基層人社檔案管理工作存在的問題及策略探討

董鵬飛

近些年來隨著畢業(yè)的大學(xué)生數(shù)量逐步增多，基層人社檔案信息也隨之增多，而且在未來的發(fā)展和工作中，又會形成各種各樣不同類型的檔案，這便為基層人社檔案管理工作帶來了巨大的壓力，在發(fā)展中的過程中，也出現(xiàn)了一些問題，影響了管理工作效率的提升。針對管理工作中存在的問題，要及時解決和完善，提高管理工作的效率，為群眾提供更加高效、便捷的服務(wù)。

人社檔案伴隨人們一生，涉及到的種類也是多種多樣的，和人們的實際生活有著密切的聯(lián)系，因此檔案是十分重要的，做好人社檔案的管理工作，為人們提供更加高效和便捷的服務(wù)。結(jié)合信息技術(shù)建設(shè)檔案

1 基層人社檔案管理工作中存在的問題

1.1 人社檔案信息化建設(shè)并不完善

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在人社檔案管理方面也進(jìn)行了檔案管理信息化的建設(shè)，不僅能夠改變紙質(zhì)檔案帶來的不便，方便工作人員利用和儲存，還建立了專門的信息平臺，為群眾提供線上服務(wù)，但是有的基層部門在信息化建設(shè)方面出現(xiàn)明顯的停滯現(xiàn)象，設(shè)備和技術(shù)都是老舊落后的，隨著檔案的增多，它們明顯發(fā)揮不了多大的效用，而且存在一定的安全問題。有的檔案管理部門對信息技術(shù)應(yīng)用不高，還停留在紙質(zhì)檔案的利用階段，影響了工作效率。傳統(tǒng)的檔案庫比較分散，而且一些檔案隨意擺放，并沒有根據(jù)檔案的性質(zhì)內(nèi)容等進(jìn)行合理的劃分，在檔案使用管理的過程中存在較大的阻礙。而且傳統(tǒng)的管理方式，容易受到時間空間等各方面的限制。一些資料如果當(dāng)?shù)貦n案庫收集不到，還需要聯(lián)系其他地方的檔案管理人員，調(diào)檔案來獲取信息，這一工作方式嚴(yán)重影響了檔案管理服務(wù)的工作效率。

1.2 缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制

由于人社檔案管理中涉及了多種類型的檔案，除了基本的人事檔案外，還有勞動者就業(yè)檔案、社會保險、工資福利、招錄考試等，為了方便利用和管理，一般都會進(jìn)行分類保存，將不同類型的檔案分類到不同的部門當(dāng)中，但是這也為檔案管理帶來了一些困擾和麻煩，一是一些部門的檔案室比較陳舊，加上并不能高效的利用信息技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行檔案管理，很容易出現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況。二是沒有一個統(tǒng)一的管理機(jī)制，在檔案的收集、整理、管理應(yīng)用上都沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的安全性造成了威脅，影響了檔案管理工作的效率，也威脅到了群眾的個人利益。

1.3 缺乏高素質(zhì)的管理人才

在檔案管理部門相關(guān)的工作人員比較少，大多數(shù)都是兼職，一部分是沒有工作經(jīng)驗的人員，還有一部分的專業(yè)素養(yǎng)并不高，在日常的檔案管理工作、制度落實、服務(wù)工作等方面都存在一定的問題，他們并沒有正確的認(rèn)識到檔案管理的重要性。加上檔案管理工作崗位流動性較大，業(yè)務(wù)繁多，工作人員在業(yè)務(wù)方面不能做到精通等情況，都影響著檔案管理的工作效率。其次是工作人員年齡普遍偏大，他們?nèi)狈I(yè)技能的培訓(xùn)，而且工作積極性不高，也不能熟練的運用信息技術(shù)和設(shè)備來開展管理工作。

1.4 法制觀念的缺乏

我國針對基層人社檔案管理工作出臺了相關(guān)的法律法規(guī)定，但是在一些基層單位中，對于檔案法的認(rèn)識不足，法制觀念淡薄，嚴(yán)重影響了管理工作的高效開展，一些政策和規(guī)定的落實也受到影響，從而造成一些具有較高價值的檔案材料遺失或破損。

2 加強(qiáng)基層人社檔案管理工作的策略

2.1 提高對檔案信息化建設(shè)的重視，并引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備

要加強(qiáng)對人社檔案管理的信息化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，推動檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。建立電子檔案管理機(jī)制，將所有的檔案錄入到計算機(jī)當(dāng)中，建立數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)檔案的類型設(shè)置用戶權(quán)限，保障檔案的隱私性和安全。根據(jù)檔案的類型將其分類歸檔，便于以后的管理和利用。利用信息技術(shù)建立內(nèi)部信息共享平臺，可以便于檔案管理部門和其他部門進(jìn)行信息的對接和共享，減少了人力傳遞過程中出現(xiàn)的各種問題和情況，同時，對人設(shè)電子檔案目錄可以實行動態(tài)化的管理，利用信息技術(shù)構(gòu)建相關(guān)網(wǎng)頁、社交賬號等，人們可以利用這些平臺提交自己的訴求和意見，檔案管理部門接收到意見和訴求之后進(jìn)行處理，不斷的改進(jìn)和完善工作模式。也可以建立自助服務(wù)區(qū)，利用信息化設(shè)施為人們提供各項自助服務(wù)，便于檔案的高效管理和利用，不斷的完善人社部門辦理各項業(yè)務(wù)的流程，為群眾提供一站式服務(wù)。管理層還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)信息技術(shù)的專業(yè)人才，為信息化管理提供技術(shù)支持，開展高效的后續(xù)運行維護(hù)工作，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，防止病毒入侵，保障系統(tǒng)運行的安全性，提高信息化管理的工作質(zhì)量。

2.2 整合資源，構(gòu)建統(tǒng)一管理的檔案庫

通過分析傳統(tǒng)檔案管理的弊端可以發(fā)現(xiàn)，檔案庫的分散并不利于檔案的高效管理，因此需要整合現(xiàn)有的檔案資源，建立統(tǒng)一管理的檔案庫。這一舉措需要遵循統(tǒng)一管理分類保存的原則，根據(jù)檔案的年度單位姓名等進(jìn)行細(xì)致的劃分，整理歸納之后進(jìn)行保存?？梢越柚畔⒓夹g(shù)為統(tǒng)一管理提供技術(shù)支持，利用云端存儲檔案資料并進(jìn)行備份，成立電子檔案庫。能夠保障檔案的秩序性，以及使用的合理性，科學(xué)性。同時還需要規(guī)范工作流程，協(xié)調(diào)好各個部門，確保檔案從收集到完整歸檔都有效無誤。同時還需要優(yōu)化檔案庫的各項設(shè)施，提高硬件設(shè)施的水平，確保檔案管理的快捷性和安全性。

2.3 建立健全管理制度

針對人社檔案管理工作，需要建立完善的管理制度，才能提高管理效率。首先需要詳細(xì)的劃分，工作人員的職責(zé)使其明確各自的工作內(nèi)容，端正工作態(tài)度，才能保障工作效率。其次需要加入獎懲制度，根據(jù)工作人員的具體表現(xiàn)進(jìn)行考評，發(fā)現(xiàn)問題需要追究責(zé)任，給予一定的懲罰。對于表現(xiàn)優(yōu)異的員工，可以給予一定的獎勵，從而形成一定的激勵機(jī)制，逐步提高管理效率。此外，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)提高對基層人事檔案管理的重視程度，加強(qiáng)管理人員的思想認(rèn)知，嚴(yán)格的按照規(guī)章制度來約束工作行為，避免工作出現(xiàn)隨意流于形式等各種問題。

2.4 加大對管理人員的培訓(xùn)力度

管理部門缺乏專業(yè)的管理人員，而且，相較于其他部門來說，管理部門的工作崗位有動性比較大，這就要求政府機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大對管理人員的培訓(xùn)力度，定期開展專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高檔案管理人的專業(yè)素養(yǎng)，也能保障檔案在收集和管理上的準(zhǔn)確性和完整性。一位具有較高素質(zhì)的管理人員，他不僅能夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)靥幚砀黜棙I(yè)務(wù)，做好本職工作，還具有較強(qiáng)的責(zé)任心和工作積極性，能夠及時發(fā)現(xiàn)，在工作中存在的一些問題。這為檔案管理工作提供了強(qiáng)有力的保障，因此在開展管理人員培訓(xùn)工作時，不僅要滲透專業(yè)技能的培養(yǎng)，還需要加強(qiáng)思想政治教育工作。在工作人員當(dāng)中選拔優(yōu)秀的高素質(zhì)人才來組建中堅力量，為其他工作人員樹立良好的榜樣。此外，還需要建立一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ髦贫?，對檔案管理人員進(jìn)行明確的分工，將責(zé)任細(xì)化到具體的工作人員身上，提高工作人員的責(zé)任感。并發(fā)揮嚴(yán)格的監(jiān)督執(zhí)行力，防止檔案在整理儲存過程中出現(xiàn)任何問題。

3 結(jié)語

總而言之，要針對人社檔案管理工作中存在的一些問題進(jìn)行改進(jìn)和完善，大力推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，建立數(shù)據(jù)庫和信息共享平臺，不僅方便了檔案管理人員的工作，還有助于今后檔案的利用和儲存。同時，還應(yīng)當(dāng)建立健全管理機(jī)制，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，分類保存，對工作人員產(chǎn)生一定的約束力，提高工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。并加大對工作人員專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)力度，建設(shè)強(qiáng)有力的管理隊伍，使我國基層檔案管理工作可以更加有序的進(jìn)行下去。

（作者單位：山東省五蓮縣人力資源和社會保障局）