工程項(xiàng)目檔案管理收集難點(diǎn)問(wèn)題及對(duì)策研究

摘 要：建筑工程檔案收集包括建筑項(xiàng)目立項(xiàng)、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收各環(huán)節(jié)的檔案資料，涉及內(nèi)容包括地上建筑、地下管線、景觀綠化等內(nèi)容，如何有效收集和整理項(xiàng)目檔案是檔案工作者亟待解決的難點(diǎn)問(wèn)題。因此，要重視基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量管理，全面分析檔案管理中存在的問(wèn)題，制定有效的管理制度及對(duì)策，為提高檔案質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高?；?項(xiàng)目檔案;收集難點(diǎn);對(duì)策

1 基建工程檔案及管理的含義

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案主要是指建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、建設(shè)到竣工、使用全過(guò)程中需要整理、保存的文件資料。從文件類型來(lái)看，主要包括前期準(zhǔn)備文件、勘察、測(cè)量、設(shè)計(jì)、施工圖紙、施工技術(shù)文件、監(jiān)理、施工、設(shè)備、第三方檢測(cè)、竣工驗(yàn)收、結(jié)算及決算等資料。加強(qiáng)基建項(xiàng)目檔案工作，體現(xiàn)了建設(shè)項(xiàng)目管理的全過(guò)程，為基建行業(yè)的發(fā)展提供了可靠的依據(jù)，創(chuàng)造了更加有利的條件。根據(jù)基本建設(shè)法，做好基本建設(shè)檔案的歸檔工作，加強(qiáng)基本建設(shè)檔案的有序收集、整理、歸檔和維護(hù)，建設(shè)更加完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基本建設(shè)檔案，提高基本建設(shè)檔案的質(zhì)量。合理規(guī)范檔案管理，促進(jìn)整個(gè)基建行業(yè)的良性可持續(xù)發(fā)展。

2 基建工程檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

結(jié)合《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)，基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、決策、完工到投入使用全過(guò)程中產(chǎn)生的文件的總稱，涉及提議、調(diào)查、可行性研究、評(píng)估、決策、規(guī)劃、調(diào)查、設(shè)計(jì)、施工和已完成活動(dòng)的整個(gè)行程中形成的文字、圖表、音像、實(shí)物、圖紙等資料。鑒于基建行業(yè)自身的特殊性，《規(guī)范》強(qiáng)調(diào)了基建項(xiàng)目檔案的突出特點(diǎn)，即專業(yè)性、技術(shù)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性和可重用性。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)影響的不斷擴(kuò)大，基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理面臨著新的發(fā)展要求。也就是說(shuō)，在檔案管理實(shí)踐中有效發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，為新時(shí)期基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理開辟了新的發(fā)展道路，增強(qiáng)了力量和活力。

3 基建工程檔案歸檔的難點(diǎn)及質(zhì)量問(wèn)題

3.1 基建工程竣工圖修改不規(guī)范

有些基本建設(shè)工程竣工圖未嚴(yán)格按照要求標(biāo)注，缺少時(shí)間、簽名、編制單位等，一些需要加蓋印章的地方未加蓋印章。有些檔案在使用過(guò)程中有修改，但檔案中沒(méi)有相關(guān)的修改通知，只是放了一份副本在檔案中。部分改造項(xiàng)目，檔案館沒(méi)有改造前后施工全過(guò)程的圖片，也沒(méi)有對(duì)比圖片。在基建檔案的歸檔工作中，竣工計(jì)劃的修改是非常嚴(yán)格和規(guī)范的，任何修改都需要簽名、時(shí)間和印章。

3.2 檔案原件移交不規(guī)范

檔案管理部門備案信息不暢，主要是管理部門和建設(shè)單位未能建立科學(xué)合理的溝通機(jī)制，檔案管理部門與其他部門也沒(méi)有有效的聯(lián)系。這兩方面的原因?qū)е铝艘恍┘?xì)節(jié)在歸檔過(guò)程中無(wú)法有效協(xié)商，造成了日后檔案管理中的諸多問(wèn)題。一些施工單位移交檔案時(shí)，未將原始圖紙等文件全部提交，只有原始檔案的法律效力才更充分，特別是對(duì)于一些重要文件，如建設(shè)用地規(guī)劃許可證的轉(zhuǎn)讓，必須保證文件原始性。

3.3 電子與紙質(zhì)版檔案無(wú)法做到同步歸檔

個(gè)別施工單位在移交竣工檔案時(shí)，只有紙質(zhì)檔案，沒(méi)有電子版，無(wú)電子目錄，竣工圖片不夠清晰。按照國(guó)家規(guī)范項(xiàng)目檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，必須做到紙質(zhì)與電子版同時(shí)歸檔、電子圖紙必須清晰、目錄齊全。同時(shí)，施工過(guò)程中應(yīng)以照片或圖片的形式進(jìn)行記錄，并附在電子檔案里。

3.4 施工方在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)檔案不齊全

部分工程在驗(yàn)收過(guò)程中，施工單位未及時(shí)準(zhǔn)備好基礎(chǔ)設(shè)施檔案，造成驗(yàn)收過(guò)程中的許多麻煩。因此，建設(shè)單位應(yīng)在驗(yàn)收前做好檔案的準(zhǔn)備工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問(wèn)題，提前解決問(wèn)題。

4 改善項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量的幾點(diǎn)措施

4.1 首先應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案做好前段控

歸檔工作實(shí)行提前介入，開工前對(duì)各參建單位及項(xiàng)目部開展同步培訓(xùn)工作，過(guò)程中及時(shí)指導(dǎo)監(jiān)督，同步管理，每月不少于兩次的同步檢查;提前把控資料的歸檔質(zhì)量。建設(shè)單位應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)，為保證工程資料的完整性、及時(shí)性、真實(shí)性，就應(yīng)做到“三納入，四同步”。及時(shí)收集、做好項(xiàng)目前期合同、招投標(biāo)等文件的分類工作;在入檔前對(duì)收集的文件進(jìn)行系統(tǒng)分類、整理、裝訂、編制，確保檔案在分類、編號(hào)、裝訂等各環(huán)節(jié)中無(wú)差錯(cuò)，以防相關(guān)重要資料的遺失或損毀，從而造成難以彌補(bǔ)的損失;檔案工作人員應(yīng)從立項(xiàng)、招投標(biāo)開始到工程竣工結(jié)算全過(guò)程跟蹤資料的收集、整理、歸檔工作，落實(shí)檔案質(zhì)量，尤其是過(guò)程中各階段的驗(yàn)收會(huì)議資料的收集情況更應(yīng)該對(duì)各參建單位的工程資料及時(shí)檢查、監(jiān)督，對(duì)收集不全或不符合要求和規(guī)范的，及時(shí)督促對(duì)方按時(shí)整改，否則，一旦工程竣工后，就很難保證檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性;建設(shè)單位應(yīng)和檔案館經(jīng)常保持聯(lián)系和溝通，對(duì)建檔過(guò)程中遇到的問(wèn)題及時(shí)咨詢，確保檔案館能及時(shí)了解在建項(xiàng)目的實(shí)施情況，跟蹤、監(jiān)督、指導(dǎo)項(xiàng)目形成的檔案資料整理和歸檔工作，確保工程資料的完整性、規(guī)范性。

4.2 認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家有關(guān)項(xiàng)目檔案的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全檔案管理規(guī)章制度

檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，以保證工程檔案的歸檔質(zhì)量;建設(shè)單位與參建單位簽訂合同時(shí)應(yīng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定參建單位檔案的管理職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任，扣留總投資中5%作為工程檔案保證金，待項(xiàng)目檔案由建設(shè)單位工程管理人員、檔案室驗(yàn)收合格后完成移交歸檔工作才能返還;對(duì)尚未完整移交檔案的施工單位，不辦理該項(xiàng)目結(jié)算手續(xù)，對(duì)已完工但未全部移交檔案的項(xiàng)目，要聯(lián)系建設(shè)單位項(xiàng)目管理人員督促施工單位向檔案館提交項(xiàng)目檔案，確保各項(xiàng)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成的原始記錄和真實(shí)記錄妥善保存和有效利用。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，促進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量具有重要意義?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案在實(shí)際工作中存在著許多問(wèn)題，需要多渠道解決，以提高基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量，促進(jìn)我國(guó)基本建設(shè)事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

申春寧（1987-），女，漢族，陜西西安，中級(jí)，本科，檔案，主要從事檔案管理。