企業(yè)網(wǎng)上采購(gòu)過(guò)程中的審計(jì)監(jiān)督和管理探析

劉丹妮

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)上采購(gòu) 企業(yè) 審計(jì)監(jiān)督 管理

1 引言

我國(guó)企業(yè)在上世紀(jì)90年代末開始在企業(yè)運(yùn)行中利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)提升經(jīng)營(yíng)效率，控制運(yùn)營(yíng)成本，并取得了良好的效果，由此逐步將互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用在交易活動(dòng)方面。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，一些大型企業(yè)由于采購(gòu)成本較高，材料采購(gòu)費(fèi)用較高，從而在企業(yè)采購(gòu)和管理中應(yīng)用了ERP系統(tǒng)來(lái)合理控制采購(gòu)成本，目前ERP 系統(tǒng)在大型企業(yè)的采購(gòu)管理中應(yīng)用非常廣泛，極大促進(jìn)了網(wǎng)上采購(gòu)業(yè)務(wù)的拓展。在此情形下，企業(yè)對(duì)于網(wǎng)上采購(gòu)價(jià)格的動(dòng)態(tài)變化高度關(guān)注，使得網(wǎng)上采購(gòu)價(jià)格審計(jì)以及內(nèi)部管理審計(jì)成為網(wǎng)上采購(gòu)重要的環(huán)節(jié)。

2網(wǎng)上采購(gòu)優(yōu)勢(shì)以及存在問(wèn)題

2.1網(wǎng)上采購(gòu)分類

目前主要有招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)價(jià)采購(gòu)、談判采購(gòu)和直接采購(gòu)等幾種網(wǎng)上采購(gòu)方式[1]。

公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)是目前主要的兩種招標(biāo)采購(gòu)模式。① 所謂公開招標(biāo)主要指的是將相關(guān)的招標(biāo)信息在網(wǎng)上公布后實(shí)施采購(gòu)行為，參與招標(biāo)的供應(yīng)商存在不確定性;②邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)主要指的是向指定的三個(gè)以上供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，共同參與網(wǎng)上投標(biāo)。競(jìng)價(jià)采購(gòu)?fù)ǔＲ脖环Q為是“逆向拍賣采購(gòu)”發(fā)生內(nèi)購(gòu)會(huì)，這種采購(gòu)方式實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)與網(wǎng)上競(jìng)價(jià)的綜合，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商就可以實(shí)現(xiàn)在線競(jìng)價(jià)，并進(jìn)一步獲取采購(gòu)合同，在互相競(jìng)爭(zhēng)的基礎(chǔ)上，就能夠讓采購(gòu)方的采購(gòu)價(jià)格更加實(shí)惠，實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購(gòu)成本的有效控制。

目前在工業(yè)品采購(gòu)方面應(yīng)用非常廣泛的一種方式是網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)。而針對(duì)辦公用品以及間接生產(chǎn)材料通常都會(huì)采取招標(biāo)或者是談判的方式進(jìn)行采購(gòu);直接采購(gòu)?fù)ǔＪ菓?yīng)用在采購(gòu)量、維修量較小的情況下;針對(duì)非標(biāo)產(chǎn)品、技術(shù)復(fù)雜產(chǎn)品或者是大額材料采購(gòu)?fù)ǔ?huì)采取招標(biāo)或者是談判招標(biāo)方式[2]。

2.2網(wǎng)上采購(gòu)優(yōu)點(diǎn)

2.2.1對(duì)企業(yè)的好處

企業(yè)在進(jìn)行材料采購(gòu)的過(guò)程中，通過(guò)網(wǎng)上采購(gòu)方式要比傳統(tǒng)采購(gòu)方式更具優(yōu)勢(shì)。

1）網(wǎng)上的供應(yīng)商選擇性更大，能夠?yàn)槠髽I(yè)的材料采購(gòu)提供更多的選擇范圍。

2）通過(guò)網(wǎng)上采購(gòu)能夠獲取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格，實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購(gòu)成本有效控制。

3）線上交易方式具有透明的優(yōu)勢(shì)，能夠最大程度避免在企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)暗箱操作等人為干擾因素。

2.2.2對(duì)供應(yīng)商的好處

首先，這不僅是因?yàn)榫W(wǎng)上采購(gòu)能夠?yàn)檎麄€(gè)采購(gòu)過(guò)程提供更加公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，使各特權(quán)供應(yīng)商的狀況得到明顯改善。其次，在進(jìn)一步明確合格供應(yīng)商之后，通過(guò)經(jīng)常性的采購(gòu)邀請(qǐng)，就可能會(huì)為供應(yīng)商帶來(lái)新的顧客和新業(yè)務(wù);在此，對(duì)供應(yīng)商能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)所有市場(chǎng)價(jià)格的時(shí)刻關(guān)注，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)自身競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)及壓力的清晰認(rèn)識(shí)。最后，供應(yīng)商中標(biāo)后，由于網(wǎng)上發(fā)布的采購(gòu)信息完全按照零件、流程等進(jìn)行了合理組織，因此，供應(yīng)商能夠根據(jù)自身生產(chǎn)狀況以及實(shí)際能力來(lái)合理的安排生產(chǎn)制造。

2.3網(wǎng)上采購(gòu)面臨瓶頸

首先，很多企業(yè)目前還沒有建立起完善的內(nèi)部網(wǎng)上交易規(guī)則，在實(shí)際開展網(wǎng)上交易業(yè)務(wù)的時(shí)候，不能夠按照既定的規(guī)則來(lái)合理的安排科學(xué)、合規(guī)的采購(gòu)方式。尤其是針對(duì)一些低價(jià)、緊急采購(gòu)、緊急采購(gòu)適用情況以及采購(gòu)時(shí)間等問(wèn)題經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一安排的狀況[3]。

其次，由于大部分企業(yè)的采購(gòu)信息存在不完善、流轉(zhuǎn)不通暢的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了網(wǎng)上采購(gòu)效率。在當(dāng)前的工業(yè)品采購(gòu)過(guò)程中，多數(shù)情況下都是利用文字形式來(lái)進(jìn)行采購(gòu)信息描述，并隨之發(fā)布相應(yīng)的物資采購(gòu)信息，同時(shí)必須要通過(guò)網(wǎng)上發(fā)布和線下電話同步跟蹤等兩種方式來(lái)對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行及時(shí)跟蹤，這種模式下必然會(huì)對(duì)企業(yè)的采購(gòu)速度形成巨大影響;此外，由于目前大多數(shù)企業(yè)的網(wǎng)上采購(gòu)普遍存在響應(yīng)不及時(shí)的問(wèn)題，從而使得企業(yè)在實(shí)際的采購(gòu)過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)緊急采購(gòu)的情況。

最后，目前大部分企業(yè)并沒有真正的認(rèn)識(shí)到核心供應(yīng)商培養(yǎng)的重要性。當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)針對(duì)網(wǎng)上采購(gòu)環(huán)節(jié)主要依靠需求單位來(lái)引進(jìn)供應(yīng)商，導(dǎo)致網(wǎng)上采購(gòu)平臺(tái)在企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)中不能真正發(fā)揮出其具體作用，而且下屬單位各自經(jīng)營(yíng)、采購(gòu)現(xiàn)象非常普遍，供應(yīng)商信息資源共享程度非常低。

3網(wǎng)上采購(gòu)審計(jì)監(jiān)督和管理策略

3.1網(wǎng)上采購(gòu)流程及關(guān)鍵控制點(diǎn)

當(dāng)前，在實(shí)際開展網(wǎng)上采購(gòu)活動(dòng)的過(guò)程中，企業(yè)首先要將各個(gè)單位實(shí)際的物資需求采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總之后，在企業(yè)網(wǎng)上采購(gòu)平臺(tái)上發(fā)布，通過(guò)競(jìng)價(jià)方式來(lái)具體實(shí)施采購(gòu)行為。如果通過(guò)談判采購(gòu)方式來(lái)進(jìn)行物資采購(gòu)，還必須要針對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格審查，物資供應(yīng)流程必須要嚴(yán)格按照合同簽訂內(nèi)容來(lái)實(shí)施。

3.2網(wǎng)上交易制度

只有在全面掌握網(wǎng)上采購(gòu)交易的具體流程和規(guī)則之后才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)網(wǎng)上采購(gòu)工作的進(jìn)一步優(yōu)化。企業(yè)內(nèi)部不同基層機(jī)構(gòu)對(duì)于采購(gòu)方式也有不同的理解，實(shí)際應(yīng)用也存在較大差別，因此在實(shí)際的采購(gòu)行為中所采取的策略和實(shí)際執(zhí)行的采購(gòu)制度也存在較大差異，鑒于此，必須要從更高的層面針對(duì)網(wǎng)上采購(gòu)行為制定出更加統(tǒng)一的制度。對(duì)于企業(yè)的網(wǎng)上采購(gòu)審計(jì)來(lái)說(shuō)，要嚴(yán)格的監(jiān)督和督促，不斷強(qiáng)化企業(yè)的制度建設(shè)和完善，與此同時(shí)還要做好網(wǎng)上采購(gòu)的宣貫和指導(dǎo)，對(duì)采購(gòu)行為方面，要實(shí)現(xiàn)各個(gè)基層單位的規(guī)范化，有效提升各基層單位在采購(gòu)行為方面的自覺性。

3.3采購(gòu)計(jì)劃

企業(yè)開展采購(gòu)工作必須要做好采購(gòu)準(zhǔn)備工作，以此來(lái)為采購(gòu)工作順利開展打下基礎(chǔ)。網(wǎng)上采購(gòu)審計(jì)監(jiān)督主要是針對(duì)網(wǎng)上采購(gòu)計(jì)劃的可行性、必須要性以及采購(gòu)手續(xù)的完整性、合規(guī)性等進(jìn)行審計(jì);采購(gòu)方式合理性主要指的是物資采購(gòu)是否與相關(guān)的物資采購(gòu)制度相符。與此同時(shí)，通過(guò)不斷強(qiáng)化物資采購(gòu)事前監(jiān)督管理，能夠有效避免企業(yè)的網(wǎng)上物資采購(gòu)出現(xiàn)粗放管理現(xiàn)象，也能有效避免網(wǎng)上采購(gòu)出現(xiàn)計(jì)劃不合理、編制不準(zhǔn)確的問(wèn)題，使得企業(yè)物資采購(gòu)最大程度避免出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)、超量采購(gòu)、庫(kù)存積壓等狀況，為企業(yè)節(jié)約了大量的資源[4]。

4 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，網(wǎng)上采購(gòu)是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，針對(duì)企業(yè)的網(wǎng)上采購(gòu)環(huán)節(jié)定期開展相應(yīng)的審計(jì)工作，并管理、監(jiān)督、規(guī)范業(yè)務(wù)部門的采購(gòu)行為，避免出現(xiàn)不規(guī)范操作，這樣才能在提升采購(gòu)效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購(gòu)成本的合理控制。