深入做好退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作

謝延斌

國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理是黨中央、國(guó)務(wù)院全面深化國(guó)有企業(yè)改革的一項(xiàng)重大決策部署，為全面深入地貫徹落實(shí)《遼寧省國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作方案》的相關(guān)要求，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)保質(zhì)保量地完成大量企業(yè)退休職工人事檔案的移交工作，是各國(guó)有企業(yè)當(dāng)前面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)，下面結(jié)合沈煤集團(tuán)此項(xiàng)工作的具體做法談如何深入做好退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任

首先制定《退休人員社會(huì)化管理實(shí)施方案》，對(duì)退休人員社會(huì)化管理檔案整理工作進(jìn)行全面部署，成立退休人員社會(huì)化管理領(lǐng)導(dǎo)小組及各專(zhuān)項(xiàng)工作組，明確工作目標(biāo)、落實(shí)責(zé)任分工。集團(tuán)人力資源社會(huì)保障部按照社會(huì)化管理領(lǐng)導(dǎo)小組的要求立即組織協(xié)調(diào)開(kāi)展退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作，在人員調(diào)劑、機(jī)器設(shè)備及技術(shù)創(chuàng)新方面做了大量的工作。

1.選調(diào)骨干力量，組成專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，并保持相對(duì)穩(wěn)定。從基層單位抽調(diào)工作人員進(jìn)行檔案整理和數(shù)字化工作，下發(fā)文件明確要求不能隨意換人，必須保證工作質(zhì)量和連續(xù)性。

2.從集團(tuán)內(nèi)部中職院校選調(diào)了20名實(shí)習(xí)學(xué)生參與退管檔案數(shù)字化掃描和錄入等工作，解決了在職人員不足和電腦操作慢等問(wèn)題，加快了退管檔案數(shù)字化工作進(jìn)度。

3.增加績(jī)效考核，確保工作積極性可持續(xù)。明確所有參與退休人員人事檔案工作的人員，在原有工資基礎(chǔ)上每月增加績(jī)效收入，按出勤和任務(wù)完成情況進(jìn)行考核支付。

4.多方籌措資金，多渠道解決計(jì)算機(jī)及掃描儀等設(shè)備，保證檔案整理和數(shù)字化工作的開(kāi)展。

二、上下聯(lián)動(dòng)、整體推進(jìn)

為更好地推進(jìn)退休人員檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作，我們加大了業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作力度。

1.為精準(zhǔn)把握《遼寧省國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作實(shí)施細(xì)則》的相關(guān)內(nèi)容，我們邀請(qǐng)了省檔案局相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。同時(shí)邀請(qǐng)資深檔案專(zhuān)家老師作業(yè)務(wù)咨詢(xún)，返聘集團(tuán)已退休檔案館館長(zhǎng)為相關(guān)工作人員進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)。

2.組織開(kāi)展檔案整理工作實(shí)操培訓(xùn)。在集團(tuán)檔案整理人員業(yè)務(wù)熟練的基礎(chǔ)上，安排下屬單位工作人員攜帶電腦和掃描設(shè)備集中到集團(tuán)公司本部工作現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)一周，熟練流程及掌握操作要領(lǐng)后回到各自單位開(kāi)展工作。按照上下聯(lián)動(dòng)、整體推進(jìn)的要求，二級(jí)、三級(jí)單位與集團(tuán)公司總部同步開(kāi)展退休人員人事檔案整理和數(shù)字化工作。

3.組織編寫(xiě)《沈煤集團(tuán)退管檔案整理分類(lèi)表》，對(duì)標(biāo)對(duì)表分類(lèi)整理，快速提升零基礎(chǔ)工作人員業(yè)務(wù)水平。及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)了《遼寧省國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作實(shí)施細(xì)則》、《沈陽(yáng)市國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作實(shí)施方案》等一系列省、市相關(guān)文件，根據(jù)檔案管理有關(guān)要求及集團(tuán)實(shí)際編制了《沈煤集團(tuán)退管檔案整理分類(lèi)表》，供各業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)和掌握。

三、流程管控，規(guī)范管理

集團(tuán)公司2019年機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革后，社會(huì)保險(xiǎn)部撤銷(xiāo)，退休人員日常管理和檔案管理業(yè)務(wù)劃歸人力資源與勞動(dòng)保障部。以此次退休人員社會(huì)化管理為契機(jī)，我們?cè)谌耸聶n案規(guī)范和管理流程方面進(jìn)行了全面完善和優(yōu)化。

1.對(duì)退休人員檔案的資料進(jìn)行全面歸集。集團(tuán)公司專(zhuān)門(mén)下發(fā)了文件，要求各單位、各有關(guān)部門(mén)將退休人員需要?dú)w檔的材料，分散存放于各科室的有關(guān)個(gè)人材料，如獨(dú)生子女、榮譽(yù)證書(shū)、身份證等證明材料，進(jìn)行集中一次性歸入個(gè)人檔案，全面完善退休人員檔案內(nèi)容，并避免不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

2.對(duì)退休人員檔案進(jìn)行系統(tǒng)性初審。由于原退休檔案管理人員的非專(zhuān)業(yè)性，退休人員檔案材料中，有很多重復(fù)材料或不必要存檔材料，如勞動(dòng)合同一式兩份，入團(tuán)、入黨匯報(bào)材料等，這些材料都將成為下一步檔案數(shù)字化過(guò)程中增加工作量的無(wú)效勞動(dòng)。在初審這個(gè)流程中，我們先對(duì)退休檔案進(jìn)行初審，將重復(fù)的材料或無(wú)存檔必要的材料予以剔除，并將必須歸檔的材料予以補(bǔ)充和完善。

3.對(duì)初審整理完成的退休人員檔案進(jìn)行集中保管。以往退休人員檔案由各科室或業(yè)務(wù)人員自行保管，為嚴(yán)格檔案管理制度，統(tǒng)一編號(hào)，規(guī)范管理，決定將整理完的退休人員檔案進(jìn)行集中保管，保證整理完成后的退休人員檔案管理安全性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，也更加有利于下一步的移交工作。

4.在檔案整理和數(shù)字化過(guò)程中，從檔案整理到數(shù)字化完成入庫(kù)，我們采取閉環(huán)式流程管理。將檔案整理工作分為檔案初審、檔案分類(lèi)整理、檔案數(shù)字化和檔案入庫(kù)四個(gè)小組，每個(gè)小組由組長(zhǎng)負(fù)責(zé)，下一環(huán)節(jié)檢查上一環(huán)節(jié)的工作結(jié)果，每個(gè)環(huán)節(jié)都有交接手續(xù)，環(huán)環(huán)相扣，發(fā)生問(wèn)題可追溯。

四、科技創(chuàng)新，提高效率

退休人員人事檔案數(shù)字化要求項(xiàng)目及內(nèi)容較多。為提高工作效率，確保檔案數(shù)字化進(jìn)度，我們進(jìn)行科技創(chuàng)新，自主研發(fā)檔案數(shù)字化管理軟件。

1.減少數(shù)據(jù)錄入量。從事檔案整理和數(shù)字化人員多為從各單位抽調(diào)的人員，素質(zhì)參差不齊，電腦輸入速度不一。為減少輸入量，針對(duì)人事檔案材料類(lèi)別和名稱(chēng)相對(duì)統(tǒng)一，如各類(lèi)調(diào)資表每個(gè)企業(yè)同時(shí)期表頭名稱(chēng)基本一樣，根據(jù)這些特點(diǎn)我們?cè)谲浖O(shè)計(jì)上進(jìn)行充分考慮，基本數(shù)據(jù)不需要錄入，采取選擇輸入方式，以提高工作效率，而且材料名稱(chēng)通過(guò)選擇使分類(lèi)也不易搞混，同時(shí)有效降低了輸入錯(cuò)誤率。

2.自動(dòng)處理圖片。在整卷檔案全部按頁(yè)掃描后，通過(guò)軟件處理，實(shí)現(xiàn)所有掃描圖片數(shù)據(jù)自動(dòng)分揀到對(duì)應(yīng)文件夾中，自動(dòng)分類(lèi)命名，避免在建立目錄、文件命名、分撿圖片等過(guò)程中的誤操作，提高了檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確率和工作效率。

3.可以多人同時(shí)作業(yè)?？梢远嗳诉M(jìn)行檔案目錄的錄入和圖片掃描，可以在EXCEL中錄入也可以在軟件中錄入，錄入完成的檔案目錄和掃描完的圖片，只要放在軟件的文件夾下幾秒鐘就完成多人的數(shù)據(jù)處理。這樣通過(guò)檔案數(shù)字化管理軟件大大提高了準(zhǔn)確率和工作效率。

4.自動(dòng)生成目錄、標(biāo)簽和匯總庫(kù)。通過(guò)軟件自動(dòng)生成打印目錄、標(biāo)簽格式，生成移交地方的退休人員檔案匯總庫(kù)，并且通過(guò)軟件可以自動(dòng)全部修改企業(yè)設(shè)定的全宗號(hào)，使檔案數(shù)據(jù)更直接、更方便地與地方檔案部門(mén)接軌。

5.增強(qiáng)軟件功能，助力檔案日常管理。退休人員檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，檔案數(shù)字化后，數(shù)字化成果的運(yùn)用將有助于提升退休人員檔案管理科學(xué)化水平，為此我們?cè)跀?shù)字化管理軟件的功能中增加日常管理功能。通過(guò)數(shù)字化管理軟件可實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)、檔案材料、圖片資料的查詢(xún)和調(diào)檔使用等功能，實(shí)現(xiàn)電子查檔，大大降低檔案管理人員的工作量，提升工作效率，進(jìn)一步提升退休人員檔案管理水平。

五、加強(qiáng)交流，經(jīng)驗(yàn)共享

在遼寧省檔案局的關(guān)心、指導(dǎo)和支持下，沈煤集團(tuán)的退休人員檔案整理和數(shù)字化工作順利推進(jìn)，工作成果得到省檔案局領(lǐng)導(dǎo)的高度認(rèn)可，并作為自主創(chuàng)新的典型經(jīng)驗(yàn)在省內(nèi)進(jìn)行推廣。

1.發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，經(jīng)驗(yàn)共享。作為省屬?lài)?guó)有企業(yè)，在做好本企業(yè)此項(xiàng)工作的同時(shí)，我們?cè)鰪?qiáng)企業(yè)的社會(huì)責(zé)任感，將經(jīng)驗(yàn)和成果回饋社會(huì)，接待省、市多家企業(yè)參觀、學(xué)習(xí)，并對(duì)多家企業(yè)進(jìn)行了培訓(xùn)，與兄弟企業(yè)同步推進(jìn)退休人員檔案整理和數(shù)字化工作。

2.積極配合職能部門(mén)工作。在有關(guān)部門(mén)檔案數(shù)字化接收軟件的研發(fā)過(guò)程中，與接收軟件研發(fā)公司對(duì)接，積極參與并提出合理化建議，促進(jìn)接收軟件與企業(yè)數(shù)據(jù)順利對(duì)接。

以上是沈煤集團(tuán)在退休人員人事檔案規(guī)范整理和數(shù)字化工作中的具體做法，需要在今后的實(shí)踐中克服不足，不斷探索和創(chuàng)新，不斷提高工作效率，確保如期完成退休人員檔案整理和數(shù)字化移交工作，推進(jìn)退休人員社會(huì)化工作不斷向縱深邁進(jìn)。