國土資源業(yè)務(wù)檔案在線歸檔的途徑與方法研究

黎莉婷

摘 要：國土資源業(yè)務(wù)檔案管理和其他檔案相比種類多、量大，因此歸檔有一定的難度。隨著國土資源信息化的不斷發(fā)展，以往使用的紙質(zhì)檔案管理方式無法滿足現(xiàn)階段業(yè)務(wù)審核與便民服務(wù)的需求，將國土資源檔案信息化不僅可以提高檔案管理的效率還能減少行政成本，為民眾提供更好的服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：國土資源管理;在線歸檔;方法研究

1 國土資源檔案管理的特點

1.1 產(chǎn)生量大

與一般檔案相比，國土資源業(yè)務(wù)檔案不僅有批、供、用、補、查還有綜合性事物。產(chǎn)生的檔案數(shù)量非常龐大，以湖南懷化市為例，每年新增的檔案資料均為2萬卷以上。這些新增檔案量隨之而來的是大量的檔案整理工作與經(jīng)費支出。與此同時，不動產(chǎn)的頒布再一次增加了檔案管理工作量。

1.2 系統(tǒng)性強

國土資源業(yè)務(wù)和國土資源行政審批流程息息相關(guān)。對于新建設(shè)項目，需要進行用地預(yù)審再進入土地供應(yīng)與不動產(chǎn)登記，這些環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生新的檔案，這些檔案有著很大的關(guān)聯(lián)性。需要進行系統(tǒng)的整理與歸檔，讓人員管理與查閱更加方便。

1.3 管理分散

縣級政府與國土部門在某一些的業(yè)務(wù)中有著獨立審核權(quán)，但是所有的地級市、縣的國土部門辦公區(qū)域較為分散。而平日的工作中也會新增檔案，導(dǎo)致很多地區(qū)的國土資源檔案管理分散。

1.4 使用面廣

國土資源業(yè)務(wù)檔案對內(nèi)服務(wù)于各個科室的業(yè)務(wù)工作，對外服務(wù)于各種行政機關(guān)以及群眾。根據(jù)國土資源業(yè)務(wù)檔案的特點，為提高檔案管理效率，使國土資源檔案信息化管理成為重點關(guān)注對象，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔、打造數(shù)據(jù)庫成為檔案資料信息化的主要工作內(nèi)容。部分地區(qū)已經(jīng)開始使用在線歸檔模式，把擬文、簽字審閱、發(fā)文與歸檔一體化，提高了公文的管理效率。然而國土資源的主體業(yè)務(wù)流程繁雜，需要歸檔的資料較多并有一部分的不確定性因素，導(dǎo)致在線歸檔依然處于初期階段。

2 國土資源業(yè)務(wù)檔案在線歸檔的意義

2.1 提升歸檔效率

目前的檔案歸檔是以年度為單位進行歸檔，效率不僅緩慢、時間滯后也不利于資料的查閱。有的地區(qū)在一個月內(nèi)即可把檔案進行歸檔，不過建立在一定的人員組成專業(yè)的檔案整理隊伍的基礎(chǔ)上，如果使用在線歸檔的模式，可以大幅提高檔案的歸檔效率。

2.2 降低行政成本

將資料進行整理再使用數(shù)字化掃描所產(chǎn)生的費用成為檔案歸檔的主要成本。當檔案量大時，需要大量的掃描，所需要的成本也隨之增高，通過在線歸檔的方式可以減少這部分的成本。

2.3 確保檔案的完整性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料歸檔，如果檔案管理人員不懂國土資源審批業(yè)務(wù)，會出現(xiàn)嚴重的缺漏現(xiàn)象，增加后期補缺材料和掃描的工作量。在線歸檔和審批流程結(jié)合，通過軟件完成審批，并把其中的材料進行排列和歸檔，有效防止檔案的缺漏。

3 國土資源業(yè)務(wù)檔案在線歸檔的建設(shè)途徑

3.1 CA（Certificate Authority）認證系統(tǒng)建設(shè)

利用電子數(shù)據(jù)的方式進行電子歸檔時，要保證審批流程的真實性，對審批人員身份進行認證。審批節(jié)點所生成的數(shù)據(jù)不能進行二次編輯，審批完成后不可抵賴。為了處理這類問題，設(shè)計國土資源歸檔系統(tǒng)時增加CA認證系統(tǒng)，從電子認證部門中申請公務(wù)員的信息，并將證書儲存在安全密鑰中，再將安全密鑰進行保密部門認證與加密，保證密鑰的安全性，可以保障業(yè)務(wù)審批過程中的數(shù)據(jù)真實可靠。

3.2 元數(shù)據(jù)多級校驗分步歸檔

為了使歸檔的電子元數(shù)據(jù)的真實有效，需要解決三個基礎(chǔ)問題，首先，在一個軟件系統(tǒng)中生成的審批環(huán)節(jié)，軟件自身具有監(jiān)管系統(tǒng)，缺少第三方軟件的監(jiān)控，其審批元數(shù)據(jù)沒有公信力。其次，CA認證能夠保障審批人員的審批活動真實有效，卻無法將多個審批節(jié)點的順序進行組合。最后，CA認證只能確認審批人員的身份和意見的安全，無法監(jiān)督審批節(jié)點中所上傳的附件資料。為了解決上述問題，需要對系統(tǒng)進行創(chuàng)新，利用分步歸檔的方式，對電子元數(shù)據(jù)包進行校驗。當進行業(yè)務(wù)審批時，使用CA系統(tǒng)認證，再將審批環(huán)節(jié)中的認證信息和有關(guān)的附件資料整合打包，上傳至檔案管理系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)審批的下個環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)會對比審批環(huán)節(jié)中的元數(shù)據(jù)和檔案系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)進行比較，數(shù)據(jù)相同，系統(tǒng)自動進入下一步，數(shù)據(jù)不同，提示數(shù)據(jù)有誤同時自動終止操作。在整個審批環(huán)節(jié)中都要用到檔案管理系統(tǒng)進行第三方的驗證，才能保證審批流程中的數(shù)據(jù)清晰、結(jié)構(gòu)更健全、材料真實，完成審批業(yè)務(wù)流程后，將分步歸檔的電子文件和元數(shù)據(jù)進行整合，進行正式的歸檔。

3.3 多維文件的元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

為了提高歸檔和審批流程的數(shù)據(jù)存儲以及使用效率，提出了“多維文件的元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)”的假設(shè)。這里的多維文件由頭文件和多個附件組成的XML格式的文件。頭文件包括了文件編碼、工作流程中的節(jié)點記錄、多維文件的CA碼等。其中電子文件自動生成的唯一編碼屬于文件編碼;在業(yè)務(wù)審批過程和歸檔的文件情況表屬于工作流節(jié)點記錄集，和文件卷的目錄類似，文件在流轉(zhuǎn)過程中使用CA驗證后的進制值會把流程中產(chǎn)生的時間存儲到本碼集。

3.4 檔案電子復(fù)制品的生成和歸檔

使用紙質(zhì)檔案歸檔時需要通過數(shù)字掃描后才能生成電子復(fù)制品，不但費時間，所需的成本也偏高。在開展電子元數(shù)據(jù)歸檔時，為了方便管理人員的日常使用，將歸檔的文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募笤龠M行歸檔處理。以此替換紙質(zhì)檔案的數(shù)字掃描，還可以把元數(shù)據(jù)的電子拷貝品提供給外部使用。檔案的電子文件劃分為三類，分別是收件材料、過程材料與結(jié)果材料。其中為客戶提供資質(zhì)、證明的基礎(chǔ)材料為收件材料。在辦理業(yè)務(wù)時，會把該類材料進行掃描后傳送至業(yè)務(wù)系統(tǒng)，方便后續(xù)的審核;在審批業(yè)務(wù)的過程中所產(chǎn)生的材料稱為過程材料，包含了各種圖、表以及審批意見。在實際使用中，這類資料都會以紙質(zhì)材料形式傳達個各個部門進行報批;審批的結(jié)果稱為結(jié)果材料，一般以紅頭文件、蓋章文件的方式。當每一個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)辦理成功后，系統(tǒng)會自動生成一個待歸檔任務(wù)，操作人員會根據(jù)固定的檔案目錄把已經(jīng)上傳到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的三類文件導(dǎo)入歸檔系統(tǒng)中。系統(tǒng)自動排序編號等，最后在檔案管理人員審查后再進入檔案數(shù)據(jù)庫中。

4 小結(jié)

國土資源業(yè)務(wù)檔案資料進行在線歸檔有著很重要的現(xiàn)實意義，一方面，可以提升國土資源檔案管理的質(zhì)量和效率，另一方面，還可以節(jié)約行政成本，對便民服務(wù)起到促進作用，需要注意的是網(wǎng)絡(luò)有著虛擬性與互動性的特點，在實際實踐中，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行電子歸檔還要考慮其他因素，設(shè)計出科學(xué)合理的國土資源歸檔方法，使國土資源檔案管理在線歸檔工作更規(guī)范。

參考文獻

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