新形勢下做好行政學校教學檔案管理工作的新思考芻議

車明海

（中共通榆縣委黨校（通榆縣行政學校），吉林 通榆 137200）

一、行政學校教學檔案管理中的突出問題

1.檔案管理意識不強

對于各級行政學校來說，在檔案管理工作當中具有意識較為薄弱的特點，并且實際的管理工作沒有得到科學的管理以及重視，主要有以下幾點原因。首先，對于檔案留存工作，沒有起到實質(zhì)性的作用[1]。對于部分行政學校來說，檔案管理人員在了解到上級檢查需求時，只是將需要檢查的檔案進行留存，并且也只是保存了初級階段，這樣對于材料管理來說其管理方式不具有科學性，要進行歸檔的材料完整，只重視上級頒發(fā)的紅頭文件，對于行政學校教學的各個環(huán)節(jié)所涉及的材料沒有很好地進行歸檔，同時在進行檔案管理工作過程當中，也沒有對其很好地開發(fā)利用以及科學管理。其次，對于部分管理人員來說具有管理意識較為薄弱的特點[2]。在收集資料進行上交的過程當中態(tài)度較為懈怠，并且一些教師在教學的過程當中也沒有意識到檔案的重要性，對于教學中所涉及的材料沒有很好地進行收集，同時也認為檔案收集主要是由檔案管理人員進行負責，與教職人員無關，在檔案管理的過程當中也極易產(chǎn)生較為抵觸的情緒，對于行政學校中部分教職人員來說，教學檔案具有一定的私密性，不能將其進行公開處理，這些都是管理人員以及教職人員檔案管理意識薄弱的原因。

2.檔案管理制度不完善

在對檔案進行管理的過程當中，主要采用紙質(zhì)檔案儲存的方式，雖然目前的檔案管理制度較為完善，但是大多數(shù)情況下都是對學習材料、紅頭文件等進行紙質(zhì)的收集，其中并沒有很好地包含電子檔案以及影音資料等。在檔案管理制度當中，對于檔案的歸檔時間數(shù)量以及構成等都有著較為明確的規(guī)定，但是對于檔案的系統(tǒng)性以及完整性沒有具體的要求，這就使得教職人員在進行教學的過程當中，所涉及較為珍貴的材料不能很好地及時歸入檔案，這樣將檔案的使用價值大大降低[3]。

3.檔案管理手段落后

對于檔案管理的硬件設施來說，沒有很好地進行更新。首先，對于部分行政學校來說，其中主要是以基層行政學校為主，硬件設施相對較差、經(jīng)濟條件有限、辦公場所較小的特點，同時在檔案管理的過程當中常常會受到傳統(tǒng)思想的影響。進行檔案管理的柜子以及房間等所用到的辦公設備較為陳舊，雖然配備了電腦等相關硬件設備，其真正的使用率較低，并且自身具備的功能也較為簡單，無法與當前現(xiàn)代化的檔案管理要求相匹配[4]。其次，收藏技術軟件落后，雖然對于當前大部分行政學校來說，已經(jīng)積極響應了國家的號召，在檔案室中配備了打印機、電腦相機以及復印機等硬件設施，但是其真正的使用往往傾向于處理檔案以及文字錄入等方面，在檔案電子化管理過程當中的使用率較低，沒有在文件資料進行備份和傳遞的過程當中，充分使用先進的軟件，這樣不能夠促進檔案的管理以及留存，同時在檔案利用以及查詢的過程當中也會產(chǎn)生一定的阻礙。

4.專業(yè)檔案管理人才缺乏

對于我國檔案管理人員來說，主要是由兼職檔案員負責，或者是行政學校當中其他崗位通過轉崗來到了檔案管理職位。這就導致了檔案管理人員，不具備專業(yè)的管理能力，同時也沒有經(jīng)過專業(yè)的技能培訓，檔案管理人員的編制問題也沒有很好地進行落實，因此對于檔案管理人員來說處于人才匱乏的狀態(tài)。這就導致了檔案管理人員在實際的工作當中，對于前沿技術的掌握情況較差，并且對檔案軟件的了解程度較少，只能夠負責簡單的紙質(zhì)檔案的工作，對于電子檔案的管理工作來說，不能很好地進行應用[5]。

5.檔案開發(fā)利用不夠

在行政學校檔案工作的管理過程當中，主要是為了能夠將信息資源有效的開發(fā)，能夠更好地為行政學校后續(xù)的建設以及發(fā)展提供強有力的支撐。如果將重要的資料以及文獻存放在檔案中，使檔案沒有發(fā)揮到其自身具有的功效，同時對于行政學校的發(fā)展也沒有提供支持，這對于行政學校來說也是一種浪費，如果將行政學校的教學檔案充分地利用起來，那么對于學校的教學教研工作也會產(chǎn)生一定的推動作用[6]。

二、做好行政學校教學檔案管理工作的新思考

1.提高檔案管理意識

首先，學校領導在進行檔案管理意識提高的過程當中，要充分起到帶頭作用，并且從自身出發(fā)，全力支持教學檔案的建設工作，也要給予一定的資金支持，能夠有效地保障行政學校檔案管理工作進行不斷的創(chuàng)新，從自身出發(fā)進行檔案管理意識的宣傳工作，這樣，對于全校職工來說，也能夠充分地轉變對于檔案管理的意識，在之后的日常工作當中，能夠重視檔案管理工作[7]。其次，要將全員的檔案管理意識充分調(diào)動起來。在進行檔案管理的工作過程當中，會涉及較為龐大的文字、數(shù)據(jù)、視頻以及圖片等，這為檔案管理的工作人員帶來了較大的工作量，并且加大了其工作的壓力，因此，只靠檔案管理員進行數(shù)據(jù)的整理遠遠不夠，行政學校要重點培養(yǎng)全體職工在進行教學工作過程當中所涉及的資料，進行有意識的留存，這樣在之后的教學過程當中，能夠充分積極地將教學活動中產(chǎn)生的資料保存并且整理，將其上交于檔案管理部門，行政學?？梢葬槍Ρ憩F(xiàn)較為優(yōu)異的教職員工給予一定的獎勵，將員工檔案管理的積極性充分地調(diào)動起來，為后續(xù)的檔案管理工作營造較為良好的工作氛圍。最后，對于檔案管理員來說要不斷進行創(chuàng)新。在檔案員進行檔案管理的工作過程當中，要時刻抓住信息化升級的腳步，摒棄傳統(tǒng)思想，不能夠將檔案管理工作局限于留存、收集整理等方面，需要從工作方式中不斷進行創(chuàng)新，在日常工作當中，不斷提升自己，積極地參與到培訓指導當中，這樣對于日常檔案資料的管理工作來說能夠提供充足保障。

2.建立健全檔案管理制度

將有關檔案收集整理的制度進行不斷的完善。檔案管理對于行政學校來說具有非常重要的作用，而制度化也是管理工作當中的重中之重，只有將檔案管理的各項工作明確制度要求，這樣在實際的工作當中才能夠做到有標準可循，各項管理工作才能夠真實落到實際工作當中，尤其是針對檔案的保密、歸檔、鑒定、利用、統(tǒng)計和移交制度的獎懲情況。將檔案安全管理制度進行不斷的完善，主要是針對檔案當中的信息避免出現(xiàn)丟失以及損毀的情況，同時也要將管理責任落實到實際人頭上，對于部分以紙質(zhì)存儲的檔案要盡快進行電子的備份，防止珍貴檔案出現(xiàn)損毀以及丟失的情況[8]。也要完善檔案的保密制度，對于訪問者的身份認證、各個部門各個級別的訪問權限以及數(shù)據(jù)加密情況進行不斷的技術完善，對于檔案管理人員來說，要嚴格遵守各項規(guī)定，并且在日常的工作當中要具有一定的準確性，從而更好地對檔案進行保密工作。最后，在電子歸檔制度制定的過程當中，要與行政學校的實際情況相結合，從而為行政學校制定出具有針對性的制度規(guī)范，同時也為教學檔案的安全性提供了重要保障，提高了教學檔案的共享性以及利用性。

3.加快檔案管理工作的信息化步伐

隨著我國科學技術的不斷進步，信息化時代也逐漸到來，這同樣也體現(xiàn)在檔案信息的管理工作當中，行政學校要與實際情況相結合，使檔案信息化管理的步伐逐漸加快，摒棄傳統(tǒng)的舊紙張的保存形式，主要從以下幾點入手。第一，購置相關硬件設施，需要在檔案管理的日常工作當中增加影視視頻制作工具、辦公電腦等相關硬件設備[9]。第二，軟件設施也要與硬件設施進行配套使用。在檔案信息化的管理過程當中，首先，要具有專業(yè)的硬件設施。其次，也要有較為完善的管理系統(tǒng)，能夠使管理的各項流程充分體現(xiàn)信息化的特點，對于內(nèi)部控制制度也要不斷進行完善，能夠有效地保障電子檔案的保密性以及安全性，防止被外界入侵造成信息丟失的情況。最后，要將行政學校檔案管理技術不斷提升，在硬件設施以及軟件設施不斷完善時，管理人員的技術水平也要逐漸提高，不僅要求管理人員的知識面以及知識結構較為完善，同時也要具有較強的管理專業(yè)意識，對于自身的專業(yè)素養(yǎng)水平也具有非常嚴格的要求。

4.培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

首先，對于行政學校來說，其自身思想素質(zhì)較高，并且其自身具有一定的特殊性，教職人員在進行日常的工作當中不能夠違背行政學校的原則，尤其是體現(xiàn)在檔案管理的工作過程當中，會涉及行政學校各方面的工作，這對于管理人員的思想素質(zhì)要求較高，并且自身的思想覺悟較強，在實際的工作當中，能夠從自身出發(fā)，切實地維護行政學校工作連續(xù)性、系統(tǒng)性、完整性以及規(guī)范性[10]。其次，行政學校管理人員要具有較好的職業(yè)道德。在檔案管理工作過程當中涉及的內(nèi)容較為繁雜，這就要求重視行政學校教學的工作，具有勇于突破、愛崗敬業(yè)的職業(yè)精神，真正熱愛檔案管理工作，并且會全身心地投入到科研、教學的過程當中。最后，要重視管理教育以及管理技能的培訓，行政學校要給予管理人員外出學習的機會，與國內(nèi)的頂尖檔案管理人員進行交流學習，不斷將自身的管理意識進行提高，也要充分利用業(yè)余時間，將計算機網(wǎng)絡能力到操作水平不斷升級，這樣能夠更好地將相關技術應用到檔案保管以及接收的工作當中。

5.實現(xiàn)檔案資源共享化

行政學校的教學檔案與其他檔案之間存在著一定的差異性，只有將其充分地進行利用，才能夠更好地發(fā)揮其應用效益，使行政學校的教學科研工作當中更好地融入優(yōu)質(zhì)資源，促進行政學校事業(yè)的健康發(fā)展。為了能夠更好地實現(xiàn)檔案資源的共享化，可以從以下幾方面入手。首先，要建立完善檔案信息的共享平臺，檔案人員要將庫存的實際情況進行定期公布，并且為教職人員提供信息查詢的服務，由傳統(tǒng)的被動服務模式逐漸轉變?yōu)樾滦椭鲃臃漳Ｊ剑軌驗閺V大的教職員工查詢信息提供較為方便的渠道，將信息資源的利用率有效提高[11]。其次，行政學校要將自己校內(nèi)的網(wǎng)絡優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，在不同階段、不同時期的教學活動，以不同形式進行呈現(xiàn)，這樣在檔案進行查閱、檢索的過程當中利用率會大大增加，為社會效益做出一定貢獻。最后，要將檔案資源共享化與保密性之間的關系進行有效處理，要將保密關系作為共享關系當中的重點，對于重要的檔案要制定權限查閱以及隱私查閱的方式，這樣能夠有效地保障行政學校的利益和安全性，同時保障教職員工的合法權益也不會受到侵犯，對于能夠被大眾所了解的信息，要及時將其發(fā)布于網(wǎng)絡平臺，能夠將信息的利用效率達到最大化的特點[12]。

結語

綜上所述，對于我國行政學校來說，教學檔案會影響行政學校的未來發(fā)展方向，同時也能夠對行政學校的各項事業(yè)起到?jīng)Q定性的作用。因此，在行政學校的后續(xù)發(fā)展過程當中，要重視教學檔案的管理工作，組建專業(yè)人才、完善相關制度、提高檔案管理的重視程度等方面入手，將管理工作的各個環(huán)節(jié)進行不斷的完善，真正將行政學校教學檔案在行政學校建設過程當中的作用充分發(fā)揮出來，為我國行政學校后續(xù)的發(fā)展提供充足的保障，同時也為我國教育事業(yè)起到了引導作用。