供檔案信息內(nèi)容來(lái)適應(yīng)和滿足社會(huì)利用的發(fā)展性需求，為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。在對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、鑒別、利用、歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要并體現(xiàn)著檔案工作人員專業(yè)的服務(wù)水平，具有顯著的服務(wù)性。

二、檔案信息化管理的重要性

檔案管理系統(tǒng)是國(guó)家文獻(xiàn)信息完整系統(tǒng)中的重要組成部分，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理不僅對(duì)個(gè)人企業(yè)的工作和生產(chǎn)具有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。

（一）有利于提高檔案工作的效率

傳統(tǒng)的檔案管理主要是需要檔案工作人員親自動(dòng)手收集整理，一般來(lái)說(shuō)工作量較大，也比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理有利于降低檔案管理工作人員的工作量，提高人工操作的效率。

（二）有利于檔案信息的保存查找

傳統(tǒng)的檔案管理多為紙質(zhì)版檔案收錄，而紙質(zhì)版檔案容易受潮變黃，毀壞檔案的內(nèi)容。檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的翻閱查看，容易產(chǎn)生磨損和丟失的現(xiàn)象。而且檔案數(shù)量比較多，查找起來(lái)非常不方便。在檔案工作中進(jìn)行信息化管理，能夠避免檔案的破損，使檔案的檢索更加方便快捷。

三、信息化對(duì)檔案工作的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)檔案工作人員的工作能力提出挑戰(zhàn)

信息化時(shí)代，檔案工作中出現(xiàn)了一些新問(wèn)題需要解決，這就對(duì)工作人員的工作能力提出了更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。然而，部分工作人員的責(zé)任心不足，保密意識(shí)較為淡薄，這與檔案工作的發(fā)展要求不相符合。尤其是基層的檔案管理部門對(duì)高素質(zhì)的專業(yè)性人才需求量大，而關(guān)于這方面的技術(shù)型人才十分短缺，檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)存在著亟待解決的問(wèn)題。

（二）對(duì)檔案管理工作的保密效果提出挑戰(zhàn)

檔案管理最重要的就是要確保機(jī)密文件的保密性，然而在當(dāng)下信息化快速發(fā)展的環(huán)境之下，檔案管理的安全性和保密性受到了嚴(yán)重的威脅，主要有以下兩方面的影響因素：一是客觀技術(shù)問(wèn)題。檔案管理信息化要求全部數(shù)據(jù)得進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)操作，但是，當(dāng)下電腦病毒和黑客肆意妄行，極易侵入和攻擊檔案信息管理系統(tǒng)。二是人為主觀因素。由于檔案管理工作人員的不加審查就隨意在檔案網(wǎng)站上發(fā)布信息，就致使網(wǎng)站信息得到泄露和入侵。這些問(wèn)題都對(duì)檔案管理工作的保密效果造成了一定的挑戰(zhàn)。

（三）對(duì)檔案管理工作的傳統(tǒng)模式提出挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理工作以紙質(zhì)檔案為對(duì)象，進(jìn)行手工操作整理。而隨著信息化的普及，要想適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展就必須把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式，而紙質(zhì)檔案現(xiàn)在的數(shù)量龐大，進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的工作量較大。而且，檔案管理信息化還要求檔案能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、共享化。檔案信息除了涉及國(guó)家和個(gè)人的重要信息以外，其他的檔案信息應(yīng)該向社會(huì)開(kāi)放，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最佳使用率，更好地為社會(huì)的進(jìn)步奠定基礎(chǔ)。

四、信息化時(shí)代檔案工作的應(yīng)對(duì)策略

（一）提高工作人員的工作意識(shí)和能力

首先要加強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識(shí)。不斷地鍛煉工作人員對(duì)信息的敏銳度，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。其次要培養(yǎng)現(xiàn)代化的人才。檔案管理工作人員不能僅僅滿足于計(jì)算機(jī)操作的一般水平，要不斷積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)相關(guān)的政策，牢牢地掌握和熟練地運(yùn)用檔案管理信息化專業(yè)知識(shí)，并不斷的進(jìn)行檔案管理信息化研究。

（二）完善檔案管理工作的安全性系統(tǒng)

應(yīng)對(duì)信息化對(duì)檔案管理工作的挑戰(zhàn)，就要完善檔案管理的安全性系統(tǒng)，從而有效地防止檔案信息出現(xiàn)泄漏、盜取等情況。為了有效地防止黑客入侵，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管的力度，通過(guò)完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管機(jī)制對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行全程監(jiān)控，從而保證工作人員在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)黑客入侵。同時(shí)，部門還要使用網(wǎng)絡(luò)信息防護(hù)技術(shù)，保證檔案信息的完整性與安全性。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作的整體性水平

檔案管理工作要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行整合，根據(jù)客戶不同的需求來(lái)制定有針對(duì)性的、個(gè)性化的檔案利用服務(wù)。檔案管理工作人員也應(yīng)該充分挖掘客戶的潛在需求，積極主動(dòng)的為他們提供便捷的檔案利用服務(wù)。這樣才能提高和加強(qiáng)檔案管理工作的整體性水平。

綜上所述，我們要實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效率的最大化，提高工作人員的信息意識(shí)和能力，完善檔案管理工作的安全性系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理工作的個(gè)性化服務(wù)，更好地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的重要作用。

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