事業(yè)性單位電算化后會計檔案的管理探索

許娜 鄧延春

摘 要：我國的經(jīng)濟正在飛速發(fā)展，社會主義現(xiàn)代化建設(shè)也在逐漸的完善，推動了信息技術(shù)的改革與創(chuàng)新。互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化設(shè)備被廣泛的應(yīng)用到各行各業(yè)中，事業(yè)化單位是我國發(fā)展的重要力量，當(dāng)前已經(jīng)實行電算化的管理方式。會計電算化技術(shù)要比以往人工的核算方法更加精準(zhǔn)，能夠提高資金使用率，對單位的資金情況做到全面的把控，會計檔案的管理工作也得到了進(jìn)一步的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電算化后;會計檔案;管理工作

隨著我國信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，事業(yè)性單位已經(jīng)實行電算化的會計管理，采用信息技術(shù)開展單位的會計核算工作已經(jīng)是今后單位會計管理的必然趨勢。會計電算化不僅有助于核算數(shù)據(jù)的結(jié)果更加精準(zhǔn)，同時能夠提升工作效率，節(jié)約時間的同時為單位提供更準(zhǔn)確、更全面的信息。因此，要針對會計電算化管理工作中的不足之處進(jìn)行改善，確保事業(yè)性單位的穩(wěn)定發(fā)展。

1 事業(yè)單位實行電算化會計檔案管理方式的主要特點

1.1 儲存范圍更廣

首先，電算化會計檔案儲存的相關(guān)范圍較比之前更加的廣闊，傳統(tǒng)的手工記賬方法得出的檔案僅為紙質(zhì)這一種形式。但電算化會計的檔案管理方式能夠使會計儲存的范圍擴大，不僅包括在計算機硬盤中儲存的相關(guān)數(shù)據(jù)，也包含著磁性介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)。

1.2 保管難度增加

會計電算化檔案管理的難度更高，其原因在于，會計電算化是通過運用計算機進(jìn)行數(shù)據(jù)的核算，而電腦設(shè)備容易發(fā)生各種故障，數(shù)據(jù)如果只保存在計算機中，會有丟失的風(fēng)險，因此，相關(guān)數(shù)據(jù)要保存在硬盤或磁性介質(zhì)中，并進(jìn)行定期的清理與檢查，確保數(shù)據(jù)不發(fā)生丟失的情況，因此，對管理人員的要求也更高。

1.3 對安全完整性的要求更高

會計電算化檔案在完整與安全方面的要求更高，采用電算化會計的管理方式必須要備份相關(guān)的會計數(shù)據(jù)與資料。光盤與磁性介質(zhì)都要保存會計資料。因此，要求電子數(shù)據(jù)是無法修改與篡改的，否則黑客入侵時會丟失數(shù)據(jù)。此外，在沒有領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)許可下。不可隨意的復(fù)制硬盤中的數(shù)據(jù)，對于資料硬盤與磁性介質(zhì)的保存環(huán)境也有極高要求，因此，要求檔案保管的技術(shù)人員有著較高的水平。同時要防火防潮，防止銷毀。電算化會計檔案調(diào)用也需要軟硬件的環(huán)境。傳統(tǒng)的手動自動化會計檔案管理形式更加的直觀清晰，磁性介質(zhì)中存儲的會計檔案對環(huán)境的要求更高。

2 電算化會計檔案與傳統(tǒng)的會計檔案的區(qū)別

2.1 兩種檔案管理方式的范圍不同

首先是兩種檔案的管理方式范圍不同，傳統(tǒng)的會計檔案是以紙質(zhì)為主，這其中包含了會計的憑證與賬簿、報表等，主要是記錄或報告企業(yè)中的交易等事項。電算化的會計檔案除了需要對會計的憑證、賬簿、報表等主要的資料外，更需要設(shè)計相關(guān)的計算機系統(tǒng)與可以識別的代碼、程序文件與數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)文件等，例如用戶的使用手冊與相關(guān)的操作規(guī)范、計算公式這些內(nèi)容。雖然這些項目不是傳統(tǒng)的會計結(jié)算系統(tǒng)中的環(huán)節(jié)，但確是電算化會計檔案管理不能缺少的重要前提。是維護電算化會計系統(tǒng)、降低風(fēng)險與故障排除的重要基礎(chǔ)，同時也是新范疇下的會計檔案管理。

2.2 兩種檔案管理方式的載體不同

其次是當(dāng)種檔案的載體不同，傳統(tǒng)的會計檔案載體主要是以紙質(zhì)為主的，而電算化會計檔案的載體以光盤與磁性介質(zhì)為主。二者相較來說，灰塵與一些有害氣體或磁場對電算化的管理方式影響更多一些，如若保存的方式不當(dāng)，會受到一定程度的損毀。因此，對檔案的存放環(huán)境有著極高的要求。需要嚴(yán)格的防塵、防磁、防火防潮、防火等。此外，在電算化的環(huán)境中，利用計算機與其他科技手段進(jìn)行數(shù)據(jù)的復(fù)制與修改銷毀等工作會更加的方便，快速，能夠做到不留痕跡。而傳統(tǒng)的會計檔案中發(fā)現(xiàn)弄虛作假等相關(guān)的違規(guī)違法行為的難度更高，導(dǎo)致的損失與危害也更大，因此，新時代的會計檔案面臨著較嚴(yán)重的安全問題與挑戰(zhàn)，要對載體加強管理與維護，才能確保檔案的

安全。

2.3 兩種檔案管理的數(shù)據(jù)獲取方式不同

其三就是兩種檔案管理獲取數(shù)據(jù)的方式不同，傳統(tǒng)的會計檔案在正常情況下需要將相關(guān)的會計業(yè)務(wù)全部完成后才能夠在賬面中獲取數(shù)據(jù)，有著一定的滯后性。而電算化會計檔案的會計數(shù)據(jù)都會在第一時間保存到計算機中，查詢時通過計算機進(jìn)行查找能夠很快的獲取到相關(guān)數(shù)據(jù)，能夠幫助決策者在較快的時間內(nèi)準(zhǔn)確的、迅速的制定出相關(guān)的經(jīng)營方針與經(jīng)營政策。能夠幫助企業(yè)提高自身的經(jīng)濟效益，在競爭中勝出。此外，計算機快捷操作的特點可以使檔案在進(jìn)行查詢時，通過設(shè)置的標(biāo)記標(biāo)識與索引等方式對數(shù)據(jù)進(jìn)行更好的整理與分類。使獲取數(shù)據(jù)具有一定的時效性與針對性。

2.4 兩種檔案管理方式的銷毀方法不同

最后是兩種檔案管理方式的銷毀方法不同，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案需要耗費大量的人力，而電算化的會計檔案銷毀方式是需要根據(jù)其索引分類，輸入需要留下的內(nèi)容并將其打印輸出就可保留紙質(zhì)的載體與磁性的載體兩個部分。對于要銷毀的內(nèi)容進(jìn)行篩選，并制作銷毀清單，在獲得領(lǐng)導(dǎo)的審批以后，能夠快速的進(jìn)行清除，降低了對人物物力與財力的消耗。

3 目前電算化會計檔案管理工作的不足之處

3.1 管理制度體系不完善

首先是會計管理檔案工作的管理制度體系不完善，單位進(jìn)行電算化管理的內(nèi)容更加的多元化，如果制度不夠完善、不夠規(guī)范，會造成檔案混亂的情況發(fā)生，對精準(zhǔn)獲取數(shù)據(jù)帶來不利影響。此外，會計電算化檔案管理 如果缺乏相關(guān)制度，會導(dǎo)致管理工作的效率低下，不能達(dá)到單位的檔案管理要求，就會導(dǎo)致丟失等不良情況發(fā)生，更有資料外流等嚴(yán)重后果。

3.2 對檔案管理工作的重視度不高

檔案管理人員對電算化會計的檔案管理工作不夠重視也是存在的主要問題。管理人員是電算化會計檔案管理工作的實施者，在過去傳統(tǒng)的手動管理檔案的方式影響下，許多檔案的管理人員對電算化的會計新型管理方式認(rèn)知度不夠，對主要的構(gòu)成不了解，并缺少相關(guān)的管理經(jīng)驗。許多管理人員認(rèn)為只要將會計憑證做好就可以，沒有從本質(zhì)上了解并掌握會計電算化的重要意義，缺乏對電子檔案管理的重視，導(dǎo)致資料極易丟失，檔案沒有做到分類的處理，對今后數(shù)據(jù)的查詢工作帶來一定難度。同時，由于缺乏管理，會發(fā)生人為破壞的現(xiàn)象，導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破壞。

3.3 保存期限不到位

還有就是某些會計檔案無法滿足保存期限的問題，事業(yè)單位的資料保管是需要在一定保管期限內(nèi)的，但是經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多事業(yè)單位進(jìn)行電算化會計時，采用針式打印的方法進(jìn)行單位憑證的打印，這種方法打印出的憑證容易發(fā)生褪色，在規(guī)定的期限內(nèi)就無法完好的保存下來。

3.4 管理人員素質(zhì)有待提高

最后，檔案管理人員的素質(zhì)需要進(jìn)一步的提高，當(dāng)前的現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備的使用率得到突飛猛進(jìn)的增加，但由于專業(yè)的人才相對匱乏，技能與管理水平不佳，對會計檔案的管理工作造成一定影響。因此，檔案管理人員要不斷的提高自身的專業(yè)技術(shù)與綜合素質(zhì)，不僅要提高自身的會計技能，也有提高管理能力，確保管理工作的順利

開展。

4 完善電算化會計檔案管理工作的有效措施

針對以上提出的相關(guān)問題，要進(jìn)行針對性的解決，不斷的完善檔案管理工作，提高電算化會計檔案管理工作的有效性。

4.1 健全完善管理制度

任何事物的運作都需要以完善健全相關(guān)的制度為前提條件，只有管理制度的完善，才能夠使管理人員在相關(guān)的制度下進(jìn)行規(guī)范的管理工作。會計電算化的檔案管理工作實施后，相關(guān)的工作內(nèi)容涉及了較多的方面，因此需要更加完善的制度與要求。結(jié)合會計電算化檔案管理工作的重要特點，事業(yè)性單位要制定并完善相關(guān)的管理制度，根據(jù)本單位的實際情況，將制度進(jìn)行分類，并對管理內(nèi)容進(jìn)行完善，資料要備份、檔案要進(jìn)行定期的維護。

此外，要制定規(guī)范的保管制度，根據(jù)《會計檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，會計檔案的保管期限分別是三年、五年、十年、十五年、二十五年這五大年限。只讀為電子檔案的保存方式，并作相關(guān)的備份進(jìn)行儲存保管。對光盤與磁盤等載體進(jìn)行標(biāo)記編號的工作，并交由專業(yè)人員保管，保存環(huán)境在上文中提到過。同時，光盤等磁性介質(zhì)的保存會計檔案需要報備到財政部與國家的檔案局。最后，制定相關(guān)的備份制度，在電算化的會計檔案管理工作中，檔案的管理人員要定期的將全部數(shù)據(jù)進(jìn)行多種介質(zhì)中的備份，并全面檢查備份時間與備份的人員，進(jìn)行詳細(xì)的記錄，防治信息的損毀與丟失。

4.2 管理人員要增強對電算化會計檔案管理工作的認(rèn)知

電算化檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式存在很大差異，因此，管理人員要重視對管理的認(rèn)知，才能更好地提高管理工作的效率。管理人員要轉(zhuǎn)變錯誤的思想觀念，加強管理力度，并增加資金的投入，對管控的條件進(jìn)行加強。資金要運用到實處，完善軟硬件設(shè)施設(shè)備，要設(shè)立管理部門，并安裝全方位的監(jiān)控設(shè)備。事業(yè)單位要定期加強培訓(xùn)，提高管理人員的對電算化會計的重視。

4.3 管理工作中定期檢查

在電算化會計的管理工作中，要做到定期的檢查，由于檔案內(nèi)容涉及的方面較廣，而計算機容易發(fā)生病毒入侵等問題，數(shù)據(jù)會因此丟失。因此，為了避免資料的丟失與篡改，單位要加強監(jiān)管力度，定期的檢查與維護，要選擇質(zhì)量較好的硬盤進(jìn)行資料的保存工作，并且注意防濕、放熱與防塵，確保資料的安全與完整性。

4.4 提升管理人員的自身素質(zhì)

同時，管理人員的專業(yè)技能與自身素質(zhì)也要持續(xù)提高，事業(yè)性單位在開展檔案管理工作時，要持續(xù)的提高管理人員的綜合素質(zhì)，最大限度的發(fā)揮管理人員的相關(guān)職責(zé)。應(yīng)當(dāng)從根本上加強管理人員的管理能力，事業(yè)單位在進(jìn)行管理人員的選拔時，要做到認(rèn)真細(xì)致，對管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行全面的考核，確保其技術(shù)水平的專業(yè)性。要挑選管理能力與會計知識過硬的人員上崗工作，并定期的開展培訓(xùn)與交流會，對有能力、有潛力的管理人員進(jìn)行外派學(xué)習(xí)，穩(wěn)定的提高管理人員的專業(yè)技術(shù)與管理能力，促進(jìn)電算化會計檔案管理工作的穩(wěn)定

發(fā)展。

5 結(jié)束語

綜上所述，利用信息技術(shù)開展會計管理已經(jīng)是今后會計工作的必然趨勢，傳統(tǒng)的手動管理檔案方法對相關(guān)管理人員的專業(yè)水平要求不高，但新的檔案管理方法則需要管理人員善于分析傳統(tǒng)模式中的不足之處，并不斷的完善新型檔案管理工作，將相關(guān)的制度體系建立健全，提升自身素質(zhì)，避免檔案的丟失，保障會計檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

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作者簡介

許娜（1986-），女，四川省內(nèi)江市，檔案館員，本科，主要從事和研究財務(wù)檔案和文書檔案工作。

鄧延春，女，四川省內(nèi)江市，檔案館員，本科，主要從事和研究財務(wù)檔案和文書檔案工作。