新形勢下研究生招生信息化的思考與探索

劉小艷 黃靜 陳鐵軍

摘 ? 要：近年來，國內各高校都非常重視研究生招生信息化工作，陸續(xù)著手或已經開發(fā)了研究生招生管理信息系統(tǒng)。文章調研分析了目前各級研究生招生管理信息系統(tǒng)的應用現(xiàn)狀與存在問題，梳理了信息化工作的總體框架和思路，并站在高校研究生招生管理部門的角度，對推進研究生招生管理信息系統(tǒng)建設提出了若干建議。

關鍵詞：研究生招生信息化;研究生招生管理信息系統(tǒng);招生環(huán)節(jié);數(shù)據(jù);安全

中圖分類號：G643 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2020）13-0037-03

一、引言

研究生教育是培養(yǎng)高層次人才的主要途徑，也是“雙一流”建設背景下高校核心競爭力所在[1]。而研究生招生工作是研究生教育的入口，是研究生教育質量的基礎，是提升高校競爭力和聲譽的重要前提。近幾年，全國碩士研究生報考人數(shù)呈現(xiàn)了逐年上升的態(tài)勢。據(jù)教育部統(tǒng)計，2015年報考人數(shù)約165萬，2020年在此基礎上翻了一番有余，達到了約341萬。隨著碩士研究生招生規(guī)模的不斷擴大，招生數(shù)據(jù)量和工作量成幾何級數(shù)增加，加之公共衛(wèi)生安全突發(fā)事件如2020年初的新型冠狀病毒肺炎疫情的出現(xiàn)，對研究生招生信息化工作提出了更高要求，帶來了新的挑戰(zhàn)。如何建立全方位全過程覆蓋招生環(huán)節(jié)的管理信息系統(tǒng)成為研究生招生工作人員思考與探索的重點。目前國內博士招生已陸續(xù)實行“申請—考核”制，碩士招生有全國統(tǒng)考和推薦免試兩種方式，相對而言，碩士全國統(tǒng)考方式涉及的環(huán)節(jié)多且流程復雜，因此本文主要探討碩士招生信息化及其管理信息系統(tǒng)的建設。

自2005年全國碩士研究生招生考試全部實行在中國研究生招生信息網（簡稱“中國研招網”）網上報名開始，研究生招生工作開啟了信息化管理的征程，隨即進入了成熟和持續(xù)發(fā)展階段[2]。中國研招網相繼推出了網上調劑系統(tǒng)，開放了網上下載打印準考證、報名時在線審核考生學歷信息、錄取數(shù)據(jù)在線審核等諸多功能;各高校也相繼開發(fā)了自己的研究生招生管理信息系統(tǒng)。這些系統(tǒng)的出現(xiàn)大大提高了研究生招生工作的效率和精準度，也極大減輕了研究生招生相關人員的工作強度和心理壓力，為研究生招生信息化工作開辟了新的局面?？梢赃@么說，研究生招生信息化基本依賴于研究生招生管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和使用。隨著計算機網絡技術和電子信息技術的快速發(fā)展，新的原理和技術不斷涌現(xiàn)，一方面社會各方對招生過程中信息化的需求也越來越高，另一方面現(xiàn)有的信息化管理系統(tǒng)在不斷實踐中也暴露一些問題和不足，需要不斷改進與完善。

二、研究生招生信息化管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀與問題

中國研招網研究生招生管理系統(tǒng)屬于教育部統(tǒng)一管理的信息化系統(tǒng)，屬于最高層級的管理系統(tǒng)，主要用戶涉及教育部、各省級招辦和各高校招辦。目前該系統(tǒng)覆蓋了報名、調劑、擬錄取數(shù)據(jù)上報和審核等環(huán)節(jié)，由于全國各高校在考務、復試、成績計算、錄取等環(huán)節(jié)存在政策和操作上的差異性，該系統(tǒng)無法實現(xiàn)碩士研究生招生全過程覆蓋[3]。

因此，自2005年至今，各高校根據(jù)自身的客觀條件和招生政策相繼開發(fā)了研究生招生管理信息系統(tǒng)，這屬于第二層級的管理系統(tǒng)，主要用戶是高校研招管理人員和院系研招工作人員。高校研招管理人員使用該系統(tǒng)主要實現(xiàn)：從中國研招網導出數(shù)據(jù)后進行報名資格篩查、現(xiàn)場確認、考務安排、復試、擬錄取和入學報到等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)處理，包括生成符合規(guī)則的數(shù)據(jù)上報教育部和各省級招辦，傳遞給各院系和學籍管理等相關部門，以及發(fā)布相關信息等。院系研招工作人員使用該系統(tǒng)主要實現(xiàn)：查詢報考本院系考生的信息，發(fā)布宣傳、復試和調劑等信息，將復試成績、擬錄取數(shù)據(jù)等上報給學校招辦等。

此外，隨著近年來國家提倡加大專業(yè)型碩士的培養(yǎng)力度，各高校專業(yè)型碩士的招生計劃人數(shù)和報考人數(shù)日趨增多，其中管理類相關專業(yè)中的“工商管理（MBA）、公共管理（MPA）、工程管理（MEM）”（簡稱為3M專業(yè)）增加尤為明顯，導致這些專業(yè)的招生數(shù)據(jù)和工作量也相應增加。部分高校3M專業(yè)分批進行面試，通過了面試的考生且初試成績過線后才有錄取資格。這種招生組織形式不同于一般的招生組織形式，因此3M專業(yè)招生實行的是項目制招生管理，并且開發(fā)了各自的招生管理信息系統(tǒng)，這個屬于第三層級的管理系統(tǒng)。從目前的調研情況來看，該系統(tǒng)主要供項目制招生管理人員使用，截止目前運行時間不長，能很好滿足各項目的招生組織和實施過程中的信息處理。但各項目之間的管理系統(tǒng)運行相對獨立，“各自為戰(zhàn)”，與第二層級的管理系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)主要靠人工傳遞。此外，在專業(yè)學位領域，日益強調培養(yǎng)的交叉性、貫通性，因此跨院系、跨學校采用項目制組織招生的方式或將成為日后專業(yè)學位招生的主流方式[4]，也就是說第三層級的管理系統(tǒng)可能會雨后春筍般涌現(xiàn)。

上述三個層級招生管理信息系統(tǒng)的應用，大大提高了研究生招生工作的效率，為不同的群體提供了多樣化且個性化的服務。但在不斷實踐和應用過程中也顯現(xiàn)出了一些問題，例如：三個層級系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口并不統(tǒng)一，需要人工進行導入導出操作，工作量仍然較大，且存在一定的數(shù)據(jù)安全風險;中國研招網管理系統(tǒng)內置的標準庫未實時更新，如不少高校經過合并后改了名稱但高校標準信息庫并未更新，導致上報擬錄取數(shù)據(jù)時出現(xiàn)不必要的校驗提示，增加了人工處理的工作量;高校管理系統(tǒng)的考務安排功能薄弱，大多高校的系統(tǒng)沒有考務安排功能，有些高校雖然有但大多也是形同虛設，仍需招生管理人員線下進行數(shù)據(jù)處理后上傳至系統(tǒng);高校的管理系統(tǒng)還存在數(shù)據(jù)校驗和審核功能薄弱、數(shù)據(jù)深度統(tǒng)計和挖掘功能薄弱、在線培訓功能缺乏等問題;項目的管理系統(tǒng)存在招生工作人員流動性大帶來的信息安全風險等。

三、推進研究生招生管理信息化建設的基本思路和若干建議

研究生招生管理信息化建設是一項非常復雜的系統(tǒng)工程，涉及的管理部門眾多。筆者在深入調研分析研究生招生管理信息系統(tǒng)現(xiàn)狀和問題的基礎上，針對不同層級的研招管理部門梳理出了信息化建設的總體思路，那就是：

首先，教育部研招管理部門應該抓大放小，應著重研究評估招生全過程信息化的風險和可行性，為推進信息化工作制訂相關政策和管理規(guī)定，如將目前的“現(xiàn)場確認”改為在線操作完成，在部分高校試點推行在線復試等，同時為全過程信息化提供有力的法律保障以保證順利實施。

其次，高校研招管理部門作為組織和實施招生工作的主體，具有“承上啟下”的特性，即管理職能層級處在教育部和院系之間，是信息化工作的主要承擔者和關鍵部門，應致力于構建“高效、便捷、完善、科學”的全方位全過程覆蓋招生環(huán)節(jié)的管理信息系統(tǒng)，以提高研究生招生工作效率、優(yōu)化研究生招生工作流程和為決策層提供真實有效的依據(jù)。

最后，院系和項目制招生管理主體應積極配合學校研招管理部門進行信息化建設，提出可行性方案和建設性意見。如需自身開發(fā)管理信息系統(tǒng)，則必須與學校目前的管理系統(tǒng)使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)無縫連接。

基于上述思路，筆者站在高校研招管理部門層級，認為要構建“高效、便捷、科學、安全”的全方位全過程覆蓋招生環(huán)節(jié)的管理信息系統(tǒng)，必須認真切實做好以下幾個方面的工作。

1.“走出去”調研，明確信息化建設目標，確定系統(tǒng)設計需求

研究生招生信息化最核心的目標就是確保研究生招生信息的精準管理，為不同群體提供高質量和多樣性的服務。這就決定了要構建滿足該目標的研究生招生信息化管理系統(tǒng)，高校研招管理部門就必須牽頭組織“走出去”調研。首先，必須以多種形式深入各類用戶（如校研招管理人員、院系研招工作人員、招生導師和考生等）進行認真細致的調研，厘清各類角色的需求，形成系統(tǒng)設計需求的第一手資料;再次，以方便靈活的形式深入調研幾所近期開發(fā)了研究生招生管理信息系統(tǒng)的高校，了解系統(tǒng)的開發(fā)經驗、運行現(xiàn)狀、存在的問題和改進的方案等，獲得寶貴的第二手資料;最后，還需向教育部和省級研招管理部門了解改革趨勢和政策動態(tài)，開發(fā)的系統(tǒng)應考慮將來的升級和兼容，這是系統(tǒng)獲得持久生命力的所在。

2.統(tǒng)籌資源，充分溝通，為信息化建設保駕護航

研究生招生涉及的環(huán)節(jié)和部門眾多，加強有效溝通交流是信息化建設的關鍵。在進行充分調研后，高校研招管理部門應召集和組織各方面人員，如更高決策管理者和教育管理、招生管理、計算機技術、信息安全等方面的專家，還有技術開發(fā)團隊等進行統(tǒng)一規(guī)劃和細致探討，以獲得足夠的資金保障和確定分布實施的階段。

具體而言，就是要本著實用性和科學性的原則，依次確定系統(tǒng)設計需求等級和需求之間的關聯(lián)性，對于系統(tǒng)必需的基本功能要首先實現(xiàn)并測試通過后，再依次開發(fā)后續(xù)功能，保證信息化建設有步驟、有計劃地穩(wěn)定推進。

3.規(guī)范工作流程，推進文件標準化，實現(xiàn)“承上啟下”

研究生招生工作具有時效性和政策性等特點，各流程依據(jù)的政策、需要發(fā)布的文件和生成的數(shù)據(jù)均相對固定。高校研招管理人員應投入專門的時間和精力規(guī)范招生工作流程，將文件制定統(tǒng)一的標準，更重要的還要統(tǒng)一數(shù)據(jù)結構和接口，實現(xiàn)與上下游管理系統(tǒng)的無縫對接，即“承上啟下”[5]。所謂“承上”，就是要與上級管理部門（教育部和省招辦）的數(shù)據(jù)完全對接，上游的數(shù)據(jù)無需任何人工改動即可轉入;所謂“啟下”，就是要與全校信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，存儲和處理的數(shù)據(jù)通用，確保本系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)能順利進入院系、學籍、后勤、醫(yī)療和檔案等相關管理部門的信息系統(tǒng)。

將上述政策、流程、數(shù)據(jù)結構和標準經過充分驗證和與技術開發(fā)人員細致溝通后，通過邏輯設計內置于管理系統(tǒng)系統(tǒng)。這樣不僅可以免除重復勞動，減輕研招工作人員的工作負擔，更重要的是減小失誤，確保每一步工作都有據(jù)可循。當然，在規(guī)范化和標準化的同時，也要考慮到一些可能出現(xiàn)的變化，如由于考試改革，教育部管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)上傳下載表結構有一些微調，因此系統(tǒng)應具有一定的兼容性和拓展性。

4.“查漏補缺”，實現(xiàn)研究生招生全過程的信息化覆蓋

研究生招生環(huán)節(jié)包括發(fā)布專業(yè)目錄和招生計劃、報名、初試、復試和錄取等，這些環(huán)節(jié)中有些還沒有實現(xiàn)信息化處理。比如，報名環(huán)節(jié)中的“現(xiàn)場確認”，需要考生攜帶相關材料去報考點辦理，自2004年起清華大學依靠信息系統(tǒng)實現(xiàn)在線辦理，考生足不出戶就完成全部報名手續(xù)，方便了考生也節(jié)約了成本，這個做法值得在全國推廣;還有，初試環(huán)節(jié)中涉及的數(shù)據(jù)處理目前主要是依靠人工來完成，如篩查不準考、排考場和自命題管理等，這些工作比較繁瑣且不允許半點差錯，人工處理的風險較高，這部分工作亟需依賴信息系統(tǒng)處理;再有，目前的復試是現(xiàn)場復試，在經歷了2003年的非典和2020年的新冠肺炎疫情后，在線復試可能成為一種新興的方式，當然也需要依賴信息系統(tǒng)的支持方可實現(xiàn);還有智能咨詢、在線培訓等也是招生信息化工作中很重要的部分。

當然，研究生招生環(huán)節(jié)全信息化覆蓋尚依賴于招生政策改革，任重道遠，不可一蹴而就。

5.提升安全意識，最大限度保證數(shù)據(jù)信息的安全

信息服務離不開信息安全。高校研究生招生管理信息系統(tǒng)的安全服務主要面向研招管理人員，涉及的對象包括數(shù)據(jù)、操作日志和各級用戶權限。大量的考生個人信息和相關衍生信息（考場信息、成績信息等）既要求準確保密，又不能被惡意攻擊更改。一旦泄密或被更改，不僅會影響考生的前途和高校的聲譽，還會引起社會對于研究生招生的公平性質疑。因此高校在大力推進信息化系統(tǒng)建設的同時，應從技術和制度兩個層面確保合理利用信息，最大限度保證數(shù)據(jù)信息的安全。

四、結束語

目前，我國研究生教育處于重內涵式發(fā)展的階段，面對研究生報考人數(shù)的激增，通過研究生招生信息化建設提高研究生招生效率和提升研究生選拔質量，是推進研究生教育內涵式發(fā)展的重要途徑。高校作為招生的主要承擔者，應根據(jù)教育部及學?，F(xiàn)有的招生政策和招生制度，從“走出去”調研著手，積極溝通，加強交流，本著實用性和科學性的原則，確定信息化系統(tǒng)設計需求和分布實施階段，積極推進研究生招生管理系統(tǒng)建設，逐步實現(xiàn)招生全過程信息化覆蓋。

參考文獻：

[1]肖艷，張兆強.“雙一流”背景下研究生招生管理信息系統(tǒng)設計與應用分析[J].中國管理信息化，2019，22（19）：216-219.

[2]王任模，黃靜.新時期研究生招生信息化的思考[J].黑龍江教育（高教研究與評估），2013（4）：68-70.

[3]王曙光，張陽武，張曉慶.全日制碩士研究生招生管理系統(tǒng)設計與開發(fā)[J].教育信息技術，2014（2）：64-67.

[4]陳鐵軍，楊帆.博士生招生“申請-考核”制下信息化新挑戰(zhàn)及應對[J].中國教育信息化，2019（21）：28-31.

[5]孫連京.研究生招生管理信息化建設探討[J].文教資料，2015（1）：105-106.

（編輯：王曉明）