企事業(yè)單位會計檔案管理工作研究

劉莉

摘 要：通常，企事業(yè)單位的會計檔案管理工作包括對會計憑證、賬簿和財務(wù)報告等進行管理。它主要是對企事業(yè)單位的經(jīng)濟支出和收益等重要材料信息進行記錄，同時它還是企事業(yè)單位改革發(fā)展的重要見證數(shù)據(jù)。因此，企事業(yè)單位必須重視會計檔案管理工作，將責(zé)任明確到人，切實保障會計檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，文章重點對企事業(yè)單位會計檔案管理工作中現(xiàn)存的問題進行了分析，并提出了提高會計檔案管理工作效率和質(zhì)量的對策，以推進企事業(yè)單位的進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位;會計;檔案;管理

1 會計檔案概述

在國家檔案館組成部分中，會計檔案是不可缺少的一部分，它涵蓋的資料信息包括會計憑證、賬簿，財務(wù)報告等，它的作用是記錄企事業(yè)單位在運營過程中發(fā)生的一切經(jīng)濟活動，使企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)可以通過對相關(guān)資料的查閱，了解掌握實際業(yè)務(wù)運行狀況、盈利情況、虧損情況等。在實際工作中，會計檔案與文書檔案相比較，仍存在許多不足之處，主要表現(xiàn)在會計檔案涉及的范疇較廣，涵蓋各方各面，其形式也存在多樣化特點，將它們進行分類，大致可以分為兩種方式，即永久和定期保存。其中永久保存的會計檔案是不能對其進行破壞銷毀，而定期保存的檔案具備存儲期限不一樣的特點。一般，企事業(yè)單位的年度預(yù)算會計報告需要采取永久保存的管理方式，而會計資料和具體流水明細賬目則可以采取定期保存管理的方式。做好會計檔案管理工作，可以有效的揭責(zé)任事故，打擊經(jīng)濟犯罪行為和活動，為處理經(jīng)濟糾紛提供相關(guān)的依據(jù)，并為企事業(yè)單位解決歷史遺留經(jīng)濟糾紛問題提供相關(guān)依據(jù)。因此，企事業(yè)單位必須重視會計檔案管理工作，以確保會計檔案具備較高的真實性，方便企事業(yè)單位查閱會計

檔案。

2 企事業(yè)單位會計檔案管理工作中現(xiàn)存的問題

2.1 企事業(yè)單位內(nèi)部的會計檔案管理機制不健全

企業(yè)想要取得長遠的發(fā)展，必須有健全的制度作為基礎(chǔ)支撐，企事業(yè)單位也不例外，會計檔案管理工作亦是如此，但是，現(xiàn)階段，在一些小型企事業(yè)單位內(nèi)部，并沒有根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的會計檔案管理系統(tǒng)，相關(guān)人員在開展會計檔案管理時，仍然是沿用傳統(tǒng)且簡單的方式來管理會計文件，這種管理方式由于存在較多的漏洞，在很大程度上影響會計檔案管理的質(zhì)量;在加上部分企事業(yè)單位內(nèi)部雖然有健全的會計檔案管理制度，但是由于沒有將其落實執(zhí)行，導(dǎo)致制度被形式化，無法將其應(yīng)有的作用發(fā)揮出來，隨著時間的流逝，導(dǎo)致會計檔案管理工作程序簡化，責(zé)任不明，經(jīng)常在實際工作中出現(xiàn)管理不力、檔案資料失真等問題。

2.2 缺少相應(yīng)的監(jiān)督機制來監(jiān)督企事業(yè)單位的會計檔案管理工作

在接受相關(guān)會計業(yè)務(wù)和審計工作時，部分企事業(yè)單位很少將規(guī)范化管理作為重點檢查點，由于單位不重視對會計工作的監(jiān)督，導(dǎo)致一些企事業(yè)單位員工借職務(wù)之便篡改會計檔案，以使自身利益最大化。目前，在經(jīng)濟落后的地區(qū)有很多這樣的事情發(fā)生，導(dǎo)致公共資金被大量挪用，無法凸顯出企事業(yè)單位的公益性特點，導(dǎo)致會計檔案造假等欺詐性事件頻繁發(fā)生。

2.3 企事業(yè)單位在會計檔案管理工作中經(jīng)費投入較少

多數(shù)企事業(yè)單位的財政部門沒有明確規(guī)定會計檔案管理工作的投入經(jīng)費，甚至缺乏正常經(jīng)費預(yù)算;管理人員不重視內(nèi)部會計檔案管理工作，更加不愿意在這方面投入一定資金;部分企事業(yè)單位私下對會計檔案管理資金進行挪用，導(dǎo)致招聘會計檔案管理人員、購買管理軟件的經(jīng)費不足，從而使企事業(yè)單位內(nèi)部的會計檔案管理工作質(zhì)量和效率偏低，無法跟上時代的發(fā)展步伐。

3 提升企事業(yè)單位會計檔案管理工作水平的相關(guān)建議

3.1 建立健全完善的會計檔案管理機制

不斷對企事業(yè)單位內(nèi)部的會計檔案管理制度進行完善，可以最大限度提高檔案管理的質(zhì)量和水平。會計檔案系統(tǒng)的完善可以大大提高會計檔案信息的質(zhì)量，從而為企事業(yè)單位規(guī)避經(jīng)濟風(fēng)險和經(jīng)濟糾紛，因此，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者可以參照國家法律規(guī)定，根據(jù)相關(guān)的會計基本工作規(guī)范、檔案管理方法，結(jié)合企業(yè)自身特點，建立相應(yīng)的會計檔案管理制度并不斷完善，不斷改進優(yōu)化會計檔案管理流程;同時，企事業(yè)單位還要高度重視會計檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，定期開展各類培訓(xùn)，使會計從業(yè)人員能夠掌握檔案管理的重點、難點及基礎(chǔ)常識，以使會計檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到提高。在培訓(xùn)完會計人員后，要對相關(guān)人員進行考核評估，以查看會計人員掌握知識的程度，并將培訓(xùn)考核結(jié)果與個人利益聯(lián)系起來。尤其地處偏遠地區(qū)的企事業(yè)單位，必須重視會計檔案管理工作，并進一步落實會計檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，以使其內(nèi)部會計檔案管理質(zhì)量和效率得到提高，促進企事業(yè)單位的進一步發(fā)展。

3.2 完善會計檔案監(jiān)督機制

做好會計檔案管理的監(jiān)督工作，可以使企事業(yè)單位的會計檔案管理工作水平更上一層臺階。企事業(yè)單位管理人員不僅要加大對會計檔案管理工作的重視程度，還要利用科學(xué)合理的監(jiān)督機制對會計檔案管理工作進行有效監(jiān)督。檔案管理監(jiān)督工作內(nèi)容包括會計檔案管理中的備案、歸檔，保存、檢查、銷毀等工作內(nèi)容。在實際開展工作中，不僅要根據(jù)企事業(yè)單位具體的會計工作內(nèi)容對備案工作進行規(guī)范，還要規(guī)范檔案管理的具體工作內(nèi)容。在財務(wù)、審計、稅務(wù)部門審查業(yè)務(wù)時，會計檔案管理是檢查的重中之重，要及時對會計憑證等進行裝訂整理，特別是在會計電算化時，必須分類處理會計帳頁，以確保會計檔案管理的質(zhì)量。此外，還可以通過社會監(jiān)督的方式，設(shè)置專門的意見欄、監(jiān)督電話來讓群眾監(jiān)督會計檔案管理工作，并聽取群眾的意見，以改善企事業(yè)單位內(nèi)部的會計檔案管理風(fēng)氣。

3.3 加大會計檔案管理的經(jīng)費投入

企事業(yè)單位想要確保內(nèi)部會計檔案管理的質(zhì)量和效率，就必須加大對會計檔案管理工作的經(jīng)費投入力度，它也是提高會計檔案管理工作效率的途徑之一。企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者要重視會計檔案管理工作所帶來的價值，并在實踐中，不斷對會計檔案管理工作機制和監(jiān)督機制進行完善，并加大會計檔案管理工作的資金投入。要不斷對檔案管理的硬件設(shè)施進行更新?lián)Q代，優(yōu)化管理環(huán)境，做好陳列架的檢查和維護工作，同時，加大對軟件設(shè)施的投資，以確保會計檔案和數(shù)據(jù)具備較高的安全性和完整性，并追加招聘優(yōu)秀會計檔案管理人員的經(jīng)費，以組建一支專業(yè)能力較強的會計檔案管理團隊，提高管理效率。必要時，還可引進國外發(fā)達國家的專業(yè)會計檔案管理軟件和管理理念，并根據(jù)企事業(yè)單位自身實際情況進行改進，以提高會計檔案管理水平。另外，企事業(yè)單位管理人員還要嚴(yán)格對會計檔案管理資金進行管理工作，以使其資金能夠得到合理運用在會計檔案管理的建設(shè)工作中，規(guī)避資金被私自挪用的情況。企事業(yè)單位還要構(gòu)建一支監(jiān)督管理專項組，以監(jiān)管會計檔案管理資金，并定期核對前一階段的資金使用情況，以確保每筆資金都得到合理利用，并記錄在案，如在核查資金過程中，發(fā)現(xiàn)預(yù)算支出超出限額，應(yīng)第一時間報告上級，并對資金的來龍去脈進行深入調(diào)查，確保每筆資金都得到合理利用。

4 結(jié)束語

在企事業(yè)單位內(nèi)部，會計檔案管理水平直接對財務(wù)管理水平造成嚴(yán)重影響，且還會對企事業(yè)單位的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)造成影響。因此，在新時代，各企事業(yè)單位必須重視會計檔案管理工作，緊跟時代步伐，不斷對會計檔案管理制度進行完善，并追加經(jīng)費投入，組建一支專業(yè)性較強的會計檔案管理團隊，以提高檔案管理的質(zhì)量和效益，從而為企事業(yè)單位取得更好的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，推動社會的全面發(fā)展。

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