基層檔案室的檔案安全維護(hù)微探

呂怡玲

摘 要：作為基層工作人員儲(chǔ)存和查閱重要檔案信息的場(chǎng)所，基層檔案室承擔(dān)著十分重要的職能，既是基層單位各方面信息的重要集成載體，又是基層單位有序開(kāi)展各方面工作的重要保障。做好基層檔案室的檔案安全維護(hù)工作，不僅有利于基層單位展開(kāi)人力資源開(kāi)發(fā)利用，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)基層單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。為此，本文主要對(duì)加強(qiáng)基層檔案室檔案安全維護(hù)工作的具體策略展開(kāi)探討，旨在為基層單位有效提高檔案管理工作水平提供具備一定參考意義的借鑒。

關(guān)鍵詞：基層檔案室;檔案安全;檔案安全維護(hù)

對(duì)于基層檔案室而言，最基礎(chǔ)的職能是對(duì)勞動(dòng)保障監(jiān)察大隊(duì)、再就業(yè)工程領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室等基層單位的重要檔案資料進(jìn)行有序歸檔和管理，并在基層單位需要時(shí)為其提供有效的決策參考[1]?；鶎訖n案室所管理的檔案覆蓋基層單位人力資源、基礎(chǔ)建設(shè)等多個(gè)方面，加強(qiáng)基層檔案室檔案安全維護(hù)工作，能夠切實(shí)保障基層檔案室的職能得到有效履行，推動(dòng)基層單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。為此，針對(duì)當(dāng)前存在于基層檔案室檔案安全維護(hù)實(shí)踐中諸如風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)薄弱、檔案管理方式單一、檔案管理工作隊(duì)伍綜合素質(zhì)不足等一系列問(wèn)題，基層單位必須加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，提高對(duì)于檔案安全維護(hù)工作的重視力度，重視增強(qiáng)檔案歸檔與檔案整理等工作環(huán)節(jié)的安全性，從而為檔案資源開(kāi)發(fā)利用和檔案價(jià)值充分發(fā)揮提供有力保障。具體而言，為有效做好檔案安全維護(hù)工作，基層檔案室應(yīng)重視在檔案管理實(shí)踐中落實(shí)好以下幾項(xiàng)策略：

1 更新檔案管理理念，樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

要想有效做好檔案安全維護(hù)工作，首先基層檔案室工作人員應(yīng)重視更新檔案管理理念，結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)重新理解檔案管理這項(xiàng)工作，從“互聯(lián)網(wǎng)+”視域出發(fā)思考檔案歸檔及檔案整理的全新開(kāi)展模式與路徑，樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，重視增強(qiáng)檔案管理工作安全性，做好安全維護(hù)頂層設(shè)計(jì)，全方位保障檔案管理實(shí)踐在安全的環(huán)境中開(kāi)展，消除各方面存在的諸多不安全因素，比如因檔案工作人員流動(dòng)性過(guò)強(qiáng)而導(dǎo)致的檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)、因網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊而導(dǎo)致的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息遭遇篡改和竊取的風(fēng)險(xiǎn)等各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，有效增強(qiáng)檔案安全維護(hù)實(shí)效性。在此方面，基層檔案室應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，針對(duì)檔案管理實(shí)踐中存在的風(fēng)險(xiǎn)性因素，合理地設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案，以此在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)及時(shí)采取有效措施避免風(fēng)險(xiǎn)所造成的負(fù)面影響擴(kuò)大化，進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)檔案管理安全性的目標(biāo)[2]。

2 做好檔案歸檔整理，建立規(guī)范檔案索引

基層檔案室應(yīng)重視擴(kuò)大檔案材料搜集范圍，完善檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格審核檔案材料，對(duì)其真實(shí)性和可靠性進(jìn)行準(zhǔn)確鑒別，剔除其中不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的文件和部分在內(nèi)容上重復(fù)的文件，以此有效提高檔案資料質(zhì)量[3]。為更好地開(kāi)展檔案歸檔與分類(lèi)整理工作，基層檔案室可以應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建規(guī)范的檔案材料索引系統(tǒng)，借助這一系統(tǒng)對(duì)分屬于一個(gè)類(lèi)別的檔案進(jìn)行有序管理，以此方便地對(duì)檔案資料進(jìn)行更新、材料補(bǔ)充及查閱。通過(guò)構(gòu)建規(guī)范的檔案索引，基層檔案室還能夠增強(qiáng)各方面工作運(yùn)行的穩(wěn)定性，為此，基層檔案室應(yīng)著力提高信息技術(shù)水平，從而有效完成檔案索引的構(gòu)建。

3 打造專(zhuān)業(yè)管理隊(duì)伍，提高工作人員能力

高水平的檔案安全維護(hù)工作，離不開(kāi)一支具備高度專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與良好實(shí)踐能力的檔案工作隊(duì)伍[4]。為此，基層檔案室應(yīng)著力增強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性，減小檔案管理隊(duì)伍的流動(dòng)性，減少檔案管理工作崗位的兼職現(xiàn)象，有效消除因人員流動(dòng)性過(guò)強(qiáng)而導(dǎo)致的潛在風(fēng)險(xiǎn)性因素。在穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍之后，基層檔案室應(yīng)面向檔案工作人員展開(kāi)主題培訓(xùn)，重視通過(guò)培訓(xùn)工作增強(qiáng)他們的安全防范意識(shí)，幫助他們掌握檔案歸檔與檔案整理的科學(xué)方法，同時(shí)重視提升他們的信息素養(yǎng)，以此促使他們更好地配合信息化檔案管理模式構(gòu)建。此外，基層檔案室應(yīng)明確具體檔案管理人員在檔案管理實(shí)踐中所承擔(dān)的具體職責(zé)與權(quán)限，在構(gòu)建權(quán)責(zé)統(tǒng)一的檔案工作氛圍的同時(shí)，有效增強(qiáng)檔案管理安全性，避免因權(quán)限不明確而導(dǎo)致重要和機(jī)密檔案信息泄露。

4 引入信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建創(chuàng)新工作模式

信息時(shí)代，基層檔案室應(yīng)注重將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入檔案工作實(shí)踐之中，構(gòu)建創(chuàng)新檔案工作模式，有效增強(qiáng)檔案安全維護(hù)實(shí)效性[5]。除應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建檔案索引之外，基層檔案室還應(yīng)探索檔案工作與大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新興信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)深度融合的創(chuàng)新路徑。比如，基層檔案室可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行全面的分析與挖掘，利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的運(yùn)算能力，有效剔除不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的材料，切實(shí)提高檔案資料質(zhì)量。此外，基層檔案室應(yīng)積極與計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)工作室達(dá)成合作，共同開(kāi)發(fā)符合自身實(shí)際檔案工作需求的信息化檔案管理軟件，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案數(shù)據(jù)信息的安全保存和有效管理。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)與信息的價(jià)值日益凸顯，在這一趨勢(shì)下，檔案作為重要的信息數(shù)據(jù)資料，在推動(dòng)基層單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展方面也發(fā)揮著日益重要的作用。因此，作為檔案管理工作的執(zhí)行主體，基層檔案室必須著力在檔案管理工作實(shí)踐中做好檔案安全維護(hù)工作，通過(guò)采取更新檔案管理理念、建立規(guī)范檔案索引、打造具備較強(qiáng)實(shí)踐能力的專(zhuān)業(yè)工作隊(duì)伍、加快檔案工作信息化建設(shè)進(jìn)程等一系列措施，有效地提升檔案安全維護(hù)水平，為最大化實(shí)現(xiàn)檔案資源內(nèi)在價(jià)值創(chuàng)造安全的環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

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[5]劉芳.淺談基層檔案管理的現(xiàn)狀與建議[J].卷宗，2018（035）：95.