辦公室檔案管理工作規(guī)范化思考

張靈芝?耿淑花

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和進(jìn)步，傳統(tǒng)的管理模式已不再適應(yīng)現(xiàn)代辦公檔案管理，不再滿足當(dāng)今時代發(fā)展的需要。對于行政機(jī)關(guān)、企業(yè)來說，辦公室的檔案管理是非常重要的。目前，越來越多的檔案通過網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行管理。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使管理更方便、更系統(tǒng)。在現(xiàn)階段，如何提高辦公文件的管理效率是一個非常重要的課題，可以幫助相關(guān)部門順利開展工作。如何提高辦公文件管理的效率，已成為辦公管理的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理工作;規(guī)范化思考

企業(yè)必須充分引入先進(jìn)的信息技術(shù)，重視加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推動檔案工作規(guī)范化管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，組建完善的檔案信息化平臺，對各種檔案文件進(jìn)行分類存儲以方便后期查詢、調(diào)閱與更新。

1 辦公室檔案管理存在的問題

1）管理意識弱，管理方式落后。我國社會已經(jīng)進(jìn)入了經(jīng)濟(jì)改革開放的新階段，對于人才的需求量很大，而我國檔案管理專業(yè)的人才培養(yǎng)與現(xiàn)在社會所需要的水平相差很多。根據(jù)調(diào)查，我們可以清楚發(fā)現(xiàn)，在一些單位中檔案管理人員大多是企業(yè)單位中的任職人員同時兼任的，很少發(fā)現(xiàn)企業(yè)專門進(jìn)行招聘。單位企業(yè)這樣的做法很容易導(dǎo)致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識薄弱，檔案管理工作只是停留在表面，對日常材料的搜集和保存并不太上心，工作的責(zé)任心不強(qiáng)。與此同時，我們還發(fā)現(xiàn)很多單位的檔案管理方法仍然停留在傳統(tǒng)的模式上，與時代的步伐嚴(yán)重脫節(jié)，在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)，管理模式落后，對檔案管理的重要性也是嚴(yán)重缺乏認(rèn)知。

2）管理人員素質(zhì)不高。我國現(xiàn)在的教育體制還不能培養(yǎng)出合格的可以滿足社會需求的專業(yè)檔案管理人員。我們也知道，檔案管理意識的薄弱，使得許多單位讓自己的工作人員兼職從事檔案管理工作。而他們的知識并不專業(yè)，知識層面也是不夠，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識和必要的工作技能，這樣是當(dāng)前辦公室檔案管理工作急需解決的重要問題?，F(xiàn)在是信息快速發(fā)展的社會，為了能夠跟得上時代的步伐，要求在檔案管理工作上要應(yīng)用上現(xiàn)代的信息技術(shù)進(jìn)行輔助，這相應(yīng)的要求辦公室的檔案管理人員要具備相關(guān)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。但是當(dāng)面對檔案管理所出現(xiàn)的問題時，許多辦公室檔案管理人員就會暴露出專業(yè)技能的缺乏，水平相對較低，運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力不高。所以，要嚴(yán)格對待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問題，這也是現(xiàn)代辦公室檔案能夠順利開展的重要條件。

3）信息化建設(shè)較弱。在當(dāng)前階段，現(xiàn)代化檔案的不斷發(fā)展，使得檔案的種類比較繁雜，這對于辦公室檔案管理人員來說也是一個不低的要求。而且又因為現(xiàn)在我國的檔案信息化建設(shè)還不太成熟，很多的硬件設(shè)施不能跟得上現(xiàn)在工作的需求，這樣也導(dǎo)致了很多單位的檔案管理只能停留在紙的文件管理方式上。而且現(xiàn)在我國的檔案機(jī)構(gòu)缺少一些有關(guān)無紙質(zhì)的檔案規(guī)劃戰(zhàn)略和相關(guān)的制度設(shè)計，系統(tǒng)也并不是那么規(guī)范，所以我國的檔案制度對于紙質(zhì)文件產(chǎn)生了一定的依賴性。我國的檔案在總體上大多時候處在一個隨機(jī)的狀態(tài)，數(shù)字化信息有多種類型，有些會直接儲存到數(shù)據(jù)庫中，有些會被定下一個時間直接銷毀，還有的會被遷移到一個臨時載體上，管理模式?jīng)]有建成一個系統(tǒng)型的模式，這嚴(yán)重影響到我國的現(xiàn)代辦公室檔案管理工作。

2 加強(qiáng)企業(yè)文書檔案規(guī)范化管理的策略

1）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，明確檔案人員的職責(zé)。企業(yè)日常工作中各部門的職責(zé)繁多，涉及面較廣，企業(yè)檔案涵蓋了文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、電子聲像檔案以及實物等各類檔案，其中還有設(shè)備檔案、科研檔案、基建檔案等。企業(yè)做好辦公室檔案管理工作需要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，使檔案管理能夠有據(jù)可行，有章可依，在制度上保證企業(yè)檔案工作程序化、規(guī)范化。在檔案的保管中，管理人員要保證檔案資源的安全性和完整性，使檔案資源發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

2）強(qiáng)化辦公室檔案管理的保密工作。檔案管理人員在對辦公室文書檔案進(jìn)行存儲以及保存的同時，務(wù)必按照我國相關(guān)的檔案管理制度規(guī)定，對企業(yè)重要文書檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，管理人員不得私自進(jìn)行復(fù)制、抄錄以及拍攝。檔案管理人員在確定檔案保密級別的同時，需要根據(jù)檔案文書的具體利用對象，對文書檔案的實際保密時間和保密范圍進(jìn)行規(guī)范，與此同時，管理人員需要根據(jù)文書檔案的不同保密級別依次分類處理，這樣有助于確保檔案的安全。

3）提高辦公室文書檔案管理信息化技術(shù)水平。運(yùn)用信息技術(shù)是提高檔案管理水平和工作質(zhì)量的主要途徑，信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理人員提供便利，文書整理、檔案管理等可以借助相應(yīng)的輔助設(shè)備通過文字圖像等方式錄入存儲，使文書檔案更具有規(guī)范性，并且信息技術(shù)的應(yīng)用也符合當(dāng)前時代的發(fā)展，辦公室檔案管理信息化發(fā)展是企業(yè)進(jìn)行改革提升的一個支點(diǎn)，良好的文書檔案服務(wù)于檔案資源的利用是一個重要的前提。另外，二維碼技術(shù)在檔案數(shù)字化、規(guī)范化管理中具有重要的作用，二維碼存儲的信息量大、成本低、容易制作，運(yùn)用二維碼對檔案進(jìn)行管理，可以使檔案以信息化的形式進(jìn)行保存。二維碼運(yùn)用于檔案管理中，只需要運(yùn)用手機(jī)進(jìn)行掃描，就可以讀出檔案所在的位置，方便對檔案資料的查閱。運(yùn)用二維碼技術(shù)可以大大提高檔案管理的效率，有利于實現(xiàn)實體檔案的長期保存，從而提高檔案管理的水平。二維碼的運(yùn)用打破了字符數(shù)的限制，可以運(yùn)用二維碼記錄相關(guān)的摘要和目錄信息，還可以對檔案所在的排架位置進(jìn)行定位，有助于節(jié)約檔案管理時間，便于查找相關(guān)的信息。

4）提升檔案信息真實可靠性。在檔案管理工作規(guī)范化過程中，既要保障工作的效率，同時也要對檔案材料的真實性進(jìn)行核查。規(guī)范化檔案管理并不是一味提升工作速度，而是提升整體的工作效率，從質(zhì)量上發(fā)生改變。隨著信息時代的不斷發(fā)展，我們所接觸的數(shù)據(jù)越來越廣泛，且數(shù)量呈爆炸式增長，網(wǎng)絡(luò)上的許多信息存在一定的不確定性，因此，在檔案整理中，需要不斷降低檔案整理過程中的錯誤率。此外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步引導(dǎo)檔案管理人員建立良好的工作作風(fēng)，增強(qiáng)工作的主動性，激勵工作人員以飽滿的熱情投入到工作當(dāng)中，并且盡量與其他各個部門加強(qiáng)聯(lián)系，這樣做有利于第一時間掌握相關(guān)數(shù)據(jù)以及材料，并且大大提升了數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。提高工作人員的責(zé)任感，對于工作應(yīng)當(dāng)做到一絲不茍，良好積極的心態(tài)對于有效開展工作至關(guān)重要。

3 結(jié)語

辦公室檔案管理可以說是單位企業(yè)內(nèi)部重要的工作內(nèi)容之一，在各行各業(yè)，不管是商業(yè)領(lǐng)域還是教育領(lǐng)域甚至是行政領(lǐng)域，都將關(guān)注的重點(diǎn)放在了該怎樣提升辦公室檔案管理工作效率。因此，為了提高辦公室檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量，需要不斷完善現(xiàn)代辦公室檔案的管理體系、不斷更新辦公室檔案管理的工作理念、提高工作人員的素質(zhì)。如果真正將辦公室檔案管理工作的效率進(jìn)行提高，質(zhì)量得到改進(jìn)，企業(yè)其他部門的工作才會得到最好的服務(wù)，整個工作的進(jìn)行才會真正順順當(dāng)當(dāng)進(jìn)行下去。改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，引進(jìn)新的具有現(xiàn)代創(chuàng)新模式的信息網(wǎng)絡(luò)化管理，讓我國的檔案管理效率能夠真正提高。

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