教育機構信息化建設研究

彭曉佳

摘 要：當前，將先進的管理理念引入當前的教育機構管理當中，通過各種軟硬件方式提升教育機構的信息化水平，是各個教育機構需要重點關注和執(zhí)行的重點課題，也是教育機構財務管理系統(tǒng)信息化建設的必要性所在。因此，為了更好地讓這一類教育機構為我國的人才培養(yǎng)計劃做出更大的貢獻，就必須提升這些教育機構在軟硬件上面的技術水平，特別是要以市場經濟的理念潮流為指導，全面提升教育機構的財務管理信息化水平。

關鍵詞：教育機構;財務管理系統(tǒng);信息化

當前，各種教育機構提升自身改革步伐，不斷尋求轉型和個性發(fā)展。在轉型的過程中，提升教育機構的信息化水平既是時代的要求，也是整個教育事業(yè)自身發(fā)展的要求。雖然我國各個的教育機構在課堂教學及科研方式方面取得了長足的進步，然而在以民辦或非學校型教育機構內部，技術含量低下的管理模式依然存在。這樣的現(xiàn)實情況不僅影響了這些教育機構本身的管理質量和運行水平，而且還阻礙了我國“人才興國”計劃的健康推進。

一、教育機構信息化發(fā)展背景

進入21世紀以后，信息技術在第三次工業(yè)革命的推動下正在日趨成為我們這個社會最為主要的實用性技術，由此引發(fā)的信息革命，徹底顛覆了世界的運轉方式和人們之間的關系。從全局化的層面上來講，這一國策的提出無疑引發(fā)了一場國內教育界的理念革命。當下的中國，信息化水平決定這能力的高低，當今的世界，拒絕信息化就是拒絕發(fā)展和強大。毫不夸張地說，關乎國家未來的教育機構在教學和管理領域全面提升自己的信息化水平的任務已經迫在眉睫。

二、教育機構財務信息化建設框架

（一）教育機構財務系統(tǒng)信息化是現(xiàn)實的需求

隨著教育機構經營活動的推進，大規(guī)模的財務周轉和資金流動必然產生，教育機構的財務管理人員自然面臨著更大的工作壓力。以某市青少年宮下屬的教育培訓中心為例，該教育機構經過多年的發(fā)展，已經分離出了若干個校區(qū)和教學點。師資人員群體和前來接受教育服務的學生規(guī)模正在逐年增加。一直以來，該機構下屬的財會部門始終負責學校內部所有的財務報銷和對外表明窗口的學費交割業(yè)務，同時也會負責處理學生班級調整及其他特殊情況。然而，由于下屬教學點過于分散，財務部門在工作時越來越容易遭遇信息和票據(jù)傳遞難，多頭操作造成的財務流程以及簽字難等問題。時間一長，不僅該教育機構本身的工作效率因此變得很低，而且學校對外的聲譽和招生盈利能力也受到了嚴重的影響。因此，對于該教育機構來說，扭轉這一不利局面的唯一方式，便是實施全面的財務系統(tǒng)信息化。

（二）教育機構財務信息化建設框架

目前該教育機構涉及財務工作的業(yè)務主要包括學生入學報名費用的收取清退，學生班級的設定調整以及對內對外各項資金及票據(jù)的周轉往來。而過于分散的校區(qū)位置。冗余的財會人員設置以及部分財會人員自身工作能力的低下是目前該教學機構所遇到的現(xiàn)實困難。有鑒于此，該教育機構財務信息化建設框架應該按照這樣的結構實施設置較為妥當。對外方面，積極與銀行等金融機構打好關系，從自身角度和銀行適配性方面選擇足夠有效的對公交割支付軟件應用。這一類應用一般都具備現(xiàn)金支付記錄及票據(jù)的自動生成功能，可以很大程度上地減少財會人員使用傳統(tǒng)手動記錄方式而產生的工作量和錯誤率。若技術條件允許，還可以以這一對公軟件結合現(xiàn)有的微信和支付寶等支付軟件，開通網(wǎng)絡報名費支付通道，讓學生家長直接通過這些通道支付或收回學費，財會人員只需要每日查看相應的電子結算記錄，并做出必要的運算即可;對內方面，鑒于現(xiàn)有校區(qū)較多，且各區(qū)域財會人員水平參差不齊的實際情況?；卺斸斵k公考勤軟件的相應機制和功能實施管理，具體來說便是通過釘釘軟件內涵的工作文件內部郵件傳遞功能實施跨部門跨校區(qū)的財會文件傳送上交，審核簽署和具體下發(fā)等工作。并且將各個部門及人員的工作記錄實施KPI績效評分，最大限度地調動財會人員的自我約束力和工作積極性，至于KPI的參考數(shù)據(jù)來源，則可以將各類會計結算軟件及教學業(yè)務軟件所記錄下來的數(shù)據(jù)作為參考，通過以釘釘軟件為中心的全套財會監(jiān)管系統(tǒng)的設計，初步形成教育機構財務信息化的可利用整體框架。

三、教育機構財務系統(tǒng)信息化建設實施建議

（一）基礎在前，擴展在后

目前，以某市青少年宮下屬教育培訓中心為代表的大多數(shù)非學校教育機構的財會管理活動的信息化建設水平并不是很高，人員的信息化業(yè)務水平亦然。而且財務人員從上到下對于信息化的現(xiàn)代財務工作模式還存在誤解和抵觸。因此，推進財務系統(tǒng)信息化建設的過程必須遵從循序漸進的思路，切勿操之過急。雖然當前可以用于財務工作的信息化軟件應用種類繁多，而且更新速度十分之快。但作為教育機構的管理者，在將這些應用代入工作時必須要從本機構的實際需要和財會人員的真實水平出發(fā)，先引進較為簡單的財會工作系統(tǒng)作為學習和工作用設備，在人員全部掌握以后，再根據(jù)機構發(fā)展和金融機構的需求以及國家政策變化擴展引進其他的系統(tǒng)，最終搭建成網(wǎng)，實現(xiàn)財務系統(tǒng)信息化建設的目標。

（二）謹慎使用，規(guī)避風險

由于高度自由的市場經濟環(huán)境和信息科技水準的普遍提升，大量帶有風險的虛假財務應用也打著合法金融的外衣大行其道。如果教育機構在選擇搭建信息化財務平臺的過程中錯誤引入了這些存在安全隱患的財務系統(tǒng)，則必然給機機構本身和學生客戶帶來嚴重的信譽和經濟損失。因此，即使面臨著迫在眉睫的外部要求，培訓機構在完成財務系統(tǒng)信息化建設的過程中，也要慎重選擇自身準備引入的財會系統(tǒng)。舉例來說，雖然支付寶、云閃付以及微信公眾號等成熟的大眾化金融應用在某市青少年宮下屬的教育培訓機構的財務活動中得到了廣泛的應用，應用內部包含的遠程學費收退和公私電子發(fā)票打印傳送功能也正在發(fā)揮著其應有的作用。但這并不能滿足該機構日益擴大的財務工作要求。因此，該培訓機構在未來可以根據(jù)校內財務人員文化結構及信息化手段掌握程度，除了通過招聘技術人員幫助財務部門研發(fā)功能更加全面的財務程序，也可以和具有較高信譽度的金融機構簽訂外包協(xié)議，使用該機構的相關金融程序來改進和提升校區(qū)財務工作的流程及操作手段。需要注意的是，如果選擇聘請專業(yè)人員實施專門財務應用程序的研發(fā)，則財務人員必須對研發(fā)過程實施全程監(jiān)控。這樣才能體現(xiàn)財務人員對相應工作流程的全面控制，實現(xiàn)對風險點的有效規(guī)避。

（三）適度超前，實用為本

在信息社會，應用系統(tǒng)的更新?lián)Q代速度越來越快，功能配置也是越來越復雜。面對種類繁多的應用產品，教育機構財務管理人員除了要選用成熟的產品，還需要從本機構財務工作的實際出發(fā)，基于最實用原則選擇應用軟件來實現(xiàn)整個信息化財務系統(tǒng)的搭建。但是，鑒于快速更新?lián)Q代的信息化發(fā)展趨勢，教育機構管理人員可以在滿足現(xiàn)有需求的基礎上，基于自身對財務會計信息化潮流的判斷，適時地選擇一些帶有超前性的應用系統(tǒng)帶入工作，從而保障機構財務系統(tǒng)建設始終能夠緊跟潮流。

（四）根據(jù)實際，調整機制

教育機構財務系統(tǒng)信息化建設不僅需要硬件上的提升，還需要軟件上面的跟進。具體而言便是要建立相應的管理機制。通過讓真正懂得現(xiàn)代財務信息化系統(tǒng)的人士擔任相應的職務，負責財務系統(tǒng)信息化建設的全局工作，對積極學習全新財務管理理念，用實際行動整體推進教育機構財務系統(tǒng)信息化的人才獲得制度上的獎勵，才能夠真正讓財務信息化建設的每一項落到實處。教育機構實際教學和運營效率的提升才能夠真正獲得信息化系統(tǒng)提供的無窮動力。

四、小結

當前，一些非學校性教育機構，低等級信息化甚至零信息化的管理模式依然存在?？梢哉f，教學科研領域的信息化是我國最后一塊不存在信息化的“孤島”了。只有全面提升包括財務系統(tǒng)在內的教育機構管理系統(tǒng)的信息化，教育機構才不會因為落后而被市場淘汰。而“中國夢”才能因此得到源源不斷的人才支持。

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