企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題與改進研究

史欣月

摘 要：本文以A公司為例，介紹該公司內(nèi)部控制中存在的重大缺陷，從內(nèi)部控制五要素層面進行深入分析，并探討了相應(yīng)的改進建議，從而為其他上市公司在內(nèi)部控制方面提供合理化參考。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;重大缺陷

一、研究背景

2006年起，我國政府意識到建立內(nèi)部控制體系的重要性，針對上市公司、中央企業(yè)、中小企業(yè)和事業(yè)單位，頒布了不同的內(nèi)部控制法規(guī)。截止到目前，我國關(guān)于內(nèi)部控制的政策適用范圍不斷擴大，準則規(guī)定也在一步步加強和完善。但近幾年來國內(nèi)一系列財務(wù)數(shù)據(jù)失真、不按規(guī)定進行披露的事件，使得各方關(guān)注到上市公司出現(xiàn)的各種財務(wù)問題經(jīng)常與內(nèi)部控制的效力有關(guān)，仍有部分上市公司的內(nèi)部控制存在問題，其內(nèi)部控制建設(shè)不完整或運行無效。到2019年4月30日，從上交所和深交所兩大主板發(fā)布的信息來看，至少有38家上市公司的內(nèi)部控制被認定為是無效的。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，國際市場化的程度不斷提高，我國上市公司逐步地融入到世界市場中。如何應(yīng)對國內(nèi)外環(huán)境差異以及由此產(chǎn)生的風(fēng)險，這是對我國上市公司嚴峻的挑戰(zhàn)。

若企業(yè)想取得良好的發(fā)展，僅依靠外部監(jiān)督是不夠的，必須加上有效的內(nèi)部控制，才有利于企業(yè)的穩(wěn)定與不斷成長。建設(shè)內(nèi)部控制體系并不斷加強，無疑是企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險、加強管理、續(xù)航發(fā)展的首要選擇。具有效力的內(nèi)部控制，對于企業(yè)來說能夠從內(nèi)部幫助企業(yè)提高自身的經(jīng)營效果和管理效率，在一定程度上保證企業(yè)依照了相關(guān)法律法規(guī)，其財務(wù)報告是真實可信的。

二、A公司內(nèi)部控制概況

2017年度和2018年度會計師事務(wù)所都對A公司出具了否定意見的內(nèi)部控制審計報告。該公司2019年的內(nèi)部控制審計報告未發(fā)布，所以本文對A公司內(nèi)部控制的分析主要依據(jù)2018年內(nèi)部控制狀況。公司于內(nèi)部控制評價報告基準日，認定存在財務(wù)報告內(nèi)部控制重大缺陷。根據(jù)公司財務(wù)報告內(nèi)部控制重大缺陷的認定情況，公司在報告期內(nèi)存在內(nèi)部控制重大缺陷，公司已識別出內(nèi)部控制重大缺陷并整改，但整改后的控制尚未運行足夠長的時間。因此在內(nèi)部控制評價報告基準日，董事會認為，公司未能完全按照企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系和相關(guān)規(guī)定的要求在所有重大方面保持有效的財務(wù)報告內(nèi)部控制。

三、A公司內(nèi)控存在的缺陷

3.1 印章管理方面

1.問題描述：

（1）印章日常使用僅在辦公管理系統(tǒng)中進行審批，未登記用印臺賬，存在協(xié)議用印未經(jīng)內(nèi)部審批的情況。

（2）印章外借時存在印章保管員未陪同監(jiān)督、外借需用印的資料未經(jīng)過印章保管員審閱及核對的情形。

（3）財務(wù)專用章未由兩人共同保管，不符合印章管理制度的規(guī)定。

2 問題分析

從內(nèi)部環(huán)境角度來看，印章管理人員未經(jīng)審批便私自攜帶印章外出，將沒有通過審閱及核對且需蓋印才可外借的資料借出，顯示出公司內(nèi)部員工對自己工作所承擔的職責(zé)認識不夠深刻，員工的職業(yè)素質(zhì)存在較大問題。

從內(nèi)部監(jiān)督角度來看，從印章被私自外帶使用且無其他人員監(jiān)督，印章未由兩人共同保管等方面可以看出，公司日常監(jiān)督存在缺陷，缺乏相應(yīng)的內(nèi)部監(jiān)督意識，沒有對相應(yīng)的內(nèi)控實施情況進行有效的、常規(guī)的監(jiān)督管理。

從控制活動角度來看，首先，企業(yè)未規(guī)定財務(wù)專用章由兩人共同保管的制度，并且對于登記用印臺賬和在印章外借時，印章管理人員應(yīng)陪同監(jiān)督等規(guī)定未能得到有效落實;其次，企業(yè)未明確個人職責(zé)和問責(zé)機制，印章保管內(nèi)部控制混亂這一問題在2017年度內(nèi)部控制評價報告中就已經(jīng)指出，但直至2018年度仍未整改完善。主要原因在于企業(yè)未明確個人職責(zé)，使得印章管理人員對于自己的職責(zé)范圍沒有清晰的認識;未明確問責(zé)機制，使得印章管理人員對這一問題的嚴重性沒有客觀的認識，缺乏外部因素的控制;最后，授權(quán)與審批控制失控，外借需用印的資料未經(jīng)過印章保管員審閱及核對，就在協(xié)議上使用，授權(quán)與審批控制制度形同虛設(shè)。

3.2 資金往來方面

1.問題描述

A公司的下屬子公司與3家外部公司發(fā)生短期資金拆借款及預(yù)付貨款的情況，存在大額資金往來。

2.問題分析

從控制活動角度看，A公司在協(xié)議簽訂與付款管理上未實施有效控制，存在未對合同進行審慎審批即簽訂協(xié)議并支付大額款項的情況。對于資金拆借業(yè)務(wù)，A公司未建立具體的相關(guān)制度。雖然A公司發(fā)現(xiàn)問題后，對上述內(nèi)部控制進行了整改，但整改后的控制尚未運行足夠長的時間。

3.3 定期存單管理方面

1 ?問題描述

查驗2018年度資金流水時發(fā)現(xiàn)，存在發(fā)生非公司主動地大額劃款，公司未能對公司的部分銀行存款實施有效控制。

2 ?問題分析

這是公司財務(wù)管理領(lǐng)域出現(xiàn)的內(nèi)部控制重大缺陷。據(jù)此，各家銀行給出的解釋分別為兩家公司簽訂了相關(guān)質(zhì)押合同，由于質(zhì)押擔保的單位未能及時歸還貸款，遂將公司質(zhì)押擔保的存款進行劃扣。公司自查后聲明，公司董事會或者股東大會從未審批過上述對外擔保業(yè)務(wù)，也未對外授權(quán)，公司對質(zhì)押擔保并不知情，不存在應(yīng)披露未披露事項。

針對公司子公司大額定期存款被劃扣事項，公司已向相關(guān)法院提起訴訟，并聘請律師采用法律手段收回上述資金、維護公司利益。

針對公司涉及得上述擔保事項，經(jīng)公司內(nèi)部核查，公司及公司董事會對上述涉訴擔保事項毫不知情，無印章審批及使用記錄，無相關(guān)合同記錄，同時也未發(fā)現(xiàn)有內(nèi)部人員私自使用公司印章的情況。

四、解決對策研究

4.1 印章管理方面

1.公司應(yīng)加強并完善印章保管及使用和登記的管理工作，應(yīng)完善《印章管理制度》及《合同管理制度》。

2.應(yīng)明確印章管理員必須先核實辦公管理平臺審批結(jié)果，再核實用印文件，符合規(guī)定的，進行用印的臺賬登記，最后由印章管理員用印。所有用印資料必須復(fù)印或拍照留存。

3.要落實雙管制：配固定保管箱及移動密碼箱保管印章，由雙人雙鎖管理，以及公章不允許外帶的情況。

4.2 資金往來方面

1.公司要完善貨幣資金管理制度，細化資金往來拆借的管理要求，嚴格控制資金拆借額度、明確審批權(quán)限、加大內(nèi)部審計力度，杜絕無實質(zhì)交易的資金往來及無協(xié)議資金往來。

2.公司應(yīng)進一步加強付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制，對于資金對外拆借，明確要求對拆借的必要性、借款人的相應(yīng)資質(zhì)和償債能力進行嚴格審核，確保資金的安全回收。

4.3 定期存單管理方面

1.針對公司子公司大額定期存款被劃扣事項，公司要向相關(guān)法院提起訴訟，并聘請律師采用法律手段收回上述資金、維護公司利益。

2.公司要加強資金管理工作，具體落實資金管理責(zé)任人員，定期查驗。