水利工程檔案管理建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策

葉敏 郭涓

【摘要】水利工程建設(shè)涉及多方人力、物力和政府干預(yù)力量的協(xié)調(diào)和配置，要想保證水利工程項(xiàng)目建設(shè)的可靠性和普惠性，水利事業(yè)單位需要強(qiáng)化發(fā)揮其主要引導(dǎo)職能。基于此，水利事業(yè)單位要充分發(fā)揮自身的多元化職能，就需要明確目前水利工程檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀，同時(shí)結(jié)合地方水利特征、地理特征探討改善對(duì)策，以保證水利工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提升。

【關(guān)鍵詞】水利工程檔案;現(xiàn)狀;對(duì)策

水利工程項(xiàng)目的建設(shè)全過(guò)程需要各方單位、各類資源的全局部署和調(diào)配，這使得水利工程項(xiàng)目難免會(huì)存在檔案管理弱化的情況，基于此，以水利事業(yè)單位主導(dǎo)的檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀需要加速轉(zhuǎn)變。也就是說(shuō)，水利工程項(xiàng)目的檔案記錄需要保證項(xiàng)目流程的系統(tǒng)記錄、項(xiàng)目各階段的材料收集、項(xiàng)目可研和項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)的重點(diǎn)核查和監(jiān)督，以保證水利工程項(xiàng)目的監(jiān)督管理活動(dòng)能夠順利開展。

一、水利工程檔案管理建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案管理模式亟待轉(zhuǎn)變。由于檔案管理活動(dòng)受到水利事業(yè)單位的制度部署、執(zhí)行措施安排、直接和間接管理方式的影響，水利事業(yè)單位開展的各項(xiàng)檔案審批、檔案歸檔、檔案復(fù)核工作長(zhǎng)期呈現(xiàn)出效率不夠高、管理模式亟待優(yōu)化的現(xiàn)狀。一是檔案管理的直接、間接機(jī)制需要更新。由于單位絕大多數(shù)情況下應(yīng)用人工直接審批材料、分級(jí)間接審批等形式進(jìn)行檔案管理活動(dòng)，單位處置大量水利工程檔案材料的情況下存在一定的效率提升空間，使得水利工程監(jiān)管單位的管理模式無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期的水利建設(shè)需求。二是水利工程檔案管理的制度部署需要加強(qiáng)。由于水利工程項(xiàng)目參與各方的人力資本差異，再加上人力資源的高流動(dòng)性影響，項(xiàng)目檔案材料的編制和收集過(guò)程難免會(huì)受到不利影響，從而導(dǎo)致水利項(xiàng)目參與各方單位的制度執(zhí)行差異，最終影響到水利工程檔案管理活動(dòng)的優(yōu)化和提升。三是水利工程檔案管理活動(dòng)的長(zhǎng)期規(guī)劃有待細(xì)化。由于水利事業(yè)單位無(wú)法及時(shí)掌握長(zhǎng)期內(nèi)的水利工程建設(shè)需求，使得水利建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理服務(wù)出現(xiàn)供給不充分現(xiàn)象。

（二）檔案材料的應(yīng)用不足。一是檔案分析報(bào)告的編制不充分。也就是說(shuō)，單位對(duì)檔案材料中出現(xiàn)的問(wèn)題和不足并未及時(shí)挖掘，例如工程是否達(dá)到其設(shè)計(jì)要求、預(yù)算資金使用是否合理、項(xiàng)目建設(shè)后評(píng)價(jià)作用是否客觀等都普遍存在，最終無(wú)法保證對(duì)于水利工程項(xiàng)目的充分分析和報(bào)告。二是檔案材料的實(shí)際應(yīng)用方式存在不足。當(dāng)前，較多的水利工程檔案管理單位的主要職能還在于檔案的收集、整理與歸檔，立足于基本的檔案“收集”與“整理”工作，而這些重要的檔案資料，卻沒有發(fā)揮其“活教材”的重要作用，對(duì)于本區(qū)域的相應(yīng)水利工程建設(shè)乃至本地國(guó)民生產(chǎn)沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。未能對(duì)本區(qū)域未來(lái)同類型或者類似的水利工程設(shè)計(jì)、建設(shè)、管理提供可借鑒的重要參考，降低了水利檔案管理的應(yīng)用效率，最終無(wú)法保證水利檔案利用率的穩(wěn)步提升。

（三）檔案管理方式存在優(yōu)化空間。一方面，是指單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施需要優(yōu)化。由于單位檔案處理設(shè)備、單位檔案歸集設(shè)備以及其他檔案管理活動(dòng)所需的設(shè)備配置不完善，使得單位的檔案管理效率難以提升。另一方面，是指單位需要進(jìn)一步完善檔案管理方法論。由于單位針對(duì)檔案材料的初步收集、進(jìn)一步審核、事中調(diào)研活動(dòng)等環(huán)節(jié)缺少科學(xué)的理論指導(dǎo)，再加上管理方式過(guò)于單一、陳舊，使得單位長(zhǎng)期的檔案管理模式難以優(yōu)化。

（四）檔案管理的分工模式亟待優(yōu)化。由于水利工程項(xiàng)目參與各方面對(duì)水利工程檔案存在重視度不高、信息不對(duì)稱現(xiàn)象，水利工程檔案管理活動(dòng)的分工現(xiàn)狀不容樂觀。一方面，是檔案管理活動(dòng)的崗位分工不明確。由于個(gè)別建設(shè)單位存在臨時(shí)設(shè)立檔案管理部門的現(xiàn)象，使得水利工程檔案的前期籌劃、中期執(zhí)行、后期核驗(yàn)環(huán)節(jié)存在權(quán)責(zé)混亂現(xiàn)象;另一方面，是檔案管理活動(dòng)的分工科學(xué)性需要增強(qiáng)。由于個(gè)別水利工程項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中存在一人多崗、一人包攬水利工程檔案記錄的現(xiàn)象，使得水利工程檔案資料的可靠性和準(zhǔn)確性難以保障，最終不利于水利工程監(jiān)管單位順利地開展檔案核查、檔案監(jiān)督活動(dòng)。

（五）檔案管理的制度執(zhí)行力需要提升。盡管目前的水利檔案管理制度比較完善，但是個(gè)別工程項(xiàng)目的檔案材料編制過(guò)程中依然存在制度執(zhí)行不力的情況。一是工程項(xiàng)目的資金結(jié)算制度執(zhí)行力需要加強(qiáng)。由于水利專項(xiàng)資金在各單位間的資金明細(xì)材料細(xì)化程度不足，使得工程項(xiàng)目的資金流量明細(xì)核算難度增加。二是水利工程檔案編制的制度流程執(zhí)行力有限。由于水利工程建設(shè)項(xiàng)目的參與方復(fù)雜、檔案材料編撰方不一，個(gè)別檔案編制者難免會(huì)出現(xiàn)臨時(shí)編寫、編寫細(xì)化程度不足等問(wèn)題，使得后續(xù)水利事業(yè)單位的檔案審核難度加大。

（六）檔案應(yīng)用管理的數(shù)字化程度不足。由于單位數(shù)字化檔案管理模式尚未確立，單位針對(duì)水利檔案的應(yīng)用過(guò)程難免會(huì)存在數(shù)字化程度不足現(xiàn)象。一是數(shù)字化應(yīng)用流程尚未確立。由于針對(duì)檔案收集、一次審核、集中歸檔、整體分類等過(guò)程的數(shù)字化處理方式尚未完整確立，單位檔案應(yīng)用活動(dòng)的處理效率難以提升。二是數(shù)字化管理的設(shè)備支持需要加強(qiáng)。由于設(shè)備采購(gòu)不充足、設(shè)備選擇不科學(xué)，單位水利檔案的數(shù)字化設(shè)備難以科學(xué)配置，例如大容量存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字化移動(dòng)設(shè)備等設(shè)備采購(gòu)不充足。

二、改善水利工程檔案管理現(xiàn)狀的科學(xué)對(duì)策

（一）進(jìn)一步優(yōu)化單位檔案管理方式。要提升水利事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)的質(zhì)效水平，單位需要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理方式：一是加大檔案管理活動(dòng)的資本投入。也就是說(shuō)，單位需要保證檔案管理活動(dòng)的資本密集投入，通過(guò)集中采購(gòu)掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備、檔案處理設(shè)備等設(shè)備，使得程序化、電子化、無(wú)紙化的檔案管理方式得到全面應(yīng)用，最終保證水利事業(yè)單位對(duì)水利工程項(xiàng)目的積極引導(dǎo)和合理控制。比如，針對(duì)檔案歸集環(huán)節(jié)的設(shè)備投入，單位需要增加掃描儀的投入規(guī)模，以保證單位檔案管理服務(wù)的有力供給。二是改善基于水利工程項(xiàng)目的檔案管理方法論。這需要水利事業(yè)單位針對(duì)以往檔案管理案例、檔案管理經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化處理、理論研討等形式，使得單位水利檔案的歷史遺留問(wèn)題得到解決、后期規(guī)劃問(wèn)題得到改善、標(biāo)準(zhǔn)化處置流程得到確立。例如，檔案管理目標(biāo)和檔案應(yīng)用的審核方式和數(shù)字化流程是其方法論主體內(nèi)容之一。

（二）完善檔案應(yīng)用不足。一是科學(xué)編制檔案應(yīng)用的分析報(bào)告。單位需要對(duì)各方檔案編制材料中出現(xiàn)的問(wèn)題和不足進(jìn)行全面可靠的挖掘，從而杜絕檔案材料審核不嚴(yán)、檔案材料編制不規(guī)范等現(xiàn)象，以保證后期檔案材料各項(xiàng)信息的可靠應(yīng)用。二是改進(jìn)檔案材料的實(shí)際應(yīng)用方式。這需要單位針對(duì)同類型、不同規(guī)模的水利項(xiàng)目建立足夠全面的數(shù)字化分類，使得單位檔案材料的應(yīng)用過(guò)程中存在高效率的搜集、查找、歸集途徑，從而減少單位檔案應(yīng)用過(guò)程中存在的效率問(wèn)題，最終保證檔案審核復(fù)核、臨時(shí)查閱、后期二次利用等應(yīng)用活動(dòng)的效率提升。

（三）加速形成適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理模式。要加速形成適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理模式，水利事業(yè)單位需要關(guān)注兩方面內(nèi)容：一是持續(xù)更新檔案管理活動(dòng)的直接、間接機(jī)制。這需要單位應(yīng)用施工單位自主性審批材料、第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)出具研究報(bào)告等形式開展檔案管理活動(dòng)，以保證檔案應(yīng)用環(huán)節(jié)的健康運(yùn)轉(zhuǎn)。二是加強(qiáng)水利工程檔案管理的制度部署。這需要水利事業(yè)單位通過(guò)制度剛性確定水利項(xiàng)目的檔案管理人盡可能屬于非流動(dòng)性人力資源，以保證水利事業(yè)單位后期接收和審核檔案材料的可靠性和合理性。

（四）科學(xué)設(shè)計(jì)檔案管理活動(dòng)的分工流程。一方面，需要單位保證檔案管理活動(dòng)的分工科學(xué)性。這需要水利事業(yè)單位加強(qiáng)監(jiān)督杜絕水利檔案編制過(guò)程中的一人多崗現(xiàn)象，通過(guò)編制條例、設(shè)置監(jiān)督節(jié)點(diǎn)、明確懲罰責(zé)任等形式，積極引導(dǎo)水利工程項(xiàng)目參與單位科學(xué)的履行自身的檔案管理職責(zé)，以保證水利檔案材料的可靠獲取;另一方面，需要單位增加檔案管理活動(dòng)的分工細(xì)化程度。這需要針對(duì)水利工程項(xiàng)目的建設(shè)方和監(jiān)督方開展一定的理論引導(dǎo)，水利事業(yè)單位要借助于勘測(cè)設(shè)計(jì)方針對(duì)監(jiān)理的職責(zé)和權(quán)力范圍做出進(jìn)一步闡述和約束，同時(shí)還要對(duì)建設(shè)方的檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確，最終保證單位對(duì)各項(xiàng)水利工程項(xiàng)目的高效管理和部署。比如，監(jiān)理單位提供一部分檔案材料的，水利事業(yè)單位可以探索設(shè)計(jì)復(fù)核機(jī)制，使得監(jiān)理單位的檔案材料編制更可靠、更靈活，在此基礎(chǔ)上，如若遇到項(xiàng)目建設(shè)檔案不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的情況下，那么水利事業(yè)單位可以向監(jiān)理方追究責(zé)任或提取證據(jù)材料。

（五）科學(xué)監(jiān)督水利工程項(xiàng)目的檔案制度執(zhí)行。要保證水利工程項(xiàng)目的健康持續(xù)開展，單位不僅需要針對(duì)施工單位的財(cái)務(wù)制度執(zhí)行、檔案制度執(zhí)行進(jìn)行一定程度的監(jiān)督，單位還需要針對(duì)非施工單位的、監(jiān)理單位的檔案制度進(jìn)行有力的控制和調(diào)查，從而保證水利工程項(xiàng)目的可靠進(jìn)行。一是增加工程項(xiàng)目的資金結(jié)算執(zhí)行監(jiān)督。由于資金流屬于水利工程項(xiàng)目持續(xù)建設(shè)的血液，要保證水利項(xiàng)目的可靠進(jìn)行，水利事業(yè)單位需要增加對(duì)水利專項(xiàng)資金的撥付結(jié)算監(jiān)督，從上一級(jí)單位到基層單位間再到項(xiàng)目組的資金來(lái)向和去向都需要明確呈現(xiàn)在檔案材料中，從而保證水利工程項(xiàng)目檔案管理水平的提升。二是完善水利工程檔案編制的制度流程。針對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目的參與方復(fù)雜、檔案材料編撰方不一的現(xiàn)狀，水利事業(yè)單位需要明確指出勘察設(shè)計(jì)方、施工方和監(jiān)理方等主要參與者的檔案編制流程，包括對(duì)水利工程項(xiàng)目的可研環(huán)節(jié)檔案編制、施工環(huán)節(jié)檔案編制和竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)的檔案編制，同時(shí)對(duì)各方檔案材料的提供提出一定的細(xì)化程度要求，從而保證眾多水利工程項(xiàng)目的檔案材料完整可靠。

（六）建立數(shù)字化檔案管理模式。加快建立數(shù)字化檔案管理模式，首先，需要水利事業(yè)單位科學(xué)的開展設(shè)備采購(gòu)活動(dòng)，針對(duì)水利檔案材料的數(shù)字化處理設(shè)備、數(shù)字化應(yīng)用硬件設(shè)備、數(shù)字化應(yīng)用程序進(jìn)行及時(shí)的引入和探索。其次，需要嚴(yán)格遵循預(yù)算程序編制預(yù)算計(jì)劃和預(yù)算可研報(bào)告，以保證水利檔案材料的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)搭建，最終為水利事業(yè)單位的數(shù)字化檔案應(yīng)用過(guò)程提供有力的支持。比如，針對(duì)水利檔案材料的數(shù)字化處理設(shè)備，需要保證數(shù)字掃描儀、大容量存儲(chǔ)設(shè)備的采購(gòu)和支持。再次，針對(duì)數(shù)字化應(yīng)用的硬件設(shè)備，應(yīng)當(dāng)不僅限于計(jì)算機(jī)設(shè)備，還應(yīng)該包括平板電腦設(shè)備等移動(dòng)硬件。最后，在查詢或使用方面，可以通過(guò)電子檢索的方式，快速查找檔案，并通過(guò)相應(yīng)的審批提供下載或借閱，為未來(lái)的水利工程設(shè)計(jì)與建設(shè)工作提供參考。

三、結(jié)論

水利工程檔案管理事關(guān)民生、事關(guān)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)健康發(fā)展，要想保證水利工程檔案管理現(xiàn)狀的持續(xù)改善，單位需要持續(xù)明確的目前水利工程檔案管理現(xiàn)狀，同時(shí)結(jié)合地方地理特征和現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行對(duì)策探索，以數(shù)字化檔案管理為未來(lái)管理的主要方向，充分提升水利工程檔案的使用效率與效果，促進(jìn)水利工程建設(shè)這一基礎(chǔ)設(shè)施的發(fā)展與完善。

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