探討在新格式下如何提高公文規(guī)范化水平

許子浩

摘 要：本文主要對新格式下提高公文規(guī)范化水平的必要性進行分析，根據(jù)當前公文規(guī)范化進程中存在的不足探究新格式下合理提升公文規(guī)范化水平的有效對策。致力于通過滿足新格式要求強化公文的下發(fā)力度，同時有針對性的指出重點內(nèi)容，充分發(fā)揮出公文的實際效力，為貫徹落實黨的正確領(lǐng)導創(chuàng)造條件。

關(guān)鍵詞：新格式;公文撰寫;規(guī)范化

引言

公文寫作作為機關(guān)工作人員應具備的基礎(chǔ)技能，其規(guī)范化對于機關(guān)工作者政治素養(yǎng)的體現(xiàn)有輔助作用。而且公文檔案管理的質(zhì)量影響著后期決策的下達，是明確機關(guān)單位發(fā)展方向的有力依據(jù)。對此，如何在新格式下適應社會需求，提升公文規(guī)范化水平呈現(xiàn)出必要性，對于機關(guān)事業(yè)單位長遠發(fā)展有深遠意義。

一、新格式下提高公文規(guī)范化水平的必要性

公文涉及到各機關(guān)單位的對接，不僅是文件精神的一種傳達，更是協(xié)調(diào)各個機關(guān)單位全面落實黨中央領(lǐng)導的重要依據(jù)，對于國家統(tǒng)一部署戰(zhàn)略目標具有深遠意義。而隨著社會的發(fā)展，公文的寫作格式也有了一些創(chuàng)新，通過格式的統(tǒng)一與優(yōu)化強化公文規(guī)范化寫作，進而有效強化工作效率與工作質(zhì)量，為新時期機關(guān)事業(yè)單位業(yè)務工作的有序開展創(chuàng)造有利條件。國家機關(guān)的日常運作離不開公文這一傳達工具，提升公文規(guī)范化不僅能夠?qū)崿F(xiàn)高質(zhì)量的公文供應，還能有效提升閱覽效率，對于事務的傳達處理有積極作用，有利于機關(guān)單位發(fā)展。

二、新格式下提高公文規(guī)范化水平的策略探討

（一）強化“份密緊”的科學規(guī)定與處理

在公文的份號、密級、保密期限和緊急程序編排方式中，傳統(tǒng)的機關(guān)公文與國家行政機關(guān)公文存在一定的差異性，新格式下對于差異給予了重新規(guī)定。統(tǒng)一規(guī)范了編排方式，采用一律置于左上角的布局，有效提升了排編布局的簡化性與合理性。在簡化布局的基礎(chǔ)上，公文寫作者與處理人員的操作得以簡化，在很大程度上減輕了工作壓力。與此同時，新格式對于密級及緊急程序的字體與字號進行了規(guī)范，要求兩種要素采用三號黑體字，而份號在字體方面沒有明確規(guī)定，只是要求使用三號字號。通常情況下，為了協(xié)調(diào)整體公文的合理性，對于份號也默認采用三號黑體字，盡管不加以規(guī)定，也逐漸形成了一種標注默契。為了更好的提升新格式下公文寫作的規(guī)范性，有關(guān)負責人應該進一步規(guī)范對保密期限和緊急程序的處理方式，將保密期限以及密級清晰的展示出來，以便于實現(xiàn)警醒和提醒的作用，為密件和非密件的區(qū)分創(chuàng)造有利條件，有效保障公文的保密性。

（二）加強圖表與聯(lián)合行文的規(guī)范編排

加強圖表的規(guī)范編排以及對聯(lián)合行文的規(guī)范處理也是有效提升新格式下公文規(guī)范化水平的重要措施。以公文中的圖表為例，出現(xiàn)的頻率較高，以圖和表的生動形象實現(xiàn)信息傳達的高效性，同時利用表格整合數(shù)據(jù)的作用簡化繁瑣的文字表達，通過表格讓重點信息顯而易見。然而，實際使用中寫作人員需要注意公文中對于圖表的編排，公文與日常文稿區(qū)別很大，需要保障嚴謹性與規(guī)范性。圖表的插入不僅需要美觀鮮明，還需要保障嚴謹性，在圖表處理方面存在一定的挑戰(zhàn)。為了有效加強圖表的規(guī)范編排，具體寫作過程中應該將公文正文字體與表格的字體進行區(qū)分，避免層次上的混亂。而對于聯(lián)合行文的規(guī)范編排而言，新格式中有了更加明確的指示。對于需要以聯(lián)合行文的方式印發(fā)文件的情況，文件的簽署有可能會涉及到很多人簽發(fā)文件。這就需要對多個簽發(fā)人名字的排列順序進行合理分配。新格式中規(guī)定，在面對多個簽發(fā)人的情況下，需按照發(fā)文機關(guān)的排列順序，從左到右，自上而下依次編排，但對于具體排序的規(guī)定較為籠統(tǒng)。為了有效提升行文的規(guī)范性。有關(guān)部門應該將聯(lián)合行文進行進一步的規(guī)范，綜合考慮公文的合理性。

（三）注重公文標點符號的規(guī)范化使用

作為輔助文字記錄語言的符號，標點符號是書面語的主要部分，特別是對于公文書寫而言，對于文字功底以及表達和理性都有一定的要求。這就需要寫作人員合理運用標點符號，該強調(diào)的地方強調(diào)，結(jié)合詞語和句子體現(xiàn)出語氣。在充分發(fā)揮標點符號作用的基礎(chǔ)上提升公文的整體質(zhì)量[1]。例如：版頭與正文中都涉及到很多符號的運用，如版頭中的發(fā)文字號涉及到的六角括號、行文過程中的省略號、破折號、連接號以及涉及到期刊等文本的書名號，都需要合理應用。在新格式下提升公文規(guī)范化水平，應該注重公文標點符號的規(guī)范化使用，突出標點符號的價值，同時借助科學的標點符號運用方法提升公文的正規(guī)性，在適應新格式的基礎(chǔ)上實現(xiàn)戰(zhàn)略工作部署的傳達，推動社會發(fā)展。

（四）重視公文“附件說明”格式的規(guī)范化

公文中的附件說明也是重要組成部分之一，有補充說明和協(xié)調(diào)整體布局的積極作用。公文附件和附件說明標注位置、格式均有一定的要求，新格式下對于公文附件說明有了更細致的說明，公文附件本身所附的正確位置《國家行政機關(guān)公文格式》（下簡《格式》）中提出：“公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱[2]。這一規(guī)定給公文寫作帶來了依據(jù)，對于機關(guān)單位高效落實規(guī)范化工作產(chǎn)生了積極作用。

（五）健全公文檔案規(guī)范化管理制度

健全公文檔案規(guī)范化管理制度也是有效提升新格式下公文規(guī)范化水平的有效措施，基于公文屬于重要文件，部分文件對于保密性有一定的要求，這就需要完善檔案管理體系，避免因公文信息泄露帶來消極影響。不僅如此，對于公文寫作流程進行規(guī)定，通過合理的制度強化文本寫作的規(guī)范性。需要加強公文檔案保密性質(zhì)的明確，并且運用區(qū)別的密級加以處理，讓公文檔案的安全性能得以保障，維護國家與人民利益。除此之外，有關(guān)部門應該對公文撰寫工作人員進行考核，不斷強化綜合素質(zhì)，通過管理質(zhì)量的提高強化公文規(guī)范化管理，推動以新格式為指導的規(guī)范化公文撰寫工作。

三、結(jié)論

總之，新格式下提高公文規(guī)范化水平，不僅需要從基層工作者出發(fā)，還需要整合公文寫作過程中關(guān)鍵點，讓寫作人員能夠意識到標點符號使用、規(guī)范化用語乃至公文檔案的管理，都需要依照相關(guān)規(guī)定有秩序的落實。只有這樣才能更好的實現(xiàn)公文規(guī)范化，進而跟住時代的步伐，高效落實機關(guān)事業(yè)單位公文寫作工作。

參考文獻

[1]張松祥.“意見”的規(guī)范性與復合性分野及其規(guī)范化[J].檔案管理，2019（04）：78-81.

[2]曹少朋.淺談高校公文發(fā)文字號中嵌字編寫的規(guī)范化[J].佳木斯職業(yè)學院學報，2019（06）：176-177.