淺談Excel在學(xué)校日常工作中的應(yīng)用

姚華平

摘 要：Microsoft Office Excel做為微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的一個組成部分（以下簡稱Excel），具有強大的電子表格處理功能。它既可以單獨運行，也可以與Office的其他軟件相互傳送數(shù)據(jù)，直接進行數(shù)據(jù)共享;既具有一般表格處理軟件能夠處理各種二維表格的功能，也可以進行多表格或多工作薄處理，同時具有圖表功能和數(shù)據(jù)庫管理功能，有很強的實用性。結(jié)合多年的實際工作發(fā)現(xiàn)，日常辦公中需要大量的數(shù)據(jù)錄入、統(tǒng)計等相關(guān)工作，如能很好地掌握和運用Excel軟件，可以極大程度提高工作效率，減輕工作量。

關(guān)鍵詞：Excel;學(xué)校日常;工作;簡單應(yīng)用

學(xué)校在教育教學(xué)管理工作中需要大量的錄入、統(tǒng)計等相關(guān)工作，如果很好的運用 Excel軟件，可以提高工作效率，減輕工作量。以下就Excel在學(xué)校教育教學(xué)管理工作中的應(yīng)用談?wù)勔恍w會。

一、 Excel在學(xué)校招生工作中的應(yīng)用

就我所在的職業(yè)院校而言，在招錄工作時涉及到的信息量非常大，就一個學(xué)生而言，就會有姓名、畢業(yè)學(xué)校、中考成績、家庭住址、家長姓名、聯(lián)系方式、報讀院系及專業(yè)等基本信息，而這些學(xué)生信息從錄取系統(tǒng)中導(dǎo)出的時候一般是沒有特定的順序的，因此，可以利用Excel表格對其進行簡單的歸納、分析和統(tǒng)計。比如，招生部門每年都需要對所招錄的生源進行統(tǒng)計和分析，可以將學(xué)生的中考成績、畢業(yè)學(xué)校等項目分別進行分類統(tǒng)計，這樣就可以快速的得到生源分析的一些結(jié)果。再如，將名單整理發(fā)給各個系部的時候，可以將學(xué)生按照報讀院系及專業(yè)這項進行整理，這樣各系部在接收到的名單中可以及時獲取自己系部所需要的學(xué)生信息。

二、 Excel在教務(wù)管理工作中的應(yīng)用

教務(wù)管理工作是學(xué)校管理工作中比較繁瑣的工作，當(dāng)然也是錄入、統(tǒng)計工作量最大的部分，現(xiàn)簡單將教務(wù)管理的日常工作分成以下幾類：

1、 教學(xué)管理

教務(wù)部門每學(xué)期需要對各班級和教師進行排課工作，比如可以利用Excel進行“教師授課任務(wù)通知單”的制作，一旦制作完成，即可將該表做為樣表留存，同時可對教師授課時數(shù)、完成教學(xué)量總數(shù)及不同上課形式的分布等進行進一步計算，極大方便了工作。

又比如制作各班課程表，可以利用Excel在同一工作薄中能建立若干工作表的特性，把各系部各專業(yè)課程表制作在Excel的一張工作薄中，不但對各系部各專業(yè)教師上課情況一目了然，又可以快速查找到某班或某個時間、某位教師、某課程的安排情況，為科學(xué)管理教學(xué)工作提供了保障。

2、 考試管理

在考試管理過程中，制卷、考試組織、回卷等一系列工作較為繁瑣。例如在監(jiān)考表的制作上，以前使用Word進行排版制作時，常常出現(xiàn)一系列因軟件本身的缺陷而導(dǎo)致的制作上的不方便。在使用了Excel軟件，特別是利用其公式和函數(shù)功能進行統(tǒng)計等工作后，大大提高了工作效率。如在統(tǒng)計監(jiān)考教師監(jiān)考工作量時，利用函數(shù)Countif可方便地統(tǒng)計出某教師的監(jiān)考工作量，也為后續(xù)工作提供了便利。

3、 成績管理

對于學(xué)生的單次成績可以利用Excel提供的公式和函數(shù)很方便地計算出平均成績、最高分、最低分、排名等指標(biāo)，還可以利用Excel提供的數(shù)據(jù)分析和管理功能，做出學(xué)生成績分布圖、及格率等各項指標(biāo)的圖表。在學(xué)生即將畢業(yè)的時候一般都需要教務(wù)部門制作和統(tǒng)計課程完成的情況，涉及到有學(xué)生需要清考的也可以通過之前學(xué)生每次的成績匯總來查找。

三、 Excel在學(xué)生管理工作中的應(yīng)用

在學(xué)生管理過程中，為及時了解學(xué)生信息，需要對學(xué)生基本情況進行錄入，同時將此信息做為學(xué)生在校期間各項管理工作的重要依據(jù)。使用Excel就顯得極為方便。

1、 學(xué)生管理部門

在獎學(xué)金、助學(xué)金等管理上，通過Excel提供的篩選、計算功能，可以公平、公正、公開、快速、準(zhǔn)確地從數(shù)量繁多的學(xué)生名單中尋找到符合條件的目標(biāo)。在日常學(xué)生信息管理中，也可以利用Excel中數(shù)據(jù)的一些基本工具來進行統(tǒng)計和分析，下面我們以學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計分析為例：

在圖3-1中，左側(cè)按系部統(tǒng)計人數(shù)的時候可以采用數(shù)據(jù)的分類匯總，按“系”分類，匯總在籍總?cè)藬?shù)、在籍女生人數(shù)、寄宿學(xué)生總數(shù)、寄宿女生總數(shù)、在班人數(shù)等信息，這樣的表格在下一個學(xué)年度進行修改的時候也會變得非常便捷。而右側(cè)按年級去統(tǒng)計在籍總?cè)藬?shù)使用的是SUMIF函數(shù)，如13級在籍總?cè)藬?shù)中的公式是“=SUMIF（$C$4：$C$22，"13級"，$E$4：$E$22）”，（注：本公式中使用了$，即絕對引用，是為了下面14級和15級公式的復(fù)制，若每個年級都使用直接插入函數(shù)的方式也可以用一般的相對引用即可。）

2、 班主任

班主任可以利用Excel表格對來自招生部門、教務(wù)部門、學(xué)生管理部門的所有關(guān)于本班級學(xué)生的相關(guān)信息進行匯總、存檔和分析。還可以利用Excel表格來記錄和統(tǒng)計學(xué)生平時的德育、住宿、繳費、獎懲等各方面的情況，還可以建立班級日常管理的相關(guān)表格，如座位表、值日表等，讓班級管理更科學(xué)、更高效。

四、 Excel在學(xué)校財務(wù)管理中的應(yīng)用

財務(wù)管理工作主要是針對數(shù)字進行計算和分析，因此在工作中，除了使用專用財務(wù)軟件進行財務(wù)工作外，還需利用Excel進行一系列數(shù)據(jù)的輸入和分析、計算，運用相應(yīng)的公式、函數(shù)及圖表，進行結(jié)果輸出。例如：在員工的工資、獎金方面，每個月可以利用Excel表格發(fā)給銀行，還方便于進行存檔、核算和統(tǒng)計;再如在學(xué)生收費上也可以利用Excel表格進行統(tǒng)計和分析。下面我們以學(xué)生收費為例：

圖4-1為某班級學(xué)生收費表，在表格中我們可以利用SUM函數(shù)統(tǒng)計每個人的合計金額和該班級每個單項的費用合計。而在各單項的人數(shù)統(tǒng)計上我們可以使用COUNT函數(shù)，比如住宿人數(shù)統(tǒng)計時公式為“=COUNT（D4：D23）”，使用統(tǒng)計函數(shù)，便于在數(shù)據(jù)修改時可以自動獲取最新的統(tǒng)計數(shù)。

住宿費用一欄，在各班級的班主任交到財務(wù)室的時候一般填寫的是“是/否住宿”，我們可以利用IF函數(shù)簡單的將“是/否”變成我們這里表格中需要的400或者空白，我們參照下圖所示：

上圖中，我們只需要在D4單元格中插入IF函數(shù)，在彈出的對話框中照上圖右側(cè)輸入，使得D4單元格的公式是“=IF（C4="是"，400，" "）”，然后再向下拖動公式。（注：公式中最后一個" "中間是空格，如果不使用空格則有可能在D4、D6這樣的單元格中出現(xiàn)數(shù)字0。）

每個班級的收費表完成以后還需要建立一張匯總表，下面我們看一下如何快速的完成匯總表：

在匯總表圖4-3中，我們可以直接在各單元中引用已有表格圖4-1中的數(shù)據(jù)，如在E9單元格中直接輸入公式“='15營銷（中）'！D24”，這樣在單個班級的表中數(shù)據(jù)有任何變化，總表中不需要再進行修改，會自動變化。

五、 Excel在學(xué)校人事管理中的應(yīng)用

學(xué)校的老師每年都會發(fā)生新進、退休、在職教師晉升、獲獎等一系列的事情，在人事管理上可以使用Execl表格進行記錄和存檔，便于在每年進行人事調(diào)整的時候有適當(dāng)?shù)囊罁?jù)。同時，也便于人事管理人員對學(xué)校人員整體學(xué)歷、職稱、獲獎情況進行隨時的統(tǒng)計和分析。

六、 Excel在學(xué)校后勤管理中的應(yīng)用

學(xué)校有很多設(shè)施設(shè)備，尤其是在職業(yè)院校，除了日常教學(xué)用的電腦、多媒體以外還有很多實訓(xùn)設(shè)備，這些設(shè)備每年需要維護、檢修、更新等工作，而哪些設(shè)備是在什么時候進行過什么操作，負責(zé)設(shè)備管理的人員可以對設(shè)備一一編號，然后再利用Excel表格對學(xué)校的設(shè)備進行記錄和統(tǒng)計，從而提高工作效率。

總之，Excel是一個功能強大、方便易學(xué)的電子表格處理軟件，在實際的工作過程中它的應(yīng)用還遠遠不止這些。如果我們能掌握它的基本操作，運用好其基本功能，不斷地在實踐過程中找到其更多的功能和使用技巧，把Excel思想引入到學(xué)校等教育機構(gòu)的日常行政管理過程中，將會大大提高日常管理工作效率和準(zhǔn)確率，減輕管理人員負擔(dān)。同時，使用Excel的模板等功能，工作中的表格、數(shù)據(jù)規(guī)范性等情況都有明顯的改善，對數(shù)據(jù)的分析和處理都有著極大的優(yōu)勢。一旦行政管理人員習(xí)慣于使用Excel相關(guān)功能處理和分析大量數(shù)據(jù)，那么工作效率就會大大提高，同時降低數(shù)據(jù)處理中的錯誤率，提高整個學(xué)校日常管理的有效性。

參考文獻

[1]ExcelHome，《Excel高效辦公：學(xué)校管理》，人民郵電出版社，2008。

[2]許國 斯泉均，《EXCEL在學(xué)校管理中的運用》，辦公自動化，2012年18期。

[3]王宏平，《Excel在學(xué)校教育教學(xué)管理中的作用[J]》，計算機光盤軟件與應(yīng)用，2014年18期。