淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

張丹艷 武有文

摘 要：檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等八項(xiàng)工作。檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀研究

1 事業(yè)單位檔案管理管理現(xiàn)狀

1）對(duì)檔案管理工作重視不夠。為了加強(qiáng)檔案管理，國家頒布了《檔案法》，但是有的事業(yè)單位對(duì)法律法規(guī)解讀不透，檔案管理工作仍然沒有受到應(yīng)有的重視，管理缺乏有效的措施，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案沒有得到有效的改進(jìn)，管理意識(shí)淡薄。很多單位把主要的人力和精力都放在中心工作（經(jīng)濟(jì)建設(shè)）上，檔案管理等事務(wù)性的工作就被忽視了。另外，受傳統(tǒng)觀念的影響，認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的抄抄寫寫，檔案管理水平得不到提升，在實(shí)際工作中得不到創(chuàng)新，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的長期穩(wěn)定發(fā)展。

2）檔案管理人才方面存在問題。（1）缺乏專業(yè)的檔案管理人才，檔案管理人員專業(yè)水平不夠。檔案管理工作需要管理人員具備系統(tǒng)的管理知識(shí)，但是在實(shí)際工作中，學(xué)習(xí)檔案管理的人員少，從事檔案管理的人員不能系統(tǒng)的、科學(xué)的、專業(yè)的對(duì)檔案進(jìn)行管理。在有的事業(yè)單位中，檔案管理人員本身就不是檔案專業(yè)人員，只是兼職從事檔案管理工作，在檔案管理中專業(yè)水平比較差，工作之前也沒有受過相應(yīng)的培訓(xùn)教育。這些情況的存在均導(dǎo)致工作人員在實(shí)際工作中效果不佳，無法發(fā)揮檔案管理真正價(jià)值。（2）檔案管理人員退休或離職影響檔案管理工作。檔案管理是一項(xiàng)延續(xù)性工作，檔案管理人員離職或退休后，如果沒有將具體的檔案管理工作交接好，那么也就容易出現(xiàn)“死檔”等問題，對(duì)于事業(yè)單位來講也是一種損失。而且檔案管理人員的流動(dòng)性比較大，專業(yè)熟練的老員工少，業(yè)務(wù)不熟練的新員工比較多，導(dǎo)致檔案管理的專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏。

3）檔案管理設(shè)備落后。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸開始實(shí)現(xiàn)信息化，完成數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。但是，單純依靠人工進(jìn)行檔案登記的情況也還存在，也就導(dǎo)致檔案管理工作不但效率低，同時(shí)質(zhì)量也不好，有些檔案也無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔，對(duì)檔案工作辦事效率具有直接影響。另外，當(dāng)前有的事業(yè)單位的技術(shù)設(shè)備相對(duì)也比較落后，檔案管理信息化水平普遍較低。檔案信息管理系統(tǒng)在當(dāng)前普遍應(yīng)用，計(jì)算機(jī)處理信息的水平也在不斷的提高，電子文檔的廣泛應(yīng)用取代了傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，辦公自動(dòng)化設(shè)備也顯示出了強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，但是部分事業(yè)單位檔案管理的設(shè)備比較陳舊落后，信息檢索、信息加密、歸檔、調(diào)檔等需求難以得到滿足，增大了工作人員的工作量，降低了檔案管理的工作效率，工作人員對(duì)工作的積極性受到了影響。更不利于檔案的開發(fā)、收集、利用。

4）檔案資料利用不佳。雖然事業(yè)單位檔案資料比較多，但是很多檔案常年被擺在那里，很少得到有效的利用，因此也就導(dǎo)致檔案資料應(yīng)用的有效性不高。甚至還有些檔案知識(shí)的應(yīng)用也只是表面，無法充分發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，這些問題在檔案管理中均需要得到有效滿足。

2 檔案管理的改進(jìn)措施

1）提高對(duì)檔案管理的重視程度

轉(zhuǎn)變有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，重視檔案管理制度的建設(shè)，從管理、資源、政策上給予指導(dǎo)、支持、傾斜，滿足檔案管理工作發(fā)展的各項(xiàng)需求，使檔案管理制度更加科學(xué)、完善、健全，提供良好的外在條件使其健康發(fā)展。

2）重視對(duì)檔案管理人員的培育。（1）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理。提高事業(yè)單位管理人員的素質(zhì)，明確管理人員的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理機(jī)制。增加各種類型的培訓(xùn)，科學(xué)合理的制定培訓(xùn)內(nèi)容，使檔案管理人員從理論到實(shí)踐都有一個(gè)很大的提升，并且不僅僅是學(xué)到理論，還能把學(xué)到的理論靈活的應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中去。明確檔案工作專職人員，做好分工使檔案管理人員明確自己的工作任務(wù)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德、專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技能三方面管理培訓(xùn)，當(dāng)前我國事業(yè)單位辦公的大環(huán)境是辦公自動(dòng)化，這就要求檔案管理人員必須掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，靈活運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。多角度、多層次的提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。（2）檔案管理人員工作落實(shí)到人。在事業(yè)單位檔案管理人員交接工作中，必須要制定相應(yīng)的規(guī)范制度，如果出現(xiàn)管理人員離職，則首先應(yīng)該完成交接工作。同時(shí)，對(duì)于離職人員也必須留下自己的聯(lián)系方式，一旦檔案管理工作中出現(xiàn)問題，則可以讓單位立即和當(dāng)事人保持聯(lián)系，對(duì)于提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量具有重要作用。（3）做好檔案管理的工作。在檔案管理人員培訓(xùn)工作中，要強(qiáng)調(diào)管理人員必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，提高管理人員檔案保護(hù)意識(shí)。對(duì)檔案管理工作定期進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題立即采取相應(yīng)措施進(jìn)行修補(bǔ)。檔案管理工作比較復(fù)雜，因此在管理工作中需要具有較強(qiáng)的耐心及細(xì)心，只有在檔案管理工作中足夠細(xì)心，才能夠真正做好檔案管理工作，為事業(yè)單位發(fā)展奠定基礎(chǔ)。（4）加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)。事業(yè)單位檔案管理工作涉及國家政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息，在事業(yè)單位檔案管理工作中，不但要提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，更重要的是提高管理人員的保密意識(shí)，堅(jiān)決杜絕國家機(jī)密檔案泄露，檔案管理必須加強(qiáng)保密工作，檔案室建設(shè)的過程中要嚴(yán)格按照國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求選址、建設(shè)。借閱室、庫房、辦公室要分開，安排專職人員管理，管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、持之以恒的對(duì)待檔案管理的工作。

3）建立高效的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化管理系統(tǒng)。在目前信息時(shí)代的背景下，過去落后的檔案管理模式我們必須要轉(zhuǎn)變，必須帶來當(dāng)前檔案的管理模式走向現(xiàn)代化。加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，把先進(jìn)的計(jì)算機(jī)計(jì)算應(yīng)用到檔案管理的工作當(dāng)中，與先進(jìn)的技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來，將網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化與檔案管理有機(jī)的結(jié)合起來，滿足信息化社會(huì)的需求。在檔案的分類與歸檔中，計(jì)算機(jī)檢索功能充分的發(fā)揮了它的功能，可以將文書檔案按照要求快速的分類過濾，方便管理者檢索文檔內(nèi)容，降低了管理者的工作量，大大提高了檔案管理的工作效率，帶動(dòng)了管理人員的工作積極性，從而提升了事業(yè)單位檔案管理的整體效果。

4）提高檔案利用合理性。檔案管理工作是事業(yè)單位的重要工作之一，檔案資料的合理利用是其重要組成部分，檔案資料只有利用起來，充分服務(wù)于本單位和個(gè)人，才能夠有效發(fā)揮其作用。目前正是信息化時(shí)代，檔案信息的利用也逐漸加大。在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中，只有定期查閱檔案資料，才能夠?qū)κ聵I(yè)單位信息有全面的了解，這樣不但有助于顯著提升工作效率，同時(shí)也能夠?qū)κ聵I(yè)單位發(fā)展提供資料參考。

5）及時(shí)更新檔案。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位更新發(fā)展速度也在不斷加快，在這種環(huán)境下，事業(yè)單位檔案也需要發(fā)生變動(dòng)，對(duì)于工作人員來講則需要結(jié)合時(shí)代發(fā)現(xiàn)需求，及時(shí)更新檔案資料，以能夠不斷完善檔案資料，以此促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，并能夠顯著提升事業(yè)單位在發(fā)展進(jìn)程中的吸引力，吸引更多的人才服務(wù)于事業(yè)單位檔案管理工作。

3 綜述

檔案管理工作是事業(yè)單位日常工作的重點(diǎn)，采用有效的措施改善事業(yè)單位檔案管理中存在的不足現(xiàn)狀，積極探索現(xiàn)代化自動(dòng)化辦公設(shè)備與系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，通過完善事業(yè)單位檔案管理可以完善數(shù)據(jù)信息庫，敢于嘗試勇于創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，完善事業(yè)單位檔案管理的制度，加強(qiáng)管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作只有不斷在實(shí)際工作中不斷的探索和改善，才能順應(yīng)時(shí)代不斷發(fā)展的要求，全面提升事業(yè)單位管理工作的針對(duì)性、有效性，最大程度的服務(wù)社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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